Beschluss (EU) 2016/1353 des Rates vom 4. August 2016 über die Finanzregelung der Europäischen Verteidigungsagentur und zur Aufhebung des Beschlusses 2007/643/GASP

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bschlüssen enthaltenen Informationen, einschließlich Informationen zu den Verfahren der Rechnungsführung, werden in einer Weise dargestellt, die gewährleistet, dass sie stichhaltig, sachlich richtig, vergleichbar und verständlich sind. Die Jahresabschlüsse werden gemäß Artikel 39 erstellt. Artikel 41 Rechnungsführungssystem (1) Das Rechnungsführungssystem ist untergliedert in eine Finanzbuchführung und eine Haushaltsbuchführung. Diese werden nach Kalenderjahren in Euro geführt. (2) In der Finanzbuchführung werden die Vorfälle und Vorgänge, die sich auf die Wirtschafts-, Finanz- und Vermögenslage der Agentur auswirken, nach der Methode der doppelten Buchführung chronologisch nachgezeichnet. (3) Die Haushaltsbuchführung bietet eine ausführliche Aufzeichnung der Ausführung des Haushaltsplans der Agentur. Sie dokumentiert alle Einnahmen- und Ausgabenvorgänge. Artikel 42 Bestandsverzeichnisse Die Agentur führt mengen- und wertmäßige Bestandsverzeichnisse aller Sachanlagen, immateriellen Anlagen und Finanzanlagen, aus denen ihr Vermögen besteht. Die Agentur prüft die Übereinstimmung der Bestandsverzeichnisse mit dem tatsächlichen Bestand. KAPITEL 7 Externe Prüfung und Betrugsbekämpfung Artikel 43 Externe Prüfung (1) Der Lenkungsausschuss ernennt ein Rechnungsprüfungskollegium, welches die externe Rechnungsprüfung des Verwaltungshaushalts und des operativen Haushalts, der Finanzkonten und der Jahresabschlüsse der Agentur vornimmt. Die Prüfung erfolgt in Einklang mit international anerkannten Prüfungsstandards und — vorbehaltlich der Genehmigung durch den Lenkungsausschuss — gemäß zusätzlichen Bestimmungen. Mindestens alle drei Jahre übermittelt das unabhängig handelnde Kollegium dem Lenkungsausschuss die Zusicherung, dass die Tätigkeiten der Agentur im Einklang mit den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung durchgeführt worden sind, und erteilt eine entsprechende Beratung. Zur Erfüllung dieser Aufgabe kann das Kollegium im Einvernehmen mit dem Lenkungsausschuss auf zusätzliches Personal auf Zeit zurückgreifen. (2) Das Rechnungsprüfungskollegium besteht aus mindestens drei Rechnungsprüfern aus verschiedenen beteiligten Mitgliedstaaten und wird durch weiteres Personal unterstützt, das von dem Kollegium ernannt wird. Dieses Personal darf verbleiben, solange das Mitglied des Kollegiums, von dem es ernannt wurde, im Amt bleibt. (3) Die Mitglieder des Rechnungsprüfungskollegiums werden für einen Zeitraum von drei aufeinander folgenden Prüfungen ernannt. Es ist für einen fairen turnusmäßigen Wechsel zwischen den beteiligten Mitgliedstaaten, die Prüfer entsenden wollen, zu sorgen. (4) Der Lenkungsausschuss bestimmt das Rechnungsprüfungskollegium unter den Kandidaten, die von den beteiligten Mitgliedstaaten vorgeschlagen wurden. Die Kandidaten sollten möglichst dem höchsten nationalen Rechnungsprüfungsorgan eines beteiligten Mitgliedstaats angehören und hinreichende Gewähr für Sicherheit und Unabhängigkeit bieten. Sie müssen verfügbar sein, um bei Bedarf Aufgaben im Namen der Agentur ausführen zu können. Bei der Durchführung dieser Aufgaben gilt für die Mitglieder des Kollegiums Folgendes: a) Sie und ihre Mitarbeiter werden weiterhin von ihrem Herkunftsprüfungsorgan besoldet und erhalten von der Agentur lediglich die Erstattung ihrer Dienstreisekosten auf der in den Bestimmungen der Agentur vorgesehenen Grundlage. b) Sie dürfen nur vom Lenkungsausschuss Weisungen einholen oder entgegennehmen; im Rahmen ihres Prüfungsauftrags sind das Rechnungsprüfungskollegium und seine Mitglieder völlig unabhängig und tragen die alleinige Verantwortung für die Durchführung der externen Prüfung. c) Sie legen nur dem Lenkungsausschuss Rechenschaft über ihren Auftrag ab. d) Sie prüfen, ob die Ausführung der von der Agentur verwalteten Einnahmen und Ausgaben unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften und der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung erfolgt ist. (5) Das Rechnungsprüfungskollegium wählt jedes Jahr seinen Vorsitzenden für das kommende Haushaltsjahr. Es beschließt die Vorschriften für die Prüfungen, die seine Mitglieder im Einklang mit den höchsten internationalen Rechnungsprüfungsstandards durchführen. Das Rechnungsprüfungskollegium billigt die von seinen Mitgliedern erstellten Prüfberichte, bevor sie dem Hauptgeschäftsführer und dem Lenkungsausschuss übermittelt werden. (6) Die Prüfer sorgen für die Wahrung der Vertraulichkeit der Informationen und den Schutz der Daten, von denen sie bei der Durchführung ihres Prüfungsauftrags Kenntnis erhalten, nach den für diese Informationen und Daten geltenden Vorschriften. (7) Die Prüfer erhalten unverzüglich und ohne vorherige Ankündigung Zugang zu den Dokumenten und den Inhalten aller die Einnahmen und Ausgaben betreffenden Datenträger sowie zu den Räumlichkeiten, in denen diese Dokumente und Datenträger verwahrt werden. Sie können Kopien davon anfertigen. Die an der Ausführung der Einnahmen und Ausgaben der Agentur beteiligten Personen gewähren dem Hauptgeschäftsführer und den mit der Prüfung dieser Ausgaben beauftragten Personen die für die Ausführung ihres Auftrags erforderliche Unterstützung. Mit der Prüfung verbundene Ausgaben gehen zulasten des Gesamthaushaltsplans. (8) Auf Vorschlag des Hauptgeschäftsführers oder eines Mitgliedstaats kann der Lenkungsausschuss von Fall zu Fall beschließen, in Abstimmung auf die Aufgaben des Rechnungsprüfungskollegiums für besondere Überprüfungen andere externe Stellen einzusetzen. (9) In besonderen Fällen können die nationalen Rechnungsprüfungsstellen der beteiligten Mitgliedstaaten, auf eigene Kosten und mit Zustimmung des Lenkungsausschusses, alle Informationen erhalten und alle Dokumente einsehen, die sie für die Prüfung des jeweiligen nationalen Beitrags oder die Berichterstattung an die Regierung und das Parlament für erforderlich erachten, ohne dass dies einen Übergriff gegenüber den anderen beteiligten Mitgliedstaaten oder eine Verletzung des Verantwortungsbereichs des Rechnungsprüfungskollegiums darstellt; dabei werden die Bestimmungen der Agentur, insbesondere die Datenschutzvorschriften, eingehalten. Artikel 44 Jährliche Prüfung und Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans der Agentur (1) Bis zum 31. März des auf das Haushaltsjahr folgenden Jahres legt der Hauptgeschäftsführer dem Rechnungsprüfungskollegium den Entwurf des Jahresabschlusses der Agentur gemäß Artikel 19 zur Prüfung und Stellungnahme vor. (2) Bis zum 30. Juni des auf das Haushaltsjahr folgenden Jahres unterbreitet das Rechnungsprüfungskollegium dem Hauptgeschäftsführer seinen jährlichen Prüfbericht, der den Standpunkt des Kollegiums und seine Bemerkungen zu dem in Absatz 1 genannten Entwurf des Jahresabschlusses enthält. (3) Bis zum 15. Juli des auf das Haushaltsjahr folgenden Jahres unterbreitet der Hauptgeschäftsführer dem Lenkungsausschuss den endgültigen geprüften Jahresabschluss und den Prüfbericht sowie die Antworten der Agentur dazu. (4) Bis zum 30. Oktober des auf das Haushaltsjahr folgenden Jahres billigt der Lenkungsausschuss den geprüften Jahresabschluss und erteilt dem Hauptgeschäftsführer und dem Rechnungsführer die Entlastung für das Haushaltsjahr. (5) Nach der Billigung durch den