Amt, Auftrag und Verfügungsmacht
§ 2197 erlaubt die testamentarische Ernennung. Nach § 2203 hat der Vollstrecker die letztwilligen Verfügungen auszuführen; § 2205 umfasst Verwaltung und Verfügungen über Nachlassgegenstände mit Grenzen für unentgeltliche Verfügungen. Der konkrete Aufgabenumfang wird zuerst anhand der Urkunde bestimmt.
§ 2211 beschränkt die Verfügungsbefugnis des Erben über verwaltete Gegenstände. Ein Erbe bleibt deshalb zwar Erbe, kann aber nicht jede Nachlassverfügung eigenständig wirksam vornehmen. Fremde Registeranforderungen und Legitimationsnachweise sind daneben zu beachten.
Verzeichnis und Rechnungslegung
§ 2215 verlangt nach Amtsannahme unverzüglich ein datiertes und unterschriebenes Verzeichnis der verwalteten Gegenstände und bekannten Verbindlichkeiten. Auf Verlangen bestehen die dort geregelten Beteiligungs- und Aufnahmeformen. Das ist nicht dieselbe Pflicht wie das notarielle Verzeichnis gegenüber einem Pflichtteilsberechtigten nach Nachlassauskunft und notarielles Verzeichnis.
§ 2218 verweist auf auftragsrechtliche Informationspflichten und ermöglicht bei längerer Verwaltung jährlich Rechnungslegung. Einnahmen, Ausgaben und Vermögensbewegungen sollen sich deshalb zuordnen lassen. Die pauschale Aussage, alles sei gut angelegt, ersetzt keine nachvollziehbare Rechenschaft.
Ordnungsmäßige Verwaltung und Freigabe
§ 2216 verlangt ordnungsmäßige Verwaltung und Beachtung der Anordnungen. Für nachlassgefährdende Vorgaben sieht die Norm eine gerichtliche Aufhebungsmöglichkeit auf Antrag vor. Das erlaubt nicht, unangenehme Anordnungen ohne Verfahren nach eigenem Geschmack zu ignorieren.
Gegenstände, die der Vollstrecker offenbar nicht zur Aufgabenerfüllung benötigt, sind unter den Voraussetzungen des § 2217 auf Verlangen freizugeben. Bei einer Auseinandersetzung nach § 2204 sind die Erben vor Ausführung des Plans anzuhören. Anhörung und generelle Zustimmung zu jeder Verfügung sind unterschiedliche Anforderungen.
Haftung, Vergütung und Entlassung
§ 2219 knüpft Schadenersatz an schuldhafte Pflichtverletzung und verursachten Schaden. § 2220 schützt wesentliche Pflichten vor testamentarischer Befreiung. Eine Vergütung nach § 2221 muss angemessen sein, soweit der Erblasser nichts anderes bestimmt hat; eine beliebige Tabelle ersetzt nicht die konkrete Grundlage.
Eine Entlassung durch das Nachlassgericht nach § 2227 setzt auf Beteiligtenantrag einen wichtigen Grund voraus, etwa grobe Pflichtverletzung oder Unfähigkeit. Unzufriedenheit allein genügt nicht. Nach OLG Hamm, 15 W 242/07, Rn. 38–46, können auch erhebliche Informations- und Rechenschaftsverstöße oder tatsachengestütztes Misstrauen bedeutsam sein. Ein Verschulden ist für den wichtigen Grund nicht stets erforderlich; ausschlaggebend sind eine umfassende Würdigung des Erblasserwillens und der Gefährdung der Beteiligteninteressen.
Beteiligung am Entlassungsverfahren
Nach § 345 Abs. 4 FamFG ist der Testamentsvollstrecker bei seiner Entlassung als Beteiligter hinzuzuziehen. Weitere unmittelbar Betroffene können beziehungsweise auf Antrag müssen nach der dortigen Regel beteiligt werden. Ein Entlassungsantrag ist daher nicht bloß eine private Mitteilung, die das Amt sofort beendet.
§ 357 Abs. 2 FamFG ermöglicht bei glaubhaft gemachtem rechtlichem Interesse eine gerichtliche Ausfertigung einschlägiger Zeugnisse und Ernennungs-/Entlassungsbeschlüsse. Informationsrechte gegenüber dem Vollstrecker aus § 2218 BGB sind davon zu unterscheiden. Das Nachlassgericht übernimmt nicht durch jede Beteiligtenbeschwerde die laufende Verwaltung des Nachlasses.
Amtsdauer und vertragliche Niederlegungszusage
Vor der Entlassung ist festzustellen, ob das Amt wirksam begründet wurde und noch fortbesteht. Eine Vereinbarung mit dem Erben beendet das Amt nicht schon von selbst. OLG Hamm, 15 W 242/07, unterschied die mögliche vertragliche Pflicht zur Niederlegung von der gesetzlichen Amtsbeendigung und dem Entlassungsverfahren. Im entschiedenen Fall genügte es für die Annahme der Unfähigkeit nicht, dass eine zugesagte Beendigung trotz später geltend gemachter Schwierigkeiten ausgeblieben war. Die Sache wurde zur umfassenden Sachverhaltswürdigung zurückverwiesen.
Bei einer angeordneten Dauervollstreckung ist fehlende sofortige Abwicklung nicht automatisch pflichtwidrig. Eine streitige vertragliche Niederlegungspflicht wird gegebenenfalls vor dem Prozessgericht geltend gemacht. Das Entlassungsverfahren darf die erforderliche Gesamtbewertung der gesetzlichen und testamentarischen Amtsführung nicht durch einen pauschalen Hinweis auf die Vereinbarung ersetzen.
Vergütung und Interessenkonflikte konkret belegen
Die Angemessenheit richtet sich nach Aufgaben, Verantwortung, tatsächlicher Tätigkeit, Schwierigkeit, Dauer sowie eingesetzten besonderen Kenntnissen und Erfahrungen. OLG Köln, 22 U 186/87, Rn. 44–49, prüfte diese Umstände im Vergütungsprozess. Weder eine vom Vollstrecker selbst gewählte Berechnungsmethode noch die Auszahlung durch einen Mitvollstrecker legte die Angemessenheit verbindlich fest. Die historischen Stunden- und Prozentsätze dieses Einzelfalls sind kein heutiger gesetzlicher Tarif.
Bei mehreren beruflichen Funktionen müssen Tätigkeiten und Zahlungen zugeordnet werden. Das Kölner Urteil untersuchte gesonderte Beiratssitzungsvergütung, Vor- und Nacharbeiten, Fachberater und die Mitvollstreckung im konkreten Aufgabenbild. Daraus folgt keine generelle Erlaubnis zur Doppelvergütung oder zu beliebigen Insichgeschäften. Bekannte Rollen und Interessengegensätze werden offengelegt, tatsächliche Leistungen getrennt dokumentiert und gefährdende Eigeninteressen anhand ihrer Auswirkungen geprüft.
Entlassung, schuldhafte Haftung und vollständige Verwirkung der Vergütung haben unterschiedliche Voraussetzungen. OLG Köln, Rn. 118–120, verlangte für die dort geltend gemachte Verwirkung besonders schwere vorsätzliche oder grob fahrlässige Amtspflichtverstöße und verneinte sie im Einzelfall. Ein Streit oder eine vertretbare Abweichung vom Wunsch des Erben beseitigt daher nicht automatisch jeden Vergütungsanspruch.