2014/394/EU: Beschluss des Rates vom 23. Juni 2014 über den im Namen der Europäischen Union zu vertretenden Standpunkt in dem mit dem Abkommen zur Gründung einer Assoziation zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und Zentralamerika andererseits eingesetzten Assoziationsrat hinsichtlich der Annahme der Geschäftsordnung des Assoziationsrates und des Assoziationsausschusses, der Geschäftsordnung gemäß Titel X über Streitbeilegung sowie des Verhaltenskodex für Panelmitglieder und Vermittler, der Liste der Panelmitglieder und der Liste der Sachverständigen im Bereich Handel und nachhaltige Entwicklung

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26.6.2014 DE Amtsblatt der Europäischen Union L 186/75 BESCHLUSS DES RATES vom 23. Juni 2014 über den im Namen der Europäischen Union zu vertretenden Standpunkt in dem mit dem Abkommen zur Gründung einer Assoziation zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und Zentralamerika andererseits eingesetzten Assoziationsrat hinsichtlich der Annahme der Geschäftsordnung des Assoziationsrates und des Assoziationsausschusses, der Geschäftsordnung gemäß Titel X über Streitbeilegung sowie des Verhaltenskodex für Panelmitglieder und Vermittler, der Liste der Panelmitglieder und der Liste der Sachverständigen im Bereich Handel und nachhaltige Entwicklung (2014/394/EU) DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION — gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 217 in Verbindung mit Artikel 218 Absatz 9, auf Vorschlag der Europäischen Kommission, in Erwägung nachstehender Gründe: (1) Am 23. April 2007 ermächtigte der Rat die Kommission, im Namen der Europäischen Union und ihrer Mitgliedstaaten ein Assoziierungsabkommen mit Zentralamerika auszuhandeln. Die Verhandlungsrichtlinien wurden am 10. März 2010 geändert, um Panama in den Verhandlungsprozess einzubeziehen. (2) Die Verhandlungen wurden auf dem Gipfeltreffen der EU mit den Ländern Lateinamerikas und des Karibischen Raumes in Madrid im Mai 2010 zum Abschluss gebracht. (3) Das Abkommen zur Gründung einer Assoziation zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und Zentralamerika andererseits (1) (im Folgenden „Abkommen“) wurde am 22. März 2011 paraphiert und am 29. Juni 2012 unterzeichnet. (4) Im Einklang mit Artikel 353 Absatz 4 des Abkommens findet das Abkommen seit dem 1. August 2013 mit Nicaragua, Honduras und Panama, seit dem 1. Oktober 2013 mit El Salvador und Costa Rica und seit dem 1. Dezember mit Guatemala Anwendung. (5) Mit Artikel 4 des Abkommens wird ein Assoziationsrat eingerichtet, der die Verwirklichung der Ziele des Abkommens beaufsichtigt und dessen Durchführung überwacht. (6) Gemäß Artikel 6 des Abkommens ist der Assoziationsrat befugt, zur Verwirklichung der Ziele des Abkommens in den im Abkommen festgelegten Fällen Entscheidungen zu treffen. (7) In Artikel 5 Absatz 2 des Abkommens wird festgelegt, dass sich der Assoziationsrat eine Geschäftsordnung gibt. (8) In Artikel 7 Absatz 3 des Abkommens wird festgelegt, dass der Assoziationsrat die Geschäftsordnung des Assoziationsausschusses festlegt. (9) In Artikel 8 Absatz 6 des Abkommens wird festgelegt, dass der Assoziationsrat die Geschäftsordnung der Unterausschüsse festlegt. (10) In Artikel 297 Absatz 2 wird festgelegt, dass der Assoziationsrat eine Liste von 17 Personen mit Fachkenntnissen in den Bereichen Umweltrecht, internationaler Handel oder Streitbeilegung im Rahmen internationaler Übereinkünfte sowie eine Liste von 17 Personen mit Fachkenntnissen in den Bereichen Arbeitsrecht, internationaler Handel oder Streitbeilegung im Rahmen internationaler Übereinkünfte billigt. (11) In Artikel 325 Absatz 1 wird festgelegt, dass der Assoziationsrat eine Liste von 36 Personen aufstellt, die willens und in der Lage sind, als Panelmitglieder im Sinne von Titel X des Abkommens über Streitbeilegung zu fungieren. (12) In Artikel 328 Absatz 1 wird festgelegt, dass der Assoziationsrat auf seiner ersten Sitzung die Geschäftsordnung und den Verhaltenskodex für die Streitbeilegung