Wie eindeutig muss die Zustimmung sein?
Der Empfänger muss erkennen können, dass das Angebot verbindlich akzeptiert wird. Das Wort Annahme ist nicht zwingend erforderlich. Formulierungen wie Auftrag bestätigt oder ein entsprechend eindeutiges Verhalten können ausreichen. Eine Erklärung ist jedoch stets im Gesamtzusammenhang auszulegen. Wer lediglich weitere Unterlagen anfordert oder einen Vertragsentwurf zur Prüfung zurücksendet, erklärt damit nicht automatisch sein Einverständnis. Auch ein interner Freigabevermerk wird grundsätzlich erst dann relevant, wenn daraus eine nach außen erkennbare Annahmeerklärung entsteht.
Welche Annahmefrist gilt?
Hat der Anbieter eine Frist bestimmt, ist grundsätzlich diese maßgeblich. Andernfalls gilt § 147 BGB. Ein unter Anwesenden gestellter Antrag kann regelmäßig nur sofort angenommen werden; dies erfasst auch unmittelbare Gespräche über technische Kommunikationsmittel. Bei Abwesenden kommt es auf die gewöhnlich zu erwartende Antwortzeit an. Umfang und Schwierigkeit des Geschäfts sowie die Übermittlungsart können dafür erheblich sein. Eine feste Zweiwochenfrist gilt nicht für sämtliche Verträge. Bei einer empfangsbedürftigen Annahme muss grundsätzlich auch der Zugang rechtzeitig erfolgen.
Ist eine geänderte Annahme noch eine Annahme?
§ 150 Absatz 2 BGB behandelt eine Zustimmung mit Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen grundsätzlich als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag. Das betrifft etwa eine Annahme nur bei verändertem Preis oder zusätzlicher Leistung. Der ursprüngliche Anbieter muss diesem Gegenangebot seinerseits zustimmen. Eine verspätete Annahme gilt nach § 150 Absatz 1 BGB ebenfalls grundsätzlich als neuer Antrag. Deshalb sollte bei Änderungen nicht allein die Überschrift Auftragsbestätigung betrachtet werden. Der tatsächliche Inhalt und mögliche spätere Durchführung sind entscheidend.
Rechtsprechung: Eine automatische E-Mail kann genügen
Im Urteil vom 26. Januar 2005 – VIII ZR 79/04 – legte der BGH eine automatisch versandte Nachricht, die die Bearbeitung des Auftrags durch die Versandabteilung mitteilte, als Annahmeerklärung aus. Der konkret formulierte Inhalt war maßgeblich. Eine automatische Nachricht ist somit nicht allein wegen ihrer technischen Erzeugung unverbindlich. Eine reine Eingangsbestätigung kann dagegen einen anderen Erklärungswert haben und muss gesondert geprüft werden.
Kann die Annahme durch Verhalten erfolgen?
Eine Annahme kann sich beispielsweise aus der vereinbarungsgemäßen Ausführung eines Auftrags ergeben. Dafür muss das Verhalten aus Sicht des anderen Teils den entsprechenden Bindungswillen erkennen lassen. Schweigen allein genügt grundsätzlich nicht. § 151 BGB kann unter seinen Voraussetzungen den Zugang der Annahmeerklärung entbehrlich machen; eine tatsächliche Annahme bleibt dennoch erforderlich. Daneben sind besondere gesetzliche Formvorschriften zu beachten. Eine mündliche oder konkludente Zustimmung kann einen formbedürftigen Vertrag nicht ohne Weiteres wirksam machen.
Welche Unterlagen sind im Streit wichtig?
Benötigt werden das vollständige Angebot, sämtliche Anlagen, die behauptete Annahme und ihre zeitliche Abfolge. Auch Lieferungen, Zahlungen und Arbeitsaufnahmen können zur Auslegung beitragen. Wer noch prüfen möchte, sollte dies klar formulieren und keine widersprüchliche Durchführung veranlassen. Wer einen Vertrag behauptet, muss den Vertragsschluss im Streitfall darlegen und gegebenenfalls beweisen. Eine spätere Rechnung ersetzt den Nachweis übereinstimmender Erklärungen nicht automatisch. Bei mehreren Fassungen sollte außerdem dokumentiert werden, welche Fassung zuletzt angeboten und welche tatsächlich angenommen wurde. Eine kurze schriftliche Zusammenfassung der vereinbarten Punkte kann spätere Beweisschwierigkeiten verringern. Sie sollte offene Fragen ausdrücklich benennen und bereits geänderte Bedingungen nicht versehentlich als unverändert bestätigt darstellen.