Beschluss (EU, Euratom) 1961/2019 der Kommission vom 17. Oktober 2019 über die Durchführungsbestimmungen für die Bearbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET

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/EU SECRET an andere Stellen der EU (1) Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET dürfen nur dann an andere EU-Organe, -Agenturen, -Einrichtungen oder -Ämter weitergegeben werden, wenn der Empfänger Kenntnis davon haben muss und die betreffende Stelle mit der Kommission eine entsprechende rechtliche Vereinbarung geschlossen hat. (2) Innerhalb der Kommission fungiert die vom Generalsekretariat verwaltete EU-VS-Registratur in der Regel als zentrale Ein- und Ausgangsstelle für den Austausch von Verschlusssachen mit anderen EU-Organen, -Agenturen, -Einrichtungen, und -Ämtern. Die Sicherheitsstelle der Kommission wird zurate gezogen, wenn es aus sicherheitstechnischen, organisatorischen oder operativen Gründen eher angebracht ist, dass lokale EU-VS-Registraturen als Ein- und Ausgangsstelle für Angelegenheiten fungieren, die in die Zuständigkeit der betreffenden Dienststelle fallen. Artikel 34 Austausch von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET mit den Mitgliedstaaten (1) Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET dürfen nur dann an Mitgliedstaaten weitergegeben werden, wenn der Empfänger Kenntnis davon haben muss und sicherheitsüberprüft ist. (2) Verschlusssachen der Mitgliedstaaten mit einer gleichwertigen nationalen Einstufungskennzeichnung (10), die der Kommission übermittelt wurden, müssen genauso geschützt werden wie Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET. Artikel 35 Austausch von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET mit Drittstaaten und internationalen Organisationen (1) Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET dürfen nur dann an einen Drittstaat oder eine internationale Organisation weitergegeben werden, wenn der Empfänger Kenntnis davon haben muss und für das Land oder die internationale Organisation ein geeigneter Rechts- oder Verwaltungsrahmen vorhanden ist, wie etwa ein Geheimschutzabkommen oder eine Verwaltungsvereinbarung mit der Kommission. Die Bestimmungen eines solchen Abkommens oder einer solchen Vereinbarung haben Vorrang vor den Bestimmungen dieses Beschlusses. (2) Die vom Generalsekretariat verwaltete EU-VS-Registratur fungiert in der Regel als zentrale Ein- und Ausgangsstelle für den Austausch von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET zwischen der Kommission und Drittstaaten sowie internationalen Organisationen. Die Sicherheitsstelle der Kommission wird zurate gezogen, wenn es aus sicherheitstechnischen, organisatorischen oder operativen Gründen eher angebracht ist, dass lokale EU-VS-Registraturen als Ein- und Ausgangsstelle für Angelegenheiten fungieren, die in die Zuständigkeit der betreffenden Dienststelle fallen. (3) Alle von einem Drittstaat oder einer internationalen Organisation erhaltene Verschlusssachen werden zu Sicherheitszwecken registriert. Bei Verschlusssachen, die nicht über die üblichen Registrierungskanäle eingehen, kontaktieren die Bediensteten daher die Registratur. (4) Um die Rückverfolgbarkeit sicherzustellen, sind Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET zu registrieren, — wenn sie in einer Verwaltungseinheit eingehen oder diese verlassen und — wenn sie in einem Kommunikations- und Informationssystem eingehen oder dieses verlassen. (5) Eine solche Registrierung kann auf Papier oder in elektronischen Logbüchern erfolgen. (6) Die Registrierungsverfahren für Verschlusssachen, die in einem zugelassenen Kommunikations- und Informationssystem bearbeitet werden, dürfen systemintern erfolgen. In diesem Fall müssen im Kommunikations- und Informationssystem Maßnahmen vorgesehen sein, die die Integrität der Logdateien gewährleisten. (7) Für Verschlusssachen, die von Drittstaaten oder internationalen Organisationen eingehen, gilt dasselbe Schutzniveau wie für EU-VS des entsprechenden Geheimhaltungsgrades gemäß dem jeweiligen Geheimschutzabkommen oder der entsprechenden Verwaltungsvereinbarung. Artikel 36 Ad-hoc-Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET in Ausnahmefällen (1) Stellt die Kommission oder eine ihrer Dienststellen fest, dass es in einem Ausnahmefall notwendig ist, Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET an einen Drittstaat, eine internationale Organisation oder eine Stelle der EU weiterzugeben, jedoch