gemäß Titel X des Abkommens annimmt. (13) Die Union sollte im Hinblick auf die Annahme der Geschäftsordnung des Assoziationsrates und des Assoziationsausschusses, der Geschäftsordnung gemäß Titel X des Abkommens über Streitbeilegung sowie des Verhaltenskodex für Panelmitglieder und Vermittler, der Liste der Panelmitglieder und der Liste der Sachverständigen im Bereich Handel und nachhaltige Entwicklung den zu vertretenden Standpunkt festlegen — HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN: Artikel 1 Der im Namen der Europäischen Union in dem mit dem Abkommen zur Gründung einer Assoziation zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und Zentralamerika andererseits eingesetzten Assoziationsrat hinsichtlich der Annahme der Geschäftsordnung des Assoziationsrates und des Assoziationsausschusses, der Geschäftsordnung gemäß Titel X über Streitbeilegung sowie des Verhaltenskodex für Panelmitglieder und Vermittler, der Liste der Panelmitglieder und der Liste der Sachverständigen im Bereich Handel und nachhaltige Entwicklung zu vertretende Standpunkt beruht auf den diesem Beschluss beigefügten Entwürfen der Beschlüsse des Assoziationsrats. Kleinere technische Berichtigungen der Entwürfe der Beschlüsse des Assoziationsrats können ohne weiteren Beschluss des Rates von den Unionsvertretern im Assoziationsrat vereinbart werden. Artikel 2 Die Beschlüsse des Assoziationsrates werden nach ihrer Annahme im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht. Artikel 3 Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft. Geschehen zu Luxemburg am 23. Juni 2014. Im Namen des Rates Die Präsidentin C. ASHTON (1) ABl. L 346 vom 15.12.2012, S. 3. ENTWURF BESCHLUSS Nr. 1/2014 DES ASSOZIATIONSRATES EU — ZENTRALAMERIKA vom … 2014 zur Annahme seiner Geschäftsordnung sowie der Geschäftsordnung des Assoziationsausschusses DER ASSOZIATIONSRAT EU — ZENTRALAMERIKA, gestützt auf das Abkommen zur Gründung einer Assoziation zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und Zentralamerika andererseits (im Folgenden „Abkommen“), insbesondere auf Artikel 4, Artikel 5 Absatz 2, Artikel 7 Absatz 3 und Artikel 8 Absatz 6, in Erwägung nachstehender Gründe: (1) Im Einklang mit Artikel 353 Absatz 4 findet Teil IV des Abkommens über Handelsfragen seit dem 1. August 2013 mit Nicaragua, Honduras und Panama, seit dem 1. Oktober 2013 mit El Salvador und Costa Rica und seit dem 1. Dezember 2013 mit Guatemala Anwendung. (2) Als Beitrag zur wirksamen Durchführung des Abkommens sollte sein institutioneller Rahmen so bald wie möglich geschaffen werden. (3) Soweit in diesem Abkommen nichts anderes bestimmt ist, obliegt es dem Assoziationsrat, die Umsetzung des Abkommens zu überwachen und seine eigene Geschäftsordnung sowie die Geschäftsordnung für den Assoziationsausschuss und seine Unterausschüsse festzulegen, HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN — Einziger Artikel Die in den Anhängen A bzw. B festgelegten Geschäftsordnungen für den Assoziationsrat, den Assoziationsausschuss und seine Unterausschüsse werden angenommen. Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft, Geschehen zu … Für den Assoziationsrat Für die Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei Für die EU-Vertragspartei ANHANG A Geschäftsordnung des Assoziationsrates Artikel 1 Allgemeine Bestimmungen (1) Der im Einklang mit Artikel 4 Absatz 1 des Abkommen zur Gründung einer Assoziation zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und Zentralamerika andererseits (im Folgenden „Abkommen“) eingesetzte Assoziationsrat kommt seinen in Artikel 4 Absatz 2 vorgesehenen Aufgaben nach und übernimmt die Verantwortung für die allgemeine Durchführung des Abkommens sowie alle sonstigen bilateralen, multilateralen oder internationalen Fragen von gemeinsamem Interesse. (2) Gemäß Artikel 5 und 345 des Abkommens setzt sich der Assoziationsausschuss aus Vertretern der EU-Vertragspartei einerseits und Vertretern jeder der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei auf entsprechender