Beschwerden über die Chefin: Warum die DSGVO nicht automatisch den ganzen Untersuchungsbericht öffnet

Archivdatum: 26. August 2026 · Redaktionell aktualisiert am 31. Oktober 2026.

Wenn der Arbeitgeber Vorwürfe gegen eine Führungskraft untersuchen lässt, möchte diese wissen, was über sie in der Akte steht. Dazu können auch Aussagen von Kollegen und Bewertungen einer beauftragten Kanzlei gehören. Daraus folgt aber nicht automatisch ein Anspruch auf jede Seite des fertigen Untersuchungsberichts. Das Bundesarbeitsgericht hat am 16. April 2026 einen solchen Streit entschieden (8 AZR 169/25). Besonders wichtig: Bei den verschiedenen Berichtsfassungen scheiterte die Arbeitnehmerin aus unterschiedlichen Gründen.

Drei Beschwerden und zwei Fassungen des Berichts

Bei der Ombudsfrau des Unternehmens gingen Beschwerden über eine leitende Beschäftigte ein. Drei Hinweisgeber beschrieben ihren Führungsstil unter anderem als einschüchternd und herabwürdigend. Mindestens zwei Mitarbeiter sollen deshalb gekündigt haben. Das waren die erhobenen Vorwürfe, deren Berechtigung dieser Prozess nicht abschließend klären sollte.

Eine Rechtsanwaltskanzlei untersuchte die Angelegenheit zwischen August 2023 und Januar 2024. Anschließend existierten zwei Abschlussberichte: eine Fassung vom 31. Januar und eine vom 6. Februar 2024. Beide enthielten dieselbe strukturierte Darstellung der Untersuchung, Aussagen und Bewertungen. Die Januarfassung enthielt zusätzlich rechtliche Ausführungen und Hinweise an den Arbeitgeber als Mandanten.

Die Arbeitnehmerin befand sich bereits in Elternzeit. Der Arbeitgeber beantragte bei der zuständigen Behörde die Zulassung einer Kündigung, erhielt sie aber nicht. Die Beschäftigte verlangte nun Kopien der Berichte. Sie wollte prüfen, welche Aussagen über sie gespeichert waren und wie diese zustande gekommen waren. Einsicht in die Februarfassung erhielt sie im Laufe des Verfahrens tatsächlich.

DSGVO-Auskunft: Datenkopie und vollständigen Bericht trennen

Der Ausgangspunkt ist Artikel 15 Absatz 1 und Absatz 3 DSGVO. Beide Absätze bilden ein einheitliches Auskunftsrecht. Betroffene sollen ihre personenbezogenen Daten kennenlernen und eine verständliche, originalgetreue Wiedergabe erhalten. Auch subjektive Einschätzungen können personenbezogene Daten sein. Ein Arbeitgeber kann deshalb nicht einfach erklären, Bewertungen seien vom Datenschutz ausgenommen.

Anders liegt es bei rein rechtlichen Analysen und Beratungshinweisen. Dass ein juristischer Rat aus Anlass eines Konflikts mit einer bestimmten Person erstellt wird, macht seinen gesamten Inhalt noch nicht zu personenbezogenen Daten dieser Person. Die Beschäftigte verlangte hier die vollständige Januarfassung einschließlich solcher Passagen.

Eine Kopie ganzer Dokumente oder größerer Auszüge kann dennoch erforderlich sein: nämlich wenn erst der Zusammenhang die Daten verständlich macht und die wirksame Ausübung der Datenschutzrechte ermöglicht. Diese Notwendigkeit muss sich aus dem konkreten Fall ergeben. Für die zusätzlichen Rechtsausführungen und Mandantenhinweise sah das BAG sie hier nicht. Den umfassend gestellten Antrag auf die Januarfassung wies es deshalb zurück.

Bei der zweiten Fassung entschied die Prozessfrist

Beim Februarbericht lautet die Begründung anders. Diesen hatte die Klägerin erst im Berufungsverfahren zusätzlich verlangt. Dafür war eine rechtzeitige Anschlussberufung erforderlich. Die maßgebliche Frist war bereits abgelaufen, als der zusätzliche Antrag gestellt wurde. Das BAG entschied daher insoweit nicht, dass eine Kopie dieses Berichts materiell unter keinen Umständen geschuldet sein könne.

Auch einen weiteren, im Abschlussbericht erwähnten Zwischenbericht bezog die Klägerin erst in der Revision ausdrücklich in ihre Anträge ein. Eine solche Erweiterung des Streitgegenstands war in dieser Verfahrensstufe unzulässig. Das zeigt, warum Berichtsdatum, Fassungen und Anlagen möglichst früh geklärt werden sollten.

Das Recht auf Personalakteneinsicht nach § 83 BetrVG half beim begehrten Anspruch auf Herstellung und Überlassung vollständiger Kopien ebenfalls nicht weiter. Einsicht und das angemessene Anfertigen eigener Kopien sind von der Verpflichtung des Arbeitgebers zu unterscheiden, das verlangte vollständige Dokument selbst herauszugeben.

So wird aus einem pauschalen Wunsch ein brauchbares Auskunftsverlangen

Betroffene sollten die Untersuchung, ihren Zeitraum und die betroffenen Daten möglichst konkret bezeichnen. Werden ganze Berichte benötigt, sollte erklärt werden, weshalb einzelne Datenauszüge ohne den Zusammenhang unverständlich bleiben. Hilfreich sind getrennte Anträge auf Datenkopie, erforderliche Dokumentauszüge und gegebenenfalls Personalakteneinsicht.

Arbeitgeber müssen ihrerseits zwischen Tatsachen, personenbezogenen Bewertungen und reiner Rechtsberatung unterscheiden. Das Urteil erlaubt keine pauschale Verweigerung sämtlicher Informationen mit dem Hinweis auf eine vertrauliche Untersuchung. Auch Fragen zum Schutz anderer Personen sind gesondert zu prüfen. Welche Folgen die Verarbeitung von Beschäftigtendaten haben kann, zeigt ergänzend unser Beitrag zum Datenschutz bei einem Personalsoftware-Test.

Aktualisierung vom 31.10.2026: Wie konkret ein Auskunftsverlangen auf die betreffende Verarbeitung ausgerichtet sein muss, veranschaulicht außerhalb des Arbeitsverhältnisses der Fall zur Erklärung eines SCHUFA-Scores nach einer Vertragsablehnung. Die dort behandelten zusätzlichen Voraussetzungen automatisierter Entscheidungen sind vom Anspruch auf Kopien der hier gespeicherten Beschäftigtendaten zu trennen.

Maßgebliche Quelle ist der amtliche Volltext des BAG-Urteils vom 16. April 2026 – 8 AZR 169/25. Für einen laufenden Streit sollte zuerst feststehen, welche Fassung wirklich verlangt wird und ob der Antrag alle erforderlichen Bestandteile rechtzeitig erfasst.

Redaktionell aktualisiert: 31. Oktober 2026.