Beschluss (EU, Euratom) 1961/2019 der Kommission vom 17. Oktober 2019 über die Durchführungsbestimmungen für die Bearbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET

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2.12.2019 DE Amtsblatt der Europäischen Union L 311/1 BESCHLUSS (EU, Euratom) 1961/2019 DER KOMMISSION vom 17. Oktober 2019 über die Durchführungsbestimmungen für die Bearbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION — gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 249, gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft, insbesondere auf Artikel 106, gestützt auf den Beschluss (EU, Euratom) 2015/443 der Kommission vom 13. März 2015 über Sicherheit in der Kommission (1), gestützt auf den Beschluss (EU, Euratom) 2015/444 der Kommission vom 13. März 2015 über die Sicherheitsvorschriften für den Schutz von EU-Verschlusssachen (2), gestützt auf den Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission (3), in Erwägung nachstehender Gründe: (1) Der Beschluss (EU, Euratom) 2015/444 findet auf alle Dienststellen und Gebäude der Kommission Anwendung. (2) Die Sicherheitsmaßnahmen für den Schutz von EU-Verschlusssachen (EU-VS) während ihres gesamten Lebenszyklus müssen insbesondere dem Geheimhaltungsgrad entsprechen. (3) Nach Artikel 4 Absatz 3, Artikel 19 Absatz 1 Buchstabe c und Artikel 22 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444 müssen ausführlichere Bestimmungen zur Ergänzung und Unterstützung der Durchführung des Beschlusses in Durchführungsbestimmungen festgelegt werden, die für einen Einstufungsleitfaden, besondere Maßnahmen bei der Bearbeitung von EU-VS außerhalb eines besonders geschützten Bereichs oder eines Verwaltungsbereichs sowie die Zuständigkeiten von Herausgebern maßgeblich sind. (4) Bei Bedarf sollten Durchführungsbestimmungen zur Ergänzung oder Untermauerung des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444 nach Artikel 60 des genannten Beschlusses erlassen werden. (5) Sicherheitsmaßnahmen zur Durchführung dieses Beschlusses müssen mit den in Artikel 3 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/443 verankerten Grundsätzen für die Sicherheit in der Kommission im Einklang stehen. (6) Wie aus den Erklärungen hervorgeht, die dem Protokoll der Ratstagung beigefügt waren, auf der der Beschluss 2013/488/EU des Rates (4) erlassen wurde, haben der Rat, die Kommission und die Hohe Vertreterin der Union für Außen- und Sicherheitspolitik vereinbart, größtmögliche Einheitlichkeit bei der Anwendung der Sicherheitsvorschriften bezüglich des Schutzes von EU-VS zu gewährleisten, wobei jedoch ihren jeweiligen spezifischen institutionellen und organisatorischen Bedürfnissen Rechnung getragen wird. (7) Am 4. Mai 2016 erließ die Kommission einen Beschluss (5), mit dem das für Sicherheitsfragen zuständige Kommissionsmitglied ermächtigt wurde, im Namen der Kommission und unter ihrer Verantwortung die in Artikel 60 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444 vorgesehenen Durchführungsbestimmungen zu erlassen — HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN: KAPITEL 1 ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN Artikel 1 Gegenstand und Anwendungsbereich (1) In diesem Beschluss werden die Modalitäten für die Bearbeitung von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL (6) oder SECRET UE/EU SECRET (7) eingestuften EU-Verschlusssachen (EU-VS) im Einklang mit dem Beschluss (EU, Euratom) 2015/444 festgelegt. (2) Dieser Beschluss findet auf alle Dienststellen und Gebäude der Kommission Anwendung. Artikel 2 Kriterien für den Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET (1) Zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET darf Zugang gewährt werden, wenn a) festgestellt wurde, dass die betreffende Person