Beschluss (EU) 2024/1043 der Kommission vom 9. April 2024 zur Festlegung interner Vorschriften über die Beschränkung bestimmter Rechte betroffener Personen im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Hauptvertrauensperson und die Vertrauenspersonen bei der Wahrnehmung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Prävention und Bekämpfung von Mobbing und sexueller Belästigung

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Amtsblatt der Europäischen Union DE Reihe L 2024/1043 11.4.2024 BESCHLUSS (EU) 2024/1043 DER KOMMISSION vom 9. April 2024 zur Festlegung interner Vorschriften über die Beschränkung bestimmter Rechte betroffener Personen im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Hauptvertrauensperson und die Vertrauenspersonen bei der Wahrnehmung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Prävention und Bekämpfung von Mobbing und sexueller Belästigung DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION — gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, gestützt auf die Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (1), insbesondere auf Artikel 25 Absatz 1, in Erwägung nachstehender Gründe: (1) Nach dem Statut der Beamten der Europäischen Union und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union, festgelegt in der Verordnung (EWG, Euratom, EGKS) Nr. 259/68 des Rates (2) (im Folgenden „Statut“), haben sich die Bediensteten jeder Handlung und jedes Verhaltens zu enthalten, die dem Ansehen ihres Amtes abträglich sein könnten, einschließlich jeder Form von Mobbing oder sexueller Belästigung. (2) Die Kommission hat entsprechend ihrem Beschluss C(2023) 8630 (3) eine Strategie für die Prävention und den wirksamen Umgang mit tatsächlichen oder potenziellen Fällen von Mobbing und sexueller Belästigung am Arbeitsplatz eingeführt. (3) Mit dem Beschluss C(2023) 8630 wurde die Funktion der Hauptvertrauensperson geschaffen und ein informelles Verfahren festgelegt, nach dem sich Opfer von Belästigungen oder Zeugen solcher Belästigungen an die Hauptvertrauensperson wenden können. Die Hauptvertrauensperson ist die wichtigste Anlaufstelle für Opfer von Belästigungen, bei der sie schnelle und vertrauliche Beratung, Informationen über verfügbare Dienstleistungen und Unterstützung erhalten. Im Rahmen eines informellen Verfahrens können sie einen Fall einer der Vertrauenspersonen zuweisen oder in Ausnahmefällen beschließen, selbst die Aufgaben einer Vertrauensperson wahrzunehmen. Die Vertrauenspersonen betreuen die Opfer, hören sie an und unterstützen, informieren und beraten sie bei der Suche nach einer zufriedenstellenden Lösung für eine Situation, in der sich die Opfer belästigt fühlen. Das informelle Verfahren soll dazu dienen, dass dem Opfer bei den von ihm benannten Problemen in geeigneter Form Beistand geleistet wird, ohne dass eine Bewertung des Verhaltens in rechtlicher Hinsicht vorgenommen wird. Bei wiederholten Belästigungsvorwürfen in ein und derselben Generaldirektion oder Dienststelle kann die Hauptvertrauensperson den betreffenden Generaldirektor oder Dienststellenleiter und — mit Zustimmung des Opfers — das Untersuchungs- und Disziplinaramt der Kommission (IDOC) davon in Kenntnis setzen. Die Hauptvertrauensperson kann sich auch mit den einschlägigen Akteuren und Dienststellen in Verbindung setzen, um ihnen unbeschadet ihrer jeweiligen Zuständigkeiten Informationen oder Ratschläge zu geeigneten Maßnahmen zu geben. (4) Im Rahmen dieses informellen Verfahrens, an dem die Hauptvertrauensperson und die Vertrauenspersonen beteiligt sind, erhebt und verarbeitet die Kommission Informationen. Dazu können personenbezogene Daten des Opfers, des mutmaßlichen Täters, potenzieller Zeugen und anderer beteiligter Personen zählen. (5) Auch außerhalb des informellen Verfahrens sollte die Hauptvertrauensperson gegebenenfalls die Durchführung vorläufiger Schutz- und Begleitmaßnahmen erleichtern und sich an die zuständigen Dienststellen wenden können. In diesem Zusammenhang kann die Hauptvertrauensperson auch auf