Beschluss (EU) 2023/2463 der Kommission vom 3. November 2023 über die Veröffentlichung des Nutzerhandbuchs mit den Schritten, die zur Teilnahme am EU-System für Umweltmanagement und Umweltbetriebsprüfung (EMAS) gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates erforderlich sind (Bekannt gegeben unter Aktenzeichen C(2023) 720)

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gementsystem (46) ist der Teil des gesamten Managementsystems, der die Organisationsstruktur, Planungstätigkeiten, Verantwortlichkeiten, Verfahren, Prozesse und Mittel für die Festlegung, Durchführung, Verwirklichung, Überprüfung und Fortführung der Umweltpolitik und das Management der Umweltaspekte umfasst. Im Rahmen der Umweltprüfung (Schritt 1), insbesondere bei der Analyse der Umwelt und der Ermittlung bedeutender Umweltaspekte, wurden bereits eine Datenbank und ein Netzwerk zwischen Mitarbeitern und Management und damit zwei Eckpfeiler eines erfolgreichen Umweltmanagements geschaffen. Die Aufgabe besteht nun darin, ein funktionierendes Managementsystem mit spezifischen Strukturen und Verfahren einzurichten. Ziel ist, das Umweltmanagement in die entsprechenden Geschäftsprozesse zu integrieren. Die Anforderungen sind in Anhang II der EMAS-Verordnung beschrieben. Organisationen, die ISO 14001 anwenden, sollten bereits Anhang II Teil A der EMAS-Verordnung, der auch Teil von ISO 14001 ist, erfüllen. 4.1. Bestimmung von Ressourcen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnissen – Anhang II Nummern A.5.1, A.5.3 und A.7.1 der EMAS-Verordnung In der EMAS-Verordnung ist festgelegt, dass das Management der Organisation Führung und Verpflichtung in Bezug auf das Umweltmanagementsystem übernimmt. Daher ist eine aktive Zusammenarbeit und Unterstützung seitens der verschiedenen Führungsebenen der Organisation erforderlich. Nur so kann sichergestellt werden, dass die erforderlichen finanziellen, personellen und technischen Ressourcen zur Verfügung stehen. Die EMAS-Anforderungen sind in die Geschäftsprozesse und Umweltzielsetzungen im Zusammenhang mit der strategischen Ausrichtung der Organisation zu integrieren. Ressourcen, Rollen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse müssen bestimmt, dokumentiert und kommuniziert werden. Es werden alle relevanten Aufgaben beschrieben, die von allen am Umweltmanagement beteiligten Personen wahrgenommen werden. Dies kann durch Organigramme, Arbeitsplatzbeschreibungen, die Zuweisung spezifischer Aufgaben usw. erfolgen. Die Festlegung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnissen ist für folgende Positionen von besonderer Bedeutung: ✓ Unternehmerische und organisatorische Führung ✓ Betriebs- oder Standortverwaltung ✓ Divisions- und Abteilungsleitung ✓ Umweltmanagementbeauftragter ✓ EMAS-Team und interne Prüfer oder Umweltgutachter ✓ Mitarbeiter, die in Bereichen wie Produktion, Anlagenmanagement, Produktentwicklung, Beschaffung, Qualitätsmanagement, Arbeitssicherheit, IT und Überwachung Einfluss auf das Umweltmanagement haben ✓ externe Lieferanten, Diensteanbieter und Geschäftspartner. Die oberste Leitung der Organisation muss einen Umweltmanagementbeauftragten benennen, d. h. eine Person, die für das Umweltmanagementsystem letztlich verantwortlich ist. Als Managementbeauftragte hat sie sicherzustellen, dass alle Anforderungen an das Umweltmanagementsystem erfüllt sind, das System funktioniert und aktuell ist, und sie muss das Führungsteam der Organisation über das Funktionieren des Umweltmanagementsystems auf dem Laufenden halten. Der Beauftragte sollte über dessen Stärken und Schwächen sowie über erforderliche Verbesserungen Bericht erstatten und über Qualifikationen und Erfahrung in Umweltfragen, umweltrechtlichen Anforderungen und Management verfügen. Er sollte in der Lage sein, zu koordinieren und Arbeitsgruppen zu leiten. Soweit