1. Den verbindlichen Ausgangsvertrag bestimmen
Zusammenzustellen sind Hauptvertrag, Anlagen und bereits wirksame Änderungen. Ein Entwurf, eine bloße Lesefassung und eine tatsächlich angenommene Neufassung können unterschiedliche Funktionen haben. § 311 Abs. 1 BGB verlangt für die rechtsgeschäftliche Inhaltsänderung grundsätzlich einen Vertrag der Beteiligten. Die redaktionelle Zusammenstellung vorhandener Texte allein ersetzt diese Einigung nicht. [1]
Für den Ausgangsbestand werden Datum, Parteien und angenommene Anlagenstände festgehalten. Bei einer Versionsabweichung ist zu klären, ob sie nur die Darstellung oder einen tatsächlich anders vereinbarten Inhalt betrifft. Diese Vorprüfung verhindert, dass eine Änderung versehentlich auf einen nie verbindlich gewordenen Entwurf aufbaut.
2. Änderungsvorschlag und Annahme eindeutig zuordnen
Ein übersandter Nachtrag ist nicht allein durch seine Bezeichnung angenommen. Angebot und Annahme richten sich nach §§ 145 ff. BGB; eine verändernde Annahme kann nach § 150 Abs. 2 ein neuer Antrag sein. Maßgeblich ist, welchen Inhalt beide Seiten tatsächlich verbindlich vereinbaren wollten. Angebot und Annahme erläutert die allgemeinen Abschlussregeln. [1]
Die Antwort sollte dem konkreten Vorschlag zugeordnet werden können. Ein einverstanden in einer langen Nachrichtenkette kann auf unterschiedliche Teilfragen bezogen sein. Wurden inzwischen Preis, Umfang oder Laufzeit geändert, ist gerade dieser tatsächliche Stand festzustellen. Die bloße Speicherung einer Datei namens final schafft keine zusätzliche Einigung.
3. Ersetzung, Ergänzung und zeitlich begrenzte Abweichung unterscheiden
Eine spätere Vereinbarung kann eine bestimmte Klausel dauerhaft ersetzen, lediglich eine zusätzliche Pflicht schaffen oder nur für einen Zeitraum abweichen. §§ 133 und 157 BGB verlangen die Auslegung des tatsächlichen Inhalts. Der jüngere Text setzt nicht ohne Weiteres jede sachlich andere Regel des Hauptvertrags außer Kraft. [2]
Hilfreich sind genaue Bezugnahme, betroffene Leistung und Beginn der Änderung. Soll danach wieder die bisherige Regel gelten, wird dies ausdrücklich festgehalten. Bei einem geänderten Preis ist etwa zu klären, ob Leistungsumfang und Laufzeit unverändert bleiben. Eine allgemeine Fortgeltungsklausel darf nicht im Widerspruch zur tatsächlich gewollten Änderung stehen.
4. Individuelle Abrede und AGB-Rangfolge prüfen
§ 305b BGB ordnet den Vorrang individueller Vertragsabreden vor Allgemeinen Geschäftsbedingungen an. Ob tatsächlich individuell vereinbart wurde, ist von der bloßen Unterschrift unter einen vorformulierten Text zu unterscheiden. Eine allgemeine Schriftform- oder Vollständigkeitsklausel macht jede spätere echte Individualabrede nicht automatisch bedeutungslos. [3]
Sind mehrere Formulare und Anlagen beteiligt, müssen Einbeziehung, Auslegung und mögliche Widersprüche geprüft werden. § 305c Abs. 2 enthält die Zweifelsregel für AGB; sie ersetzt aber nicht die vorgelagerte Bestimmung dessen, was überhaupt vereinbart wurde. Die bloße Reihenfolge im Dateianhang ist nicht zwingend eine wirksame Vertragsrangfolge. AGB-Einbeziehung und Widerspruch vertieft die AGB-Einbeziehung. [3]
5. Form und Vertretung nach dem konkreten Gegenstand bestimmen
Gesetzliche Form, vereinbarte Form und zweckmäßige Beweisdokumentation sind auseinanderzuhalten. § 127 BGB betrifft rechtsgeschäftlich bestimmte Form; für bestimmte Vertragstypen können andere gesetzliche Regeln gelten. Eine allgemeine Empfehlung, Änderungen nachvollziehbar zu speichern, ist nicht mit einer universellen gesetzlichen Unterschriftenpflicht gleichzusetzen. [4]
Für Unternehmen ist zu prüfen, wer die Änderung mit welcher Vertretungsmacht erklärt. Die Befugnis zu laufenden Bestellungen bedeutet nicht automatisch eine Vollmacht zu jeder langfristigen Erweiterung. Umgekehrt kann eine wirksame Vertretung nicht allein wegen einer fehlenden internen Wunschfreigabe verneint werden. Die tatsächliche Vollmacht und gegebenenfalls Genehmigung sind nach §§ 164 ff. zu untersuchen. [4]
6. Übergang und spätere Abrechnung absichern
Bei einer Änderung im laufenden Projekt werden bereits erbrachte Leistungen, Restaufgaben, Preise und Fälligkeiten stichtagsbezogen zugeordnet. Der Nachtrag sollte erkennen lassen, ob frühere Ansprüche erledigt oder nur die künftige Durchführung geändert wird. Eine unbeabsichtigte pauschale Erledigung kann sonst gerade den noch offenen Altstreit betreffen. [2]
Der endgültige Bestand enthält die übereinstimmend vereinbarten Texte und die dazugehörige Abschlusskorrespondenz. Frühere Fassungen bleiben als Nachweis erhalten. Für jeden späteren Anspruch lässt sich so feststellen, welche Regel wann galt und auf welche konkrete Änderung er gestützt wird. Anspruchsschreiben und nachvollziehbare Bezifferung behandelt die darauf aufbauende Anspruchsbezifferung.
Quellen zu den ergänzenden Abschnitten
Rechtsprechung und Rechtsgrundlagen
- BGH, Urteil vom 19.01.2017 – VII ZR 301/13
- §§ 631 bis 650v BGB