Wann kommt eine Löschung in Betracht?
Ein Löschgrund kann vorliegen, wenn Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr erforderlich sind. Ebenso kommen eine unrechtmäßige Verarbeitung oder der Widerruf einer Einwilligung ohne verbleibende Rechtsgrundlage in Betracht. Ein erfolgreicher Widerspruch kann ebenfalls zur Löschung führen. Die einzelnen Voraussetzungen unterscheiden sich. Deshalb sollte geprüft werden, zu welchem Zweck die Daten gespeichert werden und ob dieser noch besteht. Eine frühere Geschäftsbeziehung berechtigt weder zur unbegrenzten Speicherung sämtlicher Informationen noch führt ihr Ende zwingend zur sofortigen Löschung jedes Belegs.
Welche Ausnahmen sind wichtig?
Die DSGVO berücksichtigt insbesondere gesetzliche Pflichten, Meinungs- und Informationsfreiheit sowie die Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Weitere Ausnahmen können etwa für bestimmte öffentliche Interessen und Forschung gelten. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht betrifft jedoch nicht automatisch alle Daten eines Kundenkontos. Umfang und Dauer müssen nachvollziehbar sein. Auch die bloße Möglichkeit irgendeines künftigen Streits rechtfertigt keine grenzenlose Vorratsspeicherung. Soweit Daten für einen verbleibenden Zweck benötigt werden, sind zusätzliche Nutzungen weiterhin gesondert auf ihre Zulässigkeit zu prüfen.
Löschung und Auslistung unterscheiden
Bei Suchmaschinen kann ein Anspruch darauf gerichtet sein, einen bestimmten Treffer bei einer namensbezogenen Suche nicht mehr anzuzeigen. Die zugrunde liegende Internetseite wird dadurch nicht zwingend entfernt. Ansprüche gegen Suchmaschinen und gegen den ursprünglichen Herausgeber betreffen unterschiedliche Verarbeitungen und können verschiedene Voraussetzungen haben. Gerade bei Berichterstattung sind Informationsinteressen und Persönlichkeitsrechte abzuwägen. Ein Löschungsantrag sollte deshalb erkennen lassen, welcher Inhalt, welche Fundstelle und welche konkrete Verarbeitung beanstandet werden. Allgemeine Unzufriedenheit mit einer Veröffentlichung genügt nicht in jedem Fall.
EuGH-Urteil zu offensichtlich falschen Informationen
Der Europäische Gerichtshof entschied am 8. Dezember 2022, C‑460/20, über Auslistungsbegehren gegenüber einer Suchmaschine. Werden relevante und hinreichende Nachweise für die offensichtliche Unrichtigkeit wesentlicher Informationen vorgelegt, kann eine Auslistung erforderlich sein. Ein vorheriges Urteil gegen den Herausgeber ist dafür nicht stets notwendig. Die Entscheidung betrifft insbesondere überprüfbare Tatsachen und die dazu vorzulegenden Belege. Sie erlaubt nicht, jede kritische Meinung mit der bloßen Behauptung ihrer Unrichtigkeit entfernen zu lassen. Die Suchmaschine muss den Antrag anhand seiner konkreten Begründung bewerten.
Wie müssen Verantwortliche reagieren?
Anfragen sind grundsätzlich unverzüglich und spätestens innerhalb eines Monats zu beantworten; eine begründete Verlängerung kann zulässig sein. Wird eine Löschung abgelehnt, sind die maßgeblichen Gründe und weitere Rechtsschutzmöglichkeiten nach den gesetzlichen Vorgaben mitzuteilen. Bei Daten, die anderen Empfängern offengelegt wurden, können zusätzliche Mitteilungspflichten bestehen. Technische Schwierigkeiten entbinden nicht generell von einem Löschkonzept. Zugleich müssen Sicherungskopien und gesetzliche Aufbewahrung in die tatsächliche Umsetzung einbezogen werden, damit gelöschte Daten nicht ohne Prüfung wieder in aktive Systeme gelangen.
Welche Angaben helfen bei einem Antrag?
Betroffene sollten die Daten oder Veröffentlichungen möglichst konkret benennen und den Löschgrund erläutern. Bei falschen Tatsachen sind verlässliche Belege besonders hilfreich. Dokumentiert werden sollten Antrag, Eingang und Reaktion. Unternehmen benötigen eine Übersicht der betroffenen Systeme und dürfen eine Löschbestätigung erst nach entsprechender Prüfung abgeben. Bleibt der Anspruch streitig, können Datenschutzaufsicht und Gerichte eingeschaltet werden. Eine gezielte Prüfung verhindert sowohl unberechtigte Vorratsspeicherung als auch die vorschnelle Vernichtung von Unterlagen, die aus einem gesetzlichen Grund noch aufbewahrt werden müssen.