Grundlagen zu einem Konzept zusammenführen
Anlage 10.1 HOAI beschreibt zunächst die Analyse der vorhandenen Grundlagen und die Abstimmung mit fachlich Beteiligten. Wünsche des Auftraggebers müssen mit tatsächlichen und rechtlichen Bedingungen zusammenpassen. Die Vorplanung soll deshalb nicht nur eine ansprechende Skizze liefern, sondern die maßgeblichen Zusammenhänge verständlich machen. Erkennbare Zielkonflikte sind anzusprechen. Dazu können etwa Flächenbedarf, Kosten und technische Umsetzbarkeit gehören. Die konkrete Bearbeitungstiefe muss zum Projekt passen, ohne dass schon sämtliche späteren Ausführungsdetails abschließend festgelegt werden müssen.
Varianten innerhalb vergleichbarer Anforderungen bewerten
Das Leistungsbild sieht das Untersuchen, Darstellen und Bewerten von Varianten nach gleichen Anforderungen vor. Dies ist von unbegrenzt vielen grundlegend neuen Nutzungswünschen zu unterscheiden. Ein sinnvoller Variantenvergleich braucht einen gemeinsamen Maßstab. Andernfalls werden Lösungen gegenübergestellt, die unterschiedliche Aufgaben erfüllen und wirtschaftlich kaum vergleichbar sind. Welche Varianten tatsächlich verlangt werden können, ergibt sich aus dem Vertrag und dem jeweiligen Planungsstand. Eine spätere neue Aufgabenstellung ist nicht allein wegen ihres frühen Projektzeitpunkts immer bereits von derselben Vorplanung umfasst.
Die Kostenschätzung unterstützt die Richtungsentscheidung
Auf der Stufe der Vorplanung entsteht regelmäßig eine überschlägige Kosteninformation. Nach § 2 Absatz 10 HOAI ist die Kostenschätzung eine vorläufige Grundlage für Finanzierungsüberlegungen. Sie unterscheidet sich von der Kostenberechnung auf Grundlage der Entwurfsplanung. Auch eine verbindliche Baukostenobergrenze ist eine andere Frage. Dennoch muss eine geschuldete Schätzung sachgerecht sein und den erkennbaren Rahmen berücksichtigen. Ihre Vorläufigkeit rechtfertigt nicht jede unbegründete Zahl. Für die Entscheidung sollten Leistungsstand und maßgebliche Annahmen nachvollziehbar bleiben.
Eine spätere Beauftragung umfasst nicht automatisch frühere Phasen
Der Bundesgerichtshof entschied am 6. Dezember 2007, VII ZR 157/06, dass notwendige frühere Entwicklungsschritte nicht allein deshalb zum Vertragsgegenstand werden, weil eine spätere Leistungsphase beauftragt wurde. Das betraf unter anderem Vor- und Entwurfsplanung im Verhältnis zur Genehmigungsplanung. Die tatsächliche Bearbeitung und ihre Vergütung müssen daher aus dem Auftrag ermittelt werden. Der Fall verdeutlicht den Unterschied zwischen technischem Zusammenhang und rechtlicher Beauftragung. Er schließt eine ausdrücklich oder sonst wirksam vereinbarte Übernahme früherer Leistungen nicht aus.
Beispiel zweier möglicher Gebäudekonzepte
Ein Bauherr möchte dieselbe Nutzfläche entweder durch Anbau oder interne Umgestaltung erreichen. In der Vorplanung können beide Ansätze hinsichtlich vereinbarter Anforderungen, wesentlicher Rahmenbedingungen und überschlägiger Kosten verglichen werden. Die Entscheidung bereitet die weitere Vertiefung vor. Sie bedeutet nicht automatisch, dass bereits alle tragenden Details, Anschlusskonstruktionen und Genehmigungsnachweise fertiggestellt sind. Ebenso darf eine bloß räumliche Skizze nicht als vollständiger Variantenvergleich ausgegeben werden, wenn vertraglich gerade eine nachvollziehbare Bewertung der wesentlichen Unterschiede geschuldet war.
Vorplanung und gesetzliche Zielfindung unterscheiden
§ 650p Absatz 2 BGB betrifft die anfängliche Klärung noch offener wesentlicher Planungs- und Überwachungsziele. Die dortige Planungsgrundlage mit Kosteneinschätzung und die HOAI-Vorplanung sind nicht automatisch vollständig deckungsgleich. Bereits vereinbarte Ziele können eine anschließende Vorplanung erfordern. Umgekehrt beantwortet die Benennung einer Leistungsphase nicht allein die Frage, ob ein besonderes Kündigungsrecht besteht. Auftrag und tatsächlicher Klärungsstand müssen daher gemeinsam betrachtet werden. Eine bloße zeitliche Reihenfolge ersetzt die rechtliche Einordnung der einzelnen Aufgaben nicht.
Ergebnis, offene Fragen und Freigaben dokumentieren
Die Vorplanungsergebnisse sollen zusammengefasst, erläutert und dokumentiert werden. Wichtig ist, welches Konzept weiterverfolgt wird und welche Voraussetzungen noch offen sind. Fachbeiträge und wesentliche Annahmen sollten nachvollziehbar bleiben. Dies erleichtert den Übergang zur Entwurfsplanung und verhindert spätere Missverständnisse über bereits getroffene Entscheidungen. Für die Vergütung kommen zusätzlich Auftrag und Honorarabrede hinzu. Eine belastbare Dokumentation verbindet somit das tatsächlich erarbeitete Konzept mit seinem vereinbarten Zweck, ohne es mit einer bereits fertigen Bauausführung gleichzusetzen.