Lenkungsausschuss erscheint im Amtsblatt der Europäischen Union ein Hinweis auf den geprüften Jahresabschluss. (6) Der Rechnungsführer bewahrt alle Rechnungen und Bestandsverzeichnisse fünf Jahre lang, vom Zeitpunkt der Erteilung der Entlastung an gerechnet, auf. Artikel 45 OLAF (1) Das OLAF kann gemäß den Bestimmungen und Verfahren der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates (10) und der Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 (11) des Rates Untersuchungen, einschließlich Kontrollen und Überprüfungen vor Ort, durchführen, um festzustellen, ob im Zusammenhang mit von der Agentur finanzierten Finanzhilfen oder Verträgen ein Betrugs- oder Korruptionsdelikt oder eine sonstige rechtswidrige Handlung zum Nachteil der finanziellen Interessen der Agentur vorliegt. (2) Unbeschadet des Absatzes 1 enthalten Verträge, Vereinbarungen und Beschlüsse der Agentur Bestimmungen, die das Rechnungsprüfungskollegium und das OLAF ausdrücklich ermächtigen, Prüfungen und Untersuchungen entsprechend ihren jeweiligen Zuständigkeiten vorzunehmen. TITEL IV BESONDERE BESTIMMUNGEN FÜR ZUSÄTZLICHE EINNAHMEN Artikel 46 Zusätzliche Einnahmen (1) Die Agentur kann im Rahmen ihres Auftrags gemäß Artikel 2 des Beschlusses (GASP) 2015/1835für spezielle Zwecke zusätzliche Einnahmen erhalten a) aus dem Gesamthaushaltsplan der Union im Einzelfall und unter Wahrung der für diesen Gesamthaushaltsplan geltenden Regeln, Verfahren und Beschlussfassungsverfahren; b) von Mitgliedstaaten, Drittländern oder anderen dritten Parteien, es sei denn, der Lenkungsausschuss entscheidet binnen eines Monats nach Erhalt der entsprechenden Information von der Agentur anders. (2) Die Einnahmen im Sinne von Absatz 1 dürfen nur für den ausgewiesenen Zweck verwendet werden. (3) Die mit der Verwaltung der zusätzlichen Einnahmen einhergehenden zusätzlichen Kosten gehen, soweit erforderlich, zulasten des Haushaltsplans, in dem die zusätzlichen Einnahmen erfasst werden. (4) Die Bestimmungen der Kapitel 2 bis 7 des Titels III gelten für zusätzliche Einnahmen, es sei denn, die einschlägige(n) Vereinbarung(en) beinhalten andere Regeln, die aber in jedem Fall mit den in Titel II festgelegten Haushaltsgrundsätzen im Einklang stehen müssen. (5) Etwaige Haushaltsüberschüsse, die am Ende des Durchführungszeitraums aufgrund zusätzlicher Einnahmen angefallen sind, sind als ein Guthaben der Stellen zu betrachten, die zu ihnen beigetragen haben, und sind ihnen zu erstatten. Sie können auch für andere in der (den) entsprechenden Vereinbarung(en) festgelegte spezifische Zwecke verwendet werden, es sei denn, der Lenkungsausschuss entscheidet binnen eines Monats nach Erhalt der entsprechenden Information der Agentur auf Vorschlag der betreffenden Stelle anders. (6) Der Rechnungsführer trifft geeignete Maßnahmen um sicherzustellen, dass die Verwendung der zusätzlichen Einnahmen und der entsprechenden Haushaltsmittel getrennt verfolgt werden kann. Beiträge aus zusätzlichen Einnahmen werden daher getrennt verbucht und entsprechend dem spezifischen Zweck, für den sie bestimmt sind, verwendet. Im Interesse der Transparenz werden sie auch auf getrennten Bankkonten hinterlegt. Darüber hinaus werden sie im Bericht über den Haushaltsvollzug der Agentur nach Artikel 21 gesondert aufgeführt. TITEL V BESONDERE BESTIMMUNGEN FÜR DIE MITTEL FÜR AD-HOC-TÄTIGKEITEN Artikel 47 Verwaltung der Mittel für Ad-hoc-Tätigkeiten durch die Agentur (1) Der Lenkungsausschuss kann auf Vorschlag des Hauptgeschäftsführers oder eines Mitgliedstaats beschließen, dass die Agentur nach Maßgabe von Kapitel IV des Beschlusses (GASP) 2015/1835 von Mitgliedstaaten mit der Verwaltung und dem Finanzmanagement von bestimmten