weder ein Geheimschutzabkommen noch eine Verwaltungsvereinbarung besteht, so ist das Verfahren für die Ad-hoc-Weitergabe in Ausnahmefällen zu befolgen. (2) Die Kommissionsdienststellen setzen sich mit der Sicherheitsstelle der Kommission in Verbindung, die die Sicherheitsexpertengruppe der Kommission zurate zieht. (3) Nach Konsultation der Sicherheitsexpertengruppe der Kommission kann die Kommission auf Vorschlag des für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglieds der Kommission die Weitergabe der betreffenden Informationen genehmigen. KAPITEL 6 ENDE DES LEBENSZYKLUS VON VERSCHLUSSSACHEN DES GEHEIMHALTUNGSGRADES CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL UND SECRET UE/EU SECRET Artikel 37 Zeitpunkt der Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades (1) Informationen bleiben nur so lange als Verschlusssache eingestuft, wie sie Schutz benötigen. Herabstufung bedeutet die Einstufung in einen niedrigeren Geheimhaltungsgrad. Eine Aufhebung des Geheimhaltungsgrades bedeutet, dass die Informationen gar nicht mehr als Verschlusssache eingestuft werden sollen. Der Herausgeber teilt, sofern möglich, zum Zeitpunkt der Erstellung einer EU-VS mit, ob deren Geheimhaltungsgrad zu einem bestimmten Zeitpunkt oder im Anschluss an ein bestimmtes Ereignis herabgestuft oder aufgehoben werden kann. Andernfalls überprüft der Herausgeber die Informationen und die Risiken mindestens alle fünf Jahre daraufhin, ob der ursprüngliche Geheimhaltungsgrad noch angemessen ist. (2) Der Geheimhaltungsgrad von Kommissionsdokumenten kann auch ad hoc herabgestuft oder aufgehoben werden, beispielsweise im Anschluss an einen Antrag aus der Öffentlichkeit auf Zugang zu den Informationen. Artikel 38 Verantwortung für die Herabstufung und Aufhebung des Geheimhaltungsgrades (1) Der Geheimhaltungsgrad von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET darf ohne Erlaubnis des Herausgebers nicht herabgestuft oder aufgehoben werden. (2) Die Kommissionsdienststelle, die eine Verschlusssache erstellt, entscheidet darüber, ob ihr Geheimhaltungsgrad herabgestuft oder aufgehoben werden kann. Innerhalb der Kommission wird der Leiter oder Direktor der herausgebenden Dienststelle zu allen Anträgen auf Herabstufung und Aufhebung des Geheimhaltungsgrades zurate gezogen. Hat die Dienststelle die Verschlusssache aus verschiedenen Quellen zusammengestellt, so holt sie zunächst die Zustimmung aller anderen Parteien — auch in den Mitgliedstaaten, anderen EU-Einrichtungen, Drittstaaten oder internationalen Organisationen — ein, die Quellenmaterial zur Verfügung gestellt haben. (3) Wenn die herausgebende Kommissionsdienststelle nicht mehr existiert und ihre Verantwortlichkeiten von einem anderen Dienst übernommen wurden, entscheidet dieser über die Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades. Wenn die herausgebende Dienststelle nicht mehr existiert und ihre Verantwortlichkeiten nicht von einem anderen Dienst übernommen wurden, entscheiden die Referatsleiter oder Direktoren der empfangenden Generaldirektionen gemeinsam über die Herabstufung und Aufhebung des Geheimhaltungsgrades. (4) Die für die Herabstufung oder Aufhebung der Geheimhaltungsgrades zuständige Dienststelle erarbeitet mit ihrer jeweiligen Registratur die praktischen Modalitäten für die Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades. Artikel 39 Vertrauliche Informationen, die nicht zu den Verschlusssachen zählen Wenn im Zuge der Überprüfung eines Dokuments entschieden wird, den Geheimhaltungsgrad aufzuheben, muss geklärt werden, ob das Dokument mit einer Verteilungskennzeichnung für vertrauliche Informationen, die nicht zu den Verschlusssachen zählen, im Sinne von Artikel 9 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/443 versehen werden soll. Artikel 40 Angabe der Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades eines Dokuments (1) Die ursprüngliche Einstufungskennzeichnung oben und unten auf jeder Seite muss sichtbar durchgestrichen (nicht entfernt) werden, indem bei elektronischen Formaten die Funktion „Durchstreichen“ verwendet wird und bei Papierfassungen die Kennzeichnung von Hand durchgestrichen wird. (2) Auf der ersten (Titel-) Seite werden die Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades mit einem Stempel vermerkt und die Einzelheiten zu der hierfür zuständigen Stelle sowie das entsprechende Datum angegeben. (3) Die ursprünglichen Empfänger der als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL bzw. SECRET