Beschluss Nr. 59/2021 des Generalsekretärs des Rates der Europäischen Union zur Festlegung von Durchführungsvorschriften für die Anwendung der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates und die Beschränkung der Rechte betroffener Personen für die Zwecke von Verwaltungsuntersuchungen sowie Disziplinar- und Gerichtsverfahren 2022/C 25/02

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18.1.2022 DE Amtsblatt der Europäischen Union C 25/2 BESCHLUSS Nr. 59/2021 DES GENERALSEKRETÄRS DES RATES DER EUROPÄISCHEN UNION zur Festlegung von Durchführungsvorschriften für die Anwendung der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates und die Beschränkung der Rechte betroffener Personen für die Zwecke von Verwaltungsuntersuchungen sowie Disziplinar- und Gerichtsverfahren (2022/C 25/02) DER GENERALSEKRETÄR DES RATES DER EUROPÄISCHEN UNION — gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 235 Absatz 4 und Artikel 240 Absatz 2, gestützt auf die Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (1), insbesondere auf Artikel 25, gestützt auf die Stellungnahme des Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDSB) vom 19. Juli 2021, der gemäß Artikel 41 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 konsultiert wurde, in Erwägung nachstehender Gründe: (1) In der Verordnung (EU) 2018/1725 sind die Grundsätze und Vorschriften für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch alle Organe und Einrichtungen der Union sowie die Rechte betroffener Personen festgelegt. (2) In bestimmten Fällen kann das Generalsekretariat des Rates (GSR) verpflichtet sein, diese Rechte mit den Zielen von Verwaltungsuntersuchungen sowie Disziplinar- und Gerichtsverfahren in Einklang zu bringen. Es könnte auch verpflichtet sein, die Rechte einer betroffenen Person gegenüber den Grundrechten und -freiheiten anderer betroffener Personen abzuwägen. Zu diesem Zweck sieht Artikel 25 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725 vor, dass jedes Organ und jede Einrichtung der Union die Anwendung der Artikel 14 bis 21, 35 und 36 der Verordnung (EU) 2018/1725 sowie des Artikels 4, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 21 der genannten Verordnung vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen, beschränken kann. Sofern Beschränkungen nicht in einem auf der Grundlage der Verträge erlassenen Rechtsakt vorgesehen sind, müssen interne Vorschriften erlassen werden, nach denen das GSR befugt ist, diese Rechte zu beschränken. (3) Artikel 86 des Statuts (2) sieht vor, dass die Anstellungsbehörde Untersuchungen und Disziplinarverfahren durchführen kann, wenn Beamte oder ehemalige Beamte die ihnen durch das Statut auferlegten Pflichten verletzen; in Anhang IX des Statuts sind die Vorschriften, Maßnahmen und Verfahren für Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren im Einzelnen aufgeführt. (4) Gemäß Artikel 13 des Beschlusses Nr. 1/2018 des Generalsekretärs des Rates über die Aufgaben der Direktion Gefahrenabwehr und Sicherheit im Bereich Sicherheit und Geschäftskontinuität ist die genannte Direktion befugt, in den Räumlichkeiten des GSR oder Arbeitsorten des Europäischen Rates und des Rates Untersuchungen in sicherheitsrelevanten Angelegenheiten sowie bei Verlust bzw. unbefugter Weitergabe oder Kenntnisnahme von EU-Verschlusssachen an den Arbeitsorten des Europäischen Rates oder des Rates, im GSR oder über die vom GSR betriebenen Kommunikations- und Informationssysteme im Rahmen ihrer Zuständigkeiten für die Bekämpfung von Spionage und den Schutz vor passiven und aktiven Lauschangriffen, die sich gegen die Interessen der EU richten, durchzuführen. (5) Artikel 6 des Beschlusses Nr. 6/2021 des Generalsekretärs des Rates der Europäischen Union zur Annahme allgemeiner Durchführungsbestimmungen für Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren sieht vor, dass alle erhobenen personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates verarbeitet werden und dass Beschränkungen der Rechte betroffener Personen gemäß Artikel 25 der genannten Verordnung gehandhabt werden. (6) Gemäß