Ministerebene zusammen, wobei den spezifischen Fragen, die auf der jeweiligen Tagung des Assoziationsrates behandelt werden, Rechnung getragen wird. Soweit dies zweckmäßig ist und von den Vertragsparteien vereinbart wird, tritt der Assoziationsrat auf der Ebene der Staats- und Regierungschefs zusammen. (3) Im Einklang mit Artikel 345 des Abkommens setzt sich der Assoziationsrat, soweit er ausschließlich oder hauptsächlich Aufgaben wahrnimmt, die ihm durch Teil IV des Abkommens übertragen werden, aus Vertretern der europäischen Vertragspartei auf Ministerebene einerseits und den für handelsbezogene Fragen zuständigen Ministern der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei andererseits zusammen. (4) Im Einklang mit Artikel 352 Absatz 3 des Abkommens handeln die Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei bei der Beschlussfassung im institutionellen Rahmen des Abkommens gemeinsam; die Annahme von Beschlüssen und Empfehlungen erfolgt durch Konsens. (5) Die in der Geschäftsordnung verwendete Bezeichnung „Vertragsparteien“ ist im Sinne des Artikels 352 des Abkommens zu verstehen. Artikel 2 Vorsitz Der Vorsitz im Assoziationsrat wird abwechselnd für die Dauer von 12 Monaten vom Hohen Vertreter der Europäischen Union für Außen- und Sicherheitspolitik und einem Vertreter der zentralamerikanischen Vertragspartei auf Ministerebene geführt. Die erste Vorsitzperiode beginnt mit dem Datum der ersten Sitzung des Assoziationsrates und endet am 31. Dezember desselben Jahres. Artikel 3 Sitzungen (1) Der Assoziationsrat tritt regelmäßig für einen Zeitraum von höchstens zwei Jahren zusammen. Sondertagungen des Assoziationsrates können auf Antrag einer Vertragspartei mit Zustimmung der anderen Vertragspartei abgehalten werden. (2) Alle Sitzungen des Assoziationsrates finden zu einem Termin und an einem Ort statt, den die Vertragsparteien vereinbart haben. (3) Die Sitzungen des Assoziationsrates werden gemeinsam von den Sekretären des Assoziationsrates im Einvernehmen mit dem Vorsitz des Assoziationsrates einberufen. (4) Ausnahmsweise können die Sitzungen des Assoziationsrates unter Einsatz von technologischen Mitteln — etwa Videokonferenzen — abgehalten werden, sofern alle Vertragsparteien zustimmen. Artikel 4 Vertretung (1) Die Mitglieder des Assoziationsrates können sich vertreten lassen, wenn sie verhindert sind. Will sich ein Mitglied auf diese Weise vertreten lassen, so hat es dem Vorsitzenden vor der Sitzung, auf der es sich vertreten lassen will, den Namen seines Vertreters mitzuteilen. (2) Der Stellvertreter eines Mitglieds des Assoziationsrates verfügt über alle Rechte dieses Mitglieds. Artikel 5 Delegationen (1) Die Mitglieder des Assoziationsrates können sich von Beamten begleiten lassen. Vor jeder Sitzung teilen die Vertragsparteien dem Vorsitzenden über das Sekretariat die voraussichtliche Zusammensetzung ihrer Delegationen mit. (2) Der Assoziationsrat kann im Einvernehmen mit den Vertragsparteien Nichtmitglieder zur Teilnahme an seinen Tagungen einladen, um Informationen zu besonderen Themen einzuholen. Artikel 6 Sekretariat Ein Beamter des Generalsekretariats des Rates der Europäischen Union und ein Beamter der zentralamerikanischen Vertragspartei nehmen gemeinsam die Sekretariatsgeschäfte des Assoziationsrates wahr. Artikel 7 Schriftverkehr (1) Alle für den Assoziationsrat bestimmten Schreiben sind an das Sekretariat der EU-Vertragspartei oder der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei zu richten, das daraufhin das jeweils andere Sekretariat unterrichtet. (2) Das Sekretariat sorgt für die Übermittlung des Schriftverkehrs an den Vorsitz und gegebenenfalls für die Weiterleitung an die anderen Mitglieder des Assoziationsrates. (3) Das Sekretariat leitet den Schriftverkehr an das Generalsekretariat der Europäischen Kommission, den Europäischen Auswärtigen Dienst, die Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten, das Generalsekretariat des Rates der Europäischen Union und die Botschaften der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei mit Sitz in Brüssel, Belgien, weiter, wobei jeweils eine Kopie an die für die Außenpolitik bzw. für Handelsfragen zuständigen Ministerien verschickt wird. (4) Die Mitteilungen des Vorsitzes des Assoziationsrates werden vom Sekretariat unter den in Absatz 3 genannten Anschriften den jeweiligen Empfängern übermittelt und gegebenenfalls an die anderen Mitglieder des Assoziationsrates weitergeleitet. Artikel 8 Vertraulichkeit (1) Sofern nichts anderes beschlossen wird, sind die Sitzungen des Assoziationsrates nicht öffentlich. (2) Legt eine Vertragspartei dem Assoziationsrat Informationen vor, die als vertraulich gelten, so behandelt auch die andere Vertragspartei diese Informationen gemäß dem in Artikel 336 Absatz 2 des Abkommens vorgesehenen Verfahren ebenfalls als vertraulich. (3) Jede Vertragspartei kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates in ihrer amtlichen Publikation zu veröffentlichen. Artikel 9 Tagesordnung (1) Der Vorsitz stellt für jede Sitzung eine vorläufige Tagesordnung auf. Sie wird den in Artikel 7 genannten Empfängern von den Sekretären des Assoziationsrates spätestens 15 Kalendertage vor Beginn der Sitzung übermittelt. Die vorläufige Tagesordnung enthält die Punkte, für die der Aufnahmeantrag dem Vorsitz spätestens 21 Kalendertage vor Beginn der Sitzung zugegangen ist. Es werden jedoch nur die Punkte in die vorläufige Tagesordnung aufgenommen werden, für die den Sekretären vor dem Tag der Versendung der Tagesordnung die Unterlagen übermittelt worden sind. (2) Die Tagesordnung wird vom Assoziationsrat zu Beginn jeder Sitzung angenommen. Für die Aufnahme von Punkten, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, ist die Zustimmung der Vertragsparteien erforderlich. (3) Der Vorsitzende kann die in Absatz 1 genannten Fristen im Benehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um den Erfordernissen des Einzelfalls gerecht zu werden. Artikel 10 Protokoll (1) Die beiden Sekretäre fertigen gemeinsam über jede Sitzung einen Protokollentwurf an. (2) In dem Protokoll wird in der Regel zu jedem Tagesordnungspunkt Folgendes vermerkt: a) die dem Assoziationsrat vorgelegten Unterlagen, b) die Stellungnahmen, die von Mitgliedern des Assoziationsrates zu Protokoll gegeben wurden, und c) die von den Vertragsparteien vereinbarten Themen, z. B. angenommene Beschlüsse, Stellungnahmen und eventuelle Schlussfolgerungen. (3) Der Protokollentwurf wird dem Assoziationsrat zur Genehmigung vorgelegt. Er ist binnen 45 Tagen nach der betreffenden Sitzung des Assoziationsrates anzunehmen. Nach der Annahme wird das Protokoll vom Vorsitz und von den beiden Sekretären unterzeichnet. Eine beglaubigte Abschrift wird den in Artikel 7 genannten Empfängern übermittelt. Artikel 11 Beschlüsse und Empfehlungen (1) Der Assoziationsrat fasst seine Beschlüsse und verabschiedet seine Empfehlungen im Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien, die von den Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei und der EU-Vertragspartei unterzeichnet werden. (2) Der Assoziationsrat kann im schriftlichen Verfahren Beschlüsse fassen oder Empfehlungen aussprechen, sofern die Vertragsparteien dies vereinbaren. Zu diesem Zweck muss der Text des Vorschlags in einer schriftlichen Mitteilung des Vorsitzes an die Mitglieder des Assoziationsrates im Einklang mit Artikel 7 übermittelt werden, wobei sie innerhalb einer Frist von mindestens 21 Kalendertagen ihre eventuellen Vorbehalte oder Änderungswünsche zu äußern haben. Sobald Einigkeit über den Wortlaut erzielt worden ist, werden die Beschlüsse oder Empfehlungen separat und nacheinander von der EU-Vertragspartei und den Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei unterzeichnet. (3) Die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates im Sinne des Artikels 6 des Abkommens tragen entweder die Überschrift „Beschluss“ oder die Überschrift „Empfehlung“. Das Sekretariat des Assoziationsrates versieht alle Beschlüsse oder Empfehlungen mit einer laufenden Nummer, dem Datum ihrer