Welche Freistellung mit Sonderurlaub gemeint ist
Gemeint ist eine Vereinbarung, nach der die Hauptleistungspflichten zeitweilig ruhen: Der Arbeitnehmer arbeitet in diesem Zeitraum nicht und erhält dafür grundsätzlich kein Arbeitsentgelt. Das ist etwas anderes als regulärer bezahlter Erholungsurlaub. Auch eine krankheitsbedingte Verhinderung oder ein gesetzliches Beschäftigungsverbot darf nicht ohne Weiteres als unbezahlter Sonderurlaub behandelt werden. Entscheidend ist der rechtliche Grund der Freistellung, nicht allein der fehlende Arbeitseinsatz. Schon diese Einordnung kann darüber bestimmen, welche Tage bei der späteren Berechnung berücksichtigt werden müssen.
Warum die Arbeitstage für den Umfang zählen
Der gesetzliche Urlaub vermittelt eine bestimmte Dauer bezahlter Erholung von bestehender Arbeitspflicht. Wird die Zahl der Tage mit Arbeitspflicht durch vereinbarten unbezahlten Sonderurlaub verändert, wirkt dies auf die Berechnung des Urlaubsumfangs. Bei einem vollständig freigestellten Kalenderjahr besteht nach der Rechtsprechung mangels entsprechender Arbeitspflicht kein gesetzlicher Anspruch auf Erholungsurlaub. Bei einem nur zeitweisen Ruhen ist die Berechnung differenzierter. Es wäre deshalb ungenau, allein aus dem rechtlichen Fortbestand des Arbeitsverhältnisses stets auf einen unveränderten vollen Jahresumfang zu schließen.
Die maßgebliche Entscheidung des BAG
Mit Urteil vom 19. März 2019 – 9 AZR 315/17 änderte das BAG seine frühere Beurteilung bestimmter Berechnungsfragen. Es stellte auf die für das gesamte Urlaubsjahr maßgebliche Verteilung der Arbeitspflicht ab und berücksichtigte den vereinbarten unbezahlten Sonderurlaub. Für nur teilweise betroffene Jahre verlangte es eine Berechnung nach Zeitabschnitten. Wer mit älteren Urteilen arbeitet, muss diesen Rechtsprechungswechsel beachten. Die Entscheidung betrifft den gesetzlichen Urlaub; günstigere Zusagen oder tarifliche Regelungen müssen zusätzlich anhand ihres eigenen Wortlauts ausgewertet werden.
Wie ein unterjähriger Zeitraum eingeordnet wird
Eine Beschäftigte arbeitet zunächst regulär und vereinbart anschließend für mehrere Monate unbezahlten Sonderurlaub. Dann sind die Zeiträume mit und ohne Arbeitspflicht für die Urlaubsberechnung gesondert zu erfassen. Maßgeblich sind die tatsächliche vertragliche Verteilung und die einschlägige Berechnungsmethode. Eine Kürzung um beliebig geschätzte Monate genügt nicht. Ebenso wenig darf bereits ordnungsgemäß erfüllter Urlaub ungeprüft rückabgewickelt werden. Für ein belastbares Ergebnis müssen Ausgangsanspruch, betroffene Arbeitstage, Freistellungsvereinbarung und bereits genommener Urlaub in einer nachvollziehbaren Gesamtrechnung zusammengeführt werden.
Abgrenzung zu gesetzlichen Schutzzeiten
Für Elternzeit enthält § 17 BEEG ein besonderes Kürzungsrecht, dessen Ausübung eine Erklärung des Arbeitgebers voraussetzt. Mutterschutzrechtliche Ausfallzeiten haben ebenfalls einen eigenen gesetzlichen Schutz. Krankheit ist wiederum kein freiwilliger Verzicht auf die Arbeitspflicht. Diese unterschiedlichen Fallgruppen dürfen nicht mit dem Urteil zum vereinbarten unbezahlten Sonderurlaub gleichgesetzt werden. Auch bei einem Sabbatical kommt es auf die Gestaltung an: Eine Freistellungsphase aus angespartem Arbeitsentgelt kann rechtlich anders einzuordnen sein als ein vollständiges Ruhen ohne Entgeltanspruch. Die Bezeichnung allein entscheidet nicht.
Was eine Freistellungsvereinbarung erkennen lassen sollte
Für die spätere Abrechnung sollten Beginn und Ende, Entgeltstatus und die Behandlung zusätzlicher vertraglicher Urlaubstage eindeutig festgehalten werden. Eine klare Dokumentation verhindert, dass eine bloße Dienstplanlücke später als vereinbarter Sonderurlaub ausgegeben wird. Ob ein Anspruch auf die gewünschte Freistellung besteht, ist eine weitere Frage und wird durch die Regeln zur Urlaubsberechnung nicht beantwortet. Ohne entsprechende Vereinbarung darf der Arbeitnehmer nicht eigenmächtig fernbleiben. Die rechtliche Zulässigkeit der Abwesenheit und deren Folgen für den Jahresurlaub sind getrennte Prüfungsschritte.
Wie eine fehlerhafte Urlaubsrechnung auffällt
Eine überprüfbare Abrechnung nennt zunächst den Jahresanspruch bei unveränderter Arbeitstageverteilung und legt anschließend die zeitabschnittsweise Anpassung offen. Dabei ist zwischen gesetzlichen Mindesttagen und ausdrücklich zugesagtem Mehrurlaub zu unterscheiden. Ungünstigere Regelungen dürfen den gesetzlichen Schutz nicht unterschreiten; günstigere Zusagen können dagegen weitergehen. Bei Differenzen helfen Kalender, Freistellungstext und Urlaubskonto mehr als ein pauschaler Softwareausdruck. Vor einer Auszahlung beim späteren Austritt muss zudem geprüft werden, welche Ansprüche tatsächlich noch bestehen und welche Fristen für den daraus entstehenden Zahlungsanspruch gelten.