Beschluss Nr. 18/2020 des Ausschusses der Regionen über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Ausschusses der Regionen

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20.11.2020 DE Amtsblatt der Europäischen Union L 391/3 BESCHLUSS Nr. 18/2020 DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Ausschusses der Regionen DAS PRÄSIDIUM DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN, gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 15 Absatz 3, gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (1), gestützt auf die Verordnung (EU) Nr. 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (2), gestützt auf die Geschäftsordnung des Ausschusses der Regionen, insbesondere Artikel 78, gestützt auf den Beschluss Nr. 64/2003 des Präsidiums des Ausschusses der Regionen vom 11. Februar 2003 über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Ausschusses der Regionen (3), gestützt auf den Beschluss Nr. 128/2003 des Präsidiums des Ausschusses der Regionen vom 17. Juni 2003 über die Dokumente des Ausschusses der Regionen, die über das elektronische Dokumentenregister für die Öffentlichkeit zugänglich sind, unter Berücksichtigung der Gemeinsamen Erklärung zur Verordnung (EG) Nr. 1049/2001, in der das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission die übrigen Institutionen auffordern, für den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten interne Regelungen zu beschließen, die den in der betreffenden Verordnung festgeschriebenen Grundsätzen und Einschränkungen Rechnung tragen (4), unter Berücksichtigung dass die Liste der Dokumente, die gemäß Artikel 78 Absatz 2 der Geschäftsordnung des Ausschusses der Regionen direkt zugänglich sind, und die Modalitäten für die Ausübung des Rechts der Bürger auf Zugang zu den Dokumenten im Sinne der öffentlichen Transparenz in einem einzigen Beschluss zusammengefasst werden sollten, HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN: KAPITEL I ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN Artikel 1 Zugangsberechtigte, Umfang und Arten des Zugangs 1. Jeder Unionsbürger und jede natürliche oder juristische Person mit Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat hat vorbehaltlich der in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 festgelegten Grundsätze, Bedingungen und Einschränkungen und der besonderen Bestimmungen dieses Beschlusses ein Recht auf Zugang zu den Dokumenten des Ausschusses der Regionen („der Ausschuss“). 2. Für die Zwecke dieses Beschlusses bezeichnet der Ausdruck „Dokumente des Ausschusses“ jeden Inhalt im Sinne des Artikels 3 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001, der von einem Arbeitsorgan des Ausschusses oder vom Generalsekretariat des Ausschusses erstellt wurde oder dort eingegangen ist. 3. Der Ausschuss gewährt der Öffentlichkeit über das in Kapitel II beschriebene Register und auf Antrag gemäß Kapitel III Zugang zu seinen Dokumenten. KAPITEL II REGISTER DER DOKUMENTE DES AUSSCHUSSES Artikel 2 1. Gemäß Artikel 11 und 12 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 wird innerhalb des Ausschusses ein Dokumentenregister eingerichtet. 2. Die Dokumente des Ausschusses, die in der diesem Beschluss beigefügten Liste aufgeführt sind, und die Dokumente, zu denen der Zugang gemäß Kapitel III dieses Beschlusses gewährt wurde, sind für die Bürger in dem Register direkt in elektronischer Form zugänglich. 3. Der Ausschuss kann beschließen, andere als die in Absatz 2 genannten Dokumente in das Register aufzunehmen. In diesem Fall beschließt der Ausschuss je nach Art des Dokuments, das Dokument den Bürgern direkt in elektronischer Form im Register zugänglich zu machen oder in das Register nur eine Referenznummer für das Dokument, den Gegenstand und/oder eine Kurzbeschreibung des Inhalts und das Datum des Eingangs bzw. der Erstellung und der Eintragung in das Register aufzunehmen. KAPITEL III VERFAHREN FÜR DEN ZUGANG AUF ANTRAG Artikel 3 Auf Antrag zugängliche Dokumente Dokumente des Ausschusses, die nicht in der diesem Beschluss beigefügten Liste aufgeführt sind, sind vorbehaltlich der in den Artikeln 4 und 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 festgelegten Beschränkungen auf Antrag so weit wie möglich für die Öffentlichkeit zugänglich. Artikel 4 Erstantrag 1. Einreichung 1.1. Die Anträge auf Zugang zu einem Dokument sind in schriftlicher Form (ggf. auch in elektronischer Form) in einer der in Artikel 1 der Verordnung Nr. 1/1958 zur Regelung der Sprachenfrage für die Europäische Wirtschaftsgemeinschaft aufgeführten Sprachen (5) an das Generalsekretariat des Ausschusses zu richten. 