Beschluss der Kommission vom 17. April 2019 zur Festlegung der neuen Leistungsbeschreibung für die Methodik zur Bewertung auf Basis von Säulen gemäß der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates

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e] Anschrift Land Telefon Fax Website Hauptansprechpartner Name Funktion <Geben Sie die Exekutivfunktion an, z. B. Direktor, Geschäftsführer, Leiter der Abteilung Finanzen und Buchhaltung> E-Mail-Adresse Tel./Fax Delegation der Europäischen Union in [Land] <falls nicht zutreffend, diese Tabelle streichen> Anschrift Land Telefon Fax Hauptansprechpartner Name Funktion E-Mail-Adresse Tel./Fax Für das relevante EU-finanzierte Programm verantwortliche Dienststelle der Europäischen Kommission <falls nicht zutreffend, streichen> Hauptansprechpartner Name Funktion/Referat E-Mail-Adresse Tel./Fax SÄULE 1 — INTERNE KONTROLLE Bitte legen Sie eine Beschreibung (höchstens fünf Seiten) des Systems der internen Kontrolle vor und gehen Sie auf Folgendes ein: — Das Kontrollumfeld — Integrität und ethische Werte — Organisationsstruktur und Zuweisung der Zuständigkeiten — Aufsichtsstruktur für die Unternehmensführung — Risikobewertung — Kontrolltätigkeiten, einschließlich: — Aufgabentrennung (darunter Maßnahmen zur Vermeidung von Interessenkonflikten) — Informationsverarbeitung und rechnergestützte Informationssysteme (u. a. allgemeine IT-Kontrolle, Anwendungskontrolle, Datenintegrität und Prüfpfade) — Prävention, Aufdeckung und Berichtigung von Fehlern, Betrug und Unregelmäßigkeiten — Bank-/Kassenführung — Gehaltsabrechnung und Zeitmanagement — Information und Kommunikation — interne Berichterstattung — externe Berichterstattung: Jahresabschlüsse, Berichterstattung gegenüber Gebern — Überwachung — Überwachung (der Komponenten) des Systems der internen Kontrolle — interne Prüfungsfunktion. SÄULE 2 — RECHNUNGSFÜHRUNG Bitte legen Sie eine Beschreibung (höchstens fünf Seiten) des Rechnungsführungssystems vor: — Rechnungsführungssystem und Rechnungslegungsmethoden — Haushaltsplanung — Rechnungsführung und Haushaltsplanung für Projekte, Tätigkeiten, (Treuhand-)Fonds und Finanzierungsinstrumente. SÄULE 3 — UNABHÄNGIGE EXTERNE PRÜFUNG Bitte legen Sie eine Beschreibung (höchstens fünf Seiten) der externen Prüfung vor und gehen Sie auf Folgendes ein: — Den Rechtsrahmen für die externe Prüfung — Den externen Prüfer der Stelle und die Prüfungsstandards. SÄULE 4 — FINANZHILFEN Bitte legen Sie eine Beschreibung (höchstens fünf Seiten) des Finanzhilfesystems der Stelle vor und gehen Sie auf Folgendes ein: — Den Rechts- und Regulierungsrahmen — Grundsätze für Finanzhilfen, insbesondere Maßnahmen zur Vermeidung von Interessenkonflikten während des Verfahrens zur Bewilligung von Finanzhilfen — Verwendete Arten von Finanzhilfen — Organisation (Aufgaben und Zuständigkeiten) — Dokumentation und Archivierung des Finanzhilfeverfahrens — Finanzhilfeverfahren, einschließlich: — Veröffentlichung der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen — Einreichung von Vorschlägen — Sicherheit und Vertraulichkeit der Vorschläge — Entgegennahme, Registrierung und Eröffnung von Vorschlägen — Evaluierungs- und Auswahlverfahren — Gewährung von Finanzhilfen — Mitteilung und Veröffentlichung — Finanzhilfevereinbarungen und Verträge. SÄULE 5 — AUFTRAGSVERGABE Bitte legen Sie eine Beschreibung (höchstens fünf Seiten) des Systems der Auftragsvergabe vor und gehen Sie auf Folgendes ein: — Den Rechts- und Regulierungsrahmen — Grundsätze für die Vergabe von Aufträgen, insbesondere: — Transparenzmaßnahmen wie Ex-Ante-Veröffentlichung von Ausschreibungen und nachträgliche Bekanntmachung der Auftragnehmer — Maßnahmen zur Vermeidung von Interessenkonflikten während des Vergabeverfahrens — Arten der vergebenen Aufträge (Bauwerke, Dienstleistungen, Lieferungen) — Arten der genutzten wettbewerbsorientierten Vergabeverfahren — Organisation (Aufgaben und Zuständigkeiten) — Dokumentation und Archivierung des Vergabeverfahrens — Vergabeverfahren: — Aufforderung zur Angebotsabgabe — Evaluierungs- und Auswahlverfahren, Zuschlagserteilung — Beschwerdesystem. SÄULE 6 — FINANZIERUNGSINSTRUMENTE (4) Bitte legen Sie eine Beschreibung (höchstens fünf Seiten) der Finanzierungsinstrumente vor und gehen Sie auf Folgendes ein: — Den Rechts- und Regulierungsrahmen. Zu erfassende Aspekte: — die Beschreibung der Finanzierungsinstrumente, einschließlich ihrer Anlagestrategien oder -politik, die Art der bereitgestellten Unterstützung, die Förderfähigkeitskriterien für Finanzmittler und Endempfänger sowie die zusätzlichen operativen Anforderungen zur Verwirklichung der politischen Ziele der Finanzierungsinstrumente, — die Anforderungen an einen angestrebten Wertebereich für die Hebelwirkung (mit dem Beitrag der EU zu einem Finanzierungsinstrument soll eine Gesamtinvestition ausgelöst werden, die den Beitrag der EU entsprechend den vorab festgelegten Indikatoren übersteigt), — Festlegung nicht förderfähiger Tätigkeiten, — Bestimmungen, die eine Herbeiführung der Gleichlage der Interessen gewährleisten und auf die Bewältigung möglicher Interessenkonflikte abzielen; — Bestimmungen für die Auswahl von Finanzmittlern (Finanzmittler sind auf der Grundlage von offenen, transparenten, verhältnismäßigen und nichtdiskriminierenden Verfahren auszuwählen, die Interessenkonflikte vermeiden) und, falls anwendbar, zur Einrichtung spezialisierter Anlageinstrumente, — Bestimmungen über die Verantwortlichkeit der betrauten Stelle und anderer an der Umsetzung des Finanzierungsinstruments beteiligter Stellen, — Bestimmungen über die Streitbeilegung, — Bestimmungen über die Governance der Instrumente, — ggf. Bestimmungen über die Verwendung und Wiederverwendung des Beitrags der EU (Artikel 209 HO), — Bestimmungen über die Verwaltung von Beiträgen der EU und von Treuhandkonten, auch in Bezug auf Gegenparteirisiken, akzeptable Geldgeschäfte, Verantwortlichkeiten der betroffenen Beteiligten, Abhilfemaßnahmen bei übermäßigen Salden auf Treuhandkonten, die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und die Berichterstattung, — Vorschriften für Rechnungsführung und Finanzberichterstattung (getrennte Finanzberichterstattung für jedes Finanzierungsinstrument), — Bestimmungen über die Laufzeit, Möglichkeit einer Verlängerung und Beendigung des Finanzierungsinstruments, auch in Bezug auf die Bedingungen für eine vorzeitige Beendigung und gegebenenfalls Ausstiegsstrategien, — Bestimmungen über die Überwachung der Umsetzung der Unterstützung für Finanzmittler und Endempfänger, auch in Bezug auf die Berichterstattung durch die Finanzmittler, — Grundsätze: Finanzierungsinstrumente werden in Einklang mit den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, der Transparenz, der Verhältnismäßigkeit, der Nichtdiskriminierung, der Gleichbehandlung und der Subsidiarität sowie entsprechend ihren Zielen verwendet, — Richtlinien und Anweisungen für die Verwendung von Finanzierungsinstrumenten, — Organisation (Aufgaben und Zuständigkeiten), — Kreditrisikomanagementsystem und internes Risikoeinstufungssystem — falls erforderlich (nur für Stellen, die planen, eine Haushaltsgarantie der EU zu beantragen), — Bestimmungen und Verfahren für Kontrollen in Bezug auf Steuervermeidung und nicht kooperative Länder und Gebiete, — Bestimmungen und Verfahren für Kontrollen in Bezug auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung. SÄULE 7 — AUSSCHLUSS VOM ZUGANG ZU FINANZMITTELN Bitte legen Sie eine Beschreibung (höchstens fünf Seiten) des Systems der Stelle für den Ausschluss vom Zugang zu Finanzmitteln vor und gehen Sie auf Folgendes ein: — Den Rechts- und Regulierungsrahmen — Ausschlusskriterien — Verfahren. Geben Sie insbesondere an, ob die oben aufgezählten Aspekte von den Verfahren abgedeckt sind und wie sie angewandt werden. SÄULE 8 — VERÖFFENTLICHUNG VON INFORMATIONEN ZU DEN EMPFÄNGERN Bitte legen Sie eine Beschreibung (höchstens fünf Seiten) des Systems der Stelle für die Veröffentlichung von Angaben zu Empfängern vor und gehen Sie auf Folgendes ein: — Den Rechts- und Regulierungsrahmen, — Veröffentlichungspflichten. Geben Sie insbesondere an, ob die folgenden Aspekte von den Verfahren abgedeckt sind und wie sie angewandt werden: — Name, Ort, Art und Zweck, Betrag, — Zeitpunkt, — Veröffentlichungsorgane. SÄULE 9 — SCHUTZ PERSONENBEZOGENER DATEN Bitte legen Sie eine Beschreibung (höchstens fünf Seiten) des Systems der Stelle für den Schutz personenbezogener Daten vor und gehen Sie auf Folgendes ein: — Den Rechts- und Regulierungsrahmen — Vorschriften für den Schutz personenbezogener Daten. Geben Sie insbesondere an, ob diese Anforderungen von den Verfahren berücksichtigt und wie sie angewandt werden. (1) Die Stelle soll hier JA oder NEIN eintragen, um anzugeben, ob die Säule der Bewertung unterliegt. (2) Der Verweis auf „Finanzierungsinstrumente“ wird so verstanden, dass er auch Haushaltsgarantien einschließt. (3) In dem Ausnahmefall, dass Vorschriften und Verfahren weder für Finanzhilfen noch für die Auftragsvergabe oder für Finanzierungsinstrumente bewertet werden (d. h. keine der Säulen 4-6 wird bewertet), ist es nicht erforderlich, die Vorschriften und Verfahren für Ausschluss und Veröffentlichung (d. h. Säule 7 und 8) zu bewerten. (4) „Finanzierungsinstrumente“ schließen auch Haushaltsgarantien ein. Anhang 2 FRAGEBOGEN UND KRITERIEN ZUR BEWERTUNG SÄULE 1 — INTERNE KONTROLLE Ebene 1 (Haushaltsordnung). Verfügt die Stelle über ein wirksames, effizientes und wirtschaftliches auf bewährten internationalen Verfahren beruhendes und den von der Europäischen Kommission festgelegten Kriterien entsprechendes System der internen Kontrolle eingeführt und stellt sie in jeder wesentlichen Hinsicht sein Funktionieren sicher? JA/NEIN Kriterien/Fragen auf Ebene 2 (fünf Komponenten für die interne Kontrolle) PUNKTZAHL (0-10) 1. Kontrollumfeld Bietet das Kontrollumfeld der Stelle eine angemessene Basis zur Durchführung der internen Kontrolle