möglich und je nach Größe der Organisation sollten diese Kompetenzen „intern“ verfügbar sein. 4.2. Einführung eines Verfahrens zur Bestimmung der bindenden Verpflichtungen und zur Bewertung der Einhaltung – Anhang II Nummern A.6.1.3, B.4 und A.9.1.2 der EMAS-Verordnung Die Einhaltung der Vorschriften ist eine zentrale Anforderung der EMAS-Verordnung. Der Begriff „bindende Verpflichtungen“ kann Folgendes umfassen: Umweltanforderungen, die für eine Organisation auf der Grundlage von EU-, nationalen, regionalen oder lokalen Rechtsvorschriften gelten, sowie spezielle Genehmigungen, z. B. Umweltgenehmigungen; Umweltanforderungen, die von anderen Quellen herrühren, z. B. freiwilligen Verpflichtungen und Geschäftsvereinbarungen, sowie die Erfordernisse und Erwartungen interessierter Kreise, die die Organisation erfüllen will. Eine Organisation, die ihren bindenden Verpflichtungen nicht nachkommt, kann nicht im Rahmen von EMAS registriert werden. Nach EMAS müssen Organisationen für Folgendes Verfahren einrichten: ✓ Festlegung rechtlicher und sonstiger Anforderungen auf kontinuierlicher und aktueller Grundlage; ✓ Durchführung von Überprüfungen der Einhaltung der Vorschriften und Aufbewahrung einschlägiger Unterlagen. Diese Prozesse sind eng miteinander verknüpft, da Überprüfungen der Einhaltung von Vorschriften ohne ein gutes Verständnis der bindenden Verpflichtungen nicht wirkungsvoll sein können. Mit dem Verfahren zur Festlegung bindender Verpflichtungen ist sicherzustellen, dass Informationen über bindende Verpflichtungen dokumentiert, vollständig, aktuell und verständlich sind und den einschlägigen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Folgende Bestandteile sollen aufgenommen werden: ✓ Festlegung von Verantwortlichkeiten und Befugnissen; ✓ Sicherstellung von Ressourcen; ✓ Bestimmung der Häufigkeit der Maßnahmen und des Informationsflusses. Bei der Bewertung der Einhaltung werden alle festgelegten bindenden Verpflichtungen unter Berücksichtigung der spezifischen Bedingungen der Organisation berücksichtigt. Ein Beispiel ist der nachstehenden Tabelle 5 zu entnehmen. Ob Organisationen alle einschlägigen Umweltvorschriften einhalten, ist nicht immer einfach zu beurteilen. Frei zugängliche Rechtsdatenbanken, bezahlte Dienstleistungen, die Informationen über rechtliche Änderungen liefern, oder die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sind hilfreich. Es bestehen spezielle IT-Lösungen, die auf die Erfordernisse der Organisation zugeschnitten werden können, sodass stets ein Überblick über relevante Entwicklungen in Bezug auf die rechtlichen Anforderungen gegeben werden kann. Einige dieser Lösungen bieten über die reine Regulierungsverwaltung hinaus weiterentwickelte Inhalte, mit denen die damit verbundenen Aufgaben ermittelt, delegiert und kontrolliert werden können. Tabelle 5: Beispiel einer Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften Geltendes Umweltrecht Besondere Anforderungen an eine Organisation Stand der Einhaltung/Nachweis Erforderliche Maßnahmen Abfallrecht (nationales Recht) Genehmigung für die Lagerung von Abfällen erforderlich Nichteinhaltung von Vorschriften Genehmigung abgelaufen Beantragung einer neuen Genehmigung Einführung eines Verfahrens zur Gewährleistung einer rechtzeitigen Beantragung von Genehmigungen vor deren Ablauf Abfallrecht (nationales Recht) Die Abfalltrennung muss für mindestens 50 % der Abfälle erfolgen. Einhaltung Abfalltrennung erreicht 60 % des Abfalls Nicht zutreffend Luftemissionsrecht (nationales Recht) Emissionsgrenzwerte (NOx, SOx, Partikel usw.) Einhaltung Ergebnisse der Messungen unterhalb der Grenzwerte Nicht zutreffend Luftemissionsrecht (nationales Recht) Genehmigung des Heizkessels Einhaltung Genehmigung gültig bis 31.12.2023 Nicht zutreffend Lärmschutzrecht (nationales Recht) Lärmgrenzwert an der Nordgrenze (bewohntes Gebiet): 55 dB am Tag 45 dB in der Nacht Einhaltung Ergebnisse der Messungen unterhalb des zulässigen Grenzwerts Nicht zutreffend Wasserrecht (nationales Recht) Grundwasserentnahmegenehmigung Einhaltung Gültigkeit der Genehmigung für drei weitere Jahre Nicht zutreffend Gesetz über Treibhausgasemissionen (EU-Verordnung) Zugeteilte Treibhausgasgrenzwerte Einhaltung Jährliche Emissionen unterhalb des Grenzwerts Möglichkeit: Verkauf einiger Emissionsrechte möglich F-Gas-Rechtsvorschriften (EU-Verordnung) Verhinderung des Entweichens von F-Gasen in die Atmosphäre Nichteinhaltung von Vorschriften Dichtheitsprüfung nicht bestanden Für die Dichtheitsprüfung umzusetzender Zeitplan Gesetz über Herstellerverantwortung (nationales Recht) Das Recycling von Altpapierverpackungen muss für mindestens 85 % der in Verkehr gebrachten Verpackungen erfolgen. Einhaltung Das Recycling von in Verkehr gebrachten Papierverpackungen erreichte 2022 86 %. Nicht zutreffend Organisationen können zusätzlich zu den rechtlichen Anforderungen auch andere Umweltanforderungen berücksichtigen. Beispiele sind der nachstehenden Tabelle 6 zu entnehmen. Tabelle 6: Beispiel anderer Überprüfungen der Einhaltung der Umweltvorschriften Geltende Anforderungen Besondere Anforderungen Stand der Einhaltung/Nachweis Erforderliche Maßnahmen Verpflichtung zur Verbesserung der Luftqualität im Stadtgebiet, unterzeichnet von einem Unternehmen Umstellung des Brennstoffs von Kohle auf Erdgas bis Ende 2023 Nichteinhaltung von Vorschriften Aufgabe nicht abgeschlossen, aber technische Dokumentation erstellt und Finanzierung sichergestellt Unterrichtung der interessierten Kreise über die Verzögerung Fortsetzung gemäß Plan Vertrag mit dem Abfallentsorgungsunternehmen (Recycling) Holzabfälle – zulässiger Höchstgehalt an Nichtholzelementen 5 kg/Mg Einhaltung — Keine Forderungen des Auftragnehmers — Verbesserung der Abfallbehandlung auf Trennung von 100 % Papier/Karton – maximale Feuchtigkeit 15 % Einhaltung Keine Forderungen des Auftragnehmers — Nicht zutreffend Kunststoffe – von anderen Kunststoffen getrennte Polyurethanabfälle Einhaltung — Keine Forderungen des Auftragnehmers — Nicht zutreffend Umweltprogramm der Organisation als Reaktion auf Beschwerden von Nachbarn über Lärm und visuelle Auswirkungen festgelegt Schwerverkehr (Lkw) ist nachts nicht zulässig (22.00–06.00 Uhr) Nichteinhaltung von Vorschriften Aufgrund der vorübergehend höheren Marktnachfrage wurde der Schwertransport bei Bedarf zugelassen — Befragung der Nachbarn zu ihrer Lärmakzeptanz — Überprüfung auf Ausgleichsmaßnahmen Pflanzung von Bäumen zur Schaffung einer grünen Barriere an der nördlichen Grenze des Standorts Einhaltung Pflanzung von Bäumen abgeschlossen Gewährleistung einer angemessenen Instandhaltung Durch die Häufigkeit der Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften ist sicherzustellen, dass eine Organisation ihre Überprüfung der Einhaltung der Rechtsvorschriften und anderer Umweltanforderungen, einschließlich derjenigen, zu denen sich die Organisation selbst verpflichtet hat, regelmäßig aktualisieren kann. 4.3. Mitarbeiterbeteiligung, Kompetenz, Schulung und Bewusstsein – Anhang II Nummern A.7.2 und B.6 der EMAS-Verordnung Die aktive Einbeziehung der Mitarbeiter ist die Grundlage für ein erfolgreiches Umweltmanagementsystem. Die Umsetzung wird nur dann langfristig funktionieren, wenn das System und die damit verbundenen Maßnahmen von der Belegschaft gemeinsam konzipiert, verstanden und akzeptiert werden. Aus diesem Grund ist es hilfreich, ein System der Mitarbeiterbeteiligung frühzeitig und auf allen Ebenen unter Einbeziehung der Arbeitnehmervertreter einzuführen. Fortschritte bei der Umsetzung von EMAS sollten als gemeinsame Erfolge hervorgehoben werden. Es ist wichtig, alle Personen zu schulen, die Tätigkeiten ausüben, die bedeutende