Warum Elternzeit nicht automatisch kürzt
§ 17 Absatz 1 BEEG erlaubt dem Arbeitgeber, den Erholungsurlaub für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel zu kürzen. Das Gesetz formuliert eine Befugnis, keine zwangsläufig eintretende Verminderung. Ohne wirksame Ausübung dieses Rechts ist eine bloße rechnerische Streichung deshalb nicht ausreichend. Die Prüfung beginnt mit der Frage, ob überhaupt eine entsprechende Erklärung abgegeben und zugegangen ist. Erst danach geht es um die Zahl der vollen Monate und die Berechnung des konkret betroffenen Urlaubsanspruchs.
Welchen Inhalt die Erklärung haben muss
Aus der Erklärung muss hinreichend deutlich werden, dass der Arbeitgeber von der Kürzungsmöglichkeit Gebrauch machen will. Der rechtliche Inhalt zählt stärker als eine bestimmte Überschrift. Eine allgemeine Information über die Existenz des Gesetzes ist von der tatsächlichen Ausübung des Rechts zu unterscheiden. Auch eine Veränderung im Urlaubskonto lässt nicht stets eindeutig erkennen, was erklärt und wann die Mitteilung empfangen wurde. Bei einem Streit müssen deshalb Wortlaut, Begleitumstände und Zugang untersucht werden. Eine gesetzlich vorgeschriebene besondere Form ergibt sich aus § 17 BEEG dafür nicht.
Welche Monate und Personen betroffen sind
Gekürzt werden kann für volle Kalendermonate der Elternzeit. Beginnt oder endet die Elternzeit innerhalb eines Monats, folgt daraus nicht automatisch ein weiterer vollständiger Kürzungsmonat. Außerdem greift die gesetzliche Befugnis nicht, wenn während der Elternzeit bei demselben Arbeitgeber Teilzeit gearbeitet wird. Die konkrete Tätigkeit und ihr zeitlicher Umfang müssen deshalb erfasst werden. Das bloße Etikett Elternzeit beantwortet die Kürzungsfrage nicht abschließend. Ebenso ist zu prüfen, ob eine günstigere vertragliche oder tarifliche Regelung den Urlaub weitergehend schützt.
Was nach Beendigung nicht mehr möglich ist
Das BAG entschied am 19. Mai 2015 – 9 AZR 725/13, dass die Kürzungsregel einen noch bestehenden Erholungsurlaubsanspruch voraussetzt. Nach Ende des Arbeitsverhältnisses entsteht unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein Abgeltungsanspruch in Geld. Diesen kann der Arbeitgeber nicht erstmals durch eine nachträgliche Erklärung nach § 17 Absatz 1 BEEG vermindern. Im konkreten Fall wurde die Erklärung erst im späteren Zahlungsprozess abgegeben. Die Entscheidung macht den Zeitpunkt rechtlich erheblich; sie verbietet jedoch nicht jede wirksame Kürzung vor dem Ausscheiden.
Ein Beispiel für die zeitliche Grenze
Ein Arbeitsverhältnis endet zum Monatsende während einer laufenden Elternzeit. Erst zwei Wochen später teilt der Arbeitgeber mit, er kürze den Urlaub für die vergangenen vollen Elternzeitmonate. Waren zuvor keine wirksamen Kürzungserklärungen zugegangen, kann diese späte Mitteilung den bereits entstandenen gesetzlichen Abgeltungsanspruch nicht auf demselben Weg reduzieren. Ob und in welchem Umfang tatsächlich Geld geschuldet wird, hängt zusätzlich vom offenen Urlaubsbestand und anderen wirksamen Einwendungen ab. Das Beispiel ersetzt deshalb keine abschließende Berechnung sämtlicher Ansprüche aus mehreren Urlaubsjahren.
Resturlaub vor und nach der Elternzeit
Bereits vor der Elternzeit nicht genommener Urlaub unterliegt der besonderen Sicherung des § 17 Absatz 2 BEEG. Er ist nach der Elternzeit im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr zu gewähren. Eine Kürzungserklärung darf daher nicht undifferenziert sämtliche älteren Urlaubstage erfassen. Für eine saubere Prüfung werden Urlaub vor der Elternzeit, während der Elternzeit entstandene Ansprüche und bereits genommene Tage getrennt erfasst. Endet das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit oder wird es anschließend nicht fortgesetzt, ist außerdem die Abgeltungsregel des Absatzes 3 zu berücksichtigen.
Welche Dokumentation die Prüfung ermöglicht
Benötigt werden die Anmeldung und Bestätigung der Elternzeit, gegebenenfalls Teilzeitvereinbarungen, Urlaubskonten und sämtliche Kürzungsmitteilungen einschließlich Zugangsbelegen. Bei einer Zahlungsforderung sollten die offenen Tage nach Entstehungsjahr ausgewiesen werden. Die Wirksamkeit der Kürzung ist von der Berechnung und von möglichen Ausschlussfristen des Geldanspruchs zu unterscheiden. Arbeitgeber können eine fehlende Erklärung nicht durch nachträgliche Umbenennung einer Abrechnung ersetzen. Arbeitnehmer sollten umgekehrt nicht allein aus einer unklaren Formulierung auf einen sicheren Zahlungsanspruch schließen, solange der gesamte Schriftwechsel noch nicht ausgewertet ist.