in der gesamten Organisation? ../10 2. Risikobewertung Ermittelt die Stelle Risiken für die Erreichung ihrer Ziele innerhalb der ganzen Stelle, darunter die Bewertung des Potentials für Betrug, und werden Risiken als Grundlage für die Entscheidung analysiert, um festzulegen, wie mit ihnen umgegangen werden soll? ../10 3. Kontrolltätigkeiten Führt die Stelle wirksame und effiziente Kontrolltätigkeiten durch, einschließlich Vorbeugung, Aufdeckung und Berichtigung von Unregelmäßigkeiten und Betrug? ../10 4. Information und Kommunikation Verfügt die Stelle über Kontrollen und Verfahren, die eine zuverlässige Berichterstattung — sowohl intern als auch extern (nach innen und nach außen) — entsprechend den anwendbaren Anforderungen und Standards sicherstellen? ../10 5. Überwachung Überwacht die Stelle ihre internen Kontrollen regelmäßig und wirksam? ../10 Gesamtpunktzahl ../50 PUNKTZAHL Die Antwort auf die Frage der Ebene 1 ist JA, wenn die Gesamtpunktzahl für alle fünf Komponenten mindestens 70 % beträgt und die Punktzahlen für jede Komponente mindestens 2/10 bzw. 20 % betragen. Die Antwort auf die Frage der Ebene 1 ist NEIN, wenn die Gesamtpunktzahl weniger als 70 % beträgt oder die Punktzahl für eine Komponente weniger als 2/10 bzw. 20 % beträgt. SÄULE 2 — RECHNUNGSFÜHRUNG Ebene 1 (Haushaltsordnung). Nutzt die Stelle ein Rechnungsführungssystem, das in jeder wesentlichen Hinsicht richtige, vollständige und zuverlässige Informationen zeitnah, auf internationale Rechnungsführungsstandards gestützt und den von der Europäischen Kommission festgelegten Kriterien entsprechend zur Verfügung stellt? JA/NEIN Kriterien/Fragen auf Ebene 2 (drei Komponenten für die Rechnungsführung) PUNKTZAHL (0-10) 1. Rechnungsführungssystem und Rechnungslegungsmethoden Nutzt die Stelle ein geeignetes Rechnungsführungssystem und hat sie klare und schriftliche Rechnungslegungsmethoden? ../10 2. Haushaltsplanung Verfügt die Stelle über Systeme und Verfahren der Haushaltsplanung, die zu transparenten und zuverlässigen Haushalten für ihre Geschäfte und Tätigkeiten führen? ../10 3. Rechnungsführung und Haushaltsplanung für spezifische Projekte, Tätigkeiten, (Treuhand-)Fonds und Finanzierungsinstrumente (1) , falls relevant Verfügt die Stelle über: (i) Verfahren für die Rechnungsführung und Haushaltsplanung, die eine angemessene und zeitnahe Berichterstattung an Spender/Geldgeber (einschließlich der Europäischen Kommission) über die Verwendung der von ihnen zur Verfügung gestellten Mittel für Projekte, (Treuhand-)Fonds und Finanzierungsinstrumente ermöglichen, sowie (ii) Kapazitäten und Verfahren, um Jahresabschlüsse zu erstellen (2) ? ../10 Gesamtpunktzahl ../30 PUNKTZAHL Die Antwort auf die Frage der Ebene 1 ist JA, wenn die Gesamtpunktzahl für alle drei Komponenten mindestens 70 % beträgt und die Punktzahlen für jede Komponente mindestens 2/10 bzw. 20 % betragen. Die Antwort auf die Frage der Ebene 1 ist NEIN, wenn die Gesamtpunktzahl weniger als 70 % beträgt oder die Punktzahl für eine Komponente weniger als 2/10 bzw. 20 % beträgt. SÄULE 3 — UNABHÄNGIGE EXTERNE PRÜFUNG Ebene 1 (Haushaltsordnung). Unterliegt die Stelle einer unabhängigen externen Prüfung, die von einem von der Stelle funktional unabhängigen Rechnungsprüfungsdienst in jeder wesentlichen Hinsicht in Übereinstimmung mit international anerkannten Prüfungsstandards und mit den von der Europäischen Kommission festgelegten Kriterien durchgeführt werden muss? JA/NEIN Kriterien/Fragen auf Ebene 2 (drei Komponenten für die unabhängige externe Prüfung) PUNKTZAHL (0-10) 1. Rechts- und Regulierungsrahmen Verfügt die Stelle über einen klaren Regulierungsrahmen für die externe Prüfung? ../10 2. Grundsätze. Je nach dem anwendbaren Regulierungsrahmen und den Prüfungsstandards können drei mögliche Situationen unterschieden werden. Schlüsselfrage (Ebene 2) — Anwendbar, wenn die externe Prüfung von einer unabhängigen professionellen externen Rechnungsprüfungsgesellschaft (des Privatsektors) nach Standards durchgeführt wird, die den internationalen Prüfungsstandards gleichwertig sind. Unterliegt die Stelle einer externen Prüfung, die: — von einer professionellen externen Rechnungsprüfungsgesellschaft durchgeführt wird, die von der Stelle unabhängig ist und die berufsethische Grundsätze befolgt, wie Integrität, Objektivität, berufliche Kompetenz und erforderliche Sorgfalt, Vertraulichkeit und professionelles Verhalten? — in Übersteinstimmung mit Prüfungsstandards durchgeführt wird, die den vom International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) herausgegebenen International Standards on Auditing (ISA) gleichwertig sind? Schlüsselfrage (Ebene 2) — Anwendbar, wenn die externe Prüfung von einer nationalen Rechnungsprüfungsinstitution (des öffentlichen Sektors) nach Standards durchgeführt wird, die den internationalen Prüfungsstandards gleichwertig sind. Unterliegt die Stelle einer externen Prüfung, die: — von einer nationalen Rechnungsprüfungsinstitution oder einer übergeordneten Rechnungsprüfungsinstitution (z. B. einem nationalen Rechnungshof oder einer entsprechenden Behörde) durchgeführt wird, die von der Stelle unabhängig ist und die berufsethische Grundsätze befolgt, wie Integrität, Objektivität, berufliche Kompetenz und erforderliche Sorgfalt, Vertraulichkeit und professionelles Verhalten? — in Übereinstimmung mit Prüfungsstandards durchgeführt, die den von der Internationalen Organisation der Obersten Rechnungskontrollbehörden (INTOSAI) herausgegebenen Grundsätzen, Standards und Leitlinien gleichwertig sind? Schlüsselfrage (Ebene 2) — Anzuwenden, wenn die externe Prüfung durch eine externe Prüfungs- oder Aufsichtsstelle durchgeführt wird, die unter einem besonderen regulatorischen oder institutionellen Rahmen tätig ist (z. B. externer Prüfer der UN), und die gemäß internationalen Rechnungsprüfungsgrundsätzen gleichwertigen Standards von der Stelle unabhängig ist. Unterliegt die Stelle einer externen Prüfung, die: — von einer externen Rechnungsprüfungs- oder Aufsichtseinrichtung durchgeführt wird, die von der Stelle unabhängig ist und die berufsethische Grundsätze befolgt, wie Integrität, Objektivität, berufliche Kompetenz und erforderliche Sorgfalt, Vertraulichkeit und professionelles Verhalten? — in Übersteinstimmung mit Prüfungsstandards durchgeführt wird, die den International Standards on Auditing („ISA“) oder den INTOSA-Standards gleichwertig sind? ../10 3. Verfahren der externen Prüfung Unterliegt die Stelle geeigneten Verfahren der externen Prüfung? ../10 Gesamtpunktzahl ../30 PUNKTZAHL Die Antwort auf die Frage der Ebene 1 ist JA, wenn die Gesamtpunktzahl für alle drei Komponenten mindestens 70 % beträgt und die Punktzahlen für jede Komponente mindestens 2/10 bzw. 20 % betragen. Die Antwort auf die Frage der Ebene 1 ist NEIN, wenn die Gesamtpunktzahl weniger als 70 % beträgt oder die Punktzahl für eine Komponente weniger als 2/10 bzw. 20 % beträgt. SÄULE 4 — FINANZHILFEN Ebene 1 (Haushaltsordnung). Wendet die Stelle geeignete Vorschriften und Verfahren an, um Finanzierung aus EU-Mitteln durch Finanzhilfen in Übereinstimmung mit den von der Europäischen Kommission festgelegten Kriterien bereitzustellen? JA/NEIN Kriterien/Fragen auf Ebene 2 (drei Komponenten für Finanzhilfe) PUNKTZAHL (0-10) 1. Rechts- und Regulierungsrahmen Verfügt die Stelle über einen klaren Rechts- und Regulierungsrahmen für die Gewährung von Finanzhilfen? ../10 2. Grundsätze Sind die folgenden Grundsätze in die Verfahren, Vorschriften und Kriterien des Vergabesystems der Stelle für Finanzhilfen integriert: Transparenz, Gleichbehandlung, Förderfähigkeitskriterien, Vermeidung von Doppelfinanzierungen, Interessenkonflikte? Diese Grundsätze müssen in die Verfahren, Vorschriften und Kriterien des Systems der Stelle für die Gewährung von Finanzhilfen in Übereinstimmung mit dem übergreifenden Grundsatz der Verhältnismäßigkeit integriert sein. Die Grundsätze gelten nicht absolut und eine begrenzte Zahl von Ausnahmen kann zulässig sein, vorausgesetzt, dass solche Ausnahmen klar benannt, vernünftig und gerechtfertigt sind. ../10 3. Finanzhilfeverfahren Wendet die Stelle geeignete Vorschriften und Verfahren an, um Finanzierung aus EU-Mitteln durch Finanzhilfen in Übereinstimmung mit den von der Europäischen Kommission festgelegten Kriterien bereitzustellen? ../10 Gesamtpunktzahl ../30 PUNKTZAHL Die Antwort auf die Frage der Ebene 1 ist JA, wenn die Gesamtpunktzahl für alle drei Komponenten mindestens 70 % beträgt und die Punktzahlen für jede Komponente mindestens 2/10 bzw. 20 % betragen. Die Antwort auf die Frage der Ebene 1 ist NEIN, wenn die Gesamtpunktzahl weniger als 70 % beträgt oder die Punktzahl für eine Komponente weniger als 2/10 bzw. 20 % beträgt. SÄULE 5 — AUFTRAGSVERGABE Ebene 1 (Haushaltsordnung). Wendet die Stelle geeignete Vorschriften und Verfahren an, um Finanzierung aus EU-Mitteln durch Auftragsvergabe in Übereinstimmung mit den von der Europäischen Kommission festgelegten Kriterien bereitzustellen? JA/NEIN Kriterien/Fragen auf Ebene 2 (drei Komponenten für Auftragsvergabe) PUNKTZAHL (0-10) 1. Rechts- und Regulierungsrahmen Verfügt die Stelle über einen klaren Rechts- und Regulierungsrahmen für die Auftragsvergabe? ../10 2. Grundsätze Sind die folgenden Grundsätze in die Verfahren, Vorschriften und Kriterien des Auftragsvergabesystems der Stelle integriert: Transparenz, Gleichbehandlung, öffentlicher Zugang zu Informationen über die Auftragsvergabe, Interessenkonflikte, Nutzung von wettbewerbsorientierten Ausschreibungsverfahren und ein optimales Preis-Leistung-Verhältnis? Diese Grundsätze müssen in die Verfahren, Vorschriften und Kriterien des Auftragsvergabesystems der Stelle in Übereinstimmung mit dem übergreifenden Grundsatz der Verhältnismäßigkeit integriert sein. Die Grundsätze gelten nicht absolut und eine begrenzte Zahl von Ausnahmen kann zulässig sein, vorausgesetzt, dass solche Ausnahmen klar benannt, vernünftig und gerechtfertigt sind. ../10 3.