1.2. Der Antrag muss hinreichend präzise formuliert sein und insbesondere die zur Ermittlung des oder der beantragten Dokumente(s) erforderlichen Angaben sowie Name und Kontaktdaten des Antragstellers enthalten. 1.3. Ist ein Antrag nicht hinreichend präzise, bittet der Ausschuss den Antragsteller um Präzisierung des Antrags und leistet ihm dabei Hilfe; in diesem Fall beginnt die Antwortfrist erst mit dem Zeitpunkt, zu dem der Ausschuss diese Informationen erhält. 1.4. Bei mehrfachen Anträgen auf Zugang zu sehr umfangreichen Dokumenten oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten kann der Ausschuss mit dem Antragsteller eine informelle Absprache treffen. 1.5. Der Antragsteller ist nicht verpflichtet, Gründe für seinen Antrag anzugeben. 2. Bearbeitung 2.1. Jeder Antrag auf Zugang zu einem Dokument, das im Besitz des Ausschusses ist, wird noch am Eingangstag an das für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten zuständige Team weitergeleitet, das den Eingang bestätigt, eine Antwort verfasst und das Dokument fristgerecht zugänglich macht. 2.2. Bezieht sich der Antrag auf ein Ausschussdokument, für das eine Ausnahmeregelung nach Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 Anwendung finden kann, wendet sich das für das Register zuständige Team an den Urheber des Dokuments, der innerhalb einer Frist von fünf Arbeitstagen einen Vorschlag für die weitere Vorgehensweise macht. 2.3. Betreffen die Bedenken hinsichtlich der Offenlegung Dokumente, die seitens Dritter erstellt wurden, so konsultiert der Ausschuss diese unter Einräumung einer Frist von mindestens fünf Arbeitstagen für die Beantwortung, damit beurteilt werden kann, ob eine der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmeregelungen zum Tragen kommt. 2.4. Betrifft der dem Ausschuss vorgelegte Antrag ein von einem anderen Organ stammendes Dokument, das von diesem noch nicht veröffentlicht wurde, so setzt der Ausschuss dem für das Dokument zuständigen Organ eine Frist von mindestens fünf Arbeitstagen, um etwaige Vorbehalte gegen die Offenlegung des Dokuments geltend zu machen. 2.5. Geht innerhalb der gesetzten Frist keine Antwort von den Dritten bzw. dem Organ, von dem das Dokument stammt, ein, setzt der Ausschuss das Verfahren fort. 3. Entscheidung 3.1. Wird der beantragte Zugang gewährt, übermittelt der Ausschuss dem Antragsteller das angeforderte Dokument innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Eingang des Antrags. Der Direktor der Direktion A ist zuständig für die positiven Bescheide, mit denen Zugang zu den angeforderten Dokumenten gewährt wird. 3.2. Wird der Antrag auf Zugang zu einem Dokument abgelehnt, so teilt der Ausschuss dem Antragsteller innerhalb von 15 Arbeitstagen nach dem Eingang des Antrags schriftlich die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung mit und unterrichtet den Antragsteller über sein Recht, einen Zweitantrag zu stellen. Antwortet der Ausschuss innerhalb der vorgeschriebenen Frist nicht, hat der Antragsteller das Recht, einen Zweitantrag zu stellen. Der Generalsekretär ist zuständig für ablehnende Bescheide, mit denen der Zugang zu den angeforderten Dokumenten ganz oder teilweise abgelehnt wird. 3.3. In Ausnahmefällen, beispielsweise bei einem Antrag auf Zugang zu einem sehr umfangreichen Dokument oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten, kann die in den Absätzen 3.1 und 3.2 vorgesehene Frist um 15 Arbeitstage verlängert werden, sofern der Antragsteller vorab informiert wird und eine ausführliche Begründung erhält. 