Umweltauswirkungen auf die Organisation haben. Dazu muss zunächst der Kompetenz- und Schulungsbedarf ermittelt und dann entsprechend angegangen werden. Die durchgeführten Maßnahmen sind zu dokumentieren. Schulungen und kontinuierliches Lernen werden besonders empfohlen oder sind bei Änderungen der internen Prozesse, der Weiterverfolgung von Unfällen oder Vorfällen, Änderungen der rechtlichen Anforderungen oder bei der Einstellung neuer Mitarbeiter sogar erforderlich. Die Organisation muss ein Verfahren einführen, verwirklichen und aufrechterhalten, um den Schulungsbedarf zu ermitteln, und alles Erforderliche tun, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter, die in das Umweltmanagementsystem eingebunden sind, über angemessene Kenntnisse in folgenden Bereichen verfügen: ✓ Umweltpolitik der Organisation; ✓ für die Organisation geltende rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen im Umweltbereich; ✓ für die Organisation insgesamt und für bestimmte Arbeitsfelder der Organisation aufgestellte Umweltzielsetzungen und -einzelziele; ✓ Umweltaspekte und ihre Auswirkungen und die Methodik für ihre Überwachung; ✓ ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Umweltmanagementsystems. Jede Person, die für die Organisation oder in ihrem Auftrag arbeitet, sollte sich ihrer Aufgabe im Rahmen von EMAS und seines Nutzens für die Umwelt bewusst sein. Die Organisation sollte für ihre Mitarbeiter Schulungen zur Sensibilisierung für Umweltfragen und Schulungen zu ihrem Umweltmanagementsystem durchführen oder zumindest die Teilnahme an solchen Schulungen ermöglichen. Abbildung 17: Flussdiagramm zu Schulungen im Rahmen des Umweltmanagementsystems Bei einigen EMAS-Clusterprojekten in Deutschland hat sich der personalisierte „Umweltausweis“, der über die EMAS-Easy-Toolbox bereitgestellt wird, in vielen, meist kleineren Unternehmen in der Praxis bewährt. Dadurch wird ein hohes Maß an Engagement und die Sensibilisierung jedes einzelnen Mitarbeiters für EMAS erreicht. Die Mitarbeiter, Lieferanten, Auftragnehmer usw. der Organisation sollten ein Bewusstsein für die mit ihren Tätigkeiten verbundenen bedeutenden Umweltaspekte und -auswirkungen entwickeln und dafür, wie sie durch ihre persönliche Leistung zu ihrer Verbesserung beitragen können. Dies setzt voraus, dass die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der einzelnen Personen sowie die Folgen einer Abweichung von den festgelegten Prozessen klar kommuniziert werden. Aktiv beteiligte Mitarbeiter sind eine treibende Kraft für kontinuierliche und erfolgreiche Umweltverbesserungen und tragen zu einer erfolgreichen Verankerung von EMAS in der Organisation bei. Die Mitarbeiter sollten daher insbesondere von der obersten Leitung, z. B. durch Kommunikationskampagnen oder Umfragen, ermutigt werden, sich aktiv zu beteiligen und einen Beitrag zu leisten, oder indem Umweltbelange regelmäßig in die Agenda von Management und Personal einbezogen werden. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass sich sowohl die oberste Leitung als auch die Mitarbeiter kontinuierlich über ihre Erwartungen und Erfordernisse oder Kritik und Wertschätzung austauschen. Die Beteiligung der Mitarbeiter im Rahmen von EMAS kann sich beispielsweise auf ein System für Mitarbeitervorschläge, Anreizprogramme, projektbezogene Gruppenarbeit, Umweltausschüsse oder das dauerhaft eingesetzte EMAS-Team stützen. Grundsätzlich ist es sinnvoll, die Mitarbeiter in allen Schritten aktiv einzubeziehen. So können sie beispielsweise an folgenden Tätigkeiten beteiligt sein (47): ✓ Ermittlung und Bewertung von Umweltaspekten; ✓ Festlegung und Überarbeitung von Vorgehensweisen und/oder Anweisungen; ✓ Vorschlagen von Umweltzielsetzungen und -einzelzielen; ✓ Teilnahme an einer internen Umweltbetriebsprüfung; ✓ Erstellung oder Aktualisierung der