2014/792/EU: Beschluss der Kommission vom 13. November 2014 über das von den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen zu verwendende Frühwarnsystem

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eisungsbefugte kann auch eine Verlängerung der Prüfungswarnung beantragen, wenn die Bedingungen gemäß Absatz 1 Buchstaben b und c noch erfüllt sind. 5. Der zuständige Anweisungsbefugte begründet, warum die Verlängerung zum Schutz der finanziellen Interessen und des Ansehens der Union notwendig ist. 6. Eine Verlängerung gilt als neuer Antrag für eine Prüfungswarnung. Artikel 12 Ausschlusswarnungen 1. Der zuständige Anweisungsbefugte beantragt eine Ausschlusswarnung in den in Artikel 106 Absatz 1 und Artikel 109 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Fällen. 2. Eine Ausschlusswarnung wird am Ende des Ausschlusszeitraums gelöscht. 3. Eine Ausschlusswarnung wird vom FWS automatisch in die CED eingegeben. Artikel 13 Vom OLAF übermittelte Informationen Übermittelt das OLAF Informationen im Einklang mit Artikel 7 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013, um den zuständigen Anweisungsbefugten bei der Entscheidung über Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Union zu unterstützen, oder im Einklang mit Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013, so beinhalten diese Informationen Folgendes: a) den Namen der jeweiligen Person; b) eine Zusammenfassung des betreffenden Sachverhalts und der bei der Untersuchung festgestellten Risiken. Die Zusammenfassung sollte so umfangreich sein, dass es der Person ermöglicht wird, gemäß Artikel 16 dieses Beschlusses gebührend angehört zu werden; c) etwaige besondere empfohlene Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit, insbesondere in Fällen, in denen ein Rückgriff auf nach Maßgabe der nationalen Untersuchungsvorschriften in die Zuständigkeit einer nationalen Justizbehörde, sowie, bei externen Untersuchungen, in die Zuständigkeit einer nationalen Behörde fallende Untersuchungsmaßnahmen erforderlich ist. ABSCHNITT 3 VERFAHRENSTECHNISCHE BESTIMMUNGEN FÜR DIE REGISTRIERUNG EINER WARNMELDUNG Artikel 14 Vorabkonsultation zentraler Dienststellen bei Prüfungswarnungen Bevor der zuständige Anweisungsbefugte beschließt, die Registrierung einer Prüfungswarnung auf der Grundlage der vom OLAF im Einklang mit Artikel 7 Absatz 6 und Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 übermittelten Informationen zu beantragen, konsultiert er die Generaldirektion Haushalt (Zentraler Finanzdienst) und, wenn dies angebracht ist, den Juristischen Dienst in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013. Artikel 15 Bewertung von Ausschlusswarnungen durch zentrale Dienste Bevor eine Ausschlusswarnung bei den Fällen gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben b, c, e und Artikel 109 Absatz 1 auf Vorschlag des zuständigen Anweisungsbefugten und die dafür angemessene Gültigkeitsdauer beantragt wird, wird eine zentrale Bewertung von der Generaldirektion Haushalt und vom Juristischen Dienst durchgeführt. Wenn die vom zuständigen Anweisungsbefugten vorgeschlagene Ausschlussmeldung auf vom OLAF übermittelten Informationen beruht, wird diese Bewertung in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF vorgenommen. Artikel 16 Recht auf Anhörung 1. Für die Registrierung von Warnmeldungen gelten folgende Bestimmungen: a) In allen Fällen, in denen der zuständige Anweisungsbefugte plant, die Registrierung einer Ausschlusswarnung zu beantragen oder eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten, gibt er der jeweiligen Person zuerst Gelegenheit, ihren Standpunkt schriftlich darzulegen. Der zuständige Anweisungsbefugte gibt der Person hierfür mindestens 14 Kalendertage Zeit. Gleichzeitig informiert der zuständige Anweisungsbefugte die Person darüber, dass, falls sie nicht reagiert, die Warnmeldung registriert wird. Wenn dies angebracht ist, gibt der zuständige Anweisungsbefugte der Person Gelegenheit, ihren Standpunkt auf der Grundlage der vom OLAF vorgelegten Informationen darzulegen. b) Falls sich durch die Angaben der Person nichts an der Bewertung des zuständigen Anweisungsbefugten ändert, beantragt Letzterer beim Rechnungsführer die Eingabe der Warnmeldung. Falls aufgrund der Angaben der Person eine Warnmeldung nach dem Dafürhalten des zuständigen Anweisungsbefugten unangemessen oder unnötig ist, wird die Warnmeldung nicht eingegeben und die Person davon in Kenntnis gesetzt. Der Rechnungsführer bestätigt gegebenenfalls gegenüber dem zuständigen Anweisungsbefugten die Registrierung der Warnmeldung im FWS. c) Der zuständige Anweisungsbefugte setzt die Person von der Eingabe der Warnmeldung und deren Gültigkeitsdauer in Kenntnis. Dies ist jedoch nicht notwendig, wenn die Person der Aufforderung zur schriftlichen Stellungnahme nicht nachgekommen ist. 2. Der zuständige Anweisungsbefugte kann die Registrierung einer Ausschlusswarnung bei den in Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe e der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Fällen vorbehaltlich einer Entscheidung über die Gültigkeitsdauer des Ausschlusses beantragen, noch bevor er der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts gegeben hat. Der zuständige Anweisungsbefugte gibt der Person Gelegenheit, ihren Standpunkt zur Gültigkeitsdauer des Ausschlusses darzulegen. 3. Der zuständige Anweisungsbefugte kann die Registrierung einer Ausschlusswarnung bei den in Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Situationen beantragen, noch bevor er der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts gegeben hat, falls ihm eine amtliche Darstellung der Situation vorliegt. Der zuständige Anweisungsbefugte setzt die Person von der Registrierung der Ausschlusswarnung in Kenntnis. 4. Der zuständige Anweisungsbefugte kann es ausnahmsweise aufschieben, der Person Gelegenheit zu geben, ihren Standpunkt schriftlich darzulegen, bevor er die Registrierung einer Ausschlusswarnung beantragt oder eine Handlung setzt, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten, sofern zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen, die Vertraulichkeit der Untersuchung oder nationaler Gerichtsverfahren auch dann zu wahren, wenn die Registrierung einer Warnmeldung eingeleitet wird. 5. Wenn das OLAF den zuständigen Anweisungsbefugten im Einklang mit Artikel 13 informiert, gibt es an, ob die Vertraulichkeit der Untersuchung oder eines nationales Gerichtsverfahrens zu wahren ist und ob es aufgeschoben werden muss, der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts zu geben. 6. Die Person erhält Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts, sobald die Gründe für die Wahrung der Vertraulichkeit der Untersuchung oder nationaler Gerichtsverfahren weggefallen sind. Artikel 17 Datenschutz und Rechte von betroffenen Personen 1. Der zuständige Anweisungsbefugte informiert die betroffenen Personen darüber, dass die sie betreffenden Daten in das FWS aufgenommen werden dürfen, und teilt ihnen mit, an wen die Daten weitergegeben werden dürfen. Diese allgemeinen Informationen werden insbesondere in Ausschreibungen, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen, Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes, und in Ermangelung von Ausschreibungen und Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen vor der Vergabe von Aufträgen oder der Gewährung von Finanzhilfen schriftlich bekanntgegeben. 2. Der zuständige Anweisungsbefugte, der die Registrierung einer Warnmeldung beantragt, ist für die Kontakte mit der Person, deren Daten in das FWS eingegeben werden, verantwortlich. Er bearbeitet zudem die Anträge der jeweiligen Person auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten und alle sonstigen Anträge oder Fragen dieser Person. 3. Eine Person kann auch beim Rechnungsführer schriftlich anfragen, ob sie im FWS registriert ist. Der Rechnungsführer erteilt diese Auskunft, es sei denn der zuständige Anweisungsbefugte beschließt im Einvernehmen mit dem OLAF, falls dies angebracht ist, dass die Einschränkungen gemäß Artikel 20 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 gelten. 4. Gelöschte Warnmeldungen werden nur für Prüf- oder Untersuchungszwecke zugänglich gemacht und sind für die Nutzer des FWS nicht sichtbar. Personenbezogene Daten in Warnmeldungen über natürliche Personen bleiben jedoch nur fünf Jahre nach Löschung der Warnmeldung für diese Zwecke zugänglich. Artikel 18 Überprüfung der Warnmeldung Falls die Person, für die eine Warnmeldung im FWS registriert ist, neue Nachweise dafür vorlegt, dass die Gründe für die Registrierung weggefallen sind, beantragt der zuständige Anweisungsbefugte die Löschung der Warnmeldung. Die Person, für die eine Ausschlusswarnung im FWS registriert ist, kann eine Beschwerde beim Bürgerbeauftragten einreichen und eine gerichtliche Überprüfung beantragen. ABSCHNITT 4 KONSEQUENZEN DER WARNMELDUNGEN Artikel 19 Allgemeine Bestimmungen über die Konsequenzen 1. Der zuständige Anweisungsbefugte ersucht den Ansprechpartner für Warnmeldungen um alle zweckdienlichen Informationen, die ihm eine Entscheidung über die in diesem Abschnitt beschriebenen Konsequenzen ermöglichen. 2. Wenn der zuständige Anweisungsbefugte auf der Grundlage der vom OLAF vorgelegten Informationen die Registrierung einer Prüfungswarnung gemäß Artikel 11 beantragt, geht er nach dem in Artikel 14 oder 15 festgelegten Verfahren vor und trifft eine Entscheidung über die Konsequenzen in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF und im Einklang mit der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013. 3. Wenn der zuständige Anweisungsbefugte eine Entscheidung über die Konsequenzen trifft, berücksichtigt er bei allen Warnmeldungen die nachstehenden Kriterien: a) die Risiken für die finanziellen Interessen und das Ansehen der Union; b) den Betrag und die Gültigkeitsdauer der rechtlichen Verpflichtung; c) die Dringlichkeit der Umsetzung der rechtlichen Verpflichtung; d) die Art des Sachverhalts; e) den Schweregrad des Sachverhalts; und f) die möglichen Konsequenzen für die Umsetzung der rechtlichen Verpflichtung. Bei Ausschlusswarnungen berücksichtigt der zuständige Anweisungsbefugte auch, welcher Art und wie schwerwiegend die Ausschlussgründe sind und dass die Kontinuität des Dienstes zu gewährleisten ist. 4. In jedem Fall begründet der zuständige Anweisungsbefugte seine Entscheidung über die Konsequenzen schriftlich. Artikel 20 Konsequenzen von Prüfungswarnungen 1. Im Fall von Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes kann die Prüfung Folgendes umfassen: a) Der zuständige Anweisungsbefugte kann zusätzliche Nachweise anfordern, so wie dies in dem jeweiligen Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerb zur Vergabe eines Preisgeldes festgelegt ist. b) Bei einem Gewährungsverfahren wird das mit der Vorfinanzierung verbundene Risiko analysiert. 2. Im Fall einer rechtlichen Verpflichtung kann diese Prüfung Folgendes umfassen: a) Es wird geprüft, ob die Maßnahme mit der rechtlichen Verpflichtung, auch hinsichtlich der Einhaltung der Fristen und des Inhalts der zu erbringenden Leistungen, im Einklang steht. b) Bei bestehenden Finanzhilfen wird die Förderfähigkeit von Ausgaben vor der Zahlung geprüft oder eine Überprüfung oder Kontrolle vor Ort durchgeführt. Artikel 21 Recht auf Anhörung nach einer Prüfungswarnung Das in Artikel 15 dieses Beschlusses geregelte Verfahren und das in Artikel 16 dieses Beschlusses geregelte Recht auf Anhörung gelten auch dann, wenn ein zuständiger Anweisungsbefugter infolge einer Prüfungswarnung beabsichtigt, eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten. Artikel 22 Konsequenzen von Ausschlusswarnungen für Verfahren und rechtliche Verpflichtungen 1. Im Fall von Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes schließt der zuständige Anweisungsbefugte eine Person, für die eine Ausschlusswarnung besteht, von der Teilnahme an Vergabe- oder Gewährungsverfahren aus, es sei denn, dass die in Artikel 106 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 festgelegten Bedingungen erfüllt sind und die Person eine Monopolstellung innehat. 2. Im Fall bestehender rechtlicher Verpflichtungen trifft der zuständige Anweisungsbefugte eine Entscheidung über die Konsequenzen, nämlich darüber, ob: a) die Durchführung des Auftrags oder der Finanzhilfe fortgesetzt wird und geeignete Prüfungen vorgenommen werden, b) die Zahlungsfrist im Einklang mit Artikel 92 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ausgesetzt wird, c) Zahlungen im Einklang mit Artikel 208 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 ausgesetzt werden, d) die Durchführung des Auftrags oder der Finanzhilfe im Einklang mit Artikel 116 und Artikel 135 Absatz 5 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ausgesetzt wird, e) die rechtliche Verpflichtung beendet wird, wenn die darin enthaltenen Bestimmungen die Beendigung auf der Grundlage der Informationen, die zur Registrierung der Warnmeldung führten, vorsieht. 