Verordnung über den Schutz personenbezogener Daten in Schulen, Schulbehörden sowie nachgeordneten Einrichtungen des für Schule zuständigen Ministeriums im Land Brandenburg (Datenschutzverordnung Schulwesen - DSV)

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Verordnung über den Schutz personenbezogener Daten in Schulen, Schulbehörden sowie nachgeordneten Einrichtungen des für Schule zuständigen Ministeriums im Land Brandenburg (Datenschutzverordnung Schulwesen - DSV) vom 15. August 2012 (GVBl.II/12, [Nr. 72]) zuletzt geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 29. Januar 2026 (GVBl.I/26, [Nr. 1], S.10) Auf Grund des § 65 Absatz 11 des Brandenburgischen Schulgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 2. August 2002 (GVBl. I S. 78), der durch Artikel 1 Nummer 47 des Gesetzes vom 8. Januar 2007 (GVBl. I S. 2) geändert worden ist, sowie des § 65a Absatz 4 des Brandenburgischen Schulgesetzes, der durch Artikel 4 Nummer 2 des Gesetzes vom 30. November 2007 (GVBl. I S. 193) eingefügt worden ist, verordnet die Ministerin für Bildung, Jugend und Sport: Inhaltsübersicht Abschnitt 1 Datenschutz in Schulen, Schuldatenerhebungen § 1 Umfang der Datenverarbeitung § 2 Grundsätze der Datenverarbeitung § 3 Nicht automatisierte Datenverarbeitung § 4 Automatisierte Datenverarbeitung innerhalb der Schule § 5 Automatisierte Datenverarbeitung außerhalb der Schule § 6 Übermittlung an Schulen und Schulbehörden § 7 Übermittlung an andere öffentliche Stellen § 8 Daten der Mitglieder von Mitwirkungsgremien § 8a Daten nach dem Infektionsschutzgesetz § 9 Eintragungsberechtigte § 10 Einsichts- und Auskunftsrechte § 11 Datenschutzmaßnahmen § 12 Einschränkung der Verarbeitung und Löschung personenbezogener Daten § 13 Schuldatenerhebungen, Schulstatistik § 14 Automatisierte zentrale Schülerdatei § 15 Schülerlaufbahnstatistiken Abschnitt 2 Datenschutz in Schulbehörden und nachgeordneten Einrichtungen § 16 Staatliche Schulämter § 17 Schulpsychologinnen und Schulpsychologen Abschnitt 3 Schlussbestimmungen § 18 Inkrafttreten, Außerkrafttreten Anlage 1: Liste der zur Verarbeitung zugelassenen personenbezogenen Daten Anlage 2: Schülerstammblatt allgemeinbildendende Schule (Grundschule, Oberschule, Gesamtschule, Gymnasium, berufliches Gymnasium, Förderschule, Schule des Zweiten Bildungsweges) Anlage 3: Schülerstammblatt Berufsschule (duale Ausbildung) Anlage 4: Schülerstammblatt Berufsschule, Fachoberschule, Berufsfachschule, Fachschule Anlage 5: Stammblatt für Lehrkräfte und das sonstige pädagogische Personal an Schulen Anlage 6: Personenbezogene Merkmale für Schuldatenerhebungen Anlage 7: Antrag auf Genehmigung der Datenverarbeitung außerhalb der Schule gemäß § 5 Absatz 1 Anlage 8: Musteranweisung für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen Anlage 9: APSIS-Daten der Lehrkräfte, die aus dem Personalverwaltungsprogramm mit den Daten der Schule zusammengeführt werden Abschnitt 1 Datenschutz in Schulen, Schuldatenerhebungen § 1 Umfang der Datenverarbeitung (1) Schulen sind gemäß § 65 des Brandenburgischen Schulgesetzes berechtigt, die in den Anlagen 1 bis 9 aufgeführten personenbezogenen Daten von schulpflichtig werdenden Kindern für die erstmalige Aufnahme in die Schule sowie von den Schülerinnen und Schülern und deren Eltern, von Lehrkräften und dem sonstigen pädagogischen Personal zu verarbeiten. Nicht in den Anlagen 1 bis 9 aufgeführte personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, soweit sie für die Erfüllung der Aufgaben der Schulen erforderlich sind. Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrkräfte und sonstiges pädagogisches Personal sind zur Auskunft verpflichtet, soweit es sich um personenbezogene Daten handelt, die in den Anlagen 1 bis 9 aufgeführt sind. (2) Daten über gesundheitliche Beeinträchtigungen und körperliche Behinderungen dürfen nur mit Einwilligung der Eltern oder der betroffenen volljährigen Schülerinnen oder Schüler und nur dann verarbeitet werden, wenn Schülerinnen und Schüler einer besonderen Betreuung bedürfen oder wenn das Wissen über die gesundheitliche Beeinträchtigung oder körperliche Behinderung für einzelne schulische Veranstaltungen von Belang ist. Eine Verarbeitung darf ausnahmsweise ohne Einwilligung der betroffenen Personen erfolgen, wenn eine Übermittlung durch das Gesundheitsamt infolge schulärztlicher Untersuchungen auf Grund einer gesetzlichen Übermittlungsbefugnis zulässig ist. (3) Die Verarbeitung der in den Anlagen 1 bis 9 genannten personenbezogenen Daten ist in nicht automatisierter Form zulässig. Eine automatisierte Verarbeitung dieser Daten ist zulässig, sofern sie nicht in den Anlagen 1 bis 9 ausgeschlossen ist. Dies gilt auch für die Verarbeitung von in schulischen Unterlagen enthaltenen personenbezogenen Einzeldaten. § 2 Grundsätze der Datenverarbeitung (1) Die Schulen erheben die zur Erfüllung ihnen zugewiesener Aufgaben und für den jeweils damit verbundenen Zweck erforderlichen personenbezogenen Daten grundsätzlich bei den betroffenen Personen. (2) Werden personenbezogene Daten gemäß den Anlagen 1 bis 9 bei den betroffenen Personen erhoben, gilt hierfür Artikel 13 der Verordnung (EU) 2016/679. (3) Die Daten der Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals gemäß Anlage 1 Nummer 6 werden vom staatlichen Schulamt der Schule übermittelt, sofern es sich um Daten handelt, die beim staatlichen Schulamt als personalaktenführende Stelle verwaltet werden. (4) Schulen und staatliche Schulämter dürfen personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern verarbeiten, die in den Einrichtungen der Jugendhilfe erstmals erhoben wurden und die für die Aufgabenerfüllung im Hinblick auf den Beginn der Vollzeitschulpflicht und die Kontrolle der Teilnahme an Sprachstandsfeststellungen und der Sprachförderung erforderlich sind. (5) Eintragungen, die unrichtig sind, sind, soweit möglich, von Amts wegen zu berichtigen, anderenfalls zu löschen. Unzulässig gespeicherte Daten sind zu löschen. Berichtigung und Löschung haben so zu erfolgen, dass nachvollziehbar ist, wer diese aus welchem Grund vorgenommen hat. § 3 Nicht automatisierte Datenverarbeitung Personenbezogene Daten in nicht automatisierten Dateisystemen und in Akten, insbesondere in Schülerakten, Klassen- oder Kursbüchern, Notenbüchern oder Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals sowie Prüfungsunterlagen, Klassenarbeiten und Klausuren sind in verschlossenen Schränken und Räumen aufzubewahren. Ein Entfernen der Schülerakten, Klassen- oder Kursbücher, Notenbücher, Prüfungsunterlagen sowie der Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals vom Aufbewahrungsort darf nur so lange erfolgen, wie dies zur Erfüllung der zugrundeliegenden Aufgaben erforderlich ist. Außer zum Zweck der Übermittlung dürfen diese das Schulgebäude nicht verlassen. Klassenbücher können zu schulischen Veranstaltungen außerhalb des Schulgebäudes mitgeführt werden, wenn dies für die Gewährleistung von Eintragungen erforderlich ist. § 4 Automatisierte Datenverarbeitung innerhalb der Schule (1) Zur Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der Schule sind grundsätzlich nur von der Schule zur Verfügung gestellte Datenverarbeitungsgeräte einzusetzen. Erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der Schule auf privaten Datenverarbeitungsgeräten, gilt § 5 entsprechend. Die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn eine sichere Trennung der in der schulinternen Verwaltung verwendeten Daten von den im Unterricht verwendeten Daten durch technische Maßnahmen gewährleistet ist. (2) Die Programmentwicklung, Freigabe gemäß § 4 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes, Organisation und Verantwortlichkeit der Datenverarbeitung mit Datenverarbeitungsgeräten sowie deren Kontrolle und Datensicherung gemäß § 11 sind von der Schulleitung verbindlich zu regeln. Sofern das für Schule zuständige Ministerium für die automatisierte Datenverarbeitung landeseinheitliche Festlegungen trifft, gelten diese auch für Ersatzschulen. § 5 Automatisierte Datenverarbeitung außerhalb der Schule (1) Die Schulleiterin oder der Schulleiter kann Lehrkräften und dem sonstigen pädagogischen Personal genehmigen, personenbezogene Daten gemäß Anlage 1 außerhalb der Schule zu verarbeiten, soweit dies nicht gemäß Anlage 1 für bestimmte personenbezogene Daten ausgeschlossen ist. Die Genehmigung darf nur erteilt werden, wenn die Datenverarbeitung der konkreten Aufgabenerfüllung im unmittelbaren pädagogischen Verantwortungsbereich der Lehrkraft oder der Person des sonstigen pädagogischen Personals dient, ein Sicherheitskonzept gemäß § 4 Absatz 1 Satz 2 Nummer 2 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes in Verbindung mit Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679 existiert, das auch die besonderen Risiken der Datenverarbeitung außerhalb der Schule und auf privaten Geräten berücksichtigt, die Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen nach dem Sicherheitskonzept sowie gemäß Artikel 25 und Artikel 32 Absatz 1 und 2 der Verordnung (EU) 2016/679 nachgewiesen und durch die Schulleiterin oder den Schulleiter bestätigt wurde und die vorherige schriftliche Einverständniserklärung vorliegt, sich der Kontrolle der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht zu unterwerfen. Die Schule bleibt Verantwortlicher im Sinne von Artikel 4 Nummer 7 der Verordnung (EU) 2016/679. Für die Beantragung und Genehmigung ist Anlage 7 zu verwenden. In dieser sind der Zweck der Verarbeitung, die eingesetzten Programme, die vorgesehenen Dateien und Auswertungen zu beschreiben. (2) Wird ein Zugriff unberechtigter Dritter oder ein Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen festgestellt, ist die Genehmigung unverzüglich zu widerrufen. § 6 Übermittlung an Schulen und Schulbehörden (1) Bei der Übermittlung personenbezogener Daten ist zu gewährleisten, dass Unbefugte keine Einsicht erlangen können. Zwischen den Schulen erfolgt die Übermittlung gemäß den Absätzen 2 bis 5. Die Übermittlung an die Schulbehörden erfolgt gemäß Absatz 6 und § 16. Die Übermittlung personenbezogener Daten in landeseinheitlichen Verfahren darf nur kontrolliert über Schnittstellen erfolgen. Die entsprechenden Berechtigungen sind danach zu bestimmen, ob die Datenverarbeitung für die Aufgabenwahrnehmung erforderlich ist. (2) Wechselt eine Schülerin oder ein Schüler die