Wer darf eine Versammlung einberufen?
Grundsätzlich wird die Versammlung durch die Geschäftsführer einberufen, § 49 GmbHG. Eine Einberufung ist auch geboten, wenn sie im Interesse der Gesellschaft erforderlich erscheint. Unter den Voraussetzungen des § 50 GmbHG können Gesellschafter mit dem erforderlichen Beteiligungsumfang eine Einberufung verlangen und gegebenenfalls selbst tätig werden. Satzungsregelungen sind zusätzlich zu prüfen. Nicht jede Person, die faktisch im Unternehmen maßgeblich ist, besitzt deshalb auch die formale Befugnis. Gerade nach einem Geschäftsführerwechsel oder im Gesellschafterstreit sollte die aktuelle Organstellung vor Versendung der Einladung verlässlich geklärt werden.
Welche Anforderungen gelten für die Einladung?
§ 51 GmbHG sieht grundsätzlich eingeschriebene Briefe und eine Frist von mindestens einer Woche vor. Die Satzung kann wirksame abweichende Regelungen enthalten. Für eine konkrete Berechnung sind deren Wortlaut, Versandweg und rechtliche Anforderungen an den zeitlichen Ablauf zu beachten. Ort, Zeit und Zweck sollten verständlich angekündigt werden. Die Tagesordnung muss eine sachgerechte Vorbereitung ermöglichen; überraschend weitreichende Beschlüsse unter einem unbestimmten Sammelpunkt sind riskant. An alle teilnahmeberechtigten Gesellschafter muss ordnungsgemäß eingeladen werden. Eine formell korrekte Einladung ist die Grundlage, ersetzt aber keine Prüfung der späteren Durchführung.
Sind Video- und Umlaufverfahren zulässig?
Nach § 48 GmbHG können Versammlungen auch telefonisch oder per Video stattfinden, wenn sämtliche Gesellschafter sich damit in Textform einverstanden erklären. Daneben ermöglicht das Gesetz unter seinen Voraussetzungen Entscheidungen ohne Versammlung, insbesondere bei entsprechendem Einverständnis aller Gesellschafter in Textform. Satzungsregelungen können weitere Gestaltungsmöglichkeiten eröffnen. Es ist wichtig, die Zustimmung zur Verfahrensart von der Zustimmung zum Beschlussinhalt zu unterscheiden. Technische Teilnahmeprobleme, fehlende Einverständnisse oder unklare Abstimmungsfristen sollten vorab gelöst werden. Die bloße Verfügbarkeit eines Videolinks macht eine streitige Versammlung noch nicht ordnungsgemäß.
Wie werden Abstimmungen vorbereitet und dokumentiert?
Vor der Abstimmung sind Teilnahmeberechtigung, Vertretungsvollmachten, Stimmgewicht und mögliche Stimmverbote zu prüfen. Für bestimmte Entscheidungen gelten besondere Mehrheiten oder Formvorschriften. Eine Satzungsänderung verlangt grundsätzlich notarielle Beurkundung des Beschlusses. Das Protokoll sollte Anträge, Stimmenverhältnisse, Beschlussergebnis und relevante Einwände eindeutig wiedergeben. Die Einpersonengesellschaft unterliegt einer ausdrücklichen gesetzlichen Pflicht zur unverzüglichen Niederschrift und Unterschrift. Auch bei mehreren Gesellschaftern erleichtert eine verlässliche Dokumentation die spätere Umsetzung und Beweisführung. Unklare Formulierungen können zu Streit darüber führen, ob überhaupt ein bestimmter Beschluss gefasst wurde.
Rechtsprechung: Registereintrag ersetzt keine Einberufungsbefugnis
Im Urteil vom 8. November 2016 – II ZR 304/15 – verneinte der BGH eine entsprechende Anwendung der aktienrechtlichen Einberufungsregel auf GmbH-Geschäftsführer. Ein wirksam abberufener Geschäftsführer gewinnt seine Einberufungsbefugnis nicht allein daraus zurück, dass er noch im Handelsregister eingetragen ist. Die Entscheidung macht die Bedeutung der tatsächlichen Organstellung deutlich. Bei einem Konflikt über die Abberufung müssen deshalb Beschlusslage und Wirksamkeit geklärt werden. Ein Blick in den Registerauszug allein kann zur Beurteilung der internen Einberufungsbefugnis unzureichend sein.
Was ist bei Fehlern oder Streit zu tun?
Einladungen, Zustellnachweise, Satzung und Protokolle sollten vollständig gesichert werden. Nicht jeder Fehler hat dieselben Folgen; Nichtigkeit und Anfechtbarkeit sind zu unterscheiden. Wer einen Beschluss angreifen möchte, muss mögliche gesellschaftsvertragliche und rechtsprechungsgeprägte Fristen zeitnah prüfen. Ein bloßer Protest an die Geschäftsführung ersetzt eine erforderliche gerichtliche Geltendmachung nicht automatisch. Für künftige Versammlungen helfen ein klarer Ablauf und rechtzeitig versandte Unterlagen. So können die Beteiligten über die Sache entscheiden, ohne vermeidbare Verfahrensfragen zum eigentlichen Streitgegenstand zu machen.