Zweck der Betriebsprüfung
Die steuerliche Betriebsprüfung dient der Überprüfung steuerlich erheblicher Verhältnisse außerhalb der gewöhnlichen Bearbeitung einzelner Erklärungen. Sie kann mehrere Steuerarten und Besteuerungszeiträume betreffen. Geprüft werden beispielsweise Buchführung, Verträge, Zahlungsströme und die steuerliche Behandlung einzelner Geschäftsvorfälle. Die Anordnung bedeutet für sich genommen noch keinen Vorwurf einer Steuerstraftat. Eine Prüfung kann Nachforderungen, Erstattungen oder unveränderte Besteuerungsgrundlagen ergeben. Von der steuerlichen Außenprüfung sind andere Kontrollen, etwa sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfungen oder besondere Nachschauen, nach ihrem jeweiligen Rechtsrahmen zu unterscheiden.
Zulässigkeit und Anordnung
§ 193 AO regelt, bei welchen Steuerpflichtigen eine Außenprüfung zulässig ist. Erfasst werden insbesondere gewerbliche, landwirtschaftliche und freiberufliche Tätigkeiten sowie weitere gesetzliche Fallgruppen. Den Umfang legt die Finanzbehörde nach § 196 AO in einer Prüfungsanordnung fest. Daraus muss sich ergeben, was geprüft werden soll. Die Anordnung ist grundsätzlich ein selbstständig überprüfbarer Verwaltungsakt. Deshalb sollten Adressat, Steuerarten, Zeiträume und Rechtsbehelfsbelehrung unmittelbar nach Eingang kontrolliert werden. Einwände gegen die Anordnung und gegen spätere Steuerfestsetzungen betreffen unterschiedliche Verfahrensschritte.
Vorbereitung und Beginn
Prüfungsanordnung, voraussichtlicher Beginn und Prüfernamen sind grundsätzlich angemessene Zeit vorher bekannt zu geben, soweit der Prüfungszweck nicht gefährdet wird. Bei wichtigen glaubhaft gemachten Gründen kann eine Verlegung des Beginns in Betracht kommen. Unternehmen sollten Zuständigkeiten für Auskünfte und die Bereitstellung von Unterlagen festlegen. Hilfreich sind geordnete Buchhaltungsdaten, Verträge und Erläuterungen zu ungewöhnlichen Vorgängen. Eine angekündigte Schwerpunktsetzung begrenzt den rechtlichen Prüfungsumfang nicht automatisch. Entscheidend bleibt die Prüfungsanordnung mit ihren möglichen späteren Erweiterungen.
Mitwirkung und Datenzugriff
Nach § 200 AO bestehen Mitwirkungspflichten bei der Aufklärung steuerlich erheblicher Sachverhalte. Dazu gehören insbesondere Auskünfte, die Vorlage von Aufzeichnungen und verständliche Erläuterungen. Für elektronische Daten gelten zusätzliche gesetzliche Befugnisse und Anforderungen. Ein Auskunftsverlangen sollte auf seinen sachlichen Umfang und die geltenden Grenzen geprüft werden. Unklare Fragen lassen sich häufig durch eine präzise Leistungs- oder Sachverhaltsbeschreibung eingrenzen. Antworten sollten nachvollziehbar dokumentiert sein. Entsteht ein strafrechtlicher Verdacht, muss die weitere Mitwirkung unter Berücksichtigung der dafür geltenden besonderen Verfahrensrechte beurteilt werden.
Schlussbesprechung und Bericht
Über das Ergebnis ist grundsätzlich eine Schlussbesprechung abzuhalten, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift oder darauf verzichtet wird. Dort können streitige Tatsachen, rechtliche Bewertungen und steuerliche Auswirkungen erörtert werden. Der Prüfungsbericht hält die Feststellungen fest. Auf Antrag ist er vor seiner Auswertung zur Stellungnahme zu übersenden. Der Bericht ersetzt regelmäßig nicht die späteren Steuerbescheide. Für eine wirksame Verteidigung müssen deshalb sowohl die Prüfungsfeststellungen als auch die daraus folgenden Verwaltungsakte betrachtet werden. Bei besonderen Teilabschlussentscheidungen gelten zusätzliche verfahrensrechtliche Regeln.
Rechtsprechung zu Ermessensgrenzen
Im Urteil vom 28. September 2011, VIII R 8/09, betonte der BFH das Willkür- und Schikaneverbot bei Prüfungsanordnungen. Besondere tatsächliche Hinweise auf sachfremde Motive durften nicht ungeprüft übergangen werden. Die bloße Möglichkeit irgendeines steuerlichen Ergebnisses schloss einen solchen Verstoß nicht automatisch aus. Daraus folgt allerdings kein allgemeines Recht, eine sachlich zulässige Prüfung abzulehnen. Die Entscheidung betrifft konkrete Grenzen behördlichen Ermessens. Wer sich darauf beruft, muss tatsächliche Umstände vortragen können, die über bloßes Misstrauen gegenüber der Prüfung hinausgehen.
Rechtsschutz und steuerliche Folgen
Gegen belastende Entscheidungen sind die jeweils zulässigen Rechtsbehelfe fristgerecht zu prüfen. Ein Einspruch hält die Vollziehung grundsätzlich nicht automatisch auf. Nach einer Prüfung können Änderungen mehrerer Steuerarten zusammenwirken; Nachzahlungen und mögliche Nebenleistungen sollten deshalb gemeinsam berechnet werden. Außerdem kann eine Außenprüfung den Ablauf von Festsetzungsfristen beeinflussen. Hierfür sind Beginn, Unterbrechungen, Abschluss und die einschlägigen Übergangsregeln relevant. Eine vollständige Dokumentation des Prüfungsverlaufs erleichtert daher sowohl die sachliche Auseinandersetzung als auch die spätere Prüfung, ob eine Änderung noch zulässig war.