Schule, sind das Schülerstammblatt und eine Kopie des letzten Zeugnisses an die aufnehmende Schule zu übermitteln. Die Übermittlung erfolgt unmittelbar nach Eingang der Aufnahmebestätigung. Wechselt eine Schülerin oder ein Schüler innerhalb der Primarstufe, der Sekundarstufe I oder der Sekundarstufe II die Schule, ist die gesamte Schülerakte zu übermitteln. Dies gilt auch für den Übergang von der Primarstufe in die Sekundarstufe I. Erfolgt der Schulwechsel innerhalb eines Schuljahres sind darüber hinaus die bereits erteilten Leistungsbewertungen in den jeweiligen Fächern der aufnehmenden Schule mitzuteilen. Die Übermittlung erfolgt unmittelbar nach Eingang der Aufnahmebestätigung. (3) Wechselt eine Schülerin oder ein Schüler nach Abschluss der Jahrgangsstufe 10 die Schule, sind das Schülerstammblatt und eine Kopie des letzten Zeugnisses an die aufnehmende Schule zu übermitteln. Die Übermittlung erfolgt unmittelbar nach Eingang der Aufnahmebestätigung. Wechselt eine Schülerin oder ein Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf die Schule, sind die Unterlagen aus Förderausschussverfahren zu übermitteln. (4) Wechselt eine Schülerin oder ein Schüler an eine Schule in einem anderen Land der Bundesrepublik Deutschland, so werden das Schülerstammblatt und eine Kopie des letzten Zeugnisses nur auf Antrag der aufnehmenden Schule übermittelt. Bei Vorliegen der Einwilligung der Eltern oder der volljährigen Schülerin oder des volljährigen Schülers ist die gesamte Schülerakte zu übermitteln. (5) Wechselt eine Schülerin oder ein Schüler an eine Schule außerhalb der Bundesrepublik Deutschland, so ist auf Antrag der ausländischen Schule ein pädagogisches Gutachten über den Leistungsstand der Schülerin oder des Schülers zu übermitteln. (6) Für die Zwecke der Unterrichtsplanung, Personalmaßnahmen, Stellenbewirtschaftung oder allgemeine Maßnahmen der Schulaufsicht sind personenbezogene Daten der Lehrkräfte und des sonstigen pädagogischen Personals gemäß Anlage 1 von den Schulen an die Schulbehörden zu übermitteln. § 7 Übermittlung an andere öffentliche Stellen (1) Die Übermittlung personenbezogener Daten der Schülerinnen und Schüler sowie von Eltern an andere öffentliche Stellen erfolgt gemäß § 65 Absatz 6 des Brandenburgischen Schulgesetzes insbesondere dann, wenn dies zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl oder zur Abwehr einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Schülerin, eines anderen Schülers oder einer dritten sonstigen Person notwendig ist, sich bei der rechtmäßigen Aufgabenerfüllung Anhaltspunkte für Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten von Schülerinnen, Schülern oder Eltern ergeben und die Übermittlung an die für die Verfolgung oder Vollstreckung zuständigen Behörden erfolgt oder bei dem Vorliegen begründeter Anhaltspunkte die Sorge für das Wohl der Schülerin oder des Schülers es erfordert, das Jugendamt oder andere öffentliche Stellen zu informieren. Übermittlungsvorgänge sind gemäß § 65 Absatz 6 Satz 5 des Brandenburgischen Schulgesetzes aktenkundig zu machen. Hierbei ist die Rechtsgrundlage der Übermittlung, der Umfang der übermittelten Daten und die genaue Bezeichnung und Anschrift des Empfängers anzugeben. Der Vermerk ist zu den Unterlagen der Schulverwaltung (Verwaltungsakten) der Schule zu nehmen. Erfolgt die Übermittlung auf Grund eines Ersuchens des Empfängers, hat dieser die Rechtsgrundlage anzugeben, die ihn zur Erhebung dieser Daten bei