Beschluss des Präsidiums des Europäischen Parlaments vom 15. April 2013 über die Regeln zur Behandlung vertraulicher Informationen durch das Europäische Parlament

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chnungen verwendet oder angebracht werden, ist darauf zu achten, dass eine Verwechslung mit den Verschlusssachenkennzeichnungen für EU-Verschlussachen — RESTREINT UE/EU RESTRICTED, CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET, TRES SECRET UE/EU TOP SECRET — vermieden wird. 31. Für den Gebrauch von Sicherheitskennungen und Kennzeichnungen werden in den Behandlungsanweisungen, zusammen mit einer Liste der Sicherheitskennzeichnungen des Europäischen Parlaments, besondere Regeln festgelegt. E.1. Sicherheitskennungen 32. Sicherheitskennungen dürfen nur in Verbindung mit einer Verschlusssachenkennzeichnung verwendet werden; sie dürfen nicht separat auf Dokumenten angebracht werden. Auf EU-Verschlusssachen kann eine Sicherheitskennung angebracht werden, a) um die Geltungsdauer eines Geheimhaltungsgrades zu begrenzen (was bei Verschlusssachen eine automatische Herabstufung des Geheimhaltungsgrades oder Freigabe bedeutet), b) um die Verbreitung der betreffenden EU-Verschlusssache zu begrenzen, c) um über die mit dem Geheimhaltungsgrad verbundenen Vorschriften hinaus besondere Regelungen für den Umgang mit der Verschlusssache festzulegen. 33. Die zusätzlichen Einschränkungen, die für die Handhabung und Aufbewahrung von Dokumenten mit EU-Verschlusssachen gelten, sind für die Beteiligten mit einem zusätzlichen Aufwand verbunden. Um den Arbeitsauswand in diesem Zusammenhang zu minimieren, hat es sich bewährt, bei der Erstellung solcher Dokumente eine Frist oder ein Ereignis festzulegen, nach deren Ablauf bzw. dessen Eintreten die Einstufung automatisch ungültig wird und der Geheimhaltungsgrad der im Dokument enthaltenen Informationen herabgestuft oder aufgehoben wird. 34. Wenn ein Dokument sich auf einen konkreten Arbeitsbereich bezieht und seine Verbreitung begrenzt werden muss und/oder für den Umgang mit dem Dokument besondere Regelungen gelten, kann der Einstufung eine diesbezügliche Erklärung beigefügt werden, damit der betreffende Empfängerkreis leichter zu erkennen ist. E.2. Kennzeichnungen 35. Kennzeichnungen gelten nicht als Geheimhaltungseinstufung. Sie dienen lediglich als Hinweis auf konkrete Anweisungen für den Umgang mit einem Dokument und werden nicht dazu verwendet, den Inhalt des betreffenden Dokuments zu beschreiben. 36. Kennzeichnungen können separat auf Dokumenten angebracht oder in Verbindung mit einer Geheimhaltungseinstufung verwendet werden. 37. Grundsätzlich gilt, dass Kennzeichnungen bei Informationen angebracht werden, die dem Berufsgeheimnis gemäß Artikel 287 des EG-Vertrags und Artikel 17 des Beamtenstatuts unterliegen oder die aus rechtlichen Gründen durch das Parlament zu schützen sind, aber nicht als Verschlusssache behandelt werden müssen oder können. E.3. Gebrauch von Kennzeichnungen im Rahmen des Kommunikations- und Informationssystems 38. Die Vorschriften für den Gebrauch von Kennzeichnungen gelten auch im Rahmen des akkreditierten Informations- und Kommunikationssystems. 39. Die SAA legt für den Gebrauch von Kennzeichnungen im Rahmen des akkreditierten Informations- und Kommunikationssystems besondere Regeln fest. F. EMPFANG VON INFORMATIONEN 40. Im Parlament ist nur das Referat Verschlusssachen zum Empfang von Informationen berechtigt, die von Dritten als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET oder TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oder gleichwertig eingestuft wurden. 41. Bei Informationen, die als RESTREINT UE/EU RESTRICTED oder gleichwertig oder als sonstige vertrauliche Informationen eingestuft wurden, kann die Verantwortung für die Entgegennahme der Informationen von Dritten sowie für die Einhaltung der in diesem Sicherheitshinweis aufgeführten Grundsätze beim Referat Verschlusssachen oder aber bei dem zuständigen parlamentarischen Organ bzw. Amtsträger liegen. G. REGISTRIERUNG 42. Als Registrierung wird die Anwendung der Verfahren zur Aufzeichnung des Umlaufs vertraulicher Informationen, einschließlich ihrer Verbreitung, der Einsichtnahme in die vertraulichen Informationen und deren Vernichtung, bezeichnet. 