Sächsische Kommunale Kassen- und Buchführungsverordnung

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Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Kassen- und Buchführung der Kommunen (Sächsische Kommunale Kassen- und Buchführungsverordnung – SächsKomKBVO) 1 Vom 26. Januar 2005 Rechtsbereinigt mit Stand vom 1. Januar 2018 Es wird verordnet aufgrund von 1. § 127 Abs. 1 Nr. 19 der Gemeindeordnung für den Freistaat Sachsen (SächGemO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 18. März 2003 (SächsGVBl. S. 55, 159), die durch Artikel 7 des Gesetzes vom 13. Dezember 2002 (SächsGVBl. S. 333, 351) geändert worden ist, 2. § 68 Abs. 1 Nr. 17 der Landkreisordnung für den Freistaat Sachsen (SächsLKrO) vom 19. Juli 1993 (SächsGVBl. S. 577), die zuletzt durch Artikel 9 des Gesetzes vom 5. Mai 2004 (SächsGVBl. S. 148, 153) geändert worden ist, und 3. § 79 Satz 2, § 5 Abs. 3 und § 47 Abs. 2 des Sächsischen Gesetzes über kommunale Zusammenarbeit (SächsKomZG) vom 19. August 1993 (SächsGVBl. S. 815, 1103), das zuletzt durch Artikel 26 des Gesetzes vom 5. Mai 2004 (SächsGVBl. S. 148, 159) geändert worden ist, in Verbindung mit § 127 Abs. 1 Nr. 19 Sächsischen Gemeindeordnung: Inhaltsübersicht2 Abschnitt 1 Aufgaben und Organisation der Gemeindekasse § 1 Aufgaben der Gemeindekasse § 2 Fremde Kassengeschäfte § 3 Zahlstellen § 4 Handvorschüsse, Einzahlungskassen und Zahlungen mit Hilfe von Automaten § 5 Einrichtung und Geschäftsgang der Gemeindekasse § 6 Automatisierte Verfahren Abschnitt 2 Kassenanordnungen § 7 Allgemeines § 8 Zahlungsanordnung § 9 Allgemeine Zahlungs- und Buchungsanordnung § 10 Ausnahmen vom Erfordernis der Zahlungsanordnung § 11 Sachliche und rechnerische Feststellung Abschnitt 3 Zahlungsverkehr § 12 Allgemeines § 13 Geldkarten, Debitkarten, Kreditkarten und Schecks § 14 Einzahlungsquittung § 15 Verfahren bei Stundung und zwangsweiser Einziehung § 16 Auszahlungen, Lastschrifteinzugsverfahren § 17 Auszahlungsnachweise Abschnitt 4 Verwaltung der Kassenmittel und Wertgegenstände § 18 Verwaltung der Kassenmittel § 19 Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln § 20 Verwahrung von Wertgegenständen § 21 Verwahrung von anderen Gegenständen Abschnitt 5 Buchführung, Belege und Aufbewahrung § 22 Grundsätze für die Buchführung § 23 Kontenrahmen § 24 Bücher § 25 Zeitbuch § 26 Buchungen im Zeitbuch § 27 Hauptbuch § 28 Buchungen im Hauptbuch § 29 Absetzungen von Einzahlungen und Auszahlungen sowie von Erträgen und Aufwendungen § 30 Tagesabschluss § 31 Zwischenabschluss § 32 Jahresabschluss § 33 Belege § 34 Aufbewahrung der Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Bücher, Belege und des Inventars Abschnitt 6 Besorgung von Kassengeschäften durch Stellen außerhalb der Gemeindeverwaltung § 35 Zahlungsverkehr durch Dritte § 36 Buchführung durch Dritte § 37 Gewährleistung der ordnungsgemäßen Besorgung durch andere Maßnahmen Abschnitt 7 Sonderkassen und Begriffsbestimmungen § 38 Sonderkassen § 39 Schriftform § 40 Begriffsbestimmungen § 41 Ersetzung von Begriffen § 42 (aufgehoben) § 43 (aufgehoben) Abschnitt 1 Aufgaben und Organisation der Gemeindekasse § 1 Aufgaben der Gemeindekasse (1) 1Zu den Kassengeschäften, die die Gemeindekasse nach § 86 Absatz 1 Satz 1 der Sächsischen Gemeindeordnung zu erledigen hat, gehören 1. die Annahme der Einzahlungen und die Leistung der Auszahlungen, 2. die Verwaltung der Kassenmittel, 3. die Verwahrung von Wertgegenständen und anderen Gegenständen und 4. die Buchführung einschließlich der Sammlung der Belege, soweit nicht eine andere Stelle innerhalb der Gemeindeverwaltung damit beauftragt ist. 2§ 87 Absatz 1 der Sächsischen