Wann sind Daten unrichtig?
Unrichtig sind personenbezogene Daten, wenn die gespeicherte Information mit der Wirklichkeit nicht übereinstimmt. Das kann ein falsches Geburtsdatum, eine überholte Anschrift oder eine fehlerhafte Zuordnung betreffen. Schwieriger sind Wertungen und Meinungen: Sie lassen sich nicht allein deshalb berichtigen, weil die betroffene Person sie ablehnt. Prüfen lässt sich aber, ob Tatsachengrundlage, Urheber, Zeitpunkt und Charakter als Bewertung korrekt wiedergegeben sind.
Berichtigung und Vervollständigung
Art. 16 DSGVO unterscheidet die Korrektur falscher Angaben von der Vervollständigung unvollständiger Daten. Eine ergänzende Erklärung kann angemessen sein, wenn eine isolierte Information ein sachlich verzerrtes Bild erzeugt. Der Anspruch dient jedoch nicht dazu, rechtmäßige Akten umzuschreiben oder missliebige Vorgänge zu löschen. Welche Ergänzung erforderlich ist, hängt vom Verarbeitungszweck ab: Für eine Lieferadresse gelten andere Anforderungen als für medizinische Dokumentation oder eine Bonitätsbewertung.
Antrag und Frist
Der Antrag ist formfrei möglich, sollte aber den Datensatz, die behauptete Unrichtigkeit und die richtige Angabe konkret benennen. Belege beschleunigen die Prüfung. Nach Art. 12 Absatz 3 DSGVO muss der Verantwortliche grundsätzlich innerhalb eines Monats reagieren; bei komplexen Anträgen ist eine begründete Verlängerung möglich. Bestehen Identitätszweifel, dürfen verhältnismäßige Zusatzinformationen verlangt werden. Eine pauschale Ablehnung ohne nachvollziehbare Begründung genügt nicht.
EuGH zur Berichtigung bei Prüfungsunterlagen
Der Europäische Gerichtshof entschied am 20. Dezember 2017, C-434/16 – Nowak, dass schriftliche Prüfungsantworten und Anmerkungen des Prüfers personenbezogene Daten sein können. Das Berichtigungsrecht erlaubt die Korrektur unrichtiger personenbezogener Angaben, aber nicht das nachträgliche Umschreiben falscher Prüfungsantworten. Die Entscheidung verdeutlicht: Ob eine Information richtig ist, muss nach ihrer Funktion und dem Zweck der Verarbeitung beurteilt werden.
Mitteilung an Empfänger
Wurden die betroffenen Daten offengelegt, muss der Verantwortliche die Berichtigung nach Art. 19 DSGVO grundsätzlich jedem Empfänger mitteilen, soweit dies nicht unmöglich oder unverhältnismäßig ist. Auf Wunsch ist die betroffene Person über die Empfänger zu informieren. In vernetzten Systemen reicht deshalb oft keine Änderung in einer einzelnen Benutzeroberfläche. Schnittstellen, Archive und konzerninterne Kopien sind in ein belastbares Korrekturverfahren einzubeziehen.
Ablehnung, Beschwerde und Klage
Lehnt der Verantwortliche ab oder reagiert nicht, kommen Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht und gerichtlicher Rechtsschutz in Betracht. Daneben können bei konkretem Schaden Ansprüche nach Art. 82 DSGVO bestehen; ein Verstoß allein führt nicht automatisch zu Geldersatz. Betroffene sollten Antrag, Versand, Antwort und die fortgesetzte Verwendung falscher Daten sichern. Eilrechtsschutz kann wichtig werden, wenn unmittelbar eine Kredit-, Leistungs- oder Zulassungsentscheidung bevorsteht.
Abgrenzung zu Löschung und Einschränkung
Berichtigung ersetzt nicht das Recht auf Löschung. Ist eine Information richtig, aber unzulässig gespeichert, sind Art. 17 oder Art. 18 DSGVO näherliegend. Während die Richtigkeit geprüft wird, kann eine Einschränkung der Verarbeitung verlangt werden. Verantwortliche sollten den ursprünglichen Datensatz nicht unkontrolliert überschreiben, sondern Änderungen revisionssicher dokumentieren. So bleiben Rechenschaftspflicht, Empfängerinformation und die spätere Nachvollziehbarkeit miteinander vereinbar. Maßgeblich bleibt stets der konkrete Verarbeitungszweck. Antrag, Datensatz, technische Umsetzung und Kommunikation sollten deshalb in einer nachvollziehbaren Zeitlinie dokumentiert werden. Nur so lässt sich beurteilen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen vorlagen, die Antwort vollständig war und Rechte anderer angemessen berücksichtigt wurden. Verantwortliche sollten außerdem festlegen, wer den Eingang bestätigt, Fachabteilungen einbindet, Fristen überwacht und die Entscheidung freigibt. Ein standardisierter Ablauf darf die Einzelfallprüfung nicht ersetzen. Abweichungen und offene Tatsachen müssen sichtbar bleiben, damit eine Aufsichtsbehörde oder ein Gericht die Entscheidung später nachvollziehen kann.