Aufgabe der Steuererklärung
Die Steuererklärung bildet eine wesentliche Grundlage für die Festsetzung einer Steuer. Sie enthält Angaben zu steuerlich erheblichen Tatsachen, etwa Einnahmen, Ausgaben, persönlichen Verhältnissen oder wirtschaftlichen Vorgängen. Bei bestimmten Steuerarten berechnet der Steuerpflichtige die Steuer selbst; dann spricht man von einer Steueranmeldung. Eine Erklärung ist daher nicht stets nur ein unverbindlicher Antrag auf Prüfung. Ihre rechtlichen Wirkungen hängen von der Steuerart und dem jeweiligen Verfahren ab. Auch eine erwartete Erstattung kann eine sorgfältige und vollständige Erklärung erforderlich machen.
Wer muss eine Erklärung abgeben?
Die Abgabepflicht ergibt sich aus den einzelnen Steuergesetzen und § 149 AO. Zusätzlich kann eine Aufforderung des Finanzamts eine Erklärungspflicht begründen. Bei Arbeitnehmern ist zwischen einer Pflichtveranlagung und einer freiwilligen Veranlagung zu unterscheiden. Selbstständige, Unternehmen und Vermieter müssen ihre jeweilige Situation gesondert prüfen. Eine bereits erfolgte Schätzung hebt eine bestehende Erklärungspflicht nicht auf. Ebenso beantwortet die Tatsache, dass im betreffenden Jahr wenig oder kein Gewinn erzielt wurde, die Frage nach der Abgabepflicht nicht abschließend.
Fristen richtig bestimmen
Die maßgebliche Abgabefrist hängt insbesondere von Steuerart, Besteuerungszeitraum und einer steuerlichen Vertretung ab. Hinzu kommen mögliche Übergangsregelungen, gesetzliche Sonderfälle und individuelle Aufforderungen. Deshalb sollte eine Frist nicht allein aus einer allgemeinen Kalenderübersicht übernommen werden. Bei einer konkret drohenden Verspätung ist zu prüfen, ob eine Fristverlängerung beantragt werden kann und welche Begründung erforderlich ist. Eine verspätete Abgabe kann einen Verspätungszuschlag und weitere verfahrensrechtliche Folgen auslösen. Die Abgabefrist ist außerdem von späteren Zahlungsfristen und Rechtsbehelfsfristen zu unterscheiden.
Form und elektronische Übermittlung
Für viele Erklärungen ist die elektronische Übermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz vorgesehen. In anderen Fällen kann eine Papiererklärung zulässig sein. Entscheidend ist die gesetzliche Regelung für die konkrete Erklärung. Die Nutzung eines Steuerprogramms ersetzt weder die inhaltliche Prüfung noch einen Nachweis der erfolgreichen Übermittlung. Das Übertragungsprotokoll sollte deshalb aufbewahrt werden. Liegen besondere wirtschaftliche oder persönliche Schwierigkeiten vor, kann unter gesetzlichen Voraussetzungen eine Ausnahme von der elektronischen Abgabe in Betracht kommen; sie muss jedoch verfahrensgerecht geltend gemacht werden.
Vollständigkeit und Belege
Nach § 150 AO sind die Angaben wahrheitsgemäß nach bestem Wissen und Gewissen zu machen. Tatsachen und rechtliche Bewertungen sollten nachvollziehbar getrennt werden. Bei unklaren oder ungewöhnlichen Sachverhalten können ergänzende Erläuterungen erforderlich sein. Nicht sämtliche Belege müssen automatisch mit jeder Erklärung eingereicht werden, sie müssen aber entsprechend den geltenden Pflichten verfügbar bleiben. Vorgegebene Daten, etwa aus elektronischen Bescheinigungen, sollten überprüft werden. Dass ein Betrag bereits in einem Formular steht, garantiert weder seine Richtigkeit noch seine zutreffende steuerliche Einordnung.
Rechtsprechung zur elektronischen Abgabe
Im Urteil vom 16. Juni 2020, VIII R 29/19, befasste sich der BFH mit wirtschaftlicher Unzumutbarkeit der elektronischen Einkommensteuererklärung. Maßgeblich war das Verhältnis zwischen dem erforderlichen finanziellen Aufwand für die Datenübermittlung und den relevanten Gewinneinkünften. Die Entscheidung bestätigt, dass die Härtefallprüfung an den konkreten Verhältnissen ansetzen muss. Sie bedeutet keine allgemeine Wahlfreiheit zwischen Papier und elektronischer Abgabe. Wer eine Ausnahme benötigt, sollte den Aufwand und seine wirtschaftliche Situation konkret darlegen und eine förmliche Entscheidung herbeiführen.
Fehler nach der Abgabe
Wer nachträglich erkennt, dass eine abgegebene Erklärung unrichtig oder unvollständig war und dadurch eine Steuerverkürzung eintreten kann oder eingetreten ist, muss die Voraussetzungen einer Anzeige und Berichtigung nach § 153 AO prüfen. Nicht jede Änderung ist dagegen eine strafrechtliche Selbstanzeige. Bei möglicherweise vorsätzlichen oder leichtfertigen Fehlern ist eine sorgfältige rechtliche Einordnung besonders wichtig. Nach Zugang des Steuerbescheids sollten die festgesetzten Beträge und Erläuterungen mit der Erklärung verglichen werden. Eine bloße telefonische Rückfrage wahrt eine laufende Einspruchsfrist nicht zuverlässig.