EMAS-Umwelterklärung. Die Kommission hat EMAS-Botschafter ernannt, auch vom Management, die dem Personal kurze persönliche Mitteilungen übermitteln und deutlich machen, wie sie ihre eigenen Umweltauswirkungen verringern. Die Sensibilisierung der Mitarbeiter wird durch ein Netz von EMAS-Korrespondenten aus allen Dienststellen, die an zentral organisierten Sensibilisierungskampagnen teilnehmen und als zentrale Anlaufstelle für Umweltinformationen und freiwillige Maßnahmen auf Dienststellenebene dienen, weiter gestärkt. Das Engagement der Bediensteten ist auch eine zentrale Dimension der Mitteilung der Kommission zur Ökologisierung der Kommission ( https://commission.europa.eu/about-european-commission/organisational-structure/people-first-modernising-european-commission/people-first-greening-european-commission_de ), in der als wichtigstes Ziel festgeschrieben ist, wie sie bis 2030 im Rahmen der täglichen Arbeit Klimaneutralität erreichen soll. Eine umfassende Mitarbeiterbefragung ist ein sehr nützliches Instrument in der Anfangsphase der EMAS-Einführung. Solche Befragungen haben häufig gezeigt, dass sie nützliche Rückmeldungen zur Verringerung der Umweltauswirkungen liefern können, die Teil des Umweltmanagementsystems und der Unternehmensidentität werden können. 4.4. Festlegung eines Verfahrens für die interne und externe Kommunikation – Anhang II Nummer A.7.4 der EMAS-Verordnung Offenheit, Transparenz und die Bereitstellung von Umweltinformationen sind wesentliche Merkmale von EMAS, die es von anderen bestehenden Umweltmanagementsystemen unterscheiden. Aus diesem Grund muss ein Verfahren für die interne und externe Kommunikation festgelegt, überwacht und erforderlichenfalls korrigiert werden. Es müssen bindende Verpflichtungen aufgenommen und spezifische Kommunikationskanäle, Zeitabstände und Themen festgelegt werden. Eine gute interne und externe Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und dem Management (Bottom-up) und umgekehrt (Top-down) ist von entscheidender Bedeutung. Mögliche Kanäle sind das Intranet, Broschüren, interne Veröffentlichungen, Newsletter, das betriebliche Vorschlagswesen, Sitzungen und Schwarze Bretter. Die Organisation erkennt die Notwendigkeit und den Wert der Kommunikation mit Interessenträgern an. EMAS-Organisationen sind daher verpflichtet, in einen Dialog mit der Öffentlichkeit zu treten und interessierte Kreise über die Umweltauswirkungen ihrer Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen zu informieren. Dazu gehört auch die Veröffentlichung und Verbreitung der EMAS-Umwelterklärung. Weitere Beispiele für externe Kommunikationsmöglichkeiten sind das Internet, eine Website, soziale Medien, Kampagnentage, Pressemitteilungen, Broschüren und die Verwendung des EMAS-Logos, wann immer dies zulässig und möglich ist. (48) Es ist wichtig, externe Untersuchungen und Beschwerden ernst zu nehmen und auf sie zu reagieren, indem feste Verfahren für die Behandlung von Beschwerden eingerichtet werden. Insbesondere in der sich rasch verändernden Branche der sozialen Medien ist kompetentes, rasches und professionelles Handeln von entscheidender Bedeutung, um das Image der Organisation zu schützen. 4.5. Dokumentation und Dokumentenlenkung – Anhang II Nummer A.7.5 der EMAS-Verordnung Eine angemessene Dokumentation dient der Gewährleistung des reibungslosen Funktionierens des Umweltmanagementsystems im täglichen Betrieb und des internen Informationsflusses. Auch sie unterliegt der Prüfung durch den Umweltgutachter. Einerseits erfüllt die Dokumentation die Anforderungen der EMAS-Verordnung. Andererseits entspricht sie den Erfordernissen und Bedingungen der Organisation in Bezug auf die zuverlässige Überwachung der Geschäftsprozesse und die Gewährleistung der Betriebskontinuität. Die Organisation sollte dokumentierte Informationen im notwendigen Umfang aufrechterhalten, um