3. Handelt es sich bei der Person um einen Unterauftragnehmer, verlangt der zuständige Anweisungsbefugte vom Bieter, Bewerber oder Auftragnehmer, den Unterauftragnehmer zu ersetzen. Artikel 23 Konsequenzen von Ausschlusswarnungen für Haushaltsvorgänge 1. Im Fall einer Ausschlusswarnung bestätigt der zuständige Anweisungsbefugte, falls dies angebracht ist, im Rechnungsführungssystem, dass die Zahlung trotz einer bestehenden Warnmeldung durchgeführt werden sollte. 2. Ist eine Ausschlusswarnung registriert, wird weder eine Einzelmittelbindung vorgenommen, noch eine individuelle rechtliche Verpflichtung in der Haushaltsbuchführung im Rahmen einer globalen Mittelbindung erfasst, noch eine rechtliche Verpflichtung im Rahmen einer vorläufigen Mittelbindung eingegangen, es sei denn die Person hat unter den Bedingungen gemäß Artikel 106 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 eine Monopolstellung inne. ABSCHNITT 5 SCHLUSSBESTIMMUNGEN Artikel 24 Aufhebung Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom über das von den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen zu verwendende Frühwarnsystem wird aufgehoben. Artikel 25 Übergangsbestimmungen 1. Gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom werden registrierte Ausschlusswarnungen werden solange aufrechterhalten, bis ihre Gültigkeit gemäß jenem Beschluss endet. 2. Gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom registrierte W1-, W2- und W3b-Warnmeldungen werden als Prüfungswarnungen im Sinne des vorliegenden Beschlusses angesehen. 3. W3a- und W4-Warnmeldungen werden bis zum 1. Juli 2015 unter den im Beschluss 2008/969/EG, Euratom festgelegten Bedingungen registriert. Für die Zwecke von Abschnitt 4 dieses Beschlusses werden W3a- und W4-Warnmeldungen als Prüfungswarnungen im Sinne des vorliegenden Beschlusses angesehen. Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom gilt für W5b-Warnmeldungen bis zum 1. Juli 2015. Artikel 26 Veröffentlichung Dieser Beschluss wird im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht. Brüssel, den 13. November 2014 Für die Kommission, Kristalina GEORGIEVA Vizepräsidentin (1) ABl. L 298 vom 26.10.2012, S. 1. (2) ABl. L 78 vom 19.3.2008, S. 1. (3) ABl. L 248 vom 18.9.2013, S. 1. (4) Beschluss C(2014) 2784 der Kommission vom 30. April 2014 über die Internen Vorschriften für die Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union (Einzelplan Kommission), gerichtet an die Dienststellen der Kommission. (5) ABl. L 344 vom 20.12.2008, S. 12. (6) ABl. L 344 vom 20.12.2008, S. 125. (7) KOM(2014) 358 vom 18.6.2014. (8) ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1. (9) Delegierte Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 der Kommission vom 29. Oktober 2012 über die Anwendungsbestimmungen für die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union (ABl. L 362 vom 31.12.2012, S. 1). (10) Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1302/2008 der Kommission vom 17. Dezember 2008 über die zentrale Ausschlussdatenbank (ABl. L 344 vom 20.12.2008, S. 12). ANHANG STANDARDFORMULAR An den Rechnungsführer zu richtender Antrag des zuständigen Anweisungsbefugten auf Eingabe von Daten in das Frühwarnsystem (FWS) oder in die zentrale Ausschlussdatenbank (CED) beziehungsweise auf deren Änderung oder Löschung Hinweis: Bitte jeweils nur ein Antrag pro Warnmeldung Betr.: Antrag auf [Registrierung/Löschung/Änderung] einer Warnmeldung [im FWS/in der CED] Name des Beamten: Name des Ansprechpartners für Warnmeldungen: Antrag auf ☐ Registrierung einer Warnmeldung ☐ Löschung einer Warnmeldung (1), deren Eingabe beantragt wurde mit Vermerk (Ares [xx]) vom ☐ Änderung der Warnmeldung (2) (einschließlich Verlängerung einer bestehenden Registrierung) deren Eingabe beantragt wurde mit Vermerk (Ares [xx]) vom betreffend die folgende Person: Name der Person (bei natürlichen Personen Name und Vorname): Rechtsform (bei juristischen Personen): Name(n) und Vorname(n) der (des) bevollmächtigten Vