Wie wird gesetzliche Schriftform eingehalten?
Nach § 126 BGB ist grundsätzlich die eigenhändige Namensunterschrift erforderlich. Bei einem Vertrag müssen die Parteien regelmäßig dieselbe Urkunde unterzeichnen; das Gesetz erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen auch gleichlautende Gegenurkunden. Die Unterschrift muss die Erklärung räumlich abschließen und ihren Inhalt abdecken. Ein bloßer Briefkopf oder eine automatisch eingefügte Signatur erfüllt diese Funktion nicht. Änderungen nach einer Unterschrift können eine erneute formgerechte Erklärung erfordern, wenn sie wesentliche Teile des formbedürftigen Geschäfts betreffen.
Genügt eine digitale Unterschrift?
Die gesetzliche Schriftform kann grundsätzlich durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn das Gesetz dies nicht ausschließt. Dafür verlangt § 126a BGB insbesondere eine qualifizierte elektronische Signatur. Eine mit der Maus gezeichnete Unterschrift, ein eingefügtes Unterschriftsbild und viele einfache Signaturverfahren sind damit nicht gleichzusetzen. Bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen von Arbeitsverhältnissen schließt § 623 BGB die elektronische Form ausdrücklich aus. Entscheidend ist somit das rechtlich geeignete Verfahren, nicht allein das professionelle Aussehen einer signierten PDF-Datei.
Was bedeutet vertraglich vereinbarte Schriftform?
Eine Formklausel im Vertrag ist gesondert auszulegen. Für eine nur rechtsgeschäftlich vereinbarte Schriftform sieht § 127 BGB Erleichterungen vor, soweit kein anderer Wille anzunehmen ist. Dann kann beispielsweise eine telekommunikative Übermittlung genügen. Zusätzlich können die Regeln über Allgemeine Geschäftsbedingungen eingreifen. Eine pauschale Aussage, jede Vertragsklausel mit dem Wort schriftlich verlange stets ein unterschriebenes Original, wäre deshalb falsch. Maßgeblich sind Wortlaut, Zusammenhang und der Zweck der vereinbarten Form.
BAG-Urteil zur Befristung eines Arbeitsvertrags
Das Bundesarbeitsgericht entschied am 14. Dezember 2016, 7 AZR 797/14, über die Schriftform einer Befristungsabrede. Die formgerechten Erklärungen mussten vor Beginn des Arbeitsverhältnisses wirksam ausgetauscht sein. Eine erst später zugegangene, vom Arbeitgeber unterzeichnete Vertragsurkunde heilte den ursprünglichen Formmangel nicht rückwirkend. Die Entscheidung verdeutlicht den Unterschied zwischen dem Datum auf einem Dokument und dem tatsächlichen rechtzeitigen Zugang der erforderlichen Erklärung. Für Befristungen sind außerdem die jeweils einschlägigen Sonderregelungen zu beachten.
Welche Folgen hat ein Formfehler?
Ein Rechtsgeschäft, das eine gesetzlich vorgeschriebene Form nicht einhält, ist nach § 125 BGB grundsätzlich nichtig. Besondere Vorschriften können jedoch andere Folgen oder eine Heilung vorsehen. Bei einer unwirksamen Befristung kann beispielsweise ein unbefristetes Arbeitsverhältnis bestehen; daraus folgt nicht ohne Weiteres die Unwirksamkeit jeder arbeitsvertraglichen Regelung. Auch die Missachtung einer vereinbarten Form ist anhand der Vereinbarung und der gesetzlichen Zweifelsregel zu beurteilen. Formfragen dürfen deshalb nicht losgelöst vom betroffenen Vertragstyp geprüft werden.
Worin liegt der Unterschied zur Textform?
Textform verlangt grundsätzlich eine lesbare, einer Person zugeordnete Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger. Eine eigenhändige Unterschrift ist dafür nicht erforderlich. Notarielle Beurkundung und öffentliche Beglaubigung sind wiederum eigenständige Formen mit anderen Anforderungen. Diese Begriffe sind nicht austauschbar. Wer eine Kündigung, Bürgschaft oder sonstige wichtige Erklärung versendet, sollte deshalb die konkret vorgeschriebene Form feststellen. Eine besonders sichere Zustellung ersetzt keine fehlende Unterschrift; umgekehrt beweist eine korrekte Unterschrift noch keinen Zugang.
Wie lassen sich Formprobleme vermeiden?
Formanforderungen sollten vor der Unterzeichnung geprüft werden. Bei mehreren Beteiligten ist ausreichend Zeit für den vollständigen Austausch der Dokumente einzuplanen. Originale, Versandnachweise und Empfangsbestätigungen sollten aufbewahrt werden. Bei elektronischen Verfahren sind Signaturart und gesetzliche Zulässigkeit zu klären. Fristen hängen häufig zusätzlich vom Zugang ab. Eine unterschriebene Erklärung, die erst nach dem maßgeblichen Termin ankommt, kann deshalb trotz äußerlich ordnungsgemäßer Gestaltung rechtlich zu spät sein.