Zugang zu bestimmten als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Verschlusssachen haben muss, um eine berufliche Funktion oder Aufgabe für die Europäische Kommission wahrzunehmen, b) die Person über die Vorschriften und die einschlägigen Sicherheitsnormen und -richtlinien für den Schutz von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET belehrt wurde, c) die Person ihre Verantwortung für den Schutz der betreffenden Verschlusssachen anerkannt hat, und d) die Person über eine bis zu dem betreffenden Geheimhaltungsgrad und bis zu einem bestimmten Tag geltende Ermächtigung der Sicherheitsbehörde der Kommission für den Zugang zu EU-VS im Sinne des Artikels 10 Absatz 1 Nummer 3 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444 verfügt. (2) Praktikanten der Kommission werden keine Aufgaben zugewiesen, für die sie Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET benötigen. (3) Bei anderen Personalkategorien wird der Zugang nach Maßgabe der im Anhang beigefügten Tabelle verweigert oder gestattet. KAPITEL 2 ERSTELLUNG VON VERSCHLUSSSACHEN DES GEHEIMHALTUNGSGRADES CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ODER SECRET UE/EU SECRET Artikel 3 Herausgeber Der Herausgeber im Sinne des Artikels 1 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444 ist das Organ, die Einrichtung oder die Agentur der Europäischen Union, der Mitgliedstaat, der Drittstaat oder die internationale Organisation, unter dessen/deren Verantwortung Verschlusssachen erstellt und/oder in die Strukturen der EU eingebracht wurden; er muss aber nicht zwangsläufig mit dem Verfasser von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET identisch sein. Artikel 4 Zuweisung eines Geheimhaltungsgrades (1) Bedienstete, die ein Dokument auf der Grundlage von Verschlusssachen im Sinne des Artikels 1 abfassen, prüfen stets, ob ihr Dokument als Verschlusssache eingestuft werden muss. Die Einstufung eines Dokuments als EU-VS umfasst eine Bewertung und eine Entscheidung des Herausgebers darüber, ob die Weitergabe des Dokuments an Unbefugte den Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten schaden würde. Wenn die Verfasser eines Dokuments sich nicht im Klaren sind, ob ihr Dokument möglicherweise als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET einzustufen ist, sollten sie mit dem zuständigen Leiter der Dienststelle oder Direktor Rücksprache halten. (2) Ein Dokument wird mindestens als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eingestuft, wenn seine unbefugte Weitergabe beispielsweise Folgendes bewirken könnte: a) die konkrete Schädigung diplomatischer Beziehungen, d. h., dass sie zu förmlichen Protesten oder anderen Sanktionen führt, b) die Beeinträchtigung der Sicherheit oder Freiheit einzelner Personen, c) die Beeinträchtigung der Einsatzfähigkeit oder der Sicherheit von Einsatzpersonal der Mitgliedstaaten oder anderer Partner bzw. der Wirksamkeit wertvoller Sicherheits- oder nachrichtendienstlicher Operationen, d) die wesentliche Beeinträchtigung der finanziellen Tragfähigkeit wichtiger Organisationen, e) die Behinderung der Ermittlungstätigkeit oder Erleichterung schwerer Straftaten, f) die wesentliche Beeinträchtigung der finanziellen, monetären, wirtschaftlichen und handelspolitischen Interessen der Union oder ihrer Mitgliedstaaten, g) die ernstliche Behinderung der Ausarbeitung oder Durchführung wichtiger EU-Politik, h) den Abbruch oder eine erhebliche Unterbrechung wichtiger Aktivitäten der Union, i) die Aufdeckung von Verschlusssachen mit höheren Geheimhaltungsgraden. (3) Eine Information wird mindestens als SECRET UE/EU SECRET eingestuft, wenn ihre unbefugte Weitergabe beispielsweise Folgendes bewirken könnte: a) internationale Spannungen, b) die schwerwiegende Schädigung der Beziehungen zu Drittstaaten