HGB

§ 257Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

1.: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2.: die empfangenen Handelsbriefe,
3.: Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4.: Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten

1.: mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2.: während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.

(4) Die in Absatz 1 Nummer 1 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Abweichend von Satz 1 sind bei Personen oder Gesellschaften, die

1.: Institute im Sinne des § 1 Absatz 1b des Kreditwesengesetzes sind, einschließlich Zweigstellen nach § 53 des Kreditwesengesetzes,
2.: der Aufsicht nach § 1 Absatz 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes unterliegen oder
3.: Wertpapierinstitute im Sinne des § 2 Absatz 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes sind,

die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Fußnoten und Hinweise der Quelle

(+++ § 257: Zur Anwendung vgl. Art. 95 HGBEG +++)

Fassungsangaben der Quelle

Stand: Zuletzt geändert durch Art. 4 G v. 4.2.2026 I Nr. 33

Sonst: Mittelbare Änderung durch Art. 59 Nr. 1 G v. 4.2.2026 I Nr. 33 ist berücksichtigt

Quelle: Gesetze im Internet · Abruf: 04.10.2026

Konsolidierter, nicht amtlicher Text. Maßgeblich ist die jeweilige Verkündung.

Herkunft und Textnachweis

Quellenkennung: BJNR002190897

Prüfsumme des Quellarchivs (SHA-256): 063bb99b4f50f63a6871cb02f276761393aff3593393a55671c725a900c55944

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Normen im Zusammenhang

Nachgewiesene Nennungen im Gesetzestext. Die Links öffnen die Fassung dieses Bestands, keine historischen Fassungen.

Hierauf verweisen andere Vorschriften (6)

§ 30 GenGMitgliederliste
„… eden ist. Im Übrigen gelten für die Aufbewahrung der Unterlagen die Regelungen für Handelsbriefe in § 257 des Handelsgesetzbuchs.“
Art 47 HGBEG
„§ 257 Abs. 4 des Handelsgesetzbuchs in der Fassung des Artikels 4 des Gesetzes vom 19. Dezember 1998 (BGBl. I S 3816) gilt erstmals für Unterlagen, deren A …“
Art 95 HGBEG
„§ 257 Absatz 4 des Handelsgesetzbuchs in der ab dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung ist vorbehaltlich des Satzes 2 erstmals auf Unterlagen anzuwenden, deren …“
§ 25a KWGBesondere organisatorische Pflichten, Bestimmungen für Risikoträger; Verordnungsermächtigung
„… gkeitsbereich gewährleistet; erforderliche Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren; § 257 Absatz 4 des Handelsgesetzbuchs bleibt unberührt, § 257 Absatz 3 und 5 des Handelsgesetzbuchs gilt entsprechend, und 3. einen Prozess, der es den Mitar …“
§ 3b LwAnpGVerjährung
„… ung eines Anspruchs nach Satz 1 beginnt mit dem Schluß des Jahres, in dem er entstanden ist. Die in § 257 des Handelsgesetzbuchs genannten Unterlagen sind über die dort bestimmten Fristen hinaus zehn Jahre aufzubewahren.“
§ 30 ZAGAufbewahrung von Unterlagen
„… z 3 und 5 des Handelsgesetzbuchs sowie § 147 Absatz 5 und 6 der Abgabenordnung gelten entsprechend. § 257 Absatz 4 des Handelsgesetzbuchs bleibt unberührt.“