personenbezogene Daten des Opfers, der mutmaßlichen Täter, potenzieller Zeugen und anderer beteiligter Personen zugreifen. (6) Darüber hinaus kann die Hauptvertrauensperson gebeten werden, Opfer von Belästigungen, die ein formelles Verfahren eingeleitet haben, zu beraten. Im Rahmen dieses Verfahrens kann das Opfer die Hauptvertrauensperson nach Artikel 39 Absatz 2 des Beschlusses C(2023) 8630 um eine unabhängige Stellungnahme zu bestimmten Aspekten der vorläufigen Prüfung bitten, und die Hauptvertrauensperson kann zu diesem Zweck Zugriff auf personenbezogene Daten des Opfers, des mutmaßlichen Täters sowie von Zeugen oder anderen beteiligten Personen erhalten. (7) Zur Wahrnehmung ihrer Aufgabe können die Hauptvertrauensperson und die Vertrauenspersonen verschiedene Kategorien personenbezogener Daten erheben und verarbeiten, darunter Identifizierungs-, Kontakt- und verhaltensbezogene Daten sowie personenbezogene Daten nach Artikel 10 Absatz 1 und Artikel 11 der Verordnung (EU) 2018/1725. Die Kommission fungiert als für die Datenverarbeitung Verantwortliche. (8) Bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben nach dem Statut ist die Kommission verpflichtet, die in Artikel 8 Absatz 1 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union und in Artikel 16 Absatz 1 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union verankerten Rechte natürlicher Personen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die in der Verordnung (EU) 2018/1725 geregelten Rechte zu achten. Zudem sind alle Bediensteten der Kommission verpflichtet, die Vertraulichkeitsvorschriften zu befolgen. (9) Unter bestimmten Umständen sind die Rechte bestimmter betroffener Personen nach der Verordnung (EU) 2018/1725 und die Notwendigkeit, dass die Kommission wirksam auf Vorwürfe der Belästigung und anderer unangemessener Verhaltensweisen reagiert, sowie die uneingeschränkte Achtung der Grundrechte und Grundfreiheiten anderer von der Datenverarbeitung betroffener Personen gegeneinander abzuwägen. Zu diesem Zweck hat die Kommission nach Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 die Möglichkeit, unter strengen Voraussetzungen die Anwendung der Artikel 14 bis 22, 35 und 36 sowie Artikel 4 derselben Verordnung, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 20 der Verordnung genannten Rechten und Pflichten entsprechen, zu beschränken. Wenn keine Beschränkungen in einem auf der Grundlage der Verträge erlassenen Rechtsakt vorgesehen sind, müssen interne Vorschriften erlassen werden, die die Kommission zur Beschränkung der betreffenden Rechte berechtigen. (10) Um die Vertraulichkeit und Wirksamkeit der Verfahren gegen Belästigung — Verwaltungsuntersuchungen sowie Vor-, Disziplinar- und Aussetzungsverfahren — zu gewährleisten, hat die Kommission die Beschlüsse (EU) 2019/165 (4) und (EU) 2022/121 (5) erlassen, mit denen die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b, c, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 beschränkt wird. (11) Die Kommission könnte gezwungen sein, neben der Wahrung der Rechte der betroffenen Personen dafür zu sorgen, dass die Ziele des von der Hauptvertrauensperson und den Vertrauenspersonen durchgeführten informellen Verfahrens verfolgt werden und die anderen Aufgaben der Hauptvertrauensperson nach dem Beschluss C(2023) 8630 wahrgenommen werden. (12) Die Kommission könnte insbesondere gezwungen sein, die Rechte des mutmaßlichen Täters als betroffener Person, beispielsweise sein Recht auf Auskunft über seine von der Hauptvertrauensperson und den Vertrauenspersonen erhobenen personenbezogenen Daten, gegen die Grundrechte und Grundfreiheiten aller anderen beteiligten Personen, etwa des Opfers und potenzieller Zeugen, abzuwägen. Die Kommission kann dies insbesondere beschließen, um Letztgenannte vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen von Personen zu schützen, gegen die Vorwürfe erhoben wurden, welche jedoch keine Maßnahmen der Verwaltung nach sich gezogen haben. Sie kann aufgrund von Artikel 25 Artikel 