oder internationalen Organisationen, c) die unmittelbare Bedrohung von Menschenleben oder eine schwerwiegende Beeinträchtigung der öffentlichen Ordnung oder der Sicherheit oder Freiheit von Einzelpersonen, d) die schwerwiegende Beeinträchtigung der Einsatzfähigkeit oder der Sicherheit von Einsatzpersonal der Mitgliedstaaten oder anderer Partner bzw. der andauernden Wirksamkeit sehr wertvoller Sicherheits- oder nachrichtendienstlicher Operationen, e) die erhebliche materielle Schädigung der finanziellen, monetären, wirtschaftlichen und handelspolitischen Interessen der Union oder eines ihrer Mitgliedstaaten, f) die Aufdeckung von Verschlusssachen mit höheren Geheimhaltungsgraden. (4) Herausgeber können beschließen, dass bestimmten Kategorien von Verschlusssachen, die sie regelmäßig erstellen, ein Standard-Geheimhaltungsgrad zugewiesen wird. Sie stellen jedoch sicher, dass den Verschlusssachen der jeweils angemessene Geheimhaltungsgrad zugewiesen wird. Artikel 5 Arbeit mit Entwürfen (1) Verschlusssachen werden eingestuft, sobald sie erstellt werden. Persönliche Notizen, vorläufige Entwürfe oder Nachrichten, die Informationen enthalten, die als Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuft werden müssen, werden von Beginn an als solche gekennzeichnet und gemäß diesem Beschluss erstellt und bearbeitet. (2) Wenn der anfangs zugewiesene Geheimhaltungsgrad für das endgültige Dokument nicht mehr erforderlich ist, wird er herabgestuft oder aufgehoben. Artikel 6 Aufzeichnungen über Quellenmaterial Um die Kontrolle durch den Herausgeber im Sinne des Artikels 14 zu ermöglichen, führen die Herausgeber von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET Aufzeichnungen über als Verschlusssache eingestuftes Quellenmaterial von Verschlusssachen; diese Aufzeichnungen enthalten nähere Angaben zu Quellenmaterial, das ursprünglich von EU-Mitgliedstaaten, internationalen Organisationen oder Drittstaaten stammte. Falls erforderlich, werden zusammengefasste Verschlusssachen so gekennzeichnet, dass der Herausgeber des als Verschlusssache eingestuften Quellenmaterials weiterhin erkennbar ist. Artikel 7 Einstufung von Teilen eines Dokuments als Verschlusssache (1) Nach Artikel 22 Absatz 6 des Beschlusses (EU, Euratom) 2015/444 entspricht der Geheimhaltungsgrad des Gesamtdokuments mindestens dem Geheimhaltungsgrad seines am höchsten eingestuften Teils. Werden Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengestellt, so wird das endgültige Gesamtdokument durchgesehen, um seinen grundsätzlichen Geheimhaltungsgrad zu bestimmen, da es einen höheren Geheimhaltungsgrad als für die einzelnen Bestandteile nötig erfordern kann. (2) Dokumente, die als Verschlusssache eingestufte Teile wie auch nicht als Verschlusssache eingestufte Teile enthalten, werden so untergliedert und gekennzeichnet, dass Teile mit verschiedenen Geheimhaltungsgraden beziehungsweise Vertraulichkeitsstufen leicht zu erkennen sind und gegebenenfalls voneinander getrennt werden können. So kann jeder Teil auf geeignete Weise bearbeitet werden, wenn er von den anderen abgetrennt wird. Artikel 8 Vollständige Einstufungskennzeichnung (1) Informationen, die einer Einstufung als Verschlusssache bedürfen, werden ungeachtet ihrer materiellen Form als Verschlusssache gekennzeichnet und gehandhabt. Die Empfänger werden eindeutig auf den Geheimhaltungsgrad hingewiesen; dies erfolgt entweder durch eine VS-Kennzeichnung (bei schriftlicher Übermittlung der Information auf Papier, auf Wechseldatenträgern oder über ein Kommunikations- und Informationssystem) oder durch einen mündlichen Hinweis (bei mündlicher Übermittlung der Information z. B. in einem Gespräch oder einem Vortrag). Als Verschlusssache eingestuftes Material wird materiell gekennzeichnet, sodass sein Geheimhaltungsgrad