3.4. Der Direktor der Direktion A und der Generalsekretär können ihre jeweiligen in den Absätzen 3.1 und 3.2 genannten Befugnisse übertragen. Artikel 5 Zweitantrag 1. Einreichung 1.1. Der Zweitantrag ist binnen 15 Arbeitstagen nach Erhalt des Bescheids der vollständigen oder teilweisen Ablehnung des Zugangs zu dem angeforderten Dokument oder, bei Ausbleiben einer Antwort auf den Erstantrag, nach Ablauf der für die Beantwortung des Erstantrags vorgesehenen Frist an den Ausschuss zu richten. 1.2. Für den Zweitantrag gelten dieselben Formalien wie für den Erstantrag. 2. Bearbeitung Die Bestimmungen von Artikel 4 Absatz 2 dieses Beschlusses gelten entsprechend für die Bearbeitung von Zweitanträgen; der Ausschuss ist jedoch nicht verpflichtet, den Eingang des Zweitantrags zu bestätigen. 3. Entscheidung 3.1. Wird der beantragte Zugang gewährt, übermittelt der Ausschuss dem Antragsteller innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Eingang des Zweitantrags das angeforderte Dokument. Der Präsident ist zuständig für die positiven Bescheide, mit denen Zugang zu den angeforderten Dokumenten gewährt wird. 3.2. Wird der Antrag auf Zugang zu einem Dokument abgelehnt, so teilt der Ausschuss dem Antragsteller innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Eingang des Zweitantrags schriftlich die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung mit und unterrichtet den Antragsteller über mögliche Rechtsbehelfe. Der Präsident ist zuständig für ablehnende Bescheide, mit denen der Zugang zu angeforderten Dokumenten ganz oder teilweise abgelehnt wird. 3.3. In Ausnahmefällen, beispielsweise bei einem Zweitantrag auf Zugang zu einem sehr umfangreichen Dokument oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten, kann die in den Absätzen 3.1 und 3.2 vorgesehene Frist um 15 Arbeitstage verlängert werden, sofern der Antragsteller vorab informiert wird und eine ausführliche Begründung erhält. 3.4. Der Präsident kann die in den Absätzen 3.1 und 3.2 genannten Befugnisse übertragen. Artikel 6 Rechtsbehelf Lehnt der Ausschuss einen Zweitantrag auf Zugang zu einem Dokument ganz oder teilweise ab oder antwortet er nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist, so hat der Antragsteller die Möglichkeit, unter den in Artikel 263 bzw. Artikel 228 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union vorgesehenen Voraussetzungen Klage gegen den Ausschuss zu erheben und/oder eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten einzureichen. Artikel 7 Bereitstellung der Dokumente und Antwortkosten 1. Bereitstellung der Dokumente 1.1. Die Dokumente werden je nach Wunsch des Antragsstellers durch Bereitstellung einer Kopie auf Papier oder in elektronischer Form zugänglich gemacht. 1.2. Ist ein Dokument bereits vom Ausschuss oder einer anderen Institution freigegeben worden und problemlos zugänglich, kann der Ausschuss dem Antragsteller den Zugang erleichtern, indem er ihn darüber informiert, wie er das angeforderte Dokument erhalten kann. 2. Antwortkosten Die Kosten für die Anfertigung und Übersendung von Kopien von mehr als 20 DIN A4-Seiten können dem Antragsteller in Rechnung gestellt werden. Sie dürfen allerdings die tatsächlichen Kosten nicht überschreiten. Die Übermittlung in elektronischer Form ist kostenlos. KAPITEL IV SCHLUSSBESTIMMUNGEN Artikel 8 Durchführung Dem Generalsekretär obliegt es, die zur Sicherstellung der Durchführung dieses Beschlusses erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen. Artikel 9 Aufhebung der Beschlüsse Nr. 64/2003 und 128/2003 Mit diesem Beschluss werden der Beschluss Nr. 64/2003 des Präsidiums des Ausschusses der Regionen vom 11. Februar 2003 über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Ausschusses der Regionen und der Beschluss Nr. 128/2003 des Präsidiums des Ausschusses der Regionen vom 17. Juni 2003 über die Dokumente des Ausschusses der Regionen, die über das elektronische Dokumentenregister für die Öffentlichkeit zugänglich sind, aufgehoben. Artikel 10 Inkrafttreten Dieser Beschluss tritt am Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Brüssel, den 9. Oktober 2020. Für das Präsidium des Ausschusses der Regionen Apostolos TZITZIKOSTAS Präsident (1) ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43. (2) ABl. L 295 vom 21.11.2018, S. 39. (3) ABl. L 160 vom 28.6.2003, S. 96. (4) ABl. L 173 vom 