Artikel 13 des Beschlusses Nr. 1/2018 des Generalsekretärs des Rates über die Aufgaben der Direktion Gefahrenabwehr und Sicherheit im Bereich Sicherheit und Geschäftskontinuität müssen die von der Direktion Gefahrenabwehr und Sicherheit durchgeführten Untersuchungen den internen Vorschriften des Beschlusses Nr. 6/2021 des Generalsekretärs des Rates der Europäischen Union zur Annahme allgemeiner Durchführungsbestimmungen für Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren entsprechen, sobald die mögliche Beteiligung eines Beamten bekannt wird. (7) Gemäß der Verwaltungsvereinbarung vom 15. Februar 2017 zwischen dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) und dem GSR ist das GSR ferner verpflichtet, Fälle zu melden und dem OLAF Informationen zu übermitteln, wenn ihm Fälle von möglichem Betrug, Korruption oder sonstigen rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der Interessen der Union zur Kenntnis gelangen. (8) Bei der Durchführung von Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren erheben und verarbeiten die zuständigen Dienststellen verschiedene Arten personenbezogener Daten, darunter Identifikationsdaten, Kontaktangaben, berufliche Rollen und Aufgaben, Informationen über private und berufliche Führung und Leistung, Finanzdaten oder Kommunikationsdaten. Die Untersuchungsbeauftragten stellen sicher, dass die von ihnen erhobenen personenbezogenen Daten mit Blick auf die Zwecke der Untersuchung angemessen, relevant und nicht unverhältnismäßig sind. Die von einer Untersuchung betroffenen Personen werden nach ihrer Einleitung zügig schriftlich unterrichtet. Sie sollten auch darüber unterrichtet werden, welche Art von Daten erhoben wird oder erhoben werden soll, wie sie verarbeitet werden sollen und welche Rechte sie in dieser Hinsicht haben. (9) In hinreichend begründeten Fällen, in denen die ernste Gefahr besteht, dass die Unterrichtung der betroffenen Person die Ermittlung von Tatsachen und Beweismitteln beeinträchtigt, kann es erforderlich sein, die Mitteilung über die Einleitung einer Untersuchung aufzuschieben. In solchen Fällen müssen die Rechte betroffener Personen gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 mit der Notwendigkeit in Einklang gebracht werden, dass die Anstellungsbehörde feststellen muss, ob Beamte die ihnen durch das Statut auferlegten Pflichten verletzt haben. Jegliche Beschränkung der Rechte betroffener Personen, die Gegenstand einer Untersuchung sind, sollte nur unter begrenzten Umständen erfolgen und hinsichtlich Umfang und Dauer transparent und verhältnismäßig gehandhabt werden. (10) Es kann erforderlich sein, die Anonymität eines Zeugen oder einer Quelle zu schützen. In diesem Fall kann das Recht auf Zugang zu Identität, Zeugenaussagen und anderen personenbezogenen Daten solcher Personen im Rahmen der Verteidigungsrechte beschränkt werden. (11) In Anwendung des Grundsatzes der Rechenschaftspflicht sollte die zuständige Dienststelle des GSR Aufzeichnungen über die Anwendung etwaiger Beschränkungen führen. (12) Artikel 25 Absatz 6 der Verordnung (EU) 2018/1725 verpflichtet den für die Verarbeitung Verantwortlichen, betroffene Personen über die wesentlichen Gründe für die Anwendung der Beschränkung und über ihr Recht, beim EDSB Beschwerde einzulegen, zu unterrichten. (13) Gemäß Artikel 25 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 ist das GSR befugt, die Unterrichtung der betroffenen Person über die Gründe für die Anwendung einer Beschränkung zurückzustellen, zu unterlassen oder abzulehnen, wenn dies die Wirkung der Beschränkung in irgendeiner Weise zunichtemachen würde. Das GSR sollte auf Einzelfallbasis prüfen, ob die Benachrichtigung über die Beschränkung deren Wirkung zunichtemachen würde. (14) Beschränkungen sollten aufgehoben werden, sobald die Voraussetzungen, aufgrund derer sie gerechtfertigt sind, nicht mehr gegeben sind oder wenn ihre Aufrechterhaltung die Verteidigungsrechte verletzen würde. Die Notwendigkeit von Beschränkungsmaßnahmen sollte regelmäßig geprüft werden. (15) Der Datenschutzbeauftragte (DSB) sollte rechtzeitig