UE/EU SECRET eingestuften Informationen werden über die Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades unterrichtet. Den ursprünglichen Empfängern obliegt es, alle weiteren Empfänger, denen sie das Original oder eine Kopie der als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL bzw. SECRET UE/EU SECRET eingestuften Verschlusssachen übermittelt haben, entsprechend zu unterrichten. (4) Das Historische Archiv der Kommission wird über alle Beschlüsse zur Aufhebung des Geheimhaltungsgrades unterrichtet. (5) Für alle Übersetzungen von Verschlusssachen gelten dieselben Verfahren zur Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades wie für die Originalfassung. Artikel 41 Teilweise Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET eingestuften Informationen (1) Eine teilweise Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades (z. B. der Anhänge oder lediglich einiger Absätze) ist ebenfalls möglich. Hierbei wird genauso verfahren wie bei der Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades eines vollständigen Dokuments. (2) Nach einer teilweisen Aufhebung des Geheimhaltungsgrades von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET eingestuften Informationen („Schwärzung“) wird ein freigegebener Auszug erstellt. (3) Die weiterhin als Verschlusssache eingestuften Teile werden ersetzt durch den Vermerk NICHT FREIGEGEBENER TEIL entweder im Text selbst, wenn der Teil, der als Verschlusssache eingestuft bleibt, Teil eines Absatzes ist, oder als Absatz, wenn es sich bei dem Teil, der als Verschlusssache eingestuft bleibt, um einen ganzen Absatz oder mehr als einen Absatz handelt. (4) Wenn ein vollständiger Anhang nicht freigegeben werden kann und daher nicht im Auszug erscheint, ist dies im Text konkret zu vermerken. Artikel 42 Routinemäßige Vernichtung und Löschung von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET eingestuften Verschlusssachen (1) Verschlusssachen werden von der Kommission nicht in erheblichem Umfang verwahrt. (2) Die herausgebenden Dienststellen überprüfen mindestens alle fünf Jahre, welche Dokumente vernichtet oder gelöscht werden können. Sowohl die in Papierform aufbewahrten als auch die in Kommunikations- und Informationssystemen gespeicherten Verschlusssachen werden in regelmäßigen Abständen überprüft. (3) Die Bediensteten vernichten keinen Papierausdruck von nicht mehr benötigten, als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Dokumenten, sondern bitten stattdessen — vorbehaltlich etwaiger Archivierungspflichten für das Originaldokument — den zuständigen Registraturkontrollbeauftragten, die Dokumente zu vernichten. (4) Die Bediensteten sind ist nicht verpflichtet, den Herausgeber in Kenntnis zu setzen, wenn sie Kopien von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Dokumenten löschen. (5) Bei der Vernichtung von Entwürfen, die als Verschlusssache eingestufte Informationen enthalten, wird nach denselben Methoden verfahren wie bei endgültigen Fassungen von Verschlusssachen. (6) Nur zugelassene Schredder dürfen zur Vernichtung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET verwendet werden. DIN 66399-Schredder der Sicherheitsstufe 5 eignen sich zur Vernichtung von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eingestuften Dokumenten. DIN 66399-Schredder der Sicherheitsstufe 6 eignen sich zur Vernichtung von als SECRET UE/EU SECRET eingestuften Dokumenten. (7) Das mit zugelassenen Schreddern zerkleinerte Material darf als normaler Büroabfall entsorgt werden. (8) Der Registraturkontrollbeauftragte erstellt Vernichtungsbescheinigungen und aktualisiert die Logbücher und sonstigen Registrierungsinformationen entsprechend. (9) Alle Medien und Geräte, die als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestufte Verschlusssachen enthalten, sind am Ende ihrer Lebensdauer ordnungsgemäß zu säubern. Die elektronischen Daten werden so aus den informationstechnischen Ressourcen und den zugehörigen Speichermedien entfernt oder gelöscht, dass hinreichend gewährleistet ist, dass die Informationen nicht wiederhergestellt werden können. Bei der Säuberung sind die Daten vom Speichermedium zu löschen und alle Etiketten, Kennzeichnungen und Aktivitätsprotokolle zu entfernen. (10) Datenträger sind dem lokalen Sicherheitsbeauftragten (LSO) oder dem Beauftragten für die lokale IT-Sicherheit und/oder dem Registraturkontrollbeauftragten zur Vernichtung und Entsorgung auszuhändigen. Artikel 43 Auslagerung und