27.6.2001, S. 5. (5) ABl. P 017 vom 6.10.1958, S. 385. ANHANG Liste der für die Öffentlichkeit direkt zugänglichen Dokumente des Ausschusses der Regionen 1. Dokumente im Zusammenhang mit der politischen Arbeit Anträge und Begründungen für die Erarbeitung von Initiativstellungnahmen Zuweisungen von Befassungen Entwürfe von Stellungnahmen der Fachkommissionen Entwürfe von Prospektivstellungnahmen der Fachkommissionen Berichtsentwürfe der Fachkommissionen Entwürfe von Prospektivberichten der Fachkommissionen Entschließungsentwürfe der Fachkommissionen Informationsvermerke für die Mitglieder in Fachkommissionssitzungen Änderungsanträge zu Stellungnahmeentwürfen der Fachkommissionen Änderungsanträge zu Entwürfen von Prospektivstellungnahmen der Fachkommissionen Änderungsanträge zu Berichtsentwürfen der Fachkommissionen Änderungsanträge zu Entwürfen von Prospektivberichten der Fachkommissionen Änderungsanträge zu Entschließungsentwürfen der Fachkommissionen Stellungnahmeentwürfe (Plenum) Entwürfe von Prospektivstellungnahmen (Plenum) Berichtsentwürfe (Plenum) Entwürfe von Prospektivberichten (Plenum) Entschließungsentwürfe (Plenum) Informationsvermerke/Hintergrundvermerke (Plenum) Änderungsanträge zu Stellungnahmeentwürfen (Plenum) Änderungsanträge zu Entwürfen von Prospektivstellungnahmen (Plenum) Änderungsanträge zu Berichtsentwürfen (Plenum) Änderungsanträge zu Entwürfen von Prospektivberichten (Plenum) Änderungsanträge zu Entschließungsentwürfen (Plenum) Berichte über die Beratungen (Plenum) Stellungnahmen des (Europäischen) Ausschusses der Regionen Prospektivstellungnahmen des (Europäischen) Ausschusses der Regionen Berichte der Fachkommissionen mit den Gründen für die Erhebung einer Klage wegen Verstoßes gegen das Subsidiaritätsprinzip oder Unterlassung der obligatorischen Befassung des Ausschusses Berichte des (Europäischen) Ausschusses der Regionen Prospektivberichte des (Europäischen) Ausschusses der Regionen Entschließungen des (Europäischen) Ausschusses der Regionen Verzichte auf Stellungnahmen 2. Dokumente zur Organisation und Arbeitsweise der Beschlussfassungsorgane des Ausschusses Entwurf der Geschäftsordnung Änderungsanträge zum Entwurf der Geschäftsordnung Geschäftsordnung Berichte über die Überarbeitung der Geschäftsordnung Beschlüsse des Plenums zur Wahl der Präsidiumsmitglieder Beschlüsse des Plenums zur Einsetzung von Fachkommissionen Beschlüsse des Präsidiums zur Einsetzung von Arbeitsgruppen‚ Gemischten beratenden Ausschüssen, interregionalen Gruppen, Taskforces und anderen politischen Gremien Beschlüsse des Plenums zur Ernennung des Präsidenten Beschlüsse des Plenums zur Ernennung des 1. Vizepräsidenten 3. Dokumente zur politischen Strategie des AdR Entwürfe von Erklärungen Erklärungen Jährliche Evaluierungsberichte Evaluierungsberichte zum Ende der Mandatsperiode Zusammenfassungen und Berichte über die Resonanz der Stellungnahmen des Ausschusses Zusammenfassungen und jährliche Tätigkeitsberichte Politische Prioritäten Politische Programme zum Beginn der Mandatsperiode Arbeitsprogramme der Fachkommissionen des Ausschusses 4. Dokumente zur Arbeit der Arbeitsorgane des Ausschusses Präsidiumsdokumente Zusammensetzung Einladungen Entwürfe von Tagesordnungen Anwesenheitslisten Präsidiumsvermerke Sitzungskalender Protokolle Konferenz der Präsidenten und Vorsitzenden Tagesordnungen Dokumente für die Plenartagung Einladungen Entwürfe von Tagesordnungen Protokolle Anwesenheitslisten Ausführungen und Reden von Gastrednern Dokumente der Fachkommissionen des Ausschusses (zusätzlich zu den unter Ziffer 1 genannten Dokumenten), der Gemischten beratenden Ausschüsse, der Arbeitsgruppen, der interregionalen Gruppen, der Taskforces und anderer politischer Gremien des Ausschusses Politische Prioritäten (entsprechend den Aktionsplänen und Arbeitsprogrammen) Politische Programme zum Beginn der Mandatsperiode Tätigkeitsberichte und thematische Berichte Empfehlungen Zusammensetzung Einladungen Entwürfe von Tagesordnungen Protokolle Anwesenheitslisten Vorschläge für auswärtige Tätigkeiten Präsentationen zu thematischen Debatten oder Stellungnahmen Präsidentschaft Ausführungen und Reden des Präsidenten