leicht erkennbar ist. (2) Auf Dokumenten wird nach Absatz 3 die vollständige Einstufungskennzeichnung CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET in Blockschrift auf Französisch und Englisch (Französisch an erster Stelle) angegeben. Die Kennzeichnung wird nicht in andere Sprachen übersetzt. (3) Die Einstufungskennzeichnung CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET wird wie folgt angegeben: a) zentriert oben und unten auf jeder Seite des Dokuments, b) die vollständige Einstufungskennzeichnung in einer Zeile ohne Leerzeichen vor und nach dem Schrägstrich, c) in Großbuchstaben, schwarz, Schriftart Times New Roman 16 (wenn möglich, mindestens aber 14), fettgedruckt und in einem Kasten. (4) Bei Erstellung eines als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Dokuments a) wird auf jeder Seite der Geheimhaltungsgrad eindeutig vermerkt, b) wird jede Seite nummeriert, c) wird das Dokument mit einem Aktenzeichen, einer Registrierungsnummer und einem Betreff versehen, der selbst keinen Geheimhaltungsgrad führt, sofern er nicht entsprechend gekennzeichnet ist, d) werden alle Anhänge und Anlagen nach Möglichkeit auf der ersten Seite aufgeführt, e) wird auf dem Dokument der Tag seiner Erstellung angegeben. (5) Wenn möglich, wird die Einstufungskennzeichnung SECRET UE/EU SECRET in Rot angegeben. Artikel 9 Als C-UE/EU-C oder S-UE/EU-S abgekürzte Einstufungskennzeichnungen Die Abkürzungen C-UE/EU-C und S-UE/EU-S können zur Angabe des Geheimhaltungsgrades einzelner Teile eines als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Dokuments verwendet werden oder wenn die vollständige Einstufungskennzeichnung, z. B. auf einem kleinen Wechseldatenträger, nicht angegeben werden kann. Sie kann im Text verwendet werden, wenn die Verwendung der vollständigen Einstufungskennzeichnungen umständlich ist. In der Kopf- und der Fußzeile des Dokuments darf nicht die Abkürzung anstelle der vollständigen Einstufungskennzeichnung verwendet werden. Artikel 10 Andere Sicherheitskennungen (1) Als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestufte Dokumente können mit anderen Kennzeichnungen oder „Sicherheitskennungen“ versehen sein, die z. B. über den Bereich, auf den sich das Dokument bezieht, oder eine besondere Verteilung gemäß dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ Aufschluss geben. Ein Beispiel dafür ist: RELEASABLE TO LIECHTENSTEIN (2) Als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestufte Dokumente können mit Warnhinweisen versehen sein, die spezifische Anweisungen für die Bearbeitung und Verwaltung der Dokumente geben. (3) Angaben zur Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades werden nach Möglichkeit bei Erstellung des Dokuments auf seiner ersten Seite angebracht. So kann z. B. die folgende Kennzeichnung verwendet werden: SECRET UE/EU SECRET until [dd.mm.yyyy] and RESTREINT UE/EU RESTRICTED thereafter Artikel 11 Elektronische Verarbeitung (1) Als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestufte Dokumente werden mit elektronischen Mitteln erstellt, sofern diese Mittel verfügbar sind. (2) Bei der Erstellung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET verwenden die Kommissionsbediensteten für den betreffenden Geheimhaltungsgrad akkreditierte Kommunikations- und Informationssysteme. Die Bediensteten halten mit ihren lokalen Sicherheitsbeauftragten Rücksprache, wenn sie sich nicht sicher sind, welches Kommunikations- und Informationssystem verwendet werden kann. In Notfällen oder im Rahmen bestimmter technischer Konfigurationen können in Absprache mit der Sicherheitsstelle der Kommission spezielle technische Verfahren angewandt werden. (3) Als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestufte Dokumente, einschließlich Entwürfe, dürfen nach Artikel 