Bedeutung der Verwaltungskosten
Verwaltungskosten betreffen die organisatorische und kaufmännische Betreuung einer Immobilie. Dazu können etwa die Abwicklung des Mietverhältnisses und Verwaltungsleistungen für das Gebäude gehören. Bei Gewerberäumen entscheidet vor allem die vertragliche Kostenverteilung darüber, ob der Mieter solche Aufwendungen zusätzlich zur Miete trägt. Das ist von der Frage zu unterscheiden, ob der Verwalter gegenüber dem Vermieter eine Rechnung stellen darf. Ein Vertrag zwischen diesen beiden Beteiligten verpflichtet den Mieter nicht automatisch zur Kostenerstattung.
Gewerbemiete und Wohnraummiete unterscheiden
Die Betriebskostenverordnung grenzt in § 1 Absatz 2 Nummer 1 Verwaltungskosten von Betriebskosten ab. Daraus folgt jedoch kein allgemeines Umlageverbot für Gewerbemietverträge. Die Parteien können in diesem Bereich eine weitergehende Kostenübernahme vereinbaren. Ausgangspunkt bleibt § 535 BGB; bei Formularbedingungen gelten §§ 307, 310 BGB. Ein bloßer Verweis auf die Betriebskostenverordnung ist deshalb anders zu beurteilen als eine zusätzliche, ausdrückliche Verwaltungskostenklausel. Entscheidend ist, welcher Kostenumfang durch die tatsächlich verwendeten Formulierungen Vertragsinhalt geworden ist.
Was die Klausel erkennen lassen muss
Die Kostenregelung muss dem Mieter eine hinreichende Einschätzung seiner Belastung ermöglichen. Nicht jede Klausel benötigt dafür einen festen Eurobetrag oder eine starre Obergrenze. Die verwendeten Begriffe müssen aber verständlich sein und dürfen keine verdeckten, unbegrenzten Zusatzaufgaben einschließen. Auch der Verteilungsmaßstab gehört zur Prüfung. Bei mehreren Gebäuden oder unterschiedlichen Nutzungsarten ist zu klären, welche Wirtschaftseinheit betroffen ist. Die bloße Überschrift Nebenkosten beantwortet diese Fragen ebenso wenig wie ein späterer Hinweis auf branchenübliche Verwaltungspraxis.
Rechtsprechung zur zulässigen Umlage
Im Urteil vom 09.12.2009 – XII ZR 109/08 – hat der BGH die formularmäßige Umlage kaufmännischer und technischer Hausverwaltungskosten bei Geschäftsräumen grundsätzlich gebilligt. Der Kostenbegriff konnte anhand anerkannter Definitionen bestimmt werden. Eine fehlende Bezifferung oder Höchstgrenze machte die geprüfte Klausel nicht allein deshalb unwirksam. Die Entscheidung betrifft eine konkret formulierte Regelung. Sie erlaubt weder die Gleichsetzung aller Managementleistungen mit Hausverwaltung noch die Übertragung sämtlicher unternehmerischer Kosten des Vermieters auf seine Mieter.
Höhe und Wirtschaftlichkeit kontrollieren
Die wirksame Vereinbarung einer Kostenart beantwortet noch nicht, ob deren Höhe gerechtfertigt ist. Der Vermieter bleibt an das Wirtschaftlichkeitsgebot gebunden. Bei Vergleichen sind Objektgröße, Leistungsumfang, örtliche Verhältnisse und die Qualität der Verwaltung zu berücksichtigen. Ein niedrigerer Preis eines beliebigen anderen Gebäudes genügt nicht ohne Weiteres. Umgekehrt schafft eine pauschale Vergütungsvereinbarung mit einem Verwalter keinen rechtsfreien Raum. Der Mieter kann Einwendungen gegen vermeidbare Mehrkosten erheben, muss diese aber anhand nachvollziehbarer Umstände konkretisieren.
Doppelberechnungen und Leistungsgrenzen
Eine Verwaltungspauschale kann dieselben Aufgaben erfassen wie gesondert angesetzte Abrechnungs-, Bearbeitungs- oder Koordinationskosten. Deshalb sollten Leistungsbeschreibung und einzelne Rechnungen zusammen gelesen werden. Bei Centermanagementkosten ist außerdem eine eigenständige Transparenzprüfung erforderlich. Nicht jede Tätigkeit, die wirtschaftlich mit dem Gebäude zusammenhängt, ist Verwaltung im vereinbarten Sinn. Ebenso wenig dürfen Kosten eines anderen Objekts ohne vertragliche Grundlage mitverteilt werden. Welche Position tatsächlich doppelt oder sachfremd ist, muss anhand der konkreten Abrechnung festgestellt werden.
Vorgehen bei einer streitigen Nachforderung
Benötigt werden der vollständige Mietvertrag, Nebenkostenanlagen, Nachträge, Jahresabrechnung und verfügbare Belege. Die Prüfung sollte zunächst die Umlagegrundlage, dann die Leistung und schließlich Verteilung und Höhe erfassen. Einwendungen lassen sich so konkret zuordnen. Wird eine Zahlung unter Vorbehalt erwogen, sollten Umfang und Zweck des Vorbehalts klar dokumentiert sein. Das ersetzt weder die Prüfung vertraglicher Fristen noch die Prüfung der Verjährung. Eine rechtssichere Bewertung verlangt stets die Trennung zwischen vereinbarter Kostenart und tatsächlich erstattungsfähiger Forderung. Auch Sondervergütungen benötigen eine nachvollziehbare Zuordnung zum vereinbarten Leistungsumfang.