Ausführungen und Reden der Vizepräsidenten Mitglieder Ernennung von Mitgliedern Rücktrittsgesuche von Mitgliedern Beendigung des Mandats von Mitgliedern Erklärungen der finanziellen Interessen der Mitglieder Kostenerstattungen und Vergütungen Regelung über die Erstattung von Beförderungskosten und die Pauschalvergütung für Reise- und Sitzungstage für die Mitglieder Dokumente der Fraktionen Bildung von Fraktionen Sitzungen der Vorsitzenden der Fachkommissionen mit dem Präsidenten des Ausschusses Einladungen Tagesordnungen Seminare und Konferenzen Einladungen zu Sitzungen, Seminaren und Konferenzen Folgedokumente 5. Dokumente der Netze und Plattformen des Ausschusses Europäischer Verbund für territoriale Zusammenarbeit (EVTZ) Verzeichnis Entscheidungen der Mitgliedstaaten Netz für Subsidiaritätskontrolle Arbeitsprogramm zur Subsidiaritätskontrolle Jahresberichte zur Subsidiarität Studien Tagesordnungen der Subsidiaritätskonferenzen Broschüren Konsultationsberichte Beiträge der Partner des Netzes für Subsidiaritätskontrolle Europa-2020-Plattform Monitoringberichte Mitgliederlisten Plattform Gewaltenteilung Studien zur Gewaltenteilung 6. Dokumente im Zusammenhang mit der Kommunikationstätigkeit und wissenschaftlichen Arbeiten Strategische Dokumente Kommunikationsstrategien des Ausschusses Jährliche Aktionspläne für die Kommunikation Jährliche Kommunikationsberichte (über die Tätigkeiten des Vorjahres) Sonstige Dokumente Pressemitteilungen Elektronische Newsletter (Verteilung per Abonnement nach Anmeldung auf der Homepage der Website) Organisation von Veranstaltungen (Konferenzen, Diskussionsrunden, öffentlichen Anhörungen, Workshops usw.) Einladungen zu öffentlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Diskussionsrunden, Anhörungen, Workshops usw.) Informationen für die Mitglieder über die vom Ausschuss organisierten Veranstaltungen Programme/Tagesordnungen für die vom Ausschuss organisierten Veranstaltungen Kurzdarstellungen/Analysen/Bewertungen der vom Ausschuss organisierten Veranstaltungen Studien des Ausschusses Studien Programme des Präsidiums für wissenschaftliche Arbeiten Leitfäden für die Mitglieder Leitfaden für die Berichterstatter Leitfaden für die Mitglieder 7. Dokumente zu den Beziehungen des Ausschusses nach außen Kooperationsvereinbarungen Schriftverkehr mit europäischen und internationalen Institutionen und Einrichtungen Schriftverkehr mit den Mitgliedstaaten Schriftverkehr mit lokalen und regionalen Gebietskörperschaften Schriftverkehr mit internationalen Organisationen Schriftverkehr mit Verbänden Europäische Verbünde für territoriale Zusammenarbeit 8. Dokumente im Zusammenhang mit der Verwaltung, Planung und Berichterstattung des Ausschusses Einstellungen und Praktika Stellenausschreibungen Datenschutzerklärungen im Zusammenhang mit der Einstellung von Beamten, der Abordnung abgeordneter nationaler Sachverständiger und Praktika Regelungen für zum Ausschuss abgeordnete nationale Sachverständige Regelungen für Praktika im Ausschuss Regelungen für die finanzielle Beteiligung an den tatsächlich anfallenden Reisekosten von Praktikanten zu Beginn und am Ende des Praktikums in den Dienststellen des Ausschusses Ausschreibungsverfahren Allgemeine Bedingungen für Beschaffungsaufträge (Aufträge von geringem Wert) Datenschutzerklärung im Zusammenhang mit Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge Bekanntmachungen von Aufträgen im Amtsblatt der EU Vergabebekanntmachungen im Amtsblatt der EU Ex-ante-Veröffentlichung anstehender Aufträge von geringem und mittlerem Wert Liste der vom Ausschuss im Vorjahr unterzeichneten Verträge von geringem und mittlerem Wert Liste der Einzelverträge und Auftragsscheine auf der Grundlage eines vom Ausschuss im Vorjahr unterzeichneten Rahmenvertrags Vorschriften für die Meldung von Missständen und Erklärungen über externe Tätigkeiten hoher Beamter Erklärung zum Datenschutz bei Verfahren zur Meldung von Missständen (Whistleblowing-Verfahren) Vorschriften über die Meldung von Missständen (Whistleblowing-Verfahren) Verwaltungsvereinbarung zwischen dem Ausschuss und dem OLAF Jährliche Informationen über die beruflichen Tätigkeiten ehemaliger hoher Beamter