5 nicht per E-Mail übermittelt, auf herkömmlichen Druckern oder Scannern gedruckt beziehungsweise gescannt oder auf den privaten Geräten von Bediensteten bearbeitet werden. Für den Ausdruck von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET dürfen nur Drucker oder Kopierer, die an gegen elektromagnetische Abstrahlung geschützte Rechner ohne Netzanschluss oder an ein akkreditiertes System angeschlossen sind, verwendet werden. Artikel 12 Registrierung zu Sicherheitszwecken (1) Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET werden zu Sicherheitszwecken bei Erhalt und vor ihrer Weiterleitung registriert. Die Registrierung erfolgt, — wenn sie in einer Verwaltungsstelle eingehen oder diese verlassen und — wenn sie in einem Kommunikations- und Informationssystem eingehen oder dieses verlassen. (2) Die Registrierung kann auf Papier oder in elektronischen Logbüchern erfolgen. (3) Wird die Verschlusssache in einem elektronischen Kommunikations- und Informationssystem bearbeitet, so dürfen die Registrierungsverfahren im Wege systeminterner Abläufe erfolgen. In diesem Fall müssen im Kommunikations- und Informationssystem Maßnahmen vorgesehen sein, die die Integrität der Logdateien gewährleisten. (4) Der Registraturkontrollbeauftragte führt ein Register, das zu jeder Verschlusssache mindestens folgende Angaben enthält: a) Tag der Registrierung des endgültigen als Verschlusssache eingestuften Dokuments, b) Geheimhaltungsgrad, c) ggf. Tag, an dem die Gültigkeit des Geheimhaltungsgrades endet, d) Name der herausgebenden Dienststelle, e) der/die Empfänger, f) Betreff, g) Aktenzeichen der herausgebenden Dienststelle für das Dokument, h) Registrierungsnummer, i) Zahl der verbreiteten Exemplare, j) nach Möglichkeit das Verzeichnis der für die Erstellung des Dokuments verwendeten Quellen, k) Tag der Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades und l) nähere Angaben zur Vernichtung (Ort, Tag, Methode, Beaufsichtigung, Vernichtungsbescheinigung). Artikel 13 Verteilung Der Absender von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET entscheidet nach dem Grundsatz „Kenntnis nur wenn nötig“, an wen diese verteilt werden. Um den Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ weiter durchzusetzen, wird eine Verteilerliste erstellt. KAPITEL 3 UMGANG MIT BESTEHENDEN VERSCHLUSSSACHEN DES GEHEIMHALTUNGSGRADES CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ODER SECRET UE/EU SECRET Artikel 14 Herausgeberkontrolle (1) Der Herausgeber verfügt bei von ihm erstellten Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/SECRET EU über die „Herausgeberkontrolle“. Die vorherige schriftliche Zustimmung des Herausgebers ist einzuholen, bevor a) der Geheimhaltungsgrad von Verschlusssachen aufgehoben bzw. herabgestuft wird, b) Verschlusssachen für andere als die vom Herausgeber festgelegten Zwecke verwendet werden, c) Verschlusssachen an ein Drittland oder eine internationale Organisation weitergegeben werden, d) Verschlusssachen an eine Partei außerhalb der Kommission, aber innerhalb der EU weitergegeben werden oder e) Verschlusssachen an einen Auftragnehmer oder potenziellen Auftragnehmer mit Sitz in einem Drittland weitergegeben werden. (2) Bei den Besitzern von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET muss es sich um ordnungsgemäß ermächtigte Personen handeln, die Zugang zu den Verschlusssachen erhalten haben, um ihre Aufgaben wahrnehmen zu können. Sie sind nach dem Beschluss (EU, Euratom) 2015/444 für die ordnungsgemäße Bearbeitung und Aufbewahrung sowie für den ordnungsgemäßen Schutz der Verschlusssachen verantwortlich. Anders als die Herausgeber von Verschlusssachen sind die Besitzer nicht befugt, darüber zu entscheiden, ob Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET in einen niedrigeren