Der Zweck setzt den Maßstab
Ob Daten erforderlich sind, lässt sich nur im Verhältnis zu einem hinreichend bestimmten Zweck beurteilen. Für die Zustellung einer Bestellung können andere Angaben nötig sein als für eine allgemeine Produktanfrage. Eine möglichst große Datensammlung ist deshalb kein eigenständiger Rechtfertigungsgrund. Zu untersuchen ist, welche Informationen tatsächlich benötigt werden und ob weniger eingreifende Gestaltungen genügen. Der Grundsatz gilt nicht nur beim ersten Erheben. Auch Auswertung, Verknüpfung und weitere Nutzung müssen dem angemessenen und notwendigen Umfang entsprechen. Bereits vorhandene Daten dürfen nicht allein wegen ihrer technischen Verfügbarkeit beliebig eingesetzt werden.
Das Urteil zur personalisierten Werbung
Im Urteil vom 4. Oktober 2024 – C-446/21 behandelte der EuGH die Verarbeitung von Nutzerdaten durch ein soziales Netzwerk. Die dazu veröffentlichte Gerichtsmitteilung erläutert, dass nicht sämtliche innerhalb und außerhalb der Plattform erhobenen Daten zeitlich unbegrenzt und ohne Unterscheidung nach ihrer Art für zielgerichtete Werbung aggregiert und analysiert werden dürfen. Diese Aussage betrifft die konkrete Reichweite der Datennutzung. Eine vorhandene Rechtsgrundlage beantwortet nicht automatisch jede Frage nach Umfang und Dauer. Der Grundsatz der Datenminimierung bleibt als eigenständige Anforderung zu berücksichtigen.
Öffentliche Angaben sind kein allgemeiner Freibrief
Die Entscheidung betraf außerdem öffentlich mitgeteilte Angaben zur sexuellen Orientierung. Eine solche Äußerung erlaubt nicht allein deshalb die Verarbeitung sämtlicher anderer Informationen über diesen sensiblen Lebensbereich. Der konkrete veröffentlichte Inhalt und weitere außerhalb erhobene Daten sind zu unterscheiden. Auch offensichtlich öffentlich gemachte Daten bleiben den einschlägigen DSGVO-Anforderungen unterworfen. Für Unternehmen bedeutet dies, dass eine öffentliche Quelle die weitere Prüfung nicht ersetzt. Für Betroffene zeigt es, dass eine einzelne offene Äußerung nicht automatisch jede denkbare Profilbildung aus unterschiedlichen Datenbeständen rechtfertigt.
Ein Beispiel unnötiger Formularfelder
Ein Anbieter verlangt für die Zusendung einer allgemeinen elektronischen Broschüre neben der E-Mail-Adresse zwingend Geburtsdatum, Privatanschrift und Angaben zum Familienstand. Für jedes Feld muss geprüft werden, ob und weshalb es für den konkreten Zweck benötigt wird. Ein abstraktes Interesse an genauerer Kundenkenntnis genügt nicht automatisch. Werden zusätzliche Daten freiwillig für einen gesonderten Zweck erhoben, bleiben Rechtsgrundlage und Transparenz ebenfalls zu prüfen. Das Beispiel enthält kein pauschales Verbot derselben Angaben bei jedem anderen Angebot. Entscheidend ist ihre Notwendigkeit für die jeweils tatsächlich beabsichtigte Verarbeitung.
Von Speicherbegrenzung und Zweckbindung unterscheiden
Datenminimierung betrifft insbesondere die notwendige Reichweite der Verarbeitung. Zweckbindung fragt, ob eine Verwendung mit dem festgelegten Zweck vereinbar ist. Speicherbegrenzung behandelt die erforderliche Dauer personenbezogener Speicherung. Diese Grundsätze hängen zusammen, sind aber nicht vollständig austauschbar. Eine sehr kurze Speicherung macht eine unnötig umfassende Erhebung nicht automatisch zulässig. Umgekehrt sind zunächst notwendige Daten nicht unbegrenzt weiter aufzubewahren, sobald der Zweck entfällt. Für eine geordnete Prüfung sollten Datenumfang, Verwendungszweck und Speicherdauer deshalb jeweils ausdrücklich beschrieben werden, statt alle Fragen mit einer einzigen allgemeinen Löschfrist zu beantworten.
Technische Voreinstellungen passend gestalten
Eine datensparsame Gestaltung kann unnötige Pflichtfelder vermeiden und Zugriffe auf die tatsächlich erforderlichen Informationen begrenzen. Welche Maßnahme genügt, richtet sich nach dem konkreten Ablauf. Anonymisierte Auswertungen können unter Umständen einen Zweck erfüllen, ohne jede Person dauerhaft identifizierbar zu halten. Eine bloße Pseudonymisierung beseitigt den Personenbezug dagegen nicht automatisch. Auch der Einsatz einer externen Analysesoftware nimmt dem Verantwortlichen die notwendige Prüfung nicht ab. Wichtig ist, welche Daten das System tatsächlich erhält und für welche Funktionen sie verwendet werden, nicht allein die Bezeichnung als technisch modern oder statistisch.
Die Notwendigkeit nachvollziehbar überprüfen
Für eine Bestandsprüfung werden Datenfelder, Empfänger, Auswertungen und die zugehörigen Zwecke gegenübergestellt. Unklare Sammelzwecke sollten konkretisiert werden, bevor auf eine angebliche Notwendigkeit verwiesen wird. Betroffene können eine Auskunft über ihre Daten verlangen und gegebenenfalls weitere Rechte prüfen. Nicht jede überflüssige Angabe begründet automatisch einen Zahlungsanspruch; dafür gelten zusätzliche Voraussetzungen. Der Grundsatz unterstützt zunächst die Begrenzung der Verarbeitung selbst.