Wann entsteht ein Anspruch auf Urlaubsabgeltung?
Zunächst muss bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch ein Urlaubsanspruch bestehen. Zu prüfen sind der Jahresanspruch, bereits gewährter Urlaub und gegebenenfalls Resturlaub aus früheren Jahren. Auch eine Freistellung vor dem Ausscheiden ist gesondert zu betrachten: Ob sie Urlaub erfüllt hat, hängt von ihrer konkreten Ausgestaltung ab. Die Bezeichnung als Freistellung allein beantwortet diese Frage nicht. Bei einer längeren Arbeitsunfähigkeit oder abweichenden Regeln für vertraglichen Mehrurlaub ist zusätzlich zu klären, welche Tage tatsächlich noch bestehen und deshalb in einen Zahlungsanspruch übergehen.
Wie wird die Höhe ermittelt?
Die Abgeltung orientiert sich am Urlaubsentgelt. § 11 BUrlG knüpft grundsätzlich an den durchschnittlichen Arbeitsverdienst im maßgeblichen Zeitraum von 13 Wochen an und enthält besondere Regeln, unter anderem für zusätzlichen Überstundenverdienst und bestimmte Verdienstkürzungen. Eine zuverlässige Berechnung benötigt deshalb die Zahl der abzugeltenden Urlaubstage, die Arbeitsverteilung und die relevanten Entgeltbestandteile. Ein bloßer Blick auf das letzte ausgezahlte Nettogehalt genügt nicht. Bei wechselnden Arbeitstagen oder variabler Vergütung sollte die Rechnung nachvollziehbar aufgeschlüsselt werden, damit Zeitraum und Tageswert überprüfbar bleiben.
Rechtsprechung: Für den Geldanspruch läuft eine eigene Frist
Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 31.01.2023 – 9 AZR 456/20 unterliegt der Urlaubsabgeltungsanspruch grundsätzlich der dreijährigen Verjährung. Diese beginnt im Regelfall mit dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis rechtlich endet. Dafür kommt es grundsätzlich nicht darauf an, ob der Arbeitgeber zuvor ordnungsgemäß zur Urlaubsnahme aufgefordert hatte. Für bestimmte ältere Fälle vor der europäischen Rechtsprechungsänderung vom 06.11.2018 erkannte das BAG Besonderheiten an. Der Fortbestand von Urlaub und die spätere Verjährung des daraus entstandenen Geldanspruchs sind somit verschiedene Prüfungsfragen.
Warum sollte Resturlaub zeitnah geltend gemacht werden?
Die regelmäßige Verjährung ist nicht die einzige mögliche zeitliche Grenze. Vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen können eine wesentlich frühere Geltendmachung verlangen; ihre Wirksamkeit und Reichweite sind gesondert zu prüfen. Eine Aufforderung sollte deshalb konkret erkennen lassen, für welche offenen Urlaubstage Zahlung verlangt wird. Auch der Zugang beim Arbeitgeber sollte nachvollziehbar sein. Wer nach dem Ausscheiden ausschließlich auf eine korrigierte Schlussabrechnung wartet, riskiert unnötige Unklarheiten. Bei Meinungsverschiedenheiten über mehrere Urlaubsjahre empfiehlt sich eine getrennte Aufstellung der jeweiligen Ansprüche und Berechnungsgrundlagen.
Was gehört zur Prüfung der Schlussabrechnung?
Hilfreich sind Arbeitsvertrag, Kündigung oder Aufhebungsvertrag, Urlaubsübersichten, Freistellungsschreiben und Entgeltabrechnungen. Gleichen Sie ab, ob offene Tage richtig erfasst und Zahlungen bereits erfolgt sind. Erklärungen, mit denen sämtliche Ansprüche erledigt werden sollen, verdienen vor einer Unterschrift besondere Aufmerksamkeit. Arbeitgeber sollten die Zahl der abgegoltenen Tage und den verwendeten Berechnungsansatz verständlich ausweisen. Beschäftigte sollten Abweichungen zeitnah benennen und die Unterlagen aufbewahren. Eine Abfindungszahlung ist dabei ein eigener Posten und erledigt einen Urlaubsabgeltungsanspruch nicht schon deshalb, weil beide Zahlungen mit dem Ausscheiden zusammenhängen.