Instandhaltungskosten bei Gewerberäumen

Was zu den Instandhaltungskosten gehört

Instandhaltung und Instandsetzung sichern den vereinbarten Gebrauch einer Immobilie. Es geht etwa um die Beseitigung von Verschleiß und die Reparatur beschädigter Gebäudeteile. Welche Arbeiten ein Vertrag unter diesen Begriffen erfasst, muss anhand seiner Regelungen geprüft werden. Ein Rechnungsposten mit der Überschrift Reparatur beantwortet noch nicht, wer ihn bezahlen muss. Auch der Auftraggeber einer Handwerkerleistung und der mietvertraglich zur Kostentragung Verpflichtete können verschiedene Personen sein.

Gesetzlicher Ausgangspunkt und Vertragsänderung

Nach § 535 Absatz 1 BGB muss der Vermieter die Mietsache grundsätzlich in einem zum vereinbarten Gebrauch geeigneten Zustand erhalten. Bei Gewerberäumen können die Parteien diese Aufgaben und Kosten vertraglich teilweise anders verteilen. Ein allgemeiner Hinweis auf Nebenkosten ersetzt jedoch keine ausreichend bestimmte Regelung über Erhaltungsaufwendungen. Außerdem nimmt § 1 Absatz 2 Nummer 2 BetrKV Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten aus dem dortigen Betriebskostenbegriff aus. Ein bloßer Verweis auf diesen Katalog erfasst deshalb nicht ohne Weiteres zusätzliche Reparaturkosten.

Wie Kostenklauseln geprüft werden

Entscheidend sind betroffene Gebäudeteile, erfasste Schäden und finanzielle Grenzen. Bei einer vorformulierten Klausel ist insbesondere § 307 BGB zu beachten; die Inhaltskontrolle bleibt über § 310 Absatz 1 BGB auch im unternehmerischen Geschäftsverkehr relevant. Es macht einen Unterschied, ob eine Regelung Arbeiten innerhalb der eigenen Räume oder die Erhaltung des gesamten Gebäudes betrifft. Ebenso muss zwischen einer tatsächlich ausgehandelten Individualvereinbarung und einer nur unterschriebenen Formularbedingung unterschieden werden.

Gemeinschaftsflächen in der BGH-Rechtsprechung

Im Urteil vom 06.04.2005 – XII ZR 158/01 – beanstandete der BGH eine formularmäßige, der Höhe nach unbegrenzte Übertragung von Erhaltungskosten gemeinschaftlich genutzter Flächen und Anlagen. Der Mieter sollte dadurch auch für nicht seiner Nutzung oder Risikosphäre zuzuordnende Kosten einstehen. Die Entscheidung verlangt eine konkrete Prüfung des übernommenen Risikos. Sie besagt weder, dass jede Kostenbeteiligung ausgeschlossen ist, noch legt sie einen allgemein gültigen zulässigen Prozentsatz fest. Eine beliebig gewählte Obergrenze macht eine Klausel deshalb nicht automatisch wirksam.

Wartung und Reparatur auseinanderhalten

Eine Sammelrechnung kann regelmäßige Wartung, die Behebung eines Defekts und weitere Leistungen verbinden. Für die Umlage muss erkennbar sein, welche Position auf welcher vertraglichen Grundlage verlangt wird. Rechnungen und Leistungsnachweise sollten deshalb aufgeschlüsselt betrachtet werden. Das ist besonders bei technischen Gemeinschaftsanlagen wichtig. Eine Wartungsklausel darf nicht ungeprüft als unbegrenzte Übernahme sämtlicher Ersatzbeschaffungen verstanden werden. Ebenso wenig genügt die Bezeichnung Servicepauschale, um den tatsächlichen Leistungsumfang und seine vertragliche Zuordnung zu klären.

Folgen einer unwirksamen Regelung

Fehlt eine wirksame Übertragung, ist die betreffende Kostenforderung anhand der verbleibenden Vereinbarungen und des gesetzlichen Ausgangspunkts zu beurteilen. Daraus folgt nicht automatisch, dass alle übrigen Betriebskosten entfallen. Im Fall XII ZR 158/01 hielt der BGH sinnvoll abtrennbare Regelungsteile aufrecht. Ob eine bestimmte Klausel teilbar ist, ergibt sich aus ihrem Wortlaut und Zusammenhang. Eine unwirksame Bestimmung darf nicht einfach auf einen vom Verwender nachträglich gewünschten zulässigen Inhalt umgeschrieben werden.