der Schule als öffentliche Stelle berechtigt. Soweit sich dies nicht aus der Rechtsgrundlage ergibt, hat der Ersuchende zu begründen, weshalb die Daten nicht bei den betroffenen Personen erhoben werden. (2) Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler sowie von Eltern an das Jugendamt ist zulässig auf dessen Anforderung gemäß § 62 Absatz 3 des Achten Buches Sozialgesetzbuch, mit Zustimmung der Eltern oder der volljährigen Schülerin oder des volljährigen Schülers, zur Inanspruchnahme von sozialpädagogischer Hilfe nach Verhängung einer Ordnungsmaßnahme oder wenn es die Sorge für das Wohl der Schülerin oder des Schülers gemäß § 4 Absatz 3 Satz 3 des Brandenburgischen Schulgesetzes oder gemäß § 4 Absatz 3 des Gesetzes zur Kooperation und Information im Kinderschutz erfordert oder wenn eine Unterrichtung gemäß § 41 Absatz 2a des Brandenburgischen Schulgesetzes erfolgt. Bei begründetem Verdacht einer schwerwiegenden Vernachlässigung oder einer Misshandlung des Kindes in der Familie kann eine Meldung über das staatliche Schulamt an das Amtsgericht (Vormundschaftsgericht) unter Übermittlung der erforderlichen personenbezogenen Daten erfolgen. § 8 Daten der Mitglieder von Mitwirkungsgremien Von Mitgliedern der Mitwirkungsgremien sind Name, Vorname, Anschrift sowie bei überschulischen Gremien zusätzlich Name und Anschrift der vertretenen Schule oder bei entsandten Mitgliedern der durch sie vertretenen Stelle in geeigneter Weise zu veröffentlichen. Hierfür kann die Veröffentlichung im Amtsblatt des Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport genutzt werden. Die Bekanntmachung für schulische Gremien erfolgt durch die Schulleitung, für Gremien auf der Ebene der Landkreise und kreisfreien Städte durch das staatliche Schulamt und für Gremien auf der Ebene des Landes durch das für Schule zuständige Ministerium. Ein Mitglied kann der Veröffentlichung seiner Anschrift widersprechen. Die Kandidatinnen und Kandidaten für Mitwirkungsgremien sind vor der Wahl darauf hinzuweisen. § 8a Daten nach dem Infektionsschutzgesetz Schulen dürfen personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Nachweis gemäß § 20 Absatz 9 des Infektionsschutzgesetzes über einen ausreichenden Impfschutz gegen Masern verarbeiten. § 9 Eintragungsberechtigte (1) Eintragungsberechtigte in Schülerakten sind die Klassenlehrerin oder der Klassenlehrer und die Tutorin oder der Tutor, die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter, die Schulleiterin oder der Schulleiter und die Stellvertreterin oder der Stellvertreter, die Oberstufenkoordinatorin oder der Oberstufenkoordinator, die Primarstufenleiterin oder der Primarstufenleiter sowie die Mitarbeiterinnen oder die Mitarbeiter des Schulsekretariats sowie weitere Lehrkräfte nach Weisung. Die Schulleitung hat für die einheitliche Führung der Schülerakten zu sorgen und entscheidet in Zweifelsfällen, ob eine Eintragung in die Schülerakte erfolgt oder Unterlagen zur Schülerakte genommen werden. Aus der Schülerakte muss hervorgehen, wer eine Eintragung vorgenommen oder die Weisung zur Eintragung in die Schülerakte gegeben hat. (2) Eintragungsberechtigt in Klassen- oder Kursbücher sind die unterrichtenden Lehrkräfte, die Klassenlehrerin oder der Klassenlehrer und die Schulleitung. Die Schulleitung sorgt für die regelmäßige Führung der Klassen- oder Kursbücher. (3) Eintragungsberechtigt in das Notenbuch einer Klasse oder eines Kurses sind die in den jeweiligen Fächern