Annahme sowie der Bezeichnung ihres Gegenstands. Jeder Beschluss gibt das Datum seines Inkrafttretens an und wird von den Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei und der EU-Vertragspartei unterzeichnet. (4) Die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates werden von den beiden Sekretären beglaubigt. (5) Die Beschlüsse und Empfehlungen werden den in Artikel 7 dieser Geschäftsordnung genannten Empfängern übermittelt. (6) Jede Vertragspartei kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates in ihrer amtlichen Publikation zu veröffentlichen. Artikel 12 Sprachen (1) Die Amtssprachen des Assoziationsrates sind Spanisch und eine andere, von den Vertragsparteien bestimmte verbindliche Sprache des Abkommens. (2) Sofern nichts anderes beschlossen wird, berät der Assoziationsrat anhand von Unterlagen, die in diesen Sprachen abgefasst sind. Artikel 13 Ausgaben (1) Die Vertragsparteien tragen die Kosten für Personal, Reise und Aufenthalt sowie für Post und Telekommunikation, die ihnen aus ihrer Teilnahme an den Sitzungen des Assoziationsrates entstehen. (2) Die Kosten für die Organisation der Sitzungen und für die Vervielfältigung der Unterlagen werden von der Vertragspartei getragen, welche die Sitzung ausrichtet. (3) Die Kosten für den Dolmetscherdienst in den Sitzungen sowie für die Übersetzung von Unterlagen ins Spanische oder aus dem Spanischen sowie in die/aus der anderen amtlichen Sprache des Assoziationsrates gemäß Artikel 12 Absatz 1 dieser Geschäftsordnung werden von der Vertragspartei getragen, welche die Sitzung ausrichtet. Die Kosten für das Dolmetschen und Übersetzen in andere/aus anderen Sprachen werden von der ersuchenden Vertragspartei getragen. Artikel 14 Assoziationsausschuss (1) Im Einklang mit Artikel 7 des Abkommens wird der Assoziationsrat bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben von einem Assoziationsausschuss unterstützt. Der Ausschuss setzt sich aus Vertretern der EU-Vertragspartei einerseits und Vertretern jeder der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei andererseits auf einer im Abkommen festgelegten Ebene zusammen. (2) Der Assoziationsausschuss bereitet die Tagungen und Beratungen des Assoziationsrates (1) vor, führt gegebenenfalls die Beschlüsse des Assoziationsrates durch und gewährleistet generell die Kontinuität der Beziehungen im Rahmen der Assoziation und die ordnungsgemäße Anwendung des Abkommens. Er prüft alle ihm vom Assoziationsrat vorgelegten Fragen sowie alle sonstigen Fragen, die sich möglicherweise bei der laufenden Durchführung des Abkommens ergeben. Er legt dem Assoziationsrat Vorschläge oder Beschluss- oder Empfehlungsentwürfe zur Annahme vor. Im Einklang mit Artikel 7 Absatz 4 kann der Assoziationsrat dem Assoziationsausschuss die Befugnis übertragen, im Namen des Rates Beschlüsse zu fassen. (3) In den Fällen, in denen das Abkommen eine Konsultationspflicht oder die Möglichkeit einer Konsultation vorsieht oder die Vertragsparteien im Einvernehmen eine gegenseitige Konsultation beschließen, kann die Konsultation im Rahmen des Assoziationsausschusses erfolgen, soweit in diesem Abkommen nichts anderes bestimmt ist. Die Konsultation kann im Assoziationsrat fortgesetzt werden, wenn beide Vertragsparteien dem zustimmen. Artikel 15 Änderung der Geschäftsordnung Die Geschäftsordnung kann nach den Bestimmungen des Artikels 11 geändert werden. (1) Im Hinblick auf Teil IV des Abkommens wird diese Funktion vom Assoziationsausschuss in enger Koordination mit den gemäß Artikel 347 benannten Koordinatoren wahrgenommen. ANHANG B Geschäftsordnung des Assoziationsausschusses und seiner Unterausschüsse Artikel 1 Allgemeine Bestimmungen (1) Der nach Artikel 7 des Abkommen zur Gründung einer Assoziation zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und Zentralamerika andererseits (im Folgenden „Abkommen“) eingesetzte Assoziationsausschuss kommt seinen im Abkommen vorgesehenen Aufgaben nach und übernimmt die Verantwortung für die allgemeine Durchführung des Abkommens. (2) Gemäß Artikel 