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 so verfahren. (13) Es kann erforderlich sein, vertrauliche Informationen über Bedienstete zu schützen, die sich im Rahmen von Verfahren wegen Belästigung an die Hauptvertrauensperson oder an eine Vertrauensperson wenden. In solchen Fällen muss die Kommission möglicherweise Auskünfte über die Identität, Aussagen und sonstigen personenbezogenen Daten des mutmaßlichen Opfers, der Zeugen und anderer beteiligter Personen beschränken, um die Rechte und Freiheiten aller Beteiligten zu schützen. (14) Um den Artikeln 14, 15 und 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu entsprechen, sollte die Kommission auf ihrer Website Datenschutzhinweise veröffentlichen, mit denen sie die Betroffenen transparent und kohärent über die Tätigkeiten der Kommission, bei denen ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, und über ihre Rechte informiert. Gegebenenfalls sollte die Kommission von der Datenverarbeitung betroffene Personen, die an dem informellen Meldeverfahren beteiligt sind, in geeigneter Form persönlich informieren. (15) In Artikel 16 Absatz 5 der Verordnung (EU) 2018/1725 sind Ausnahmen vom Auskunftsrecht der betroffenen Personen geregelt. Wenn diese Ausnahmen Anwendung finden, braucht die Kommission das Auskunftsrecht nicht gemäß diesem Beschluss einzuschränken. Bei Vorwürfen wegen Mobbings und sexueller Belästigung, die zu einem informellen Verfahren führen, sollten die personenbezogenen Daten vertraulich bleiben. Die Weitergabe dieser Informationen an den mutmaßlichen Täter würde die Verwirklichung der Ziele der Datenverarbeitung ernsthaft gefährden. Deshalb sollten diese Ausnahmeregelungen auf das Auskunftsrecht mutmaßlicher Täter in Bezug auf personenbezogene Daten angewandt werden, die von der Hauptvertrauensperson und den Vertrauenspersonen erhoben werden. (16) Die Kommission sollte Beschränkungen nur vornehmen, wenn diese den Wesensgehalt der Grundrechte und Grundfreiheiten nicht verletzen, unbedingt notwendig sind und in einer demokratischen Gesellschaft eine verhältnismäßige Maßnahme darstellen. Die Kommission sollte diese Beschränkungen begründen. Den Grundsätzen der Transparenz, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Rechenschaftspflicht folgend sollte die Kommission alle Beschränkungen transparent handhaben und ein Verzeichnis darüber führen. (17) Nach Artikel 25 Absatz 6 der Verordnung (EU) 2018/1725 ist der für die Verarbeitung Verantwortliche verpflichtet, die betroffenen Personen über die wesentlichen Gründe für die Beschränkung und über ihr Recht, beim Europäischen Datenschutzbeauftragten Beschwerde einzulegen, zu unterrichten. (18) Nach Artikel 25 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 können die für die Verarbeitung Verantwortlichen die Unterrichtung der betroffenen Person über die wesentlichen Gründe für eine Beschränkung zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, wenn diese Unterrichtung die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen würde. Die Kommission sollte im Einzelfall prüfen, ob die Unterrichtung über die Beschränkung deren Wirkung zunichtemachen würde. (19) Die Kommission sollte eine Beschränkung aufheben, sobald die Gründe dafür nicht mehr bestehen, und die Voraussetzungen dafür regelmäßig überprüfen. (20) Der Datenschutzkoordinator der für Humanressourcen zuständigen Generaldirektion sollte konsultiert werden, bevor eine Beschränkung Anwendung findet, und überprüfen, ob sie diesem Beschluss entspricht. (21) Der Datenschutzbeauftragte der Kommission sollte eine unabhängige Überprüfung der Anwendung von Beschränkungen vornehmen, um die Einhaltung dieses Beschlusses zu gewährleisten. (22) Der Europäische Datenschutzbeauftragte wurde gemäß Artikel 41 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 konsultiert und hat am 13. Oktober 2023 seine Stellungnahme abgegeben — HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN: Artikel 1 Gegenstand und Anwendungsbereich (1) Dieser Beschluss gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission als Verantwortliche für die Zwecke der Wahrnehmung der Aufgaben der Hauptvertrauensperson und der Vertrauenspersonen zur Prävention und Bekämpfung von Mobbing und sexueller Belästigung nach Maßgabe des Beschlusses C(2023) 8630. (2) Die unter diesen Beschluss fallenden Kategorien personenbezogener Daten umfassen Identifizierungs-, Kontakt- und verhaltensbezogene Daten mit Bezug zum Verhalten des mutmaßlichen Täters gegenüber dem Opfer oder anderen beteiligten Personen sowie personenbezogene Daten nach Artikel 10 Absatz 1 und Artikel 11 der Verordnung (EU) 2018/1725. (3) Mit diesem Beschluss werden die Vorschriften festgelegt, die die Kommission bei der Unterrichtung der betroffenen Personen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nach den Artikeln 14, 15 und 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu befolgen hat. (4) Ferner wird festgelegt, unter welchen Voraussetzungen die Kommission die Anwendung der Artikel 4, 14 bis 17, 19, 20 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h dieser Verordnung beschränken kann. Artikel 2 Anwendbare Beschränkungen (1) Vorbehaltlich der Artikel 3 bis 7 dieses Beschlusses kann die Kommission die Anwendung folgender Bestimmungen beschränken, wenn die Ausübung der dort genannten Rechte und Pflichten den Schutz der betroffenen Person oder die Rechte und Freiheiten anderer Personen nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 beeinträchtigen würde: a) der Artikel 14 bis 17, 19, 20 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725, b) des Grundsatzes der Transparenz nach Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725, soweit die betreffenden Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 17, 19 und 20 der Verordnung geregelten Rechten und Pflichten entsprechen. Die Kommission übt die Befugnis nach Unterabsatz 1 nur aus, um Folgendes sicherzustellen: a) die Verfolgung der Ziele des informellen Verfahrens gemäß Titel II Kapitel II des Beschlusses C(2023) 8630, b) die Wahrnehmung der Aufgaben der Hauptvertrauensperson und der Vertrauenspersonen der Kommission zur Prävention und Bekämpfung von Mobbing und sexueller Belästigung. Die Kommission übt die Befugnis nach Unterabsatz 1 nur in Bezug auf eine der folgenden Kategorien personenbezogener Daten aus, die von ihr verarbeitet werden: a) Daten, die der Hauptvertrauensperson oder den Vertrauenspersonen der Kommission von Opfern gemeldet werden, b) Daten, die von der Hauptvertrauensperson im Rahmen ihrer Aufgabe ermittelt werden, den Generaldirektor oder den betreffenden Dienststellenleiter und, falls das Opfer zustimmt, das Untersuchungs- und Disziplinaramt der Kommission (IDOC) über wiederholte Belästigungsvorwürfe in ein und derselben Generaldirektion oder Dienststelle zu informieren. (2) Die Kommission kann so verfahren, wenn die Ausübung der dort genannten Rechte und Pflichten den Schutz der betroffenen Person oder die Rechte und Freiheiten anderer Personen nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 beeinträchtigen würde. (3) Absatz 1 lässt die Anwendung anderer Beschlüsse der Kommission zur Festlegung interner Vorschriften über die Unterrichtung betroffener Personen und die Beschränkung bestimmter Rechte nach Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 unberührt. (4) Bevor die Kommission Beschränkungen vornimmt, prüft sie im Einzelfall, ob diese erforderlich und angemessen sind. Beschränkungen sind auf das zur Verwirklichung ihres Ziels unbedingt erforderliche Maß zu begrenzen. Artikel 3 Unterrichtung der von der Verarbeitung betroffenen Personen (1) Die Kommission informiert in einem Datenschutzhinweis auf ihrer Website alle betroffenen Personen über ihre Tätigkeiten, bei denen deren personenbezogene Daten für die Zwecke nach Artikel 2 Absatz 1 Unterabsatz 2 verarbeitet werden. (2) Der Datenschutzhinweis muss einen Abschnitt mit allgemeinen Informationen über die Möglichkeit enthalten, die Rechte betroffener Personen nach Artikel 2 Absatz 1 zu beschränken. Darin wird angegeben, welche