unterrichtenden Lehrkräfte. Über den Umfang der Eintragungen gemäß Anlage 1 Nummer 3.2 entscheiden die Fachkonferenzen. (4) Die Eintragungsberechtigung in Prüfungsunterlagen ergibt sich aus den in den Verordnungen zur Ausgestaltung der Prüfungen gemäß § 60 Absatz 4 Satz 1 des Brandenburgischen Schulgesetzes getroffenen Regelungen. (5) In die Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals sind die Schulleitung sowie auf Weisung der Schulleiterin oder des Schulleiters die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Schulsekretariats eintragungsberechtigt. § 10 Einsichts- und Auskunftsrechte (1) Einsichts- und Auskunftsrechte bestimmen sich nach § 65 Absatz 8 des Brandenburgischen Schulgesetzes. Diese Bestimmungen gelten auch für Einsichts- und Auskunftsrechte ehemaliger Schülerinnen und Schüler. Die Schule kann die Einsichtnahme in Unterlagen zeitlich beschränken, wenn diese sonst zu einer unzumutbaren Belastung für die Schule führt. (2) Soweit eine Einsichtnahme zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben erforderlich ist, dürfen in Schülerakten neben den Eintragungsberechtigten gemäß § 9 Absatz 1 Einsicht nehmen Schulrätinnen und Schulräte, Schulpsychologinnen und Schulpsychologen sowie Vertrauenslehrerinnen oder Vertrauenslehrer. (3) Soweit eine Einsichtnahme zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben erforderlich ist, dürfen in Notenbücher neben den Eintragungsberechtigten gemäß § 9 Absatz 3 Einsicht nehmen Schulleiterinnen oder Schulleiter, Abteilungsleiterinnen oder Abteilungsleiter, Oberstufenkoordinatorinnen oder Oberstufenkoordinatoren, Klassenlehrerinnen oder Klassenlehrer und Tutorinnen oder Tutoren, Lehrkräfte, die in der Klasse oder dem Kurs unterrichten, Schulrätinnen und Schulräte sowie Schulpsychologinnen und Schulpsychologen. (4) Die stimmberechtigten Mitglieder von Prüfungsausschüssen können Einsicht in Prüfungsunterlagen nehmen. Die Einsicht der Schülerinnen und Schüler ist nach Abschluss der Prüfung möglich, sofern die Verordnungen über Prüfungen nichts anderes bestimmen. (5) In die Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals dürfen die Schulleitung, die Leitung des staatlichen Schulamtes sowie die für die Schule zuständige Schulrätin oder der für die Schule zuständige Schulrat Einsicht nehmen. § 11 Datenschutzmaßnahmen (1) Für die Einhaltung des Datenschutzes in der Schule ist die Schulleiterin oder der Schulleiter verantwortlich. Sie oder er gibt Hinweise zur Datenverarbeitung und benennt gemäß Artikel 37 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 den Datenschutzbeauftragten. Der Datenschutzbeauftragte kann nach Maßgabe von Artikel 37 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 für mehrere Schulen benannt werden. Er ist in diesem Fall von jeder Schule gesondert zu benennen. (2) Werden personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet, sind Maßnahmen zu treffen, die geeignet sind, zu gewährleisten, dass nur Befugte diese Daten zur Kenntnis nehmen können (Vertraulichkeit), diese Daten während der Verarbeitung unversehrt, vollständig und aktuell bleiben (Integrität), diese Daten zeitgerecht zur Verfügung stehen und ordnungsgemäß verarbeitet werden können (Verfügbarkeit), diese Daten jederzeit ihrem Ursprung zugeordnet werden können (Authentizität), festgestellt werden kann, wer wann welche personenbezogenen Daten in welcher Weise verarbeitet hat (Revisionsfähigkeit) und die Verfahrensweisen