Drei Voraussetzungen der wirksamen Vertretung
Der Vertreter muss grundsätzlich eine eigene Willenserklärung abgeben, erkennbar im fremden Namen handeln und innerhalb seiner Vertretungsmacht bleiben. Die fremde Person kann ausdrücklich genannt werden oder aus den Umständen erkennbar sein. Bleibt das Handeln im fremden Namen verborgen, wird grundsätzlich der Handelnde selbst Vertragspartner. Davon zu unterscheiden ist der Bote: Er übermittelt lediglich eine bereits feststehende fremde Erklärung. Diese Einordnung kann für Übermittlungsfehler, Geschäftsfähigkeit und die Frage wichtig werden, wessen Wissen oder Irrtum bei einem Geschäft zählt.
Woher die Vertretungsmacht stammt
Vertretungsmacht kann auf einer erteilten Vollmacht oder auf gesetzlichen Regelungen beruhen. Nach § 167 BGB kann eine Vollmacht grundsätzlich gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber dem späteren Geschäftspartner erklärt werden. Ihr Umfang richtet sich nach der konkreten Erklärung und deren Auslegung. Die Berechtigung, ein Angebot einzuholen, erlaubt deshalb nicht ohne Weiteres den Vertragsabschluss. Bei Unternehmen können zusätzlich besondere handelsrechtliche oder gesellschaftsrechtliche Regeln eingreifen. Interne Zuständigkeiten, eine Funktionsbezeichnung oder der Besitz von Geschäftspapieren ersetzen eine Prüfung des maßgeblichen Vertretungsumfangs nicht.
Was bei fehlender Vollmacht passiert
Schließt jemand ohne ausreichende Vertretungsmacht einen Vertrag im fremden Namen, hängt dessen Wirksamkeit für den Vertretenen grundsätzlich von der Genehmigung ab. Bis dahin ist der Vertrag nach § 177 BGB schwebend unwirksam. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann der andere Vertragsteil eine Erklärung über die Genehmigung verlangen. Wird diese verweigert, kommt eine persönliche Haftung des Handelnden nach § 179 BGB in Betracht. Ihr Umfang hängt unter anderem davon ab, ob der Vertreter die fehlende Vollmacht kannte und welches Wissen die Gegenseite hatte.
Rechtsprechung: Nutzung eines fremden Kontos
Im Urteil vom 11. Mai 2011 – VIII ZR 289/09 untersuchte der Bundesgerichtshof einen Vertragsschluss unter Nutzung eines fremden eBay-Mitgliedskontos. Für die Zurechnung rechtsgeschäftlicher Erklärungen zog er die Regeln über Stellvertretung und Rechtsschein entsprechend heran. Allein die nachlässige Sicherung der Zugangsdaten genügte nicht, um den Kontoinhaber vertraglich zu binden. Erforderlich waren weitergehende Zurechnungsvoraussetzungen, etwa Vollmacht, Genehmigung oder ein ausreichender Rechtsschein. Das Urteil betrifft die vertragliche Bindung; es bedeutet keine allgemeine Freistellung von jeder denkbaren Verantwortlichkeit für unsichere Zugangsdaten.
Rechtsschein braucht konkrete Tatsachen
Auch ohne ausdrücklich erteilte Vollmacht können eine Duldungs- oder Anscheinsvollmacht in Betracht kommen. Dafür reichen bloße Vermutungen des Geschäftspartners jedoch nicht aus. Bei einer Duldungsvollmacht ist insbesondere bedeutsam, ob der Vertretene das Auftreten kennt und geschehen lässt. Bei einer Anscheinsvollmacht sind unter anderem ein zurechenbarer, hinreichend verfestigter Anschein und schutzwürdiges Vertrauen zu untersuchen. Ob ein einzelner Vorgang genügt oder weitere Umstände erforderlich sind, lässt sich nicht allein aus einer E-Mail-Signatur oder einer verwendeten Firmenadresse ableiten.
Vertretungsverhältnisse früh dokumentieren
Vor einem wichtigen Abschluss sollten die genaue Vertragspartei, die handelnde Person und deren Befugnisse eindeutig feststehen. Lassen Sie Umfang und gegebenenfalls Grenzen einer Vollmacht nachvollziehbar dokumentieren. Bewahren Sie Vollmachtsunterlagen, Freigaben und den Schriftwechsel auf. Wer nur vorbereitend tätig sein soll, sollte diese Grenze gegenüber Beteiligten klar kommunizieren. Entsteht später Streit, helfen insbesondere Angaben darüber, welche Geschäfte zuvor geduldet wurden und worauf die andere Seite tatsächlich vertraute. Bei einer verweigerten Genehmigung sind Vertragsbindung und mögliche persönliche Vertreterhaftung getrennt zu bewerten.