Welche Daten sind umfasst?
Erfasst sind personenbezogene Daten, welche die betroffene Person einem Verantwortlichen bereitgestellt hat. Dazu gehören aktiv eingegebene Angaben und nach verbreiteter Auslegung auch beobachtete Nutzungsdaten, etwa Aktivitäts- oder Verbrauchswerte. Reine Schlussfolgerungen, Profile und interne Analysen des Verantwortlichen fallen grundsätzlich nicht darunter. Der Anspruch erfasst nur Daten, die aufgrund einer Einwilligung oder eines Vertrags automatisiert verarbeitet werden.
Voraussetzungen des Anspruchs
Art. 20 DSGVO greift bei einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a oder b beziehungsweise Art. 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO. Papierakten und Verarbeitungen aufgrund gesetzlicher Pflicht sind nicht ohne Weiteres umfasst. Der Antrag muss keine Begründung enthalten, sollte aber Konto, Dienst und gewünschten Zeitraum bezeichnen. Der Verantwortliche darf die Identität prüfen und muss grundsätzlich innerhalb eines Monats reagieren.
Format und direkte Übermittlung
Die Daten müssen strukturiert, gängig und maschinenlesbar bereitgestellt werden. Formate wie CSV, JSON oder XML können geeignet sein; ein bloßes Bild-PDF reicht für strukturierte Datensätze meist nicht. Soweit technisch machbar, kann die direkte Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangt werden. Art. 20 garantiert jedoch keine vollständige technische Kompatibilität und verpflichtet Anbieter nicht, ein neues interoperables System ohne bestehende Übertragungsmöglichkeit zu entwickeln.
VG Weimar zum Umfang
Das Verwaltungsgericht Weimar stellte im Beschluss vom 2. März 2021, 3 E 209/21, klar, dass das Recht auf Datenübertragbarkeit nicht sämtliche Auswertungen oder Analysen umfasst. Herauszugeben sind die vom Betroffenen bereitgestellten Daten im Anwendungsbereich des Art. 20 DSGVO. Die Entscheidung hilft bei der Abgrenzung zum weiter gefassten Auskunftsrecht, das auch Informationen über Verarbeitungszwecke, Empfänger und Datenkategorien betreffen kann.
Rechte und Freiheiten anderer
Die Übertragung darf Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen. Enthält ein Datensatz Nachrichten, Fotos oder Kontaktdaten Dritter, ist eine Abwägung erforderlich. Das rechtfertigt nicht automatisch die vollständige Ablehnung. Verantwortliche sollen prüfen, ob sich Daten trennen, pseudonymisieren oder mit Nutzungshinweisen versehen lassen. Geistiges Eigentum, Geschäftsgeheimnisse und Datenschutz Dritter sind konkret zu benennen, nicht nur pauschal zu behaupten.
Abgrenzung zu Auskunft und Löschung
Datenübertragbarkeit und Auskunft verfolgen unterschiedliche Zwecke. Art. 15 DSGVO verschafft Transparenz über die Verarbeitung; Art. 20 erleichtert den Wechsel zwischen Diensten und die Weiternutzung eigener Daten. Ein Portabilitätsantrag löscht das alte Konto nicht. Wer zusätzlich die Löschung wünscht, muss sie gesondert verlangen; gesetzliche Aufbewahrungspflichten können entgegenstehen. Beide Rechte können in einem Schreiben kombiniert, sollten aber inhaltlich getrennt formuliert werden.
Durchsetzung in der Praxis
Betroffene sollten Exportdatei, Begleitschreiben und Fehlermeldungen sichern und prüfen, ob Daten vollständig sowie technisch lesbar sind. Bei Ablehnung kommen Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde und gerichtlicher Rechtsschutz in Betracht. Unternehmen benötigen dokumentierte Exportprozesse, sichere Übertragungswege und Zuständigkeiten. Besonders bei Plattformwechseln sollte vorab geklärt werden, welche Daten das Zielsystem tatsächlich importieren kann und welche Inhalte manuell gesichert werden müssen. Maßgeblich bleibt stets der konkrete Verarbeitungszweck. Antrag, Datensatz, technische Umsetzung und Kommunikation sollten deshalb in einer nachvollziehbaren Zeitlinie dokumentiert werden. Nur so lässt sich beurteilen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen vorlagen, die Antwort vollständig war und Rechte anderer angemessen berücksichtigt wurden. Verantwortliche sollten außerdem festlegen, wer den Eingang bestätigt, Fachabteilungen einbindet, Fristen überwacht und die Entscheidung freigibt. Ein standardisierter Ablauf darf die Einzelfallprüfung nicht ersetzen. Abweichungen und offene Tatsachen müssen sichtbar bleiben, damit eine Aufsichtsbehörde oder ein Gericht die Entscheidung später nachvollziehen kann.