bei der Verarbeitung dieser Daten vollständig, aktuell und in einer Weise dokumentiert sind, dass sie in zumutbarer Zeit nachvollzogen werden können (Transparenz). Die Maßnahmen haben für den angestrebten Schutzzweck angemessen zu sein und richten sich nach den im Einzelfall zu betrachtenden Risiken und dem jeweiligen Stand der Technik. Sie sind vor dem erstmaligen Einsatz sowie bei wesentlichen Änderungen eines Verfahrens im Rahmen eines Sicherheitskonzeptes gemäß § 4 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes in Verbindung mit Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679 zu beschreiben und umzusetzen. Die Schulleiterin oder der Schulleiter stellt sicher, dass für die Datenverarbeitung ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 30 der Verordnung (EU) 2016/679 angefertigt wird. (3) Werden personenbezogene Daten in Akten verarbeitet, ist der Zugriff Unbefugter bei der Bearbeitung, der Aufbewahrung, dem Transport und der Vernichtung zu verhindern. Soweit Vorentwürfe und Notizen nicht Bestandteil eines Vorganges werden und personenbezogene Daten enthalten, sind diese ordnungsgemäß zu vernichten, wenn sie nicht mehr erforderlich sind. (4) Für die Einhaltung des Datenschutzes ist eine Dienstanweisung nach dem Muster gemäß Anlage 8 zu erstellen, in der insbesondere festzulegen sind wie die Sicherung, Einschränkung der Verarbeitung und Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt, welche Personen unter Beachtung der Festlegungen in den §§ 9 und 10 auf diese Daten zugreifen dürfen, wer diese Daten verändern darf und von wem, unter welchen Voraussetzungen, in welchem Umfang und an welcher Stelle personenbezogene Daten übermittelt werden dürfen. Die Datenverarbeitung soll so organisiert werden, dass die Trennung der Daten nach den jeweils verfolgten Zwecken und nach den unterschiedlichen betroffenen Personen möglich ist. Dies gilt insbesondere bei der Datenübermittlung, der Kenntnisnahme im Rahmen der Aufgabenerfüllung und der Einsichtnahme. § 12 Einschränkung der Verarbeitung und Löschung personenbezogener Daten (1) Personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler, der Eltern, der Lehrkräfte und des sonstigen pädagogischen Personals dürfen in Dateisystemen und in Akten gespeichert und aufbewahrt werden. Für die Speicherung in Dateisystemen und die Aufbewahrung von Akten in der Schule gelten als Fristen für Zweitschriften oder Kopien der Abgangs- oder Abschlusszeugnisse 40 Jahre, Schülerakten zehn Jahre, Klassen- oder Kurs- sowie Notenbücher drei Jahre, Klassenarbeiten und Klausuren der gymnasialen Oberstufe zwei Jahre, Prüfungsunterlagen zehn Jahre, Schriftverkehr, Unterlagen der Mitwirkungsgremien der Schule und Unterlagen der Schulverwaltung (Verwaltungsakten) fünf Jahre, Anmeldeunterlagen, Gesprächsprotokolle und Aufnahmeentscheidungen gemäß Anlage 1 Nummer 1.4 ein Jahr, Bildungsempfehlung und Unterlagen des Förderausschussverfahrens gemäß Anlage 1 Nummer 1.13 sowie individuelle Lernstandsanalysen gemäß Anlage 1 Nummer 1.17.3, individuelle Förderpläne gemäß Anlage 1 Nummer 1.17.4 und Angaben zur Teilnahme an Sprachstandsfeststellungen und Sprachförderung gemäß Anlage 1 Nummer 1.17.5 ein Jahr, Unterlagen über erteilte Ordnungsmaßnahmen, Androhungen von Ordnungsmaßnahmen und Erziehungsmaßnahmen gemäß § 3 Absatz 2 Nummer 2, 5 und 6 der Verordnung über Konfliktschlichtung, Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen zwei Jahre, Unterlagen ü