Wann entsteht ein aktiver Posten?
Auf der Aktivseite werden grundsätzlich Ausgaben vor dem Abschlussstichtag erfasst, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit danach darstellen. Typische Beispiele können vorausgezahlte Mieten oder Versicherungsprämien sein. Maßgeblich ist, auf welchen Leistungszeitraum die Zahlung entfällt. Ein im Dezember gezahlter Betrag ist deshalb nicht allein aufgrund des Zahlungsdatums vollständig Dezemberaufwand. Die zeitbezogene Gegenleistung muss sich hinreichend bestimmen lassen. Kaufpreiszahlungen für ein Wirtschaftsgut sind dagegen nach den einschlägigen Aktivierungsregeln und nicht beliebig als laufende Rechnungsabgrenzung zu behandeln.
Was kennzeichnet einen passiven Posten?
Auf der Passivseite geht es um vor dem Abschlussstichtag empfangene Einnahmen, soweit diese Ertrag für eine bestimmte spätere Zeit darstellen. Ein Vermieter kann beispielsweise bereits Geld erhalten haben, obwohl die vergütete Nutzungsüberlassung erst nach dem Stichtag erfolgt. Der Zahlungseingang ist dann von der wirtschaftlichen Ertragszuordnung zu trennen. Nicht jede erhaltene Anzahlung erfüllt automatisch dieselben Voraussetzungen. Art und Inhalt der zugrunde liegenden Leistung müssen geklärt werden. Auch hier ist ein nachvollziehbarer Zeitbezug wesentlich.
Worin liegt der Unterschied zu Forderungen und Verbindlichkeiten?
Bei Rechnungsabgrenzung liegt die Zahlung grundsätzlich schon vor dem Stichtag, während der zugehörige Aufwand oder Ertrag später anfällt. Noch unbezahlte bereits entstandene Schulden oder bereits verdiente Forderungen sind anders einzuordnen. Rückstellungen betreffen wiederum gesetzlich bestimmte ungewisse Belastungen. Diese Posten lassen sich nicht nach Belieben gegeneinander austauschen. Für einen korrekten Abschluss sollten Zahlung, Leistungsinhalt, betroffener Zeitraum und verbleibende Ungewissheiten getrennt erfasst werden. Eine unklare Sammelbuchung kann sonst die Gewinnermittlung mehrerer Jahre verfälschen.
Welche Erleichterung enthält die aktuelle Steuerregel?
§ 5 Absatz 5 Satz 2 EStG erlaubt inzwischen, den Ansatz bei einer jeweiligen Ausgabe oder Einnahme von höchstens 800 Euro zu unterlassen. Die Grenze folgt aus dem Verweis auf § 6 Absatz 2 Satz 1. Das Wahlrecht ist einheitlich für die erfassten Einnahmen und Ausgaben auszuüben. Es ist deshalb keine freie Einzelfallauswahl nach dem günstigsten Jahresergebnis. Der aktuelle Gesetzeswortlaut und die zeitliche Anwendung sind zu beachten. Handelsrechtliche Rechnungslegung und besondere Sonderfälle müssen davon gesondert beurteilt werden.
Warum sind ältere BFH-Urteile nicht unverändert zu übernehmen?
Der BFH entschied am 16. März 2021 – X R 34/19 zur damaligen Gesetzeslage, dass auch geringfügige aktive Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden waren. Er lehnte eine allein aus allgemeinen Wesentlichkeitsüberlegungen abgeleitete Ausnahme ab. Das später ausdrücklich eingeführte gesetzliche Wahlrecht stand damals nicht in derselben Form zur Verfügung. Aus dem Urteil darf daher heute kein generelles Verbot der aktuellen Vereinfachung abgeleitet werden. Weiterhin bedeutsam bleibt die genaue zeitliche Zuordnung der vorausgezahlten Leistung.
Wie könnte ein Jahreswechselbeispiel aussehen?
Ein bilanzierendes Unternehmen zahlt im Dezember eine Versicherungsprämie, die ausschließlich das folgende Kalenderjahr betrifft. Zunächst wird geprüft, ob die Voraussetzungen eines aktiven Rechnungsabgrenzungspostens vorliegen. Anschließend ist gegebenenfalls das gesetzliche Vereinfachungswahlrecht zu beurteilen. Wird abgegrenzt, muss der Posten im zutreffenden späteren Zeitraum aufgelöst werden. Eine einmalige Korrektur nur im Zahlungsjahr würde den Gesamtvorgang unvollständig abbilden. Erstattungen oder geänderte Vertragslaufzeiten können eine erneute Zuordnung erforderlich machen.
Welche Unterlagen sollten den Ansatz tragen?
Benötigt werden Vertrag, Rechnung, Zahlungsbeleg und ein klar ausgewiesener Leistungszeitraum. Die Berechnung sollte erkennen lassen, welcher Anteil vor und welcher nach dem Stichtag liegt. Bei Nutzung des steuerlichen Wahlrechts ist die einheitliche Handhabung zu dokumentieren. Der bloße geringe Gesamtaufwand einer Buchung beweist noch keinen gesetzlich geeigneten Fall. Eine sorgfältige Abgrenzung verhindert sowohl eine zu frühe Gewinnminderung als auch eine spätere doppelte Berücksichtigung desselben Aufwands.