Abrechnen über Vorauszahlungen
Werden im Gewerbemietvertrag Nebenkostenvorauszahlungen vereinbart, muss der Vermieter über deren Verwendung abrechnen. Der Mieter soll erkennen können, welche Kosten tatsächlich entstanden sind und ob sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben ergibt. Abzugrenzen ist dies von einer echten Pauschale, bei der eine jährliche Abrechnung nicht ohne Weiteres geschuldet ist. Welche Zahlungsform vereinbart wurde, ergibt sich aus dem Vertrag. Allein die Bezeichnung Nebenkosten lässt noch nicht zuverlässig erkennen, ob vorausgezahlt oder pauschal abgegolten wird.
Die angemessene Abrechnungsfrist
Für Geschäftsräume hat der BGH eine Abrechnung innerhalb angemessener Frist verlangt. Diese endet regelmäßig ein Jahr nach Ablauf des jeweiligen Abrechnungszeitraums. Maßgeblich ist das Urteil vom 27.01.2010 – XII ZR 22/07. Vertragsvereinbarungen und Besonderheiten des Einzelfalls bleiben zu berücksichtigen. Die regelmäßige Jahresfrist bedeutet deshalb nicht, dass jedes gewerbliche Mietverhältnis ohne Prüfung denselben vertraglichen Kalender besitzt. Zunächst müssen Beginn und Ende der Abrechnungsperiode sowie gegebenenfalls abweichende Vereinbarungen festgestellt werden.
Keine automatische Ausschlussfrist
Die Pflicht zur zeitnahen Abrechnung ist von einem Anspruchsausschluss zu unterscheiden. § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB enthält für Wohnraum eine besondere Begrenzung verspäteter Nachforderungen. Nach dem BGH ist diese Regelung nicht analog auf die Geschäftsraummiete anwendbar. Eine erst später erteilte Gewerbenebenkostenabrechnung verliert daher nicht allein wegen Überschreitens der regelmäßigen Jahresfrist jede Wirkung. Das kann wirtschaftlich erheblich sein. Wer Wohnraumregeln ungeprüft übernimmt, kann eine tatsächlich noch durchsetzbare Nachforderung zu Unrecht zurückweisen.
Vertragliche Ausschlussregelungen
Die Parteien können besondere Abrechnungs- und Ausschlussregelungen vereinbaren. Ob eine Klausel lediglich einen Abrechnungstermin vorgibt oder verspätete Forderungen endgültig ausschließt, ist durch Auslegung zu ermitteln. Dafür sind Wortlaut, Zusammenhang und erkennbare Interessenlage nach §§ 133, 157 BGB entscheidend. Bei Allgemeinen Geschäftsbedingungen kommen zusätzlich insbesondere §§ 305c, 307 BGB hinzu. Aus der bloßen Formulierung einer jährlichen Abrechnung folgt deshalb nicht automatisch ein Forderungsverlust. Die rechtliche Wirkung muss sich aus der konkreten Vereinbarung ergeben.
Rechte bei ausbleibender Abrechnung
Eine ausstehende Abrechnung muss nicht unbegrenzt hingenommen werden. Der vertragliche Abrechnungsanspruch kann geltend gemacht und erforderlichenfalls gerichtlich verfolgt werden. Daneben kommen je nach Vertragslage weitere Rechte in Betracht. Diese sind nicht mit einem pauschalen Anspruch auf Rückzahlung sämtlicher Vorauszahlungen gleichzusetzen. Insbesondere ist zu unterscheiden, ob das Mietverhältnis noch besteht und welche Abrechnungsperioden betroffen sind. Vor einer Kürzung laufender Zahlungen sollten Grundlage, Reichweite und Voraussetzungen eines möglichen Zurückbehaltungsrechts genau geprüft werden.
Verjährung und Verwirkung getrennt prüfen
Auch wenn keine automatische Ausschlussfrist gilt, bleiben allgemeine zeitliche Grenzen relevant. Für die Verjährung sind insbesondere §§ 195, 199 BGB sowie die Fälligkeit des jeweiligen Anspruchs zu prüfen. Verwirkung nach § 242 BGB setzt über bloßen Zeitablauf hinaus besondere Umstände voraus, die schutzwürdiges Vertrauen begründen. Diese Instrumente verfolgen unterschiedliche Zwecke. Eine verspätete Abrechnung darf deshalb weder vorschnell als unverjährt und uneingeschränkt durchsetzbar noch allein wegen ihres Alters als endgültig erledigt behandelt werden.
Chronologie für die Prüfung
Benötigt werden Mietvertrag, Abrechnungsvereinbarungen, Nachträge, Zahlungsübersichten und sämtliche übersandten Abrechnungen. Der Zugang einer Abrechnung sollte ebenso dokumentiert werden wie frühere Aufforderungen zur Abrechnung. Für jeden Zeitraum ist gesondert zu klären, wann abgerechnet werden musste und welche Rechtsfolge eine Verspätung tatsächlich auslöst. So lassen sich Vertragspflicht, Ausschlussklausel und Verjährung auseinanderhalten. Eine belastbare Fristenprüfung beginnt mit dieser Chronologie und nicht mit der ungeprüften Übernahme einer aus der Wohnraummiete bekannten Zwölfmonatsregel. Bei mehreren Nachträgen ist außerdem die zeitliche Geltung jeder Abrechnungsregel zu beachten.