Schutz vor vermeidbaren Mehrkosten
Das Wirtschaftlichkeitsgebot begrenzt die Kosten, die ein Gewerbevermieter auf seine Mieter abwälzen darf. Auch bei wirksam vereinbarter Nebenkostenübernahme muss er auf ein angemessenes Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen achten. Der Mieter muss deshalb nicht jede beliebig teure Bewirtschaftungsentscheidung finanzieren. Zugleich verpflichtet das Gebot den Vermieter nicht ausnahmslos zur billigsten Lösung. Qualität, Zuverlässigkeit, örtliche Verfügbarkeit und die Anforderungen des Gebäudes können einen höheren Preis sachlich rechtfertigen. Entscheidend ist die konkrete Bewirtschaftungssituation.
Rechtliche Grundlage
Bei Gewerberaum folgt die Pflicht zur wirtschaftlichen Verwaltung aus dem Mietverhältnis und dem Gebot von Treu und Glauben. Verursacht der Vermieter pflichtwidrig vermeidbare Mehrkosten, kommen Ansprüche aus § 280 Absatz 1 in Verbindung mit § 241 Absatz 2 BGB in Betracht. § 242 BGB prägt die Rücksichtnahme auf die Interessen des Mieters. Diese Prüfung ist von der Umlagevereinbarung zu trennen. Eine Kostenart kann wirksam vereinbart und dennoch im konkreten Abrechnungsjahr unwirtschaftlich angefallen sein.
Welche Vergleichsdaten aussagekräftig sind
Ein brauchbarer Preisvergleich muss ähnliche Leistungen betreffen. Bei Verwaltungskosten zählen beispielsweise Objektart, Umfang der Betreuung, Abrechnungsaufwand und örtliches Preisniveau. Bei Reinigung oder Bewachung sind Häufigkeit, Flächen und Leistungszeiten wichtig. Ein bloßer Vergleich der Endbeträge verschiedener Immobilien kann deshalb irreführen. Auch Preissteigerungen begründen nicht automatisch eine Pflichtverletzung. Aussagekräftig wird der Einwand, wenn eine wirtschaftlich vernünftige Alternative und die vermeidbare Mehrbelastung anhand konkreter Tatsachen nachvollziehbar werden. Der Vertragszeitpunkt kann für die Bewertung ebenfalls erheblich sein.
Darlegungsanforderungen nach dem BGH
Der BGH hat im Urteil vom 17.12.2014 – XII ZR 170/13 – die Anforderungen an Einwendungen gegen Verwaltungskosten erläutert. Der Mieter muss einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot grundsätzlich selbst darlegen und beweisen. Eine allgemeine Pflicht des Vermieters, vorsorglich Preisvergleiche zu präsentieren, besteht nicht. Das Gericht darf allerdings keinen bereits vollständigen Beweis im Sachvortrag verlangen. Die behaupteten Umstände müssen eine rechtlich erhebliche Überschreitung des wirtschaftlichen Entscheidungsspielraums erkennen lassen und einer Beweisaufnahme zugänglich sein.
Belege und Leistungsbeschreibung nutzen
Die Abrechnung sollte zusammen mit den zugrunde liegenden Verträgen und Rechnungen geprüft werden. Erst daraus ergibt sich, welche Leistung der Preis tatsächlich abdeckt. Die Belegeinsicht dient damit auch der Vorbereitung eines Wirtschaftlichkeitseinwands. Ein pauschaler Verdacht ersetzt jedoch keine konkrete Beanstandung. Werden Leistungen mehrfach vergütet oder sachfremde Aufgaben einbezogen, kann bereits die Abrechnung inhaltlich falsch sein. Solche Fehler sind von einer überhöhten Vergütung für tatsächlich geschuldete Leistungen zu unterscheiden und gesondert zu begründen.
Rechtsfolgen einer Pflichtverletzung
Ist ein Verstoß nachweisbar, kann der Mieter verlangen, von der vermeidbaren Mehrbelastung freigestellt zu werden. Bei bereits geleisteten Zahlungen ist zu prüfen, auf welcher Grundlage eine Erstattung verlangt werden kann. Die gesamte Kostenposition entfällt dadurch nicht zwingend. Häufig betrifft die Beanstandung nur den wirtschaftlich nicht gerechtfertigten Teil. Für dessen Ermittlung werden belastbare Vergleichsgrößen benötigt. Eine frei geschätzte Kürzungsquote ohne Bezug zur tatsächlich vermeidbaren Belastung schafft weder eine sichere Abrechnungskorrektur noch eine tragfähige Prozessgrundlage.
Vorbereitung einer belastbaren Einwendung
Hilfreich ist eine geordnete Dokumentation von Kostenart, Leistungsumfang, vereinbartem Preis und Vergleichsangeboten. Hinzukommen können frühere Abrechnungen und Hinweise auf dauerhaft unnötige Leistungen. Die Einwendung sollte erklären, welche wirtschaftliche Alternative bestand und warum ihre Nutzung zumutbar war. Beweisangebote können sich auf Verträge, Rechnungen oder sachverständige Bewertung beziehen. Vor einer Zahlungskürzung sind außerdem vertragliche Aufrechnungs- und Zurückbehaltungsregelungen zu prüfen. Der wirtschaftliche Einwand muss rechtlich und rechnerisch zu der konkret verlangten Nachzahlung passen. Für örtliche Vergleichsangebote sind deshalb nicht nur Endpreise, sondern auch die jeweils enthaltenen Leistungen und Vertragslaufzeiten festzuhalten.