43. Für die Zwecke dieses Sicherheitshinweises ist das „Dienstbuch“ das Register, in dem vor allem Datum und Uhrzeit des Zeitpunkts erfasst werden, zu dem a) die vertraulichen Informationen bei dem Sekretariat des betreffenden parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers oder gegebenenfalls beim Referat Verschlusssachen eingehen oder dieses Sekretariat bzw. Referat verlassen, b) eine sicherheitsüberprüfte Person auf die vertraulichen Informationen zugreift oder diese weiterleitet und c) die vertraulichen Informationen vernichtet werden. 44. Der Urheber der Verschlusssache ist im Zuge der Erstellung des Dokuments, das die Verschlusssache enthält, dafür verantwortlich, die erste Erklärung mit einer Kennzeichnung zu versehen. Diese Erklärung wird bei Erstellung des Dokuments dem Referat Verschlusssachen übermittelt. 45. Informationen, die als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET oder TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oder gleichwertig eingestuft werden, können beim Referat Verschlusssachen nur zu Sicherheitszwecken registriert werden. Informationen, die als RESTREINT UE/EU RESTRICTED oder gleichwertig eingestuft wurden, und von Dritten eingehende, als sonstige vertrauliche Informationen eingestufte Informationen werden aus verwaltungstechnischen Gründen bei der Dienststelle registriert, die für den offiziellen Empfang des Dokuments verantwortlich ist, das heißt entweder vom Referat Verschlusssachen oder von dem Sekretariat des betreffenden parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers. Im Parlament erstellte sonstige vertrauliche Informationen werden aus verwaltungstechnischen Gründen vom Urheber registriert. 46. Informationen, die als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET oder TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oder gleichwertig eingestuft wurden, werden insbesondere registriert a) bei der Erstellung, b) bei ihrem Eingang beim Referat Verschlusssachen oder beim Verlassen dieses Referats und c) bei ihrem Eingang im Kommunikations- und Informationssystem oder beim Verlassen dieses Systems. 47. Informationen, die als RESTREINT UE/EU RESTRICTED oder gleichwertig eingestuft wurden, werden insbesondere registriert a) bei der Erstellung, b) bei ihrem Eingang bei dem Sekretariat des betreffenden parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers oder beim Referat Verschlusssachen oder beim Verlassen dieses Sekretariats bzw. Referats und c) bei ihrem Eingang im Kommunikations- und Informationssystem oder beim Verlassen dieses Systems. 48. Die Registrierung vertraulicher Informationen kann in Papierform oder in elektronischen Dienstbüchern bzw. im Kommunikations- und Informationssystem erfolgen. 49. Für als RESTREINT UE/EU RESTRICTED oder gleichwertig eingestufte Informationen und sonstige vertrauliche Informationen sind mindestens die folgenden Angaben zu erfassen: a) Datum und Uhrzeit des Zeitpunkts, zu dem die Informationen bei dem Sekretariat des betreffenden parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers oder gegebenenfalls beim Referat Verschlusssachen eingehen oder zu dem sie dieses Sekretariat bzw. Referat verlassen, b) Titel des Dokuments, Geheimhaltungsgrad oder Kennzeichnung des Dokuments, Ablauf der Geheimhaltungsfrist bzw. der Geltungsdauer der Kennzeichnung des Dokuments sowie alle ihm zugewiesenen Nummern. 50. Für als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET oder TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oder gleichwertig eingestufte Informationen sind mindestens die folgenden Angaben zu erfassen: a) Datum und Uhrzeit des Zeitpunkts, zu dem die Informationen beim Referat Verschlusssachen eingehen bzw. dieses Referat verlassen, b) Titel des Dokuments, Geheimhaltungsgrad oder Kennzeichnung des Dokuments, alle ihm zugewiesenen Nummern sowie Ablauf der Geheimhaltungsfrist bzw. der Geltungsdauer der Kennzeichnung des Dokuments, c) Detailangaben zum Urheber, d) ein Vermerk über die Identität der Personen, denen Zugang zu dem Dokument gewährt wird, und die Zeitpunkte, zu denen von diesen Personen jeweils auf das Dokument zugegriffen wurde, e) ein Vermerk über etwaige Kopien oder Übersetzungen des Dokuments, f) Datum und Uhrzeit des Zeitpunkts, zu dem etwaige Kopien oder Übersetzungen des Dokuments das Referat Verschlusssachen verlassen oder dort wieder eintreffen, und Detailangaben dazu, an wen sie gesendet wurden und wer sie zurückgegeben hat, g) Datum und Uhrzeit des Zeitpunkts, zu dem das Dokument vernichtet wird, sowie — gemäß den Sicherheitsvorschriften des Parlaments für die Vernichtung von Dokumenten — die Person, die das Dokument vernichtet hat, und h) ein Vermerk über die Aufhebung oder Herabstufung des Geheimhaltungsgrades des Dokuments. 51. Die Dienstbücher erhalten eine angemessene Einstufung oder Kennzeichnung. Dienstbücher für Informationen, die als TRES SECRET UE/EU TOP SECRET oder gleichwertig eingestuft wurden, werden mit demselben Geheimhaltungsgrad registriert. 52. Verschlusssachen können registriert werden a) in einem einzigen Dienstbuch oder b) in gesonderten Dienstbüchern, in denen sie jeweils nach ihrem Geheimhaltungsgrad, aufgrund der Einstufung als eingehende oder ausgehende Informationen oder nach ihrem Herkunfts- oder Bestimmungsort erfasst werden. 53. Im Falle der elektronischen Erfassung im Rahmen eines Kommunikations- und Informationssystems (CIS) können die Registrierungsverfahren durch Prozesse im CIS selbst erfolgen, wobei diese Prozesse Vorgaben genügen müssen, die den vorstehend genannten Anforderungen gleichwertig sind. Sobald EU-Verschlusssachen das Kommunikations- und Informationssystem verlassen, findet das vorstehend beschriebene Registrierungsverfahren Anwendung. 54. Das Referat Verschlusssachen führt Aufzeichnungen über alle Verschlusssachen, die vom Parlament für Dritte freigegeben wurden, sowie über alle Verschlusssachen, die das Parlament von Dritten erhalten hat. 55. Sobald die Registrierung von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET oder TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oder gleichwertig eingestuften Informationen abgeschlossen ist, überprüft das Referat Verschlusssachen, ob der Empfänger im Besitz einer gültigen Sicherheitsermächtigung ist. Ist das der Fall, so wird der Empfänger vom Referat Verschlusssachen entsprechend unterrichtet. Verschlusssachen dürfen erst eingesehen werden, wenn das Dokument, in dem sie enthalten sind, registriert ist. H. VERBREITUNG 56. Der Urheber legt die erste Verteilungsliste für die von ihm erstellte EU-Verschlusssachen an. 57. Als RESTREINT UE/EU RESTRICTED eingestufte Informationen und sonstige vom Parlament erstellte vertrauliche Informationen werden vom Urheber gemäß den einschlägigen Behandlungsanweisungen und nach dem Grundsatz des berechtigten Informationsinteresses im Parlament verteilt. Bei Informationen, die als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET oder TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET eingestuft und vom Parlament im gesicherten Bereich erstellt wurden, ist die Verteilungsliste (sowie jegliche weiteren Anweisungen für die Verbreitung der Informationen) dem Referat Verschlusssachen vorzulegen, das für die Führung dieser Liste verantwortlich ist. 58. Vom Parlament erstellte EU-Verschlusssachen dürfen nur vom Referat Verschlusssachen und nach dem Grundsatz des berechtigten Informationsinteresses an Dritte weitergegeben werden. 59. Vertrauliche Informationen, die beim Referat Verschlusssachen oder bei dem parlamentarischen Organ bzw. Amtsträger eingehen, das bzw. der den betreffenden Antrag gestellt hat, werden nach den vom Urheber erhaltenen Anweisungen verteilt. I. BEHANDLUNG, AUFBEWAHRUNG UND EINSICHTNAHME 60. Für die Behandlung und Aufbewahrung vertraulicher Informationen und die Einsichtnahme in vertrauliche Informationen gelten Sicherheitshinweis 4 sowie die Behandlungsanweisungen. J. KOPIEREN, ÜBERSETZEN UND DOLMETSCHEN VON VERSCHLUSSSACHEN 61. Dokumente, die als TRES SECRET UE/EU TOP SECRET oder gleichwertig eingestufte Informationen enthalten, dürfen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Urhebers kopiert oder übersetzt werden. Dokumente, die als SECRET UE/EU SECRET oder gleichwertig oder als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder gleichwertig eingestufte Informationen enthalten, dürfen auf Anweisung des Besitzers kopiert oder übersetzt werden, sofern der Urheber dies nicht untersagt hat. 62. Jede Kopie eines Dokuments, das als TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE/EU SECRET oder CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder gleichwertig eingestufte Informationen enthält, muss zu Sicherheitszwecken registriert werden. 63. Die für das Verschlusssachen enthaltende Originaldokument geltenden Sicherheitsmaßnahmen finden auch auf Kopien und Übersetzungen dieses Dokuments Anwendung. 64. Vom Rat eingehende Dokumente sollten in allen Amtssprachen der Union eingehen. 65. Kopien und/oder Übersetzungen von Dokumenten, die Verschlusssachen enthalten, können vom Urheber oder vom Besitzer einer Kopie angefordert werden. Kopien von Dokumenten, die als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET oder TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oder gleichwertig eingestufte Informationen enthalten, dürfen nur innerhalb des gesicherten Bereichs und auf Kopiermaschinen angefertigt werden, die Teil eines akkreditierten Kommunikations- und Informationssystems sind. Kopien von Dokumenten, die als RESTREINT UE/EU RESTRICTED oder gleichwertig eingestufte Informationen oder sonstige vertrauliche Informationen enthalten, werden innerhalb der Räumlichkeiten des Parlaments mit einem akkreditierten Vervielfältigungsgerät angefertigt. 66. Kopien und Übersetzungen von Dokumenten oder von Teilen von Dokumentkopien, die vertrauliche Informationen enthalten, werden entsprechend gekennzeichnet, nummeriert und registriert. 67. Es werden grundsätzlich nur so viele Kopien angefertigt, wie unbedingt notwendig. Nach Ablauf des Zeitraums für die Einsichtnahme werden alle Kopien gemäß den Behandlungsanweisungen vernichtet. 68. Nur Dolmetscher und Übersetzer, bei denen es sich um Beamte des Parlaments handelt, dürfen Zugang zu Verschlusssachen haben. 69. Dolmetscher und Übersetzer, die Zugang zu Dokumenten mit Informationen haben, die als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET oder TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oder gleichwertig eingestuft wurden, müssen der entsprechenden Sicherheitsüberprüfung unterzogen worden sein. 70. Die Dolmetscher und Übersetzer, die Dokumente mit als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET oder TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oder gleichwertig eingestuften Informationen behandeln, müssen im gesicherten Bereich arbeiten. K. HERABSETZUNG ODER AUFHEBUNG DER EINSTUFUNG BZW. AUFHEBUNG DER KENNZEICHNUNG ALS VERTRAULICHE INFORMATION K.1. Allgemeine Grundsätze 71. Wenn eine Information nicht mehr gemäß der bisherigen Geheimhaltungsstufe oder überhaupt nicht mehr geschützt werden muss, wird die Einstufung als vertrauliche Information aufgehoben bzw. herabgesetzt oder die betreffende Kennzeichnung aufgehoben. 72. Die Entscheidung, die Einstufung von Informationen in vom Parlament erstellten Dokumenten herabzusetzen oder aufzuheben oder die betreffende Kennzeichnung aufzuheben, muss unter Umständen ad hoc getroffen werden — beispielsweise, wenn einem Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit oder eines anderen EU-Organs oder auf Initiative des Referats Verschlusssachen oder des parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers stattgegeben werden soll. 73. Gleichzeitig teilen die Urheber von EU-Verschlusssachen möglichst mit, ob die betreffende EU-Verschlusssache zu einem bestimmten Zeitpunkt oder im Anschluss an ein bestimmtes Ereignis herabgestuft oder freigegeben werden kann. Wenn eine solche Auskunft nicht erteilt werden kann, wird der Geheimhaltungsgrad der EU-Verschlusssache mindestens alle fünf Jahre durch den Urheber, das Referat Verschlusssachen oder das parlamentarische Organ bzw. den Amtsträger überprüft, das bzw. der Besitzer der Information ist. In jedem Fall kann die Einstufung der EU-Verschlusssache nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Urhebers herabgesetzt oder aufgehoben werden. 74. Wenn der Urheber von EU-Verschlusssachen hinsichtlich eines im Parlament erstellten Dokuments nicht festgestellt oder ermittelt werden kann, überprüft das Sicherheitsorgan den Geheimhaltungsgrad der entsprechenden EU-Verschlusssache gestützt auf einen entsprechenden Vorschlag des parlamentarischen Organs bzw. Amtsträgers, das bzw. der Besitzer der Information ist; das Organ bzw. der Amtsträger kann das Referat Verschlusssachen in dieser Sache konsultieren. 75. Das Referat Verschlusssachen oder das parlamentarische Organ bzw. der Amtsträger, das bzw. der Besitzer der Information ist, ist dafür verantwortlich, den oder die Empfänger über die Aufhebung oder Herabsetzung der Einstufung der Information in Kenntnis zu setzen, und der oder die betreffenden Empfänger sind ihrerseits dafür verantwortlich, etwaige weitere Empfänger darüber zu informieren, denen sie das Original oder eine Kopie des Dokuments zugeleitet haben. 76. Die Aufhebung oder Herabsetzung der Einstufung oder Aufhebung der Kennzeichnung von Informationen in einem Dokument wird aufgezeichnet. K.2. Freigabe 77. EU-Verschlusssachen können ganz oder in Teilen freigegeben werden. Sie können teilweise freigegeben werden, wenn der Schutz bei einem bestimmten Teil des Dokuments, das die Verschlusssache enthält, nicht länger für notwendig erachtet wird, während der Schutz in Bezug auf das übrige Dokument weiterhin als gerechtfertigt gilt. 78. Wenn im Zuge der Überprüfung einer EU-Verschlusssache, die in einem vom Parlament erstellten Dokument enthalten ist, entschieden wird, die Verschlusssache freizugeben, muss geklärt werden, ob das Dokument veröffentlicht werden kann oder ob es mit einer Verteilungskennzeichnung versehen werden soll (und also nicht veröffentlicht wird). 79. Wenn eine EU-Verschlusssache freigegeben wird, wird die Freigabe im Dienstbuch zusammen mit den folgenden Angaben erfasst: Datum der Freigabe, Name der Person, die die Freigabe beantragt hat, und der Person, die die Freigabe genehmigt hat, Nummer des freigegebenen Dokuments und dessen Endbestimmung. 80. Die alten Verschlusssachenkennzeichnungen auf dem freigegebenen Dokument und den Kopien dieses Dokuments werden durchgestrichen. Das Original und die Kopien des Dokuments werden entsprechend aufbewahrt. 81. Bei teilweiser Freigabe von Verschlusssachen ist der freigegebene Teil als Auszug anzulegen und entsprechend aufzubewahren. Die zuständige Dienststelle registriert a) das Datum der teilweisen Freigabe, b) den Namen der Person, die die Freigabe beantragt hat, und der Person, die die Freigabe genehmigt hat, und c) die Nummer des freigegebenen Auszugs. K.3. Herabstufung 82. Nach der Herabstufung einer Verschlusssache wird das diese Verschlusssache enthaltende Dokument in den Dienstbüchern für den alten wie auch den neuen Geheimhaltungsgrad registriert. Zu vermerken sind das Datum der Herabstufung sowie der Name der Person, die diese genehmigt hat. 83. Das Dokument, das die herabgestuften Informationen enthält, und alle Kopien dieses Dokuments werden nach dem neuen Geheimhaltungsgrad eingestuft und entsprechend aufbewahrt. L. VERNICHTUNG VERTRAULICHER INFORMATIONEN 84. Vertrauliche Informationen (als Papierfassung oder in elektronischer Form), die nicht mehr benötigt werden, sind gemäß den Behandlungsanweisungen und den einschlägigen Archivierungsvorschriften zu vernichten oder zu löschen. 85. Als TRES SECRET UE/EU TOP SECRET oder SECRET UE/EU SECRET oder gleichwertig eingestufte Informationen werden vom Referat Verschlusssachen vernichtet. Ihre Vernichtung erfolgt in Anwesenheit eines Zeugen, der mindestens der Sicherheitsüberprüfung unterzogen wurde, die dem für die vernichteten Informationen geltenden Geheimhaltungsgrad entspricht. 86. Als TRES SECRET UE/EU TOP SECRET oder gleichwertig eingestufte Informationen werden nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Urhebers vernichtet. 87. Als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET oder TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oder gleichwertig eingestufte Informationen werden auf Anweisung des Urhebers oder einer zuständigen Behörde vom Referat Verschlusssachen vernichtet und entsorgt. Die Dienstbücher und sonstigen Register werden entsprechend aktualisiert. Als RESTREINT UE/EU RESTRICTED oder gleichwertig eingestufte Informationen werden vom Referat Verschlusssachen oder von dem betreffenden parlamentarischen Organ bzw. Amtsträger vernichtet und entsorgt. 88. Der für die Vernichtung verantwortliche Beamte und die die Vernichtung bezeugende Person unterschreiben eine Vernichtungsbescheinigung, die im Referat Verschlusssachen abgelegt und archiviert wird. Das Referat Verschlusssachen bewahrt die Vernichtungsbescheinigungen bei als TRES SECRET UE/EU TOP SECRET oder gleichwertig eingestuften Informationen mindestens zehn Jahre lang und bei als SECRET UE/EU SECRET oder gleichwertig und CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder gleichwertig eingestuften Informationen mindestens fünf Jahre lang zusammen mit den Verteilungsunterlagen auf. 89. Dokumente, die Verschlusssachen enthalten, werden nach Verfahren vernichtet, die den einschlägigen EU-Normen oder gleichwertigen Normen entsprechen, damit einer vollständigen oder teilweisen Wiederherstellung vorgebeugt wird. 90. Die Vernichtung elektronischer Datenträger, die für Verschlusssachen verwendet wurden, erfolgt gemäß den entsprechenden Behandlungsanweisungen. 91. Die Vernichtung von Verschlusssachen wird in dem entsprechenden Dienstbuch zusammen mit den folgenden Angaben erfasst: a) Datum und Uhrzeit der Vernichtung, b) Name des für die Vernichtung zuständigen Beamten, c) Identifizierung des vernichteten Dokuments bzw. der vernichteten Kopien, d) ursprüngliche materielle Form der vernichteten EU-Verschlusssache, e) Art der Vernichtung und f) Ort der Vernichtung. M. ARCHIVIERUNG 92. Verschlusssachen, auch Übermittlungsvermerke oder Begleitschreiben, Anlagen, Empfangsbestätigungen und/oder andere Teile des Dossiers, sind sechs Monate nach der letzten Einsichtnahme oder spätestens ein Jahr, nachdem sie abgelegt wurden, in das gesicherte Archiv im gesicherten Bereich zu verbringen. Die Vorschriften, die für die Archivierung von Verschlusssachen im Einzelnen gelten, werden in den Behandlungsanweisungen festgelegt. 93. Für sonstige vertrauliche Informationen gelten unbeschadet etwaiger anderer Sonderbestimmungen für den Umgang mit diesen Informationen die allgemeinen Bestimmungen für die Verwaltung von Dokumenten. SICHERHEITSHINWEIS 3 DIE VERARBEITUNG VERTRAULICHER INFORMATIONEN DURCH AUTOMATISIERTE KOMMUNIKATIONS- UND INFORMATIONSSYSTEME A. INFORMATIONSSICHERUNG VON VERSCHLUSSSACHEN, DIE IN INFORMATIONSSYSTEMEN BEHANDELT WERDEN 1. Informationssicherung (Information Assurance, IA) im Bereich von Informationssystemen beinhaltet das Vertrauen darauf, dass die in diesen Systemen behandelten Verschlusssachen geschützt sind und dass diese Systeme unter der Kontrolle rechtmäßiger Nutzer jederzeit ordnungsgemäß funktionieren. Eine effektive Informationssicherung stellt ein angemessenes Niveau der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Beweisbarkeit und Authentizität sicher. Die Informationssicherung stützt sich auf einen Risikomanagementprozess. 2. Bei einem Kommunikations- und Informationssystem für die Behandlung von Verschlusssachen handelt es sich um ein System, das die Handhabung von Verschlusssachen in elektronischer Form ermöglicht. Zu einem solchen Informationssystem gehören sämtliche für seinen Betrieb benötigten Voraussetzungen, einschließlich der Infrastruktur, der Organisation, des Pe