Gemeindeordnung bleibt unberührt. (2) 1Kassengeschäfte, die mit Schulangelegenheiten zusammenhängen, die den Gemeinden als Schulträger obliegen, können anstelle der Gemeindekassen auch von den an diesen Schulen im Dienst des Freistaates Sachsen stehenden Beschäftigten im Sinne des § 40 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 des Sächsischen Schulgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 16. Juli 2004 (SächsGVBl. S. 298), das zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 26. April 2017 (SächsGVBl. S. 242) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, erledigt werden, wenn die ordnungsgemäße Ausführung und die Prüfung nach den für die Gemeinden geltenden Vorschriften gewährleistet sind. 2Die Entscheidung darüber obliegt dem Bürgermeister. (3) Der Gemeindekasse obliegen außerdem die Mahnung, Beitreibung und Einleitung der Zwangsvollstreckung (zwangsweise Einziehung), die Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und der Erlass von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und Nebenforderungen wie Zinsen und Nebenleistungen, soweit in anderen Vorschriften nichts anderes bestimmt oder nicht eine andere Stelle damit beauftragt ist. (4) Der Gemeindekasse können weitere Aufgaben übertragen werden, soweit Vorschriften der Gemeindeordnung für den Freistaat Sachsen und dieser Verordnung nicht entgegenstehen und die Erledigung der Aufgaben nach Absatz 1 nicht beeinträchtigt wird.3 § 2 Fremde Kassengeschäfte (1) 1Die Gemeindekasse darf Aufgaben nach § 1 Absatz 1 und 3 für andere (fremde Kassengeschäfte) nur erledigen, wenn dies durch Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes bestimmt oder durch den Bürgermeister angeordnet ist. 2Eine Anordnung ist nur zulässig, wenn dies im Interesse der Gemeinde liegt und gewährleistet ist, dass die fremden Kassengeschäfte bei der Prüfung der Gemeindekasse mitgeprüft werden können. (2) Die Vorschriften dieser Verordnung gelten für die Erledigung fremder Kassengeschäfte entsprechend, soweit nicht durch Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes etwas anderes bestimmt ist.4 § 3 Zahlstellen 1Zur Erledigung von Kassengeschäften können Zahlstellen als Teile der Gemeindekasse eingerichtet werden; ihnen können auch Aufgaben nach § 1 Absatz 3 und 4 übertragen werden. 2Der Bürgermeister regelt die Aufgaben der einzelnen Zahlstellen.5 § 4 Handvorschüsse, Einzahlungskassen und Zahlungen mit Hilfe von Automaten (1) 1Zur Leistung von geringfügigen Zahlungen oder als Wechselgeld können einzelnen Dienststellen oder einzelnen Beschäftigten Handvorschüsse in bar, mittels Geldkarte oder bargeldlos über ein Girokonto gewährt werden. 2Wenn kein anderer Zeitpunkt bestimmt wird, ist über die Handvorschüsse spätestens zum Jahresabschluss abzurechnen. 3Der Bürgermeister hat die erforderlichen Maßnahmen für eine ordnungsgemäße Verwaltung der Handvorschüsse zu treffen. (2) 1Für die Annahme von Zahlungen können Einzahlungskassen (Geldannahmestellen) errichtet werden. 2Für Einzahlungskassen gelten die Regelungen für Handvorschüsse sinngemäß. (3) Wenn Zahlungen mit Hilfe von Automaten angenommen oder geleistet werden, gelten die Absätze 1 und 2 entsprechend.6 § 5 Einrichtung und Geschäftsgang der Gemeindekasse (1) Die Gemeindekasse ist so einzurichten, dass 1. sie ihre Aufgaben ordnungsmäßig und wirtschaftlich erledigen kann, 2. für die Sicherheit der Beschäftigten gegen Überfälle angemessen gesorgt ist, 3. Datenverarbeitungseinrichtungen oder -systeme, Automaten für den Zahlungsverkehr und andere technische Hilfsmittel nicht unbefugt benutzt werden können und 4. die Zahlungsmittel, die zu verwahrenden Gegenstände, die Bücher, das Inventar und die Belege sicher aufbewahrt werden können. (2) Zahlungsverkehr und Buchführung sollen nicht von demselben Beschäftigten vorgenommen werden. (3) 1Ist die Gemeindekasse ständig mit mehr als einem Beschäftigten besetzt, sind Überweisungsaufträge, Abbuchungsaufträge und -vollmachten sowie Schecks von zwei Personen zu unterzeichnen. 2Beim Einsatz automatisierter Verfahren können die Unterschriften durch elektronische Signaturen ersetzt werden. (4) 1Sendungen, die an die Gemeindekasse gerichtet sind, sind ihr ungeöffnet zuzuleiten. 2Zahlungsmittel und Wertsendungen, die bei einer anderen Dienststelle der Gemeinde eingehen, sind unverzüglich an die Gemeindekasse weiterzuleiten.7 § 6 Automatisierte Verfahren (1) Werden für die Ermittlung von Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs, die Buchführung und die Aufbewahrung von Büchern, Inventar und Belegen automatisierte Verfahren eingesetzt, muss sichergestellt sein, dass 1. geeignete, gemäß § 87 Absatz 2 der Sächsischen Gemeindeordnung fachlich geprüfte und freigegebene Programme eingesetzt werden, 2. die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden, 3. jeweils bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen nachvollziehbar dokumentiert ist, wer zu welcher Zeit welche Daten eingegeben oder verändert hat, 4. in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann, 5. die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können, 6. die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen auch nach Änderung oder Ablösung der eingesetzten Programme und Verfahren verfügbar sind und jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können und bei beleglosen Verfahren verfügbar sind und maschinell auswertbar sind, 7. die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation der eingesetzten Programme und Verfahren bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen verfügbar bleiben, 8. Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden, 9. elektronische Signaturen mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sind und 10. der Tätigkeitsbereich „Administration von Informationssystemen und automatisierten Verfahren“, die fachliche Sachbearbeitung und die Erledigung von Kassenaufgaben gegeneinander abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt werden. (2) Der Bürgermeister regelt das Nähere über den Einsatz automatisierter Verfahren sowie deren Sicherung und Kontrolle.8 Abschnitt 2 Kassenanordnungen § 7 Allgemeines (1) 1Die Gemeindekasse darf, wenn in dieser Verordnung nichts anderes bestimmt ist, nur aufgrund einer schriftlichen oder auf elektronischem Wege übermittelten Anordnung (Kassenanordnung) 1. Einzahlungen annehmen oder Auszahlungen leisten und die damit verbundenen Buchungen vornehmen (Zahlungsanordnung: Annahmeanordnung oder Auszahlungsanordnung), 2. Buchungen vornehmen, die das Ergebnis in den Büchern ändern und sich nicht in Verbindung mit einer Zahlung ergeben (Buchungsanordnung), sowie 3. Gegenstände zur Verwahrung annehmen oder verwahrte Gegenstände ausliefern und die damit verbundenen Buchungen vornehmen (Einlieferungs- oder Auslieferungsanordnung). 2Eine Kassenanordnung, die in der Form nicht den Vorschriften des Abschnitts 2 entspricht, darf erst ausgeführt werden, wenn die anordnende Stelle sie berichtigt hat. 3Gibt der Inhalt einer Kassenanordnung zu Bedenken Anlass, darf diese nur ausgeführt werden, wenn die anordnende Stelle sie nach Beanstandung schriftlich aufrechterhält. (2) 1Der Bürgermeister regelt die Befugnis, Kassenanordnungen zu erteilen. 2Die Namen der Beschäftigten, die Anordnungen erteilen dürfen, sowie Form – wie Unterschrift oder elektronische Signatur – und Umfang der Anordnungsbefugnis sind der Gemeindekasse mitzuteilen. 3Wer nach § 11 die sachliche und rechnerische Feststellung trifft, soll nicht auch die Zahlungsanordnung erteilen. (3) Beschäftigte der Gemeindekasse sollen Kassenanordnungen weder vorbereiten noch erteilen.9 § 8 Zahlungsanordnung (1) 1Die Zahlungsanordnung muss enthalten: 1. den anzunehmenden oder auszuzahlenden Betrag; 2. den Grund der Zahlung; 3. den Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten; 4. den Fälligkeitstag; 5. den Buchungssatz, soweit erforderlich die Kostenstelle und das Haushaltsjahr; 6. die Bestätigung, dass die sachliche und rechnerische Feststellung nach § 11 vorliegt; 7. das Datum der Anordnung; 8. die Unterschrift des Anordnungsberechtigten. 2Die Bestätigung nach Satz 1 Nummer 6 entfällt, wenn die sachliche und rechnerische Feststellung mit der Zahlungsanordnung verbunden ist. 3Bei automatisierten Verfahren kann anstelle der Unterschrift des Anordnungsberechtigten nach Satz 1 Nummer 8 die elektronische Signatur eingesetzt werden. (2) Zahlungsanordnungen sind unverzüglich zu erteilen, sobald die Verpflichtung zur Leistung, der Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte, der Betrag und die Fälligkeit feststehen. (3) 1Auszahlungsanordnungen zu Lasten des Haushaltes dürfen nur erteilt werden, wenn die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen. 2Bei überplanmäßigen oder außerplanmäßigen Auszahlungen ist dies in der Auszahlungsanordnung zu vermerken.10 § 9 Allgemeine Zahlungs- und Buchungsanordnung (1) 1Eine allgemeine Zahlungsanordnung kann sich auf die Angaben nach § 8 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2, 5, 7 und 8 in Verbindung mit § 8 Absatz 1 Satz 3 beschränken. 2Sie ist zulässig für: 1. Einzahlungen, die dem Grunde nach häufig anfallen, ohne dass die Zahlungspflichtigen oder die Höhe vorher feststehen; 2. regelmäßig wiederkehrende Auszahlungen, für die der Zahlungsgrund und die Empfangsberechtigten, nicht aber die Höhe für die einzelnen Fälligkeitstermine feststehen; 3. geringfügige Auszahlungen, für die sofortige Barzahlung üblich ist; 4. Auszahlungen für Gebühren, Zinsen und ähnliche Kosten, die bei der Erledigung der Aufgaben der Gemeindekasse anfallen. (2) Der Bürgermeister kann für Einzahlungen, die nach Rechtsvorschriften oder nach allgemeinen Tarifen erhoben werden, eine allgemeine Zahlungsanordnung zulassen, wenn gewährleistet ist, dass die Gemeindekasse rechtzeitig vor den Fälligkeitstagen die Unterlagen über die anzunehmenden Beträge erhält. (3) Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 und 2 gilt für allgemeine Buchungsanordnungen über Erträge und Aufwendungen, die das Ergebnis verändern, entsprechend.11 § 10 Ausnahmen vom Erfordernis der Zahlungsanordnung (1) 1Ist für die Gemeindekasse zu erkennen, dass sie empfangsberechtigt ist, hat sie Einzahlungen auch ohne Annahmeanordnung anzunehmen und zu buchen. 2Die Annahmeanordnung ist unverzüglich einzuholen. (2) Ohne Annahmeanordnung dürfen angenommen und gebucht werden: 1. Kassenmittel, die die Gemeindekasse von einer anderen Stelle für Auszahlungen für Rechnung dieser Stelle erhält; 2. Einzahlungen, die irrtümlich bei der Gemeindekasse eingezahlt und nach Absatz 3 Nummer 2 zurückgezahlt oder weitergeleitet werden; 3. Einzahlungen, die die Gemeindekasse nach § 1 Absatz 3 selbst festsetzt. (3) Ohne Auszahlungsanordnungen dürfen ausgezahlt und gebucht werden: 1. die an eine andere Stelle abzuführenden Mittel, die für deren Rechnung angenommen wurden; 2. irrtümlich eingezahlte Beträge, die an den Einzahler zurückgezahlt oder an den Empfangsberechtigten weitergeleitet werden.12 § 11 Sachliche und rechnerische Feststellung (1) 1Jeder Anspruch und jede Zahlungsverpflichtung sind auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen. 2Die Richtigkeit ist schriftlich oder in elektronischer Form zu bescheinigen (sachliche und rechnerische Feststellung). 3In den Fällen des § 10 Absatz 2 Nummer 1 und 2 sowie Absatz 3 entfällt eine sachliche und rechnerische Feststellung. (2) 1Bedarf es einer Zahlungsanordnung im Sinne des § 8, ist die sachliche und rechnerische Feststellung vor Erteilung der Anordnung zu treffen. 2Sonst ist die Feststellung nach Eingang oder Leistung der Zahlung unverzüglich nachzuholen; die anordnungsberechtigte Stelle hat in diesen Fällen der Gemeindekasse eine Bestätigung, dass die Feststellung vorliegt, als Beleg zu übermitteln. (3) 1Der Bürgermeister regelt die Befugnis für die sachliche und rechnerische Feststellung und deren Form. 2Er kann bei automatisierten Verfahren in Ausnahmefällen andere als die in Absatz 1 Satz 2 genannten Formen zulassen, wenn durch geeignete Kontrollen die ordnungsgemäße Erledigung gesichert wird. 3Beschäftigten der Gemeindekasse darf die Befugnis nur erteilt werden, wenn der Sachverhalt nur von ihnen beurteilt werden kann. (4) Ausnahmen von Absatz 1 Satz 2 sind der Rechtsaufsichtsbehörde und der überörtlichen Prüfungsbehörde im Sinne des § 108 der Sächsischen Gemeindeordnung anzuzeigen.13 Abschnitt 3 Zahlungsverkehr § 12 Allgemeines (1) Der Zahlungsverkehr ist nach Möglichkeit unbar abzuwickeln. (2) 1Zahlungsmittel dürfen nur in den Räumen der Gemeindekasse und nur von den damit beauftragten Beschäftigten angenommen oder ausgezahlt werden. 2Außerhalb dieser Räume dürfen Zahlungsmittel nur von hierfür vom Bürgermeister ermächtigten Personen oder mit Hilfe von Automaten angenommen oder ausgezahlt werden. (3) Die Gemeindekasse darf einem Beschäftigten der Gemeinde keine Zahlungsmittel zur Weitergabe an andere aushändigen, es sei denn, dass die Weitergabe der Zahlungsmittel zum Dienstauftrag des Beschäftigten gehört oder er die Zahlungsmittel als gesetzlicher Vertreter oder als Bevollmächtigter in Empfang nehmen kann. § 13 Geldkarten, Debitkarten, Kreditkarten und Schecks (1) 1Neben den gesetzlichen Zahlungsmitteln dürfen Einzahlungen mittels Geldkarten, Debitkarten, Kreditkarten oder Schecks angenommen werden. 2Der Bürgermeister regelt, welche Einzahlungen in Einzelfällen hiervon ausgenommen sind. (2) 1Auszahlungen sollen nicht mittels Debit- oder Kreditkarten geleistet werden. 2Der Bürgermeister kann in Einzelfällen die Verwendung von Debit- oder Kreditkarten zulassen. § 14 Einzahlungsquittung (1) 1Die Gemeindekasse hat über jede Einzahlung, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet wird und nicht den Gegenwert für verkaufte Wertzeichen, geldwerte Drucksachen und andere gegen Barzahlung zu festen Preisen abgegebene Gegenstände und Leistungen darstellt, dem Einzahler eine Quittung zu erteilen. 2Im Übrigen hat die Gemeindekasse nur auf Verlangen Quittungen zu erteilen; dabei ist der Zahlungsweg anzugeben. (2) 1Wird die Einzahlung durch Übergabe eines Schecks bewirkt, ist das in der Quittung anzugeben. 2In diesem Fall hat die Quittung den Vermerk „Eingang vorbehalten“ zu enthalten. (3) 1Der Bürgermeister regelt die Form der Quittung und die Befugnis zu ihrer Erteilung. 2Die Regelung muss den Erfordernissen eines sicheren Zahlungsverkehrs entsprechen. § 15 Verfahren bei Stundung und zwangsweiser Einziehung (1) 1Die zuständige Dienststelle soll, wenn die zwangsweise Einziehung eingeleitet ist, eine Stundung nur im Benehmen mit der Gemeindekasse erteilen. 2Im Übrigen hat sie Stundungen der Gemeindekasse unverzüglich schriftlich oder auf elektronischem Weg mitzuteilen. 3Die Gemeindekasse darf unbeschadet des § 1 Absatz 3 Stundungen nicht gewähren; der Bürgermeister kann sie ausnahmsweise damit beauftragen, wenn dies der Verwaltungsvereinfachung dient und eine ordnungsgemäße Erledigung gewährleistet ist. (2) 1Die Gemeindekasse hat Einzahlungen, die nicht rechtzeitig eingegangen sind, unverzüglich zwangsweise einzuziehen oder die zwangsweise Einziehung zu veranlassen. 2Sie kann von der zwangsweisen Einziehung zunächst absehen, wenn zu erkennen ist, dass 1. die Vollziehung des der Annahmeanordnung zugrunde liegenden Bescheides ausgesetzt wird oder 2. eine Stundung, Niederschlagung oder ein Erlass in Betracht kommt. 3Sie hat in diesen Fällen unverzüglich die Entscheidung der zuständigen Dienststelle herbeizuführen.14 § 16 Auszahlungen, Lastschrifteinzugsverfahren (1) 1Die Gemeindekasse hat die Auszahlungen zu den Fälligkeitstagen zu leisten. 2Sie soll Forderungen des Empfangsberechtigten gegen Forderungen der Gemeinde aufrechnen. (2) Auszahlungen für Rechnung einer anderen Stelle sollen nur insoweit geleistet werden, als Kassenmittel aus Einzahlungen für diese Stelle oder aus deren Beständen zur Verfügung stehen. (3) 1Die Gemeindekasse kann angewiesen werden, ein Kreditinstitut zu beauftragen oder einen Empfangsberechtigten zu ermächtigen, Forderungen bestimmter Art vom Konto der Gemeindekasse abzubuchen oder abbuchen zu lassen. 2Eine solche Anweisung darf nur erteilt werden, wenn 1. zu erwarten ist, dass der Empfangsberechtigte ordnungsgemäß mit der Gemeindekasse abrechnet, 2. die Forderungen des Empfangsberechtigten zeitlich und der Höhe nach abzuschätzen sind und 3. gewährleistet ist, dass das Kreditinstitut den abgebuchten Betrag dem Konto der Gemeindekasse wieder gutschreibt, wenn die Gemeinde in angemessener Frist der Abbuchung widerspricht.15 § 17 Auszahlungsnachweise (1) 1Die Gemeindekasse darf nur gegen Quittung bar auszahlen. 2Der Bürgermeister kann einen anderen Nachweis zulassen, wenn dem Empfänger die Ausstellung einer Quittung nicht möglich ist oder nicht zugemutet werden kann. (2) Bei unbaren Auszahlungen ist auf der Auszahlungsanordnung oder, falls eine solche nicht vorgeschrieben oder nach § 9 allgemein erteilt ist, auf der sachlichen und rechnerischen Feststellung nach § 11 oder auf einem besonderen Beleg anzugeben oder innerhalb des automatisierten Verfahrens zu dokumentieren, an welchem Tag und auf welchem Weg die Zahlung geleistet worden ist. Abschnitt 4 Verwaltung der Kassenmittel und Wertgegenstände § 18 Verwaltung der Kassenmittel (1) 1Die Gemeindekasse hat darauf zu achten, dass die für die Auszahlungen erforderlichen Kassenmittel rechtzeitig verfügbar sind. 2Der Bestand an Bargeld und die Guthaben auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten sind auf den für Zahlungen notwendigen Umfang zu beschränken. 3Vorübergehend nicht benötigte Kassenmittel sind so anzulegen, dass sie bei Bedarf verfügbar sind. (2) 1Der Bürgermeister regelt die Errichtung von Konten bei Kreditinstituten und die Bewirtschaftung des Kassenbestandes. 2Die anordnenden Stellen haben die Gemeindekasse unverzüglich zu unterrichten, wenn mit größeren Ein- oder Auszahlungen zu rechnen ist. (3) Muss der Kassenbestand vorübergehend durch Kassenkredite erhöht werden, hat die Gemeindekasse unverzüglich die Weisung des Bürgermeisters einzuholen. § 19 Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln (1) 1Zahlungsmittel und Vordrucke für Schecks sind sicher aufzubewahren und zu beförder