Unterlagen für eine konkrete Kostenprüfung

Benötigt werden Mietvertrag, Anlagen, Nachträge, Übergabeprotokoll und die genaue Handwerkerrechnung. Wichtig sind außerdem Ort und Ursache des Schadens sowie der Zustand bei Mietbeginn. Die Prüfung sollte für jede Position Vertragsgrundlage, tatsächliche Leistung, Kostenhöhe und Verteilung getrennt erfassen. Einwendungen lassen sich dadurch konkret begründen. Vor einer Verrechnung mit laufender Miete sind zusätzlich die Voraussetzungen der Gegenforderung und mögliche Aufrechnungsbeschränkungen zu prüfen; ein Streit über Reparaturkosten rechtfertigt nicht von selbst das Einstellen aller Zahlungen.

Auch Hausmeisterkosten können Reparaturkosten enthalten

Das Urteil vom 26. September 2012 – XII ZR 112/10 zeigt, warum Sammelbegriffe besondere Aufmerksamkeit verlangen. Die dortige Klausel erfasste Hausmeisterleistungen sowie Wartung und Instandhaltung technischer Einrichtungen unter ausdrücklicher Abweichung von Beschränkungen der Betriebskostenverordnung. Dadurch wurden auch Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten an gemeinschaftlichen Einrichtungen ohne ausreichende Begrenzung auf den Mieter übertragen. Der BGH beanstandete diese Risikoverlagerung. [4]

Die Entscheidung verbietet nicht generell die Umlage von Hausmeisterkosten. Zu unterscheiden sind vielmehr die einzelnen Tätigkeiten. Laufende, wirksam vereinbarte Leistungen sind anders zu behandeln als darin enthaltene Reparaturen. Bei gemischten Rechnungen sollte nachvollziehbar aufgeschlüsselt werden, welche Arbeiten erbracht wurden. Der Name des Dienstleisters oder eine pauschale Position „Hausmeister“ ersetzt diese Abgrenzung nicht.

Ist die Klausel individuell ausgehandelt oder vorformuliert?

Die Einordnung als Allgemeine Geschäftsbedingung richtet sich nach § 305 BGB. Dass beide Parteien Unternehmer sind, nimmt vorformulierte Bestimmungen nicht automatisch aus der Inhaltskontrolle. Auch die Unterschrift unter einen ausführlichen Vertrag oder eine Änderung an anderer Stelle belegt für sich genommen kein Aushandeln der streitigen Reparaturregelung. Maßgeblich ist, ob gerade diese Regelung im Einzelnen ausgehandelt wurde. [5]

Eine behauptete Individualvereinbarung muss deshalb anhand des Vertragsentstehungsprozesses eingeordnet werden. Entwürfe, Änderungswünsche und nachvollziehbare Verhandlungsschritte können hierfür wichtig sein. Ohne diese Prüfung sollte weder von der Unwirksamkeit jeder weitgehenden Kostenübernahme noch von der Wirksamkeit jedes unterzeichneten Formulartexts ausgegangen werden. Die wirtschaftliche Tragweite einer übernommenen Pflicht bleibt auch dann zu untersuchen, wenn die AGB-Kontrolle nicht eingreift.

Wer beauftragt die Reparatur – und wann darf der Mieter selbst handeln?

Eine Pflicht, Kosten zu tragen, ist nicht ohne Weiteres eine Pflicht oder Befugnis, selbst einen Auftrag zu erteilen. Zuständigkeit, Auftraggeber und Freigabe sind gesondert festzuhalten. Verzug, Notmaßnahme, Kostenübernahme und Erstattungsfristen einer Selbstvornahme behandelt Selbstvornahme und Kostenerstattung.

Besonderheiten des mitverpachteten Inventars

Bei mitverpachtetem Inventar ist zuerst das konkrete Überlassungsmodell festzustellen. Die Abgrenzung von Miete, Pacht und Inventarübernahme behandelt T105; Eigentum, Gerätezuordnung und Kaufpreisabgrenzung behandelt T098. Diese Vorfrage darf nicht durch die Anwendung einer allgemeinen Gewerbemietklausel übersprungen werden.

Beispiel: Zentrale Lüftung mit mehreren Nutzern

Ein fiktiver Gastronomiebetrieb nutzt eine zentrale Anlage gemeinsam mit zwei weiteren Einheiten. Der Vermieter verlangt nach einem Defekt die gesamten Austauschkosten vom Restaurant und verweist auf eine Klausel, nach der der Mieter „alle Instandhaltungskosten“ trägt. Für eine belastbare Bewertung müssen zunächst der genaue Wortlaut, der Nutzerkreis und die technische Ursache auf den Tisch.

Zu prüfen wäre unter anderem, ob die Klausel überhaupt Gemeinschaftsanlagen erfasst, wie Kosten verteilt werden und ob sie einer Inhaltskontrolle standhält. Auch die Abgrenzung zwischen Reparatur und Erneuerung ist relevant. Der Fall lässt sich nicht dadurch lösen, dass einer der Beteiligten die Anlage häufiger nutzt oder den ersten Handwerker angerufen hat.