7 Absatz 1 und Artikel 346 des Abkommens setzt sich der Assoziations-ausschuss aus Vertretern der EU-Vertragspartei einerseits und Vertretern jeder der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei auf der Ebene hoher Beamter zusammen, die im Bereich der spezifischen Fragen, die auf der jeweiligen Sitzung behandelt werden, über entsprechendes Fachwissen verfügen. (3) Im Einklang mit Artikel 346 des Abkommens setzt sich der Assoziationsausschuss, soweit er Aufgaben wahrnimmt, die ihm gemäß Teil IV des Abkommens übertragen werden, aus für handelsbezogene Fragen zuständigen hohen Beamten der Kommission und jeder Republik der zentralamerikanischen Vertragspartei zusammen. Als Vorsitzender fungiert ein Vertreter der Vertragspartei, die den Vorsitz im Assoziationsausschuss innehat. (4) Im Einklang mit Artikel 352 Absatz 3 des Abkommens handeln die Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei bei der Beschlussfassung im institutionellen Rahmen des Abkommens gemeinsam; die Annahme von Beschlüssen und Empfehlungen erfolgt durch Konsens. (5) Die in der Geschäftsordnung verwendete Bezeichnung „Vertragsparteien“ ist im Sinne des Artikels 352 des Abkommens zu verstehen. Artikel 2 Vorsitz Der Vorsitz im Assoziationsausschuss wird abwechselnd für die Dauer von 12 Monaten von einem Vertreter der EU-Vertragspartei und der zentralamerikanischen Vertragspartei geführt. Den Vorsitz führt ein Mitglied des Assoziationsausschusses. Die erste Vorsitzperiode beginnt mit dem Datum der ersten Sitzung des Assoziationsausschusses und endet am 31. Dezember desselben Jahres. Artikel 3 Sitzungen (1) Wenn die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart haben, tritt der Assoziationsausschuss regelmäßig, mindestens einmal im Jahr zusammen. Sondertagungen des Assoziationsausschusses können auf Antrag einer Vertragspartei mit Zustimmung der anderen Vertragspartei abgehalten werden. (2) Alle Sitzungen des Assoziationsausschusses werden vom Vorsitz einberufen; sie finden zu einem Termin und an einem Ort statt, den die Vertragsparteien vereinbart haben. Sofern die Vertragsparteien nichts anderes vereinbaren, lässt das Sekretariat des Assoziationsausschusses die Einberufung spätestens 28 Kalendertage vor Sitzungsbeginn an die Mitglieder des Assoziationsausschusses ergehen. (3) Nach Möglichkeit müssen die ordentlichen Sitzungen des Assoziationsausschusses rechtzeitig vor den ordentlichen Sitzungen des Assoziationsrates einberufen werden. (4) Ausnahmsweise können die Sitzungen des Assoziationsausschusses unter Einsatz aller vereinbarten technologischen Mittel abgehalten werden, sofern alle Vertragsparteien zustimmen. Artikel 4 Vertretung (1) Die Vertragsparteien notifizieren einander schriftlich die Liste ihrer Mitglieder des Assoziationsausschusses (im Folgenden „Mitglieder“) für die verschiedenen zu behandelnden Themen. Die Liste wird vom Sekretariat des Assoziationsausschusses verwaltet. (2) Will sich ein Mitglied für eine bestimmte Sitzung durch einen Stellvertreter vertreten lassen, so teilt es den anderen Vertragsparteien des Assoziationsausschusses vor der Sitzung, auf der es vertreten werden soll, den Namen seines Stellvertreters mit. Der Stellvertreter eines Mitglieds des Assoziationsausschusses verfügt über alle Rechte dieses Mitglieds. Artikel 5 Delegationen Die Mitglieder des Assoziationsausschusses können sich von Beamten begleiten lassen. Vor jeder Sitzung wird den Vertragsparteien die voraussichtliche Zusammensetzung der teilnehmenden Delegationen vom Sekretariat mitgeteilt. Artikel 6 Sekretariat Ein Beamter der EU-Vertragspartei und ein nach einem im Einklang mit den entsprechenden Leitlinien der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei festgelegten Rotationsprinzip fungierender Beamter einer der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei nehmen gemeinsam die Sekretariatsgeschäfte des Assoziationsausschusses wahr. Artikel 7 Schriftverkehr (1) Alle für den Assoziationsausschuss bestimmten Schreiben sind an das Sekretariat der EU-Vertrags