Vernichtung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET im Notfall (1) Der Leiter der Dienststelle entwickelt, genehmigt und aktiviert erforderlichenfalls Notfallpläne für die Auslagerung und Vernichtung von EU-VS, bei denen ein erhebliches Risiko besteht, dass sie während einer Krise in unbefugte Hände gelangen. Dabei ist je nach Art des Notfalls folgende Reihenfolge zu berücksichtigen: 1. Auslagerung der EU-VS an einen alternativen sicheren Ort, sofern möglich in einen besonders geschützten Bereich im selben Gebäude; 2. Auslagerung der EU-VS an einen alternativen sicheren Ort, sofern möglich in einen besonders geschützten Bereich in einem anderen Gebäude, sofern möglich in einem Gebäude der Kommission; 3. Vernichtung der EU-VS, sofern möglich unter Verwendung der zugelassenen Vernichtungsmethoden. (2) Im Falle der Aktivierung von Notfallplänen sind zunächst die als SECRET UE/EU SECRET eingestuften Verschlusssachen und danach alle als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eingestuften Verschlusssachen auszulagern oder zu vernichten. (3) Die praktischen Einzelheiten der Notfallpläne für die Auslagerung und Vernichtung werden ihrerseits als RESTREINT UE/EU RESTRICTED eingestuft. Eine Kopie hiervon ist in jedem Wertschutzschrank aufzubewahren, in dem Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET verwahrt werden, damit sie im Notfall zugänglich ist. Artikel 44 Archivierung (1) Entscheidungen darüber, ob und wann eine Archivierung erfolgt, sowie die zu ergreifenden praktischen Maßnahmen müssen mit der Strategie der Kommission über die Dokumentenverwaltung im Einklang stehen. (2) Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET dürfen nicht an das Historische Archiv der Europäischen Union in Florenz übermittelt werden. KAPITEL 7 SCHLUSSBESTIMMUNGEN Artikel 45 Transparenz Dieser Beschluss wird den Bediensteten der Kommission und allen Personen, für die er gilt, zu Kenntnis gebracht und im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht. Artikel 46 Inkrafttreten Dieser Beschluss tritt am zwanzigsten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Brüssel, den 17. Oktober 2019 Für die Kommission, im Namen des Präsidenten, Günther OETTINGER Mitglied der Kommission (1) ABl. L 72 vom 17.3.2015, S. 41. (2) ABl. L 72 vom 17.3.2015, S. 53. (3) ABl. L 6 vom 11.1.2017, S. 40. (4) Beschluss 2013/488/EU des Rates vom 23. September 2013 über die Sicherheitsvorschriften für den Schutz von EU-Verschlusssachen (ABl. L 274 vom 15.10.2013, S. 1). (5) Beschluss der Kommission vom 4. Mai 2016 über eine Ermächtigung im Bereich der Sicherheit, C(2016) 2797 final. (6) Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sind nach Artikel 3 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444 „Informationen und Materialien, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten Schaden zufügen könnte“. (7) Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades SECRET UE/EU SECRET sind nach Artikel 3 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444 „Informationen und Materialien, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten schweren Schaden zufügen könnte“. (8) Im Sinne von Artikel 18 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444. (9) Im Sinne von Artikel 18 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444. (10) Die Entsprechungstabelle der Geheimhaltungsgrade der Mitgliedstaaten findet sich in Anhang I des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444. ANHANG Personalkategorien, die Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET haben dürfen, wenn dies für ihre beruflichen Aufgaben erforderlich ist Kategorien von Kommissionsbediensteten Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades C-UE/EU-C oder S-UE/EU-S Voraussetzungen Beamte Ja Überprüfung + Belehrung + Bestätigung + Ermächtigung + Kenntnis notwendig Bedienstete auf Zeit Ja Überprüfung + Belehrung + Bestätigung + Ermächtigung + Kenntnis notwendig Vertragsbedienstete Ja Überprüfung + Belehrung + Bestätigung + Ermächtigung + Kenntnis notwendig Abgeordnete nationale Sachverständige Ja Nur nach Sicherheitsüberprüfung durch die Mitgliedstaaten vor Dienstantritt + Belehrung durch die Kommission + Bestätigung + Ermächtigung durch die Kommission + Kenntnis notwendig Praktikanten Nein Keine Ausnahmen möglich Sonstige Personalkategorien (z. B. Zeitarbeitskräfte, in den Räumlichkeiten der Kommission tätige externe Kräfte) Nein Nachfrage bei der Sicherheitsstelle der Kommission nach etwaigen Ausnahmen