Welche Kosten gehören in die Abrechnung?
Betriebskosten sind nach § 1 Betriebskostenverordnung laufende Kosten, die durch Eigentum oder bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes und seiner Anlagen entstehen. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten zählen nach dieser Vorschrift nicht dazu. Auch eine tatsächlich bezahlte Rechnung ist deshalb nicht automatisch umlagefähig. Zu prüfen sind die Kostenart, die vertragliche Umlagevereinbarung und die Zuordnung zum Gebäude. Enthält eine Rechnung verschiedene Leistungen, sollte erkennbar sein, ob darin auch nicht umlagefähige Reparatur- oder Verwaltungsanteile stecken.
Vorauszahlung oder Pauschale?
Lesen Sie zunächst die Vereinbarung im Mietvertrag: Eine Betriebskostenvorauszahlung wird später mit den tatsächlichen abrechenbaren Kosten verrechnet. Über vereinbarte Vorauszahlungen ist bei Wohnraum jährlich abzurechnen. Eine Pauschale ist anders ausgestaltet und führt nicht automatisch zu derselben jährlichen Abrechnung. Die bloße Bezeichnung einer monatlichen Zahlung als Nebenkosten erklärt daher noch nicht, welches Modell vereinbart wurde. Auch Änderungen während des Mietverhältnisses sollten anhand der Vertragsunterlagen nachvollzogen werden.
Abrechnungsfrist und Einwendungen
Die Abrechnung muss dem Wohnraummieter grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Danach ist eine Nachforderung regelmäßig ausgeschlossen; das Gesetz macht eine Ausnahme, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Für Einwendungen des Mieters läuft grundsätzlich eine eigene Zwölfmonatsfrist ab Zugang der Abrechnung. Auch hier besteht eine Ausnahme bei nicht zu vertretender Verspätung. Dokumentieren Sie deshalb den tatsächlichen Zugang. Die Fristen dürfen nicht mit einer Verjährungsfrist verwechselt oder ungeprüft auf einen Gewerbemietvertrag übertragen werden.
Rechtsprechung: Auch Zahlungsbelege einsehen
Der Bundesgerichtshof entschied mit Urteil vom 09.12.2020 – VIII ZR 118/19, dass sich die Belegeinsicht auch auf die zugrunde liegenden Zahlungsbelege erstreckt. Ein besonderes Misstrauen muss der Mieter dafür nicht darlegen; das allgemeine Interesse an der Kontrolle reicht aus. So können beispielsweise Unterschiede zwischen berechnetem und tatsächlich gezahltem Betrag nachvollzogen werden. Heute regelt § 556 Absatz 4 BGB das Einsichtsrecht ausdrücklich und erlaubt dem Vermieter, die Belege elektronisch bereitzustellen. Aus dem älteren Urteil folgt daher kein pauschaler Anspruch auf ausschließlich papiergebundene Einsicht.
So lässt sich die Abrechnung sinnvoll prüfen
Vergleichen Sie zunächst Abrechnungszeitraum, angesetzte Vorauszahlungen, Kostenpositionen und Verteilungsschlüssel mit Ihren Unterlagen. Prüfen Sie anschließend auffällige Veränderungen zum Vorjahr und fordern Sie die dafür benötigten Belege konkret an. Ein höherer Betrag beweist für sich genommen noch keinen Fehler; entscheidend ist seine nachvollziehbare Grundlage. Umgekehrt ersetzt ein rechnerisch stimmiges Ergebnis nicht die Prüfung, ob die Kosten überhaupt auf Sie umgelegt werden dürfen. Halten Sie beanstandete Positionen und Gründe möglichst genau fest. Bei einer erheblichen Nachforderung oder verweigerter Belegeinsicht sollten die weiteren Schritte und Zahlungsfragen anhand des Einzelfalls geklärt werden. Sichern Sie elektronisch bereitgestellte Unterlagen so, dass Abrechnung und zugehörige Belege später gemeinsam auffindbar bleiben. Eine eigene Übersicht mit Kostenposition, offenem Prüfpunkt und angefordertem Nachweis erleichtert die sachliche Klärung mit der anderen Vertragspartei.
Gemischte Rechnungspositionen erkennen
Besondere Aufmerksamkeit verdienen Sammelpositionen, in denen unterschiedliche Tätigkeiten zusammengefasst werden. Stehen etwa laufende Pflegearbeiten und eine Reparatur auf derselben Rechnung, sollte die Zuordnung zu den abgerechneten Kosten erkennbar sein. Vergleichen Sie dabei die Leistungsbeschreibung mit dem tatsächlich umgelegten Betrag. Die Überschrift einer Rechnung allein beantwortet die Frage nach der Umlagefähigkeit nicht. Eine konkrete Nachfrage zu einer bestimmten Leistung lässt sich meist zielgerichteter bearbeiten als der allgemeine Vorwurf, die gesamte Abrechnung sei falsch.