Tätigkeiten, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, betraut werden kann. (2) Der Lenkungsausschuss kann die Agentur im Zusammenhang mit Ad-hoc-Projekten und Programmen zu den Bedingungen, die in der Regelung für die betreffenden Tätigkeiten festgelegt sind, ermächtigen, Verträge und Finanzhilfevereinbarungen zu schließen und sich zuvor unter Berücksichtigung der Haushaltszwänge der Mitgliedstaaten bei diesen Mitgliedstaaten die Mittel zu beschaffen, die zur Erfüllung dieser Verträge und Finanzhilfevereinbarungen erforderlich sind. (3) Die Bestimmungen der Kapitel 2 bis 7 des Titels III dieses Beschlusses gelten für Ad-hoc-Tätigkeiten gemäß den Artikeln 19 und 20 des Beschlusses (GASP) 2015/1835, es sei denn, der (die) Basisrechtsakt(e) des Programms oder des Projekts beinhaltet (beinhalten) andere Vorschriften, die aber in jedem Fall mit den in Titel II dieses Beschlusses festgelegten Haushaltsgrundsätzen im Einklang stehen müssen. (4) Etwaige Haushaltsüberschüsse, die aus Ad-hoc-Projekten oder -Programmen anfallen, sind als ein Guthaben der beteiligten Mitgliedstaaten oder anderen Stellen, die zu ihnen beigetragen haben, zu betrachten und ihnen am Ende des Durchführungszeitraums zu erstatten oder für andere spezifische Zwecke zu verwenden, die in der (den) entsprechenden Vereinbarung(en) festgelegt wurden oder von dem betreffenden Mitgliedstaat bzw. der betreffenden Stelle bestimmt wurden. TITEL VI SCHLUSSBESTIMMUNGEN Artikel 48 Änderungen Jede Bezugnahme auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ist ebenfalls so auszulegen, dass sie den Änderungen dieser Verordnung Rechnung trägt. Artikel 49 Aufhebung des Beschlusses 2007/643/GASP Der Beschluss 2007/643/GASP wird aufgehoben. Artikel 50 Inkrafttreten Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft. Geschehen zu Brüssel am 4. August 2016. Im Namen des Rates Der Präsident M. LAJČÁK (1) ABl. L 266 vom 13.10.2015, S. 55. (2) ABl. L 269 vom 12.10.2007, S. 1. (3) Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (ABl. L 298 vom 26.10.2012, S. 1). (4) Beschluss (EU) 2016/1351 des Rates vom 4. August 2016 über das Statut der Bediensteten der Europäischen Verteidigungsagentur und zur Aufhebung des Beschlusses 2004/676/EG (siehe Seite 1 dieses Amtsblatts). (5) Delegierte Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 der Kommission vom 29. Oktober 2012 über die Anwendungsbestimmungen für die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union (ABl. L 362 vom 31.12.2012, S. 1). (6) Beschluss 2007/436/EG, Euratom des Rates vom 7. Juni 2007 über das System der Eigenmittel der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 163 vom 23.6.2007, S. 17). (7) Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates vom 28. November 1994 zur Errichtung eines Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union (ABl. L 314 vom 7.12.1994, S. 1). (8) Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28.3.2014, S. 65). (9) Richtlinie 2009/81/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Juli 2009 über die Koordinierung der Verfahren zur Vergabe bestimmter Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge in den Bereichen Verteidigung und Sicherheit und zur Änderung der Richtlinien 2004/17/EG und 2004/18/EG (ABl. L 216 vom 20.8.2009, S. 76). (10) Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates und der Verordnung (Euratom) Nr. 1074/1999 des Rates (ABl. L 248 vom 18.9.2013, S. 1). (11) Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 des Rates vom 11. November 1996 betreffend die Kontrollen und Überprüfungen vor Ort durch die Kommission zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften vor Betrug und anderen Unregelmäßigkeiten (ABl. L 292 vom 15.11.1996, S. 2).