Geheimhaltungsgrad eingestuft werden, ob ihr Geheimhaltungsgrad aufgehoben wird oder ob sie weitergegeben werden. (3) Kann der Herausgeber einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET UE/EU SECRET nicht ermittelt werden, wird die Herausgeberkontrolle von der Dienststelle der Kommission ausgeübt, in deren Besitz sich die Verschlusssache befindet. Vor der Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET an einen Drittstaat oder eine internationale Organisation wird die Sicherheitsexpertengruppe der Kommission konsultiert. Artikel 15 Für die Bearbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET geeignete Kommunikations- und Informationssysteme (1) Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET werden mit elektronischen Mitteln bearbeitet und übermittelt, sofern diese Mittel verfügbar sind. Es werden ausschließlich Kommunikations- und Informationssysteme und Ausrüstung verwendet, die von der Sicherheitsakkreditierungsstelle der Kommission für die Bearbeitung von Verschlusssachen des einschlägigen oder eines höheren Geheimhaltungsgrades akkreditiert wurden. (2) Verfügt eine Dienststelle der Kommission über die geeignete Ausrüstung für die Bearbeitung und Übermittlung von Verschlusssachen dieser Geheimhaltungsgrade, so unterstützt sie nach Möglichkeit andere Dienststellen der Kommission bei der angemessenen Bearbeitung und Übermittlung solcher Informationen. Artikel 16 Besondere Maßnahmen bei Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET auf Wechseldatenträgern (1) Die Verwendung von Wechseldatenträgern wird streng kontrolliert und belegt. Verwendet werden ausschließlich von der Kommission zur Verfügung gestellte Wechseldatenträger, die mit einem von der Sicherheitsstelle der Kommission genehmigten Produkt verschlüsselt werden. Private oder auf Konferenzen, Seminaren usw. kostenlos verteilte Wechseldatenträger werden nicht für die Übertragung von Verschlusssachen verwendet. Nach Möglichkeit sollten in Einklang mit den Anweisungen der Sicherheitsstelle der Kommission TEMPEST-sichere Wechseldatenträger verwendet werden. (2) Wird eine Verschlusssache elektronisch auf einem Wechseldatenträger — wie einem USB-Stick, einer CD oder einer Speicherkarte — bearbeitet oder gespeichert, so muss die Einstufungskennzeichnung auf den angezeigten Informationen selbst sowie im Dateinamen und auf dem Wechseldatenträger deutlich erkennbar sein. (3) Die Bediensteten berücksichtigen, dass es im Falle der Speicherung zahlreicher Verschlusssachen auf demselben Wechseldatenträger erforderlich sein kann, den Datenträger in einen höheren Geheimhaltungsgrad einzustufen. (4) Für die Übertragung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET auf Wechseldatenträger bzw. für ihr Herunterladen von solchen Datenträgern werden ausschließlich ordnungsgemäß akkreditierte Kommunikations- und Informationssysteme verwendet. (5) Beim Aufladen solcher Informationen auf Wechseldatenträger wird insbesondere darauf geachtet, dass diese vor der Datenübertragung keine Viren oder Schadprogramme enthalten. (6) Gegebenenfalls sind Wechseldatenträger gemäß etwaigen sicherheitsbezogenen Betriebsverfahren für das jeweils verwendete Verschlüsselungssystem zu handhaben. (7) Dokumente auf Wechseldatenträgern, die entweder nicht mehr benötigt werden oder auf ein geeignetes Kommunikations- und Informationssystem übertragen worden sind, werden anhand zugelassener Produkte oder Verfahren sicher entfernt oder gelöscht. Nicht mehr benötigte Wechseldatenträger werden entweder in einem geeigneten Wertschutzschrank aufbewahrt oder vernichtet. Jede Vernichtung oder Löschung erfolgt nach einem den Sicherheitsvorschriften der Kommission entsprechenden Verfahren. Es wird ein Verzeichnis der Wechseldatenträger geführt, und ihre Vernichtung wird registriert. Ar