darauf vertrauen zu können, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt wurden. (49) ✓ Die Dokumentation über das Umweltmanagementsystem sollte Folgendes enthalten: ✓ Umfang des Umweltmanagementsystems ✓ Umweltprüfung ✓ Ergebnisse der Managementbewertung ✓ rechtliche Verpflichtungen ✓ bedeutende Umweltaspekte und -auswirkungen ✓ Chancen und Risiken ✓ Umweltpolitik ✓ Umweltzielsetzungen, -einzelziele (spezifische Ziele) und Maßnahmen ✓ Kompetenzen und Verantwortlichkeiten ✓ Kommunikation ✓ Schulungen ✓ Überwachung (ökologisch) relevanter Prozesse oder Tätigkeiten, insbesondere der für das Umweltmanagementsystem erforderlichen Funktionen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse, des Verfahrens der Programmsteuerung, der Betriebsprozesse und der Arbeitsanweisungen ✓ Bereitschaftsplanung und Maßnahmen für Notfallsituationen ✓ Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung ✓ Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen ✓ interne Prüfungen ✓ sonstige Maßnahmen, die die Organisation für notwendig erachtet hat, um die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems zu gewährleisten. Dokumente werden zur Regelung von Prozessen verwendet. Sie sind aufschlussreich und müssen daher nach bestimmten Verfahren gehandhabt, freigegeben und verwaltet werden. Aufzeichnungen werden zur Sicherung von Nachweisen verwendet. Es handelt sich um ökologisch relevante Datenerhebungen, Protokolle (Betriebstagebücher), Umweltberichte usw. Sie dienen als nachvollziehbare Dokumentation für die betreffenden Tätigkeiten und liefern Daten zur kontinuierlichen Verbesserung des Unternehmens. Die Organisation sollte dokumentierte Informationen so erstellen, pflegen und überwachen, dass ein geeignetes, angemessenes und wirksames Umweltmanagementsystem gewährleistet ist. Auf die Aufbewahrung von Aufzeichnungen ist besonderes Augenmerk zu legen. Zur Dokumentation des Umweltmanagementsystems kann ein breites Spektrum an Informationen verwendet werden. Daher ist es wichtig, eine klare Kennzeichnung (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer) und ein geeignetes Format (z. B. in Bezug auf Sprache, Softwareversion, Grafiken, elektronisch oder auf Papier) festzulegen und sicherzustellen, dass die Inhalte auf aktuelle, benutzerfreundliche und überprüfbare Weise vorgelegt werden. Um sicherzustellen, dass erforderlichenfalls Dokumente zur Verfügung stehen und vor Missbrauch oder Verlust geschützt sind, müssen die Antworten auf die nachstehenden Fragen bekannt sein. ✓ Wer sind die Empfänger? Welche Zugangsrechte sollten sie haben (lesen, bearbeiten)? ✓ Wo ist ein geeigneter Speicherort? ✓ Wie wird das Dokument verwendet? ✓ Wie wird die Speicherung langfristig gesichert (z. B. regelmäßige Back-ups)? ✓ Wie werden Aktualisierungen und Änderungen ermittelt? ✓ Welche Archivierung erfolgt, nachdem die Dokumente abgelaufen sind/ungültig werden? ✓ Es sollten Dokumente über Verfahren, in denen beschrieben ist, WIE, WANN und durch WEN diese erfolgen, geführt werden. Der Umgang mit externen Dokumenten und deren Verteilung sollten ebenfalls sorgfältig gesteuert werden. Die Dokumente umfassen Rechtsvorschriften und Normen, Informationen von lokalen Behörden und öffentlichen Verwaltungen, Benutzerhandbücher für Ausrüstungen, Blattsammlungen zu Sicherheits- und Gesundheitsschutz sowie Kundenspezifikationen. Beispiele für Aufzeichnungen sind Dokumente, die Folgendes enthalten oder beschreiben: — Strom-, Wasser- und Rohstoffverbrauch — Abfallaufkommen (gefährliche und nicht gefährliche Abfälle) — Treibhausgasemissionen — Vorfälle, Unfälle und Beschwerden — rechtliche Anforderungen — Berichte über Umweltbetriebsprüfungen und Managementbewertungen — Inspektionsberichte — bedeutende Umweltaspekte — Nichtkonformitäten, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen —