Wie ein anteiliger Urlaubstag entsteht
Ein Rest von beispielsweise einem Vierteltag kann aus gesetzlichem Teilurlaub, einem unterjährigen Wechsel der Arbeitstage oder einer vertraglichen Rechenregel folgen. Zunächst muss feststehen, welche Berechnungsvorschrift überhaupt anwendbar ist. Ein mathematisch zutreffender Bruchteil beantwortet noch nicht, ob das Gesetz oder der Tarifvertrag eine Rundung anordnet. Die verbreitete Praxis, sämtliche Ergebnisse auf volle Tage abzurunden, hat keine allgemeine gesetzliche Grundlage. Auch eine reine Softwareeinstellung des Personalprogramms ersetzt keine Rechtsregel, nach der ein entstandener Anspruch entfallen dürfte.
Welche gesetzliche Aufrundung gilt
§ 5 Absatz 2 BUrlG ordnet für den gesetzlichen Teilurlaub die Aufrundung von Bruchteilen an, die mindestens einen halben Tag ergeben. Daraus folgt keine umgekehrte Anweisung, kleinere Anteile abzurunden. Ebenso wenig ist die Vorschrift ohne Prüfung auf jede sonstige Urlaubsberechnung übertragbar. Wer beispielsweise aufgrund einer besonderen vertraglichen oder tariflichen Regel rechnet, muss deren Anwendungsbereich berücksichtigen. Mindesturlaub und zusätzliche Urlaubstage können unterschiedlichen Regelungen unterliegen, soweit die Trennung wirksam ausgestaltet ist und das gesetzliche Mindestniveau gewahrt bleibt.
Warum ein Vierteltag erhalten bleiben kann
Besteht keine wirksame Rundungsvorschrift, verbleibt ein Bruchteil als solcher im Urlaubskonto. Dies hat das BAG im Urteil vom 23. Januar 2018 – 9 AZR 200/17 für einen Anspruch unterhalb eines halben Urlaubstags ausdrücklich hervorgehoben. Ein einzelner kleiner Rest kann daher wirtschaftlich relevant bleiben, besonders bei der Abgeltung am Ende des Arbeitsverhältnisses. Die Entscheidung rechtfertigt allerdings nicht, eine ausdrücklich anwendbare tarifliche Rundungsregel zu ignorieren. Sie verlangt zunächst eine Prüfung der gesamten rechtlichen Berechnungsgrundlage und ihrer konkreten Reichweite.
Beispiel einer transparenten Berechnung
Angenommen, eine rechtmäßig angewandte Berechnung ergibt noch 0,25 Urlaubstage und keine einschlägige Regel erlaubt eine abweichende Rundung. Dann darf der Arbeitgeber diesen Rest nicht allein wegen der ersten Dezimalstelle löschen. Bei einer täglichen Arbeitszeit von acht Stunden entspricht der Vierteltag rechnerisch zwei Stunden. Wie die Freistellung organisatorisch umgesetzt wird, ist davon zu unterscheiden. Das Beispiel setzt einen bereits feststehenden Bruchteilsanspruch voraus; es besagt nicht, dass jeder Urlaubswunsch auf beliebige Stunden verteilt werden müsste oder jede Entgeltberechnung allein nach Stunden erfolgen darf.
Was am Ende des Arbeitsverhältnisses geschieht
Kann ein bestehender Urlaubsrest wegen der Beendigung nicht mehr durch Freistellung erfüllt werden, kommt eine finanzielle Abgeltung nach § 7 Absatz 4 BUrlG in Betracht. Auch ein Bruchteil darf dabei nicht ohne rechtliche Grundlage unter den Tisch fallen. Die Höhe richtet sich nach den maßgeblichen Vergütungsregeln und der Zahl der abzugeltenden Tage. Wer mehrere Jahre geltend macht, sollte die Beträge und Urlaubstage für jedes Jahr gesondert ausweisen. Das erleichtert die Überprüfung von Erfüllung, Fristen und möglichen Gegenargumenten.
Tarifvertrag und Personalsoftware kontrollieren
Eine korrekte Prüfung vergleicht zunächst Arbeitsvertrag, einschlägigen Tarifvertrag und tatsächliche Berechnungsformel. Tarifliche Regelungen können ausdrückliche Rundungsanweisungen enthalten. Ob sie den konkreten Anspruch erfassen und mit höherrangigem Recht vereinbar sind, bleibt eine eigene Frage. Bei einer Auffälligkeit sollte die Personalabrechnung offenlegen, an welcher Stelle und nach welcher Regel gerundet wurde. Ein bloßer Ausdruck des Endstands reicht nicht immer. Sinnvoll ist eine Rechnung, die Ausgangsanspruch, Zeitanteile, Arbeitstage und Rundungsschritt getrennt erkennen lässt.
Häufige Fehler bei kleinen Restansprüchen
Fehler entstehen besonders durch vorschnelles Runden in einzelnen Zwischenschritten. Dadurch können mehrere kleine Restbeträge verschwinden, obwohl das Gesamtergebnis anders ausfällt. Unklar ist häufig auch, ob Urlaubstage oder Werktage als Ausgangsgröße verwendet werden. Eine Fünftagewoche darf nicht ungeprüft mit einer gesetzlichen Sechstagewoche vermischt werden. Bei streitiger Auszahlung sind schließlich wirksame Ausschlussfristen zu beachten. Der geringe Umfang eines Resttags verhindert nicht, dass eine Zahlungsforderung bei verspäteter Geltendmachung scheitern kann. Die tatsächliche Höhe sollte deshalb vor Fristablauf nachvollziehbar berechnet werden.