§ 9Dokumentierte Kontroll- und Prüfprozesse

(1) Die internen Prüfprozesse gemäß § 4 Absatz 1 Satz 2 Nummer 5 der Seeschiffbewachungsverordnung müssen Kontrollmechanismen für die täglichen Betriebsabläufe vorsehen. Die Kontrollen haben jedenfalls die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben, insbesondere nach den §§ 4 bis 6 und 13 bis 14 der Seeschiffbewachungsverordnung, abzudecken.

(2) Aufbau- und Ablauforganisation einschließlich der Verfahrensabläufe auf See sind regelmäßig auf Konzeption, Angemessenheit und Wirksamkeit zu überprüfen (Systemprüfung). Hiermit sollte ein Mitarbeiter, der nicht unmittelbar mit der Routinearbeit der Fachabteilung Einsatzplanung beschäftigt ist, betraut sein. Die Systemprüfung kann auch ausgelagert und durch externe Sachkundige durchgeführt werden.

(3) Sofern im Rahmen der internen Prüfprozesse oder bei der Planung und Ausübung der Bewachungsaufgabe Mängel im System festgestellt werden, muss die Geschäftsleitung des Bewachungsunternehmens Prozesse zum Umgang mit diesen Mängeln gemäß § 4 Absatz 1 Satz 2 Nummer 5 der Seeschiffbewachungsverordnung definieren. Dabei ist der Verantwortliche über den festgestellten Mangel zu informieren. Er muss den Prozess zum Umgang mit dem Mangel einleiten. Der Prozess muss folgende Schritte enthalten:

1.

Beschreibung des Mangels,

2.

Ursachenforschung,

3.

Sammlung von Verbesserungsvorschlägen,

4.

Vereinbarung von Maßnahmen,

5.

Umsetzung der Maßnahmen und

6.

Erfolgskontrolle.

(4) Die für die einzelnen Schritte relevanten Ansprechpartner sind festzulegen. Ferner sind Eskalationsstufen und Notfallprozeduren einzurichten. Der Prozess und die jeweiligen Ansprechpartner sind zu dokumentieren. Auf die erforderlichen Änderungen der Maßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen findet § 3 Absatz 2 Satz 3 Anwendung.