Welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen
Zunächst muss ein Anspruch bestehen und die geschuldete Leistung fällig sein. Die Gegenseite darf ihrer Durchsetzung grundsätzlich keine durchgreifende Einrede entgegenhalten können. Außerdem muss die Verzögerung dem Schuldner zuzurechnen sein; nach § 286 Absatz 4 BGB tritt kein Verzug ein, solange die Leistung aus einem nicht zu vertretenden Umstand unterbleibt. Die bloße Behauptung, eine Rechnung sei falsch, verhindert Verzug allerdings nicht automatisch. Umgekehrt begründet eine Rechnung allein weder einen ursprünglich fehlenden Anspruch noch beliebig einen abweichenden vertraglichen Zahlungstermin.
Wann eine Mahnung erforderlich ist
Grundsätzlich tritt Verzug nach einer Mahnung ein, die nach Fälligkeit erfolgt. Die Mahnung muss die Leistung hinreichend eindeutig verlangen; eine bestimmte Überschrift ist nicht vorgeschrieben. Eine gesetzliche Pflicht, zunächst drei Mahnungen zu versenden, besteht nicht. Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Mahnung entbehrlich, beispielsweise bei einer wirksam nach dem Kalender bestimmten Leistungszeit oder einer ernsthaften und endgültigen Leistungsverweigerung. Entscheidend ist die jeweilige gesetzliche Alternative. Eine Frist zur Nacherfüllung oder ein Rücktritt verfolgen andere Zwecke und sollten nicht mit dem Verzugseintritt gleichgesetzt werden.
Die besondere Dreißigtageregel
Bei Entgeltforderungen sieht § 286 Absatz 3 BGB grundsätzlich Verzug spätestens nach dreißig Tagen ab Fälligkeit und Zugang der Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufstellung vor. Gegenüber Verbrauchern gilt dies nur, wenn die Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders auf diese Folge hinweist. Ohne diesen Hinweis kann Verzug aufgrund einer wirksamen Mahnung oder einer anderen gesetzlichen Voraussetzung trotzdem eintreten. Es besteht deshalb weder stets eine freie Zahlungsfrist von dreißig Tagen noch stets automatischer Verzug am einunddreißigsten Tag. Fälligkeit, Zugang und Verbraucherstatus sind gemeinsam zu prüfen.
Rechtsprechung: Ein Zahlungsziel auf der Rechnung genügt nicht immer
Der Bundesgerichtshof entschied mit Urteil vom 25. Oktober 2007 – III ZR 91/07 über eine Rechnung mit einem einseitig festgelegten Zahlungsziel. Ohne die erforderliche Verbraucherbelehrung begründete deren Übersendung keinen Verzug nach der Dreißigtageregel. Auch eine einseitige Datumsangabe ersetzt grundsätzlich keine für den Verzug maßgebliche vertragliche Terminbestimmung. Das Urteil zeigt, warum Rechnungsdatum und behaupteter Verzugsbeginn auseinanderfallen können. Eine später zugegangene Mahnung ist gesondert zu bewerten; ihre Wirkung folgt nicht rückwirkend allein aus dem ursprünglichen Zahlungsziel.
Zinsen und weitere Verzögerungsschäden
Geldschulden sind während des Verzugs grundsätzlich zu verzinsen. § 288 BGB sieht regelmäßig fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz vor; für Entgeltforderungen aus Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung gelten grundsätzlich neun Prozentpunkte darüber. Der jeweils maßgebliche Basiszinssatz muss für den betroffenen Zeitraum ermittelt werden. Weitere erforderliche und zurechenbare Verzögerungsschäden können hinzukommen, etwa bestimmte Rechtsverfolgungskosten. Nicht jede Mahn- oder Inkassopauschale ist automatisch geschuldet. Besonders die Kosten einer Handlung, die den Verzug erst begründet, dürfen nicht ohne Prüfung als bereits entstandener Verzugsschaden angesetzt werden.
Zahlungsverlauf und Zugang dokumentieren
Stellen Sie Vertrag, Rechnung, vereinbarte Zahlungsbedingungen, Zugangsnachweise und bisherige Zahlungen zusammen. Halten Sie fest, wann eine Mahnung versandt wurde und wann sie ankam. Gläubiger können damit Hauptforderung, Verzugsbeginn und Nebenforderungen nachvollziehbar trennen. Schuldner sollten konkrete Einwendungen rechtzeitig erläutern und berechtigte Beträge nicht allein wegen unklarer Zusatzkosten unbeachtet lassen. Bei Ratenvereinbarungen oder späteren Absprachen ist deren Wirkung auf Fälligkeit und Verzug gesondert zu prüfen. Eine saubere zeitliche Darstellung verhindert, dass Zinsen oder Kosten für einen rechtlich nicht belegten Zeitraum verlangt werden.