Pflegebedarf und persönlicher Bezug
Die Freistellung setzt einen pflegebedürftigen nahen Angehörigen und grundsätzlich Pflege in häuslicher Umgebung voraus. Pflegebedürftigkeit ist durch die gesetzlich vorgesehene Bescheinigung nachzuweisen. Die bloße allgemeine familiäre Unterstützung ist nicht automatisch Pflegezeit im gesetzlichen Sinn. Für die Betreuung minderjähriger pflegebedürftiger Angehöriger und die Begleitung in der letzten Lebensphase enthält das Gesetz zusätzliche Regelungen. Diese besonderen Freistellungen haben eigene Voraussetzungen und dürfen nicht allein aufgrund des ähnlichen Betreuungszwecks gleichgesetzt werden.
Ankündigung mit Zeitraum und Umfang
Wer Pflegezeit beansprucht, muss sie grundsätzlich spätestens zehn Arbeitstage vor Beginn in Textform ankündigen. Dabei sind Zeitraum und Umfang der Freistellung zu erklären. Bei teilweiser Freistellung ist zusätzlich die gewünschte Verteilung der Arbeitszeit anzugeben. Für den Anschluss an eine Familienpflegezeit gelten besondere Regeln und Fristen. Eine unverbindliche Mitteilung, möglicherweise später Pflege übernehmen zu wollen, ist nicht stets dieselbe Erklärung. Der Zugang beim Arbeitgeber sollte für beide Seiten nachvollziehbar sein.
Teilweise Freistellung vereinbaren
Wird nur teilweise Freistellung beansprucht, müssen Arbeitgeber und Beschäftigte eine schriftliche Vereinbarung über Verringerung und Verteilung der Arbeitszeit treffen. Der Arbeitgeber hat den Wünschen zu entsprechen, soweit keine dringenden betrieblichen Gründe entgegenstehen. Ankündigung und Vereinbarung besitzen somit unterschiedliche Formvorgaben und Funktionen. Die geplante Arbeitszeit muss mit dem Pflegebedarf zusammenpassen. Unklare Absprachen über einzelne freie Tage können später Streit darüber auslösen, welcher rechtliche Freistellungstatbestand tatsächlich in Anspruch genommen wurde.
BAG zur einmaligen Gestaltungserklärung
Das BAG entschied am 15. November 2011, 9 AZR 348/10, dass die Pflegezeit durch ein einseitiges Gestaltungsrecht in Anspruch genommen wird. Nach der damaligen Entscheidung eröffnete die gesetzliche Regelung keine wiederholte neue Ausübung für denselben Angehörigen nach bereits verbrauchter Gestaltungserklärung. Offen blieb die Verteilung auf getrennte Abschnitte in einer einzigen Erklärung. Für heutige Planungen müssen zusätzlich die inzwischen erweiterten gesetzlichen Wechsel-, Verlängerungs- und Anschlussregeln berücksichtigt werden. Das alte Urteil ersetzt diese aktuelle Normprüfung nicht.
Beispiel einer späteren Verlängerung
Eine Beschäftigte kündigt zunächst zwei Monate Pflegezeit an. Später möchte sie die Freistellung verlängern. Nach § 4 kommt eine Verlängerung bis zur Höchstdauer mit Zustimmung des Arbeitgebers in Betracht. Unter besonderen gesetzlichen Voraussetzungen kann sie verlangt werden, wenn ein vorgesehener Wechsel der Pflegeperson aus wichtigem Grund scheitert. Das ist von einer völlig neuen, getrennten Inanspruchnahme zu unterscheiden. Eine kurze erste Erklärung sollte deshalb nicht ohne Blick auf den gesamten absehbaren Pflegeverlauf abgegeben werden.
Kleinere Arbeitgeber und andere Leistungen
Bei Arbeitgebern mit regelmäßig fünfzehn oder weniger Beschäftigten fehlt grundsätzlich der gesetzliche Freistellungsanspruch aus § 3 Absatz 1. Beschäftigte können jedoch eine Vereinbarung beantragen. Der Arbeitgeber muss innerhalb von vier Wochen antworten und eine Ablehnung begründen. Die Freistellung selbst ist außerdem von möglichen finanziellen Hilfen zu trennen. Ein Recht, der Arbeit fernzubleiben, bedeutet nicht automatisch unveränderte Entgeltzahlung. Welche Leistung den Einkommensausfall gegebenenfalls abfedert, richtet sich nach einer eigenen gesetzlichen Grundlage.
Dauer und Veränderungen beachten
Pflegezeit und Familienpflegezeit dürfen für denselben Angehörigen gemeinsam grundsätzlich vierundzwanzig Monate nicht überschreiten. Entfällt die Pflegebedürftigkeit oder wird häusliche Pflege unmöglich oder unzumutbar, gelten besondere Regeln für die Beendigung und Information des Arbeitgebers. Auch Urlaubskürzung bei vollständiger Freistellung ist gesondert geregelt. Eine verlässliche Planung verbindet Nachweis, eindeutige Erklärung, Arbeitszeitvereinbarung und realistischen Pflegezeitraum. Änderungen sollten frühzeitig mitgeteilt und nach der tatsächlich einschlägigen Regelung behandelt werden.