konsultiert werden, über die Anwendung etwaiger Beschränkungen unterrichtet werden und die Möglichkeit haben, zur Einhaltung dieses Beschlusses Stellung zu nehmen. (16) Die Personalvertretung wurde zu diesem Beschluss konsultiert — HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN: Artikel 1 Geltungsbereich (1) Mit diesem Beschluss werden die Voraussetzungen festgelegt, unter denen das Generalsekretariat des Rates (GSR) die Anwendung der Artikel 14 bis 21, 35 und 36 der Verordnung (EU) 2018/1725 sowie des Artikels 4, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 21 der genannten Verordnung vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen, gemäß Artikel 25 der genannten Verordnung beschränken kann. (2) Für die Zwecke dieses Beschlusses gilt das GSR als Verantwortlicher im Sinne des Artikels 3 Nummer 8 der Verordnung (EU) 2018/1725. Das GSR wird durch seinen Generalsekretär vertreten. Artikel 2 Beschränkungen (1) Das GSR kann die Anwendung der Artikel 14 bis 21, 35 und 36 der Verordnung (EU) 2018/1725 sowie des Artikels 4, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 21 der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen, in folgenden Fällen beschränken: a) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben a, b, c, d, f, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Durchführung von Sicherheits- und Verwaltungsuntersuchungen oder Disziplinarverfahren im Rahmen des Beschlusses Nr. 1/2018 des Generalsekretärs des Rates über die Aufgaben der Direktion Gefahrenabwehr und Sicherheit im Bereich Sicherheit und Geschäftskontinuität sowie gemäß Artikel 86 und Anhang IX des Statuts, die gemäß dem Beschluss Nr. 6/2021 des Generalsekretärs des Rates zur Annahme allgemeiner Durchführungsbestimmungen für Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren durchgeführt werden; b) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben a, b, c, d, f, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Gewährleistung, dass Bedienstete Sachverhalte vertraulich melden können, wenn die zuständige Dienststelle der Auffassung ist, dass schwerwiegende Unregelmäßigkeiten vorliegen, wie im Beschluss Nr. 3/2016 des Generalsekretärs des Rates zur Annahme interner Vorschriften für die Meldung schwerwiegender Unregelmäßigkeiten — Verfahren zur Durchführung der Artikel 22a, 22b und 22c des Statuts und des Artikels 66 Absatz 8 der Haushaltsordnung — dargelegt; c) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b, d und h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Durchführung von Untersuchungen im Zusammenhang mit Beistandsersuchen nach Artikel 24 des Statuts; d) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Gewährleistung, dass Bedienstete sich im Zusammenhang mit dem Mobbingverfahren an Vertrauenspersonen wenden können, wie im Beschluss Nr. 23/2021 des Generalsekretärs des Rates der Europäischen Union über Mobbing und sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz im Generalsekretariat des Rates festgelegt; e) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben a, b, c, d, f, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Gewährung oder dem Erhalt von Unterstützung für oder durch andere Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Union oder bei der Zusammenarbeit mit ihnen gemäß einschlägigen Dienstleistungsvereinbarungen, Absichtserklärungen und Kooperationsvereinbarungen; f) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben a, b, c, d, f, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Gewährung oder dem Erhalt von Unterstützung und Zusammenarbeit für oder durch Behörden der EU-Mitgliedstaaten, sei es auf deren Ersuchen oder auf eigene Initiative; g) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben a, b, c, d, f, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Gewährung oder dem Erhalt von Unterstützung für oder durch nationale Behörden von Drittländern und internationale Organisationen oder bei der Zusammenarbeit mit solchen Behörden und Organisationen, sei es auf deren Ersuchen oder auf eigene