Rechte beschränkt werden können, aus welchen Gründen Beschränkungen vorgenommen werden können und wie lange diese dauern können. (3) Die Kommission unterrichtet Opfer und Zeugen, die Mobbing und sexuelle Belästigung melden, in geeigneter Form persönlich über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. (4) Unverzüglich nach Abschluss des informellen Verfahrens mit der Hauptvertrauensperson unterrichtet die Kommission den mutmaßlichen Täter, dessen Rechte als betroffene Person nach Maßgabe dieses Beschlusses beschränkt wurden, schriftlich persönlich über die entsprechenden Beschränkungen seiner Rechte. Die Kommission unterrichtet die betroffene Person über die wesentlichen Gründe für die Beschränkung, über ihr Recht, den Datenschutzbeauftragten zu konsultieren, um die Beschränkung anzufechten, und über ihr Recht, beim Europäischen Datenschutzbeauftragten Beschwerde einzulegen. Die Kommission kann bestimmte Rechte betroffener Personen im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, die für die Zwecke des informellen Verfahrens verarbeitet werden, auch nach Abschluss des informellen Verfahrens weiter beschränken, wenn das für den Schutz des Opfers oder anderer beteiligter Personen unbedingt erforderlich ist, und gibt nach Möglichkeit ungefähr an, wann die Rechte vollständig wiederhergestellt werden. Artikel 4 Auskunftsrecht der betroffenen Personen, Recht auf Löschung und Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (1) Wenn die Kommission das Auskunftsrecht zu personenbezogenen Daten, das Recht auf Löschung oder das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach den Artikeln 17, 19 und 20 der Verordnung (EU) 2018/1725 ganz oder teilweise beschränkt, unterrichtet sie die betroffene Person in ihrer Antwort auf den Antrag auf Auskunft, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung unverzüglich schriftlich a) über die Beschränkung und die wesentlichen Gründe hierfür, b) über die Möglichkeit, Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten oder einen Rechtsbehelf beim Gerichtshof der Europäischen Union einzulegen. (2) Die Unterrichtung über die wesentlichen Gründe für die Beschränkung nach Absatz 1 Buchstabe a kann zurückgestellt, unterlassen oder abgelehnt werden, solange dadurch die Wirkung der Beschränkung zunichtegemacht würde. Die Kommission prüft im Einzelfall, ob eine solche Beschränkung gerechtfertigt ist. Artikel 5 Benachrichtigung und Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten (1) Ist die Kommission nach Artikel 35 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725 verpflichtet, die betroffene Person von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, so kann sie diese Benachrichtigung in Ausnahmefällen ganz oder teilweise beschränken. Sie muss die Gründe für die Beschränkung und die Rechtsgrundlage nach Artikel 2 sowie die Bewertung der Erforderlichkeit und Angemessenheit der Beschränkung dokumentieren. Die Dokumentation wird dem Europäischen Datenschutzbeauftragten zum Zeitpunkt der Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten übermittelt. (2) Bestehen die Gründe für die Beschränkung nicht mehr, benachrichtigt die Kommission die betroffene Person von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, teilt ihr die wesentlichen Gründe für die Beschränkung mit und weist sie auf ihr Recht hin, beim Europäischen Datenschutzbeauftragten Beschwerde einzulegen. (3) Meldet die Kommission dem Europäischen Datenschutzbeauftragten eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten gemäß Artikel 34 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725, übermittelt sie zugleich die Aufzeichnung nach Artikel 6 dieses Beschlusses. Artikel 6 Erfassung und Registrierung von Beschränkungen (1) Die Bewertungen der sich aus den Beschränkungen ergebenden Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen sowie die Angaben zur Geltungsdauer dieser Beschränkungen werden im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erfasst, das von der Kommission nach Artikel 31 der