Warum alte Urlaubstage nicht automatisch verjährt sind
Die regelmäßige Verjährung beträgt nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch grundsätzlich drei Jahre. Für gesetzlichen Erholungsurlaub genügt jedoch nicht allein, dass das betreffende Urlaubsjahr lange zurückliegt und der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber kennt. Die Rechtsprechung berücksichtigt zusätzlich, ob der Arbeitgeber die tatsächliche Verwirklichung des Urlaubs ermöglicht hat. Unterlassene Hinweise können deshalb dazu führen, dass sich über mehrere Jahre Ansprüche ansammeln. Daraus folgt weder eine unbegrenzte Bestandsgarantie für jede Art von Urlaub noch eine automatische Auszahlung während eines laufenden Arbeitsverhältnisses.
Welche Mitwirkung den Fristbeginn beeinflusst
Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer grundsätzlich konkret über den vorhandenen Urlaub informieren, zur Inanspruchnahme auffordern und rechtzeitig auf einen möglichen Verlust hinweisen. Ein allgemeiner Verweis auf das Bundesurlaubsgesetz ersetzt diese individuellen Informationen nicht ohne Weiteres. Entscheidend ist, ob tatsächlich ausreichend Gelegenheit zur Urlaubnahme bestand. Wird eine ausreichende Mitwirkung nachgeholt, kann dies für den Lauf der Verjährung Bedeutung gewinnen. Die bloße Aufnahme einer Resturlaubszahl auf einer Abrechnung beantwortet noch nicht sämtliche Anforderungen an die erforderliche Aufklärung.
Verjährung und Verfall haben andere Folgen
Der Urlaubsverfall nach § 7 Absatz 3 BUrlG betrifft das Erlöschen des Anspruchs. Die Verjährung gibt dem Arbeitgeber grundsätzlich eine Einrede gegen die Durchsetzung eines fortbestehenden Anspruchs. Deshalb sind beide Fragen getrennt zu prüfen. Eine gerichtliche Auseinandersetzung darf nicht allein mit dem Hinweis beendet werden, ein Kalenderjahr sei abgelaufen. Ebenso wenig beweist das Ausbleiben eines Verfalls bereits, dass alle denkbaren Zeitgrenzen wirkungslos sind. Für Langzeiterkrankung und Elternzeit kommen zusätzliche rechtliche Besonderheiten hinzu.
Das Urteil zur regelmäßigen Verjährung
Das BAG entschied am 20. Dezember 2022 – 9 AZR 266/20, dass der gesetzliche Mindesturlaub zwar der Verjährung unterliegt. Der Fristbeginn setzt bei unionsrechtskonformer Auslegung aber zusätzlich voraus, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in die Lage versetzt hat, den Urlaub tatsächlich wahrzunehmen. Im entschiedenen Fall waren Hinweise und Aufforderungen unterblieben. Das Gericht ließ den Arbeitgeber deshalb nicht mit der pauschalen Berufung auf ältere Urlaubsjahre durchdringen. Die konkrete Entscheidung betraf einen später geltend gemachten Abgeltungsanspruch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Ein Beispiel zur zeitlichen Einordnung
Ein Mitarbeiter hat noch gesetzlichen Urlaub aus einem früheren Jahr, weil die erforderlichen Hinweise durchgehend fehlten. Bei einer späteren Bereinigung des Urlaubskontos kann der Arbeitgeber nicht allein vom Alter der Einträge auf Verjährung schließen. Es muss geklärt werden, welche Informationen in welchem Jahr zugegangen sind und ob Urlaub tatsächlich möglich war. Ein konkretes Enddatum lässt sich erst auf dieser Grundlage berechnen. Zusätzliche Arbeitsunfähigkeitszeiten können die rechtliche Bewertung verändern und dürfen in der zeitlichen Übersicht nicht fehlen.
Gesetzlicher Urlaub und Mehrurlaub
Über den gesetzlichen Mindesturlaub hinaus kann ein Arbeits- oder Tarifvertrag zusätzliche Urlaubstage vorsehen. Für diesen Mehrurlaub sind abweichende Regelungen möglich. Ob tatsächlich ein eigenständiges Fristenregime vereinbart wurde, ergibt sich aus der Auslegung der maßgeblichen Bestimmungen. Ohne hinreichende Trennung kann ein Gleichlauf mit dem gesetzlichen Urlaub anzunehmen sein. Es ist deshalb ungenau, jede Regel für zwanzig gesetzliche Tage einer Fünftagewoche automatisch auf alle zusätzlich gewährten Tage zu übertragen. Ebenso falsch wäre eine stets abweichende Behandlung sämtlicher zusätzlicher Tage.
Welche Unterlagen die Prüfung erleichtern
Hilfreich sind Urlaubskonten für jedes Jahr, Arbeits- und Tarifverträge, konkrete Hinweisnachrichten und Nachweise über deren Zugang. Bewilligte und genommene Tage müssen den jeweiligen Ansprüchen nachvollziehbar zugeordnet werden. Endet das Arbeitsverhältnis, entsteht für noch offenen Urlaub unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein Geldanspruch. Dessen Verjährung und mögliche Ausschlussfristen sind gesondert zu prüfen; die Regeln zum fortbestehenden Freistellungsanspruch lassen sich nicht ungeprüft übertragen. Deshalb ist zwischen dem Urlaubsbestand vor dem Austritt und der anschließenden Zahlungsforderung sauber zu unterscheiden.