Initiative; h) gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben e und h der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren. Artikel 3 Anwendung von Beschränkungen (1) Jegliche Beschränkung der Rechte und Pflichten nach Artikel 2 muss notwendig und verhältnismäßig sein und die Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen berücksichtigen. (2) Vor der Anwendung einer der in Artikel 2 aufgeführten Beschränkungen führt die zuständige Dienststelle des GSR auf Einzelfallbasis eine Prüfung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit durch. Beschränkungen werden auf das zur Erreichung ihres Ziels unbedingt erforderliche Maß begrenzt. (3) Die zuständige Dienststelle des GSR führt Aufzeichnungen über die Gründe für jegliche gemäß diesem Beschluss angewandte Beschränkung, einschließlich der Prüfung nach Absatz 2 und der Gründe nach Artikel 25 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725. Die Aufzeichnungen und gegebenenfalls die Unterlagen, die die zugrunde liegenden sachlichen und rechtlichen Umstände enthalten, werden in ein von der zuständigen Dienststelle des GSR geführtes Register aufgenommen. Sie werden dem EDSB auf Anfrage zur Verfügung gestellt. (4) Vor der Anwendung von Beschränkungen hinsichtlich personenbezogener Daten, die von anderen Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, von zuständigen Behörden von Mitgliedstaaten oder Drittländern oder von internationalen Organisationen gemäß Artikel 2 Absatz 1 Buchstaben e, f und g erlangt wurden, konsultiert das GSR diese Einrichtungen zu möglichen Gründen für die Verhängung von Beschränkungen sowie zur Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der betreffenden Beschränkungen, es sei denn, dies würde den Zweck der Tätigkeiten des GSR gefährden. Artikel 4 Dauer und Überprüfung von Beschränkungen (1) Beschränkungen nach Artikel 2 bleiben gültig, solange die Gründe, aufgrund derer sie gerechtfertigt sind, fortbestehen. (2) Die zuständige Dienststelle des GSR überprüft die Anwendung von Beschränkungen nach Artikel 2 in regelmäßigen Abständen, mindestens jedoch alle sechs Monate. (3) Beschränkungen werden aufgehoben, sobald die Umstände, aufgrund derer sie gerechtfertigt sind, nicht mehr gegeben sind. (4) Sind die Gründe für eine Beschränkung nach Artikel 2 nicht mehr gegeben, so hebt das GSR die Beschränkung auf und teilt der betroffenen Person die Gründe für die Beschränkung mit. Gleichzeitig unterrichtet das GSR die betroffene Person über die Möglichkeit, beim EDSB Beschwerde einzulegen. Artikel 5 Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten (1) Gelangt die zuständige Dienststelle des GSR zu dem Schluss, dass die Rechte einer betroffenen Person gemäß diesem Beschluss beschränkt werden sollten, so unterrichtet sie den DSB. Sie gewährt dem DSB ferner Zugang zu den Aufzeichnungen und etwaigen Unterlagen, die die zugrunde liegenden sachlichen und rechtlichen Umstände enthalten. Die zuständige Dienststelle des GSR dokumentiert die Einbeziehung des DSB in die Anwendung von Beschränkungen ausführlich. (2) Der DSB kann die zuständige Dienststelle des GSR ersuchen, die Anwendung der Beschränkungen zu überprüfen. Die betreffende Dienststelle unterrichtet den DSB schriftlich über das Ergebnis der Überprüfung, um die sie ersucht wurde. Artikel 6 Unterrichtung betroffener Personen (1) Das GSR nimmt in die Datenschutzhinweise, die in dem vom DSB geführten Register der Verarbeitungsvorgänge veröffentlicht werden, einen Abschnitt auf, mit dem betroffene Personen allgemein über die Möglichkeit einer Beschränkung der Rechte betroffener Personen gemäß Artikel 2 Absatz 1 unterrichtet werden. Die Unterrichtung erstreckt sich auf die Rechte, die beschränkt werden können, die Gründe, aufgrund derer Beschränkungen angewandt werden können, und deren mögliche Dauer. (2) Die zuständigen Dienststellen unterrichten betroffene Personen einzeln in geeigneter Form über bestehende oder künftige Beschränkungen ihrer Rechte. Sie unterrichten die betroffene Person über die wesentlichen Gründe für die Anwendung der Beschränkung, über ihr Recht, den DSB zu konsultieren, und über ihre Rechte, beim EDSB Beschwerde einzulegen. (3) Die zuständigen Dienststellen können die Unterrichtung betroffener Personen nach Absatz 2 dieses Artikels zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, solange sie die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen würde. Ob dies gerechtfertigt wäre, wird auf Einzelfallbasis geprüft. Die Unterrichtung der betroffenen Person sollte erfolgen, sobald sie die Wirkung der Beschränkung nicht mehr zunichtemachen würde. (4) Beschränkt die zuständige Dienststelle des GSR die Unterrichtung betroffener Personen nach Absatz 2 dieses Artikels ganz oder teilweise, so führt sie Aufzeichnungen über die Gründe für die Beschränkung und registriert sie gemäß Artikel 3. Artikel 7 Benachrichtigung der betroffenen Person über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (1) Ist das GSR gemäß Artikel 35 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725 verpflichtet, über eine Datenschutzverletzung zu benachrichtigen, so kann es diese Benachrichtigung in Ausnahmefällen ganz oder teilweise beschränken. Es dokumentiert diese Entscheidung gemäß Artikel 3 Absatz 3 dieses Beschlusses. (2) Sind die Gründe für die Beschränkung nicht mehr gegeben, so benachrichtigt das GSR die betroffene Person über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und unterrichtet sie über die wesentlichen Gründe für die Beschränkung sowie über ihr Recht, beim EDSB Beschwerde einzulegen. Artikel 8 Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation (1) In Ausnahmefällen kann das GSR das Recht auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation gemäß Artikel 36 der Verordnung (EU) 2018/1725 beschränken. (2) Beschränkt das GSR das Recht auf Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation, so unterrichtet es die betroffene Person in seiner Antwort auf eine etwaige Anfrage der betroffenen Person über die wesentlichen Gründe für die Anwendung der Beschränkung sowie über ihr Recht, beim EDSB Beschwerde einzulegen. (3) Das GSR kann die Unterrichtung über die Gründe für eine Beschränkung und das Recht, beim EDSB Beschwerde einzulegen, zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, solange sie die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen würde. Ob dies gerechtfertigt wäre, wird auf Einzelfallbasis geprüft. Artikel 9 Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen (1) Jegliche Beschränkung muss den Wesensgehalt der Grundrechte und -freiheiten achten und in einer demokratischen Gesellschaft notwendig und verhältnismäßig sein. (2) Bei der Prüfung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit einer Beschränkung berücksichtigt eine mit einer Untersuchung beauftragte Dienststelle stets die potenziellen Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person. (3) Keine Beschränkung darf zur Folge haben, dass von einer Untersuchung betroffene Personen an der Wahrnehmung ihrer Verteidigungsrechte — insbesondere ihres Rechts, gehört zu werden — gehindert werden. In Fällen, in denen die Mitteilung an die betroffene Person über die Einleitung einer Untersuchung verspätet erfolgt, dürfen keine Schlussfolgerungen gezogen werden, ohne dass sie die Gelegenheit hatte, gehört zu werden. In Fällen, in denen Beweismittel und Zeugenaussagen in der Untersuchungsphase pseudonymisiert wurden, muss die Pseudonymisierung oder jegliche andere Beschränkung im Falle eines Disziplinarverfahrens aufgehoben werden. Artikel 10 Inkrafttreten Dieser Beschluss tritt am zwanzigsten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Geschehen zu Brüssel am 20. Dezember 2021. Der Generalsekretär Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN (1) ABl. L 295 vom 21.11.2018, S. 39. (2) Verordnung (EWG, Euratom, EGKS) Nr. 259/68 des Rates vom 29. Februar 1968 zur Festlegung des Statuts der Beamten der Europäischen Gemeinschaften und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten dieser Gemeinschaften sowie zur Einführung von Sondermaßnahmen, die vorübergehend auf die Beamten der Kommission anwendbar sind (ABl. L 56 vom 4.3.1968, S. 1).