Brandenburgische Verordnung über die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die elektronische Aktenführung und zur befristeten Aktenführung in Papierform im Ordnungswidrigkeitenverfahren (Brandenburgische Bußgeldaktenführungsverordnung - BbgBußAktFV)

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Brandenburgische Verordnung über die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die elektronische Aktenführung und zur befristeten Aktenführung in Papierform im Ordnungswidrigkeitenverfahren (Brandenburgische Bußgeldaktenführungsverordnung - BbgBußAktFV) vom 29. Dezember 2025 (GVBl.II/25, [Nr. 105], S.1) geändert durch Verordnung vom 29. Dezember 2025 (GVBl.II/25, [Nr. 105], S.1) Hinweis: Abschnitt 2 der Brandenburgischen Verordnung über die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die elektronische Aktenführung und zur befristeten Nutzung der Aktenführung in Papierform im Ordnungswidrigkeitenverfahren vom 29. Dezember 2025 (GVBl. II Nr. 105) wird zum 31. Dezember 2026 aufgehoben. Auf Grund des § 110a Absatz 1 Satz 2 bis 4, Absatz 1d Satz 1 und 2 sowie Absatz 2 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in der Fassung der Bekanntmachung vom 19. Februar 1987 (BGBl. I S. 602), von denen Absatz 1 Satz 2 bis 4 durch Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 163) geändert, Absatz 1d Satz 1 und 2 durch Artikel 9 des Gesetzes vom 8. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 319) eingefügt und Absatz 2 durch Artikel 8 Nummer 13 des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208, 2216) neu gefasst worden ist, verordnet die Landes-regierung: Abschnitt 1 Technische und organisatorische Rahmenbedingungen für die elektronische Aktenführung § 1 Anwendungsbereich (1) Diese Verordnung ist anzuwenden auf elektronisch geführte Bußgeldakten der Verwaltungsbehörden, wenn diese als Bußgeldbehörden tätig sind. Bußgeldbehörde ist die für die Verfolgung und Ahndung von Ordnungswidrigkeiten zuständige Verwaltungsbehörde. (2) Absatz 1 gilt nicht für die Staatsanwaltschaften, Gerichte sowie Finanzämter. § 2 Struktur und Format elektronischer Akten; Repräsentat (1) In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden nach § 110b des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in Verbindung mit § 2 Absatz 1 der Bundes-bußgeldaktenführungsverordnung vom 8. Januar 2020 (BGBl. I S. 63) als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert. (2) Die nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; diese Dokumente bilden das Repräsentat. Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist oder unverhältnismäßigen Aufwand erfordert, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. An die Stelle von Signaturdateien müssen im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung treten. Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. (3) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die interne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch unterstützen. Bei der elektronischen Aktenführung sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der Bekanntmachung nach § 2 Absatz 3 in Verbindung mit § 6 der Bußgeldaktenübermittlungsverordnung zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen. (4) Als Bußgeldbehörden tätige Verwaltungsbehörden müssen Bußgeldakten mindestens nach Maßgabe der in den Absätzen 1 und 3 niedergelegten Grundsätze führen. Sie sollen die in Absatz 2 niedergelegten Grundsätze beachten. § 3 Bearbeitung der elektronischen Akte (1) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind. (2) Es ist sicherzustellen, dass in der elektronischen Akte alle Bearbeitungsvorgänge nachvollzogen werden können. Es muss nachvollziehbar sein, wer die Akte zu welchem Zeitpunkt in welchem Umfang bearbeitet hat. (3) Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Akte nur von der jeweils lese- und schreibberechtigten natürlichen Person eingesehen und bearbeitet werden kann. Dies gilt auch, wenn Lese- und Schreibrechte an der elektronischen Akte nur teilweise auf eine andere natürliche Person übergehen. § 4 Barrierefreiheit Für elektronische Akten und Verfahren zur elektronischen Aktenführung und -bearbeitung gelten die Anforderungen an die Barrierefreiheit des § 1 Absatz 1 und 2 sowie der §§ 2 und 3 der Brandenburgischen Barrierefreien Informa-tionstechnik-Verordnung vom 17. September 2019 (GVBl. II Nr. 75) in Verbindung mit § 9 Absatz 1 und 2 des Brandenburgischen Behindertengleichstellungsgesetzes vom 11. Februar 2013 (GVBl. I Nr. 5), das zuletzt durch Artikel 2 des Gesetzes vom 20. Juni 2024 (GVBl. I Nr. 25 S. 5) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung. Diese Anforderungen sollen bereits bei der Planung, der Entwicklung, der Ausschreibung und der Beschaffung beachtet werden. § 5 Ersatzmaßnahmen Im Fall anhaltender technischer Störungen beim Betrieb der elektronischen Aktenführung kann die aktenführende Bußgeldbehörde anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist. Abschnitt 2 Befristete Aktenführung in Papierform im Ordnungswidrigkeitenverfahren § 6 Befristete Aktenführung in Papierform (1) Die Akten der Bußgeldbehörden können bis zum 31. Dezember 2026 in Papierform angelegt werden. (2) Von anderer Stelle übermittelte elektronische Akten können bei den Bußgeldbehörden bis zum 31. Dezember 2026 in Papierform geführt oder weitergeführt werden.