Was sind Werbungskosten?
Werbungskosten stehen wirtschaftlich mit der Erzielung bestimmter Einnahmen in Zusammenhang. Bekannt sind vor allem berufliche Ausgaben von Arbeitnehmern; auch bei Vermietung oder anderen Überschusseinkünften können Werbungskosten entstehen. § 9 EStG enthält die grundlegende Definition und zahlreiche Sonderregeln. Die Kosten werden bei der Einkunftsart berücksichtigt, zu der sie gehören. Der Begriff meint deshalb nicht nur Ausgaben für Werbung im alltäglichen Sinn. Eine Vermieterin kann beispielsweise bestimmte objektbezogene Finanzierungskosten haben, während ein Arbeitnehmer beruflich benötigte Arbeitsmittel anschafft.
Welche Ausgaben kommen typischerweise in Betracht?
Bei Arbeitnehmern können etwa Arbeitsmittel, Berufsverbandsbeiträge, berufliche Fortbildungen und gesetzlich berücksichtigungsfähige Fahrtkosten relevant sein. Für Wege zur ersten Tätigkeitsstätte, Dienstreisen, doppelte Haushaltsführung und Verpflegung gelten unterschiedliche Voraussetzungen. Die jeweils zutreffende Kategorie muss deshalb vor der Berechnung geklärt werden. Bei Vermietung sind beispielsweise Erhaltungsaufwand, Finanzierungskosten und Abschreibungen zu unterscheiden. Eine große Anschaffung lässt sich nicht stets sofort vollständig abziehen. Je nach Wirtschaftsgut und gesetzlicher Regelung verteilt sich der Aufwand über mehrere Jahre oder unterliegt besonderen Grenzen.
Beruflicher Zusammenhang und private Mitveranlassung
Entscheidend ist die tatsächliche Veranlassung, nicht die Bezeichnung auf einer Rechnung. Private Lebenshaltungskosten sind nach § 12 EStG grundsätzlich nicht abziehbar, auch wenn sie gelegentlich die berufliche Tätigkeit erleichtern. Bei gemischten Aufwendungen ist zu prüfen, ob sich berufliche und private Anteile objektiv trennen lassen. Ein nachvollziehbarer Nutzungsnachweis kann dafür wesentlich sein. Bestimmte Aufwendungen unterliegen unabhängig davon besonderen gesetzlichen Regeln. Ein privat gekaufter Gegenstand wird somit weder allein wegen gelegentlicher beruflicher Nutzung vollständig abziehbar noch generell von jeder anteiligen Berücksichtigung ausgeschlossen.
Pauschbetrag und tatsächliche Aufwendungen
Für bestimmte Einkünfte sieht § 9a EStG Pauschbeträge vor. Bei Arbeitnehmern wird der Arbeitnehmer-Pauschbetrag grundsätzlich berücksichtigt, ohne dass dafür einzelne Kosten in dieser Höhe nachgewiesen werden müssen. Höhere berücksichtigungsfähige Aufwendungen können an seine Stelle treten, wenn sie geltend gemacht und gegebenenfalls belegt werden. Der Pauschbetrag wird nicht zusätzlich auf sämtliche tatsächlich angesetzten Werbungskosten aufgeschlagen. Ob weitere Belege die Steuerbelastung verändern, hängt deshalb vom gesamten Kostenbetrag und der übrigen Besteuerungssituation ab. Sonderfälle und die für das jeweilige Jahr geltenden Beträge sind gesondert zu beachten.
Zeitpunkt, Erstattungen und Nachweise
Für die zeitliche Zuordnung ist regelmäßig § 11 EStG mit seinem Abflussprinzip relevant; bei Abschreibungen und anderen Sonderregeln gelten Besonderheiten. Steuerfreie Erstattungen des Arbeitgebers dürfen nicht zu einer doppelten steuerlichen Entlastung führen. Aufzubewahren sind Rechnungen, Zahlungsbelege und Unterlagen zum beruflichen Anlass. Bei Reisen können Terminpläne und Reisedaten, bei Arbeitsmitteln Nutzungsaufzeichnungen hilfreich sein. Kosten können unter Voraussetzungen auch vor Beginn einer Tätigkeit entstehen. Dann muss die beabsichtigte Einnahmeerzielung ausreichend konkret nachweisbar sein; eine bloße unverbindliche Vorstellung reicht nicht immer aus.
Rechtsprechung zur Aufteilung von Reisekosten
Der Große Senat des BFH entschied am 21. September 2009, GrS 1/06, dass beruflich und privat veranlasste Reisekosten unter bestimmten Voraussetzungen aufgeteilt werden können. Ein objektiv bestimmbarer zeitlicher Maßstab kann dabei geeignet sein, wenn der berufliche Anteil nicht nur untergeordnet ist. Die Entscheidung begründet keinen pauschalen Abzug für Urlaubsreisen mit einzelnen beruflichen Kontakten. Maßgeblich bleiben Anlass, Ablauf und eine belastbare Trennbarkeit der Anteile. Spezielle gesetzliche Abzugsbeschränkungen sind auch nach dieser Rechtsprechung zusätzlich zu prüfen und können den Abzug begrenzen.
Was bei der Steuererklärung wichtig ist
Aufwendungen sollten nach Einkunftsart und Kostenkategorie geordnet werden. Bei mehreren Arbeitsverhältnissen oder Vermietungsobjekten erleichtert eine eindeutige Zuordnung die Prüfung. Besonders erklärungsbedürftig sind gemischte Ausgaben, hohe Einmalbeträge und Kosten vor Tätigkeitsbeginn. Werden Positionen im Bescheid nicht anerkannt, sollte die Begründung mit den eingereichten Nachweisen abgeglichen werden. Ein Abzug mindert die steuerliche Bemessungsgrundlage; er bedeutet keine Erstattung des gesamten Kaufpreises. Für die richtige Bewertung einer Ausgabe ist deshalb neben ihrer steuerlichen Anerkennung auch ihre tatsächliche wirtschaftliche Belastung zu berücksichtigen.