Verordnung (EU) 2018/1725 geführt wird. Aus der Aufzeichnung muss hervorgehen, wie das Gut nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2018/1725 durch die Ausübung des Rechts der jeweiligen betroffenen Person beeinträchtigt würde. (2) Die Kommission erfasst unter Berücksichtigung aller relevanten Elemente nach Artikel 25 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 die Gründe für jede einzelne Bewertung einer Beschränkung nach Maßgabe dieses Beschlusses, einschließlich der Bewertung der Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen, mit denen die Beschränkung verbunden ist, und der Erforderlichkeit und Angemessenheit der Beschränkung. (3) Die Aufzeichnung sowie gegebenenfalls Unterlagen, aus denen die zugrunde liegenden Fakten und rechtlichen Grundlagen hervorgehen, werden registriert. Sie werden dem Europäischen Datenschutzbeauftragten auf Anfrage zur Verfügung gestellt. (4) Die Kommission erstellt regelmäßig Berichte über die Anwendung des Artikels 25 der Verordnung (EU) 2018/1725. Artikel 7 Dauer der Beschränkungen (1) Die in den Artikeln 3, 4 und 5 genannten Beschränkungen gelten, solange die Gründe dafür vorliegen. (2) Wenn die Gründe für die in den Artikeln 3, 4 oder 5 genannte Beschränkung nicht mehr bestehen, hebt die Kommission die Beschränkung auf. Zudem teilt die Kommission der betroffenen Person die wesentlichen Gründe für die Beschränkung mit und weist sie auf die Möglichkeit hin, jederzeit Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragen oder einen Rechtsbehelf beim Gerichtshof der Europäischen Union einzulegen. (3) Die Kommission überprüft die Anwendung der in den Artikeln 3, 4 und 5 genannten Beschränkungen alle sechs Monate. Diese Überprüfung schließt eine Bewertung der Erforderlichkeit und Angemessenheit der Beschränkung unter Berücksichtigung aller relevanten Elemente nach Artikel 25 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 ein. Artikel 8 Garantien und Aufbewahrungsfristen (1) Die Kommission sieht Garantien vor, um personenbezogene Daten, die Beschränkungen unterliegen oder unterliegen könnten, vor Missbrauch, unrechtmäßigem Zugriff oder unrechtmäßiger Übermittlung zu schützen. Dazu zählen beispielsweise folgende technische und organisatorische Maßnahmen: a) eine klare Definition der Rollen, Zuständigkeiten, Zugangsrechte und Verfahrensschritte, b) eine sichere elektronische Umgebung, die verhindert, dass elektronische Daten rechtswidrig oder versehentlich Unbefugten verfügbar gemacht oder übermittelt werden, c) eine sichere, auf das für den Verarbeitungszweck unbedingt erforderliche Maß beschränkte Aufbewahrung und Bearbeitung von Papierdokumenten, d) die ordnungsgemäße Überwachung der Beschränkungen und eine regelmäßige Überprüfung ihrer Anwendung mindestens alle sechs Monate. (2) Die in Artikel 2 genannten Beschränkungen werden aufgehoben, sobald die Gründe dafür nicht mehr bestehen. (3) Die personenbezogenen Daten werden gemäß den geltenden Speicherbestimmungen der Kommission gespeichert, die in dem Verzeichnis nach Artikel 31 der Verordnung (EU) 2018/1725 festgelegt werden. Nach Ablauf der Speicherfrist werden die personenbezogenen Daten nach Artikel 13 der Verordnung (EU) 2018/1725 gelöscht, anonymisiert oder archiviert. Artikel 9 Vorherige Überprüfung durch den Datenschutzkoordinator und nachträgliche Überprüfung durch den Datenschutzbeauftragten der Kommission (1) Der Datenschutzkoordinator der für Humanressourcen zuständigen Generaldirektion wird konsultiert, bevor eine Beschränkung Anwendung findet, und überprüft, ob sie diesem Beschluss entspricht. (2) Der Datenschutzbeauftragte der Kommission wird unverzüglich unterrichtet, wenn die Rechte einer betroffenen Person nach Maßgabe des vorliegenden Beschlusses beschränkt werden. Auf Anfrage werden dem Datenschutzbeauftragten die Aufzeichnungen und sonstigen Unterlagen, aus denen die zugrunde liegenden Fakten und die rechtlichen Grundlagen hervorgehen, zur Verfügung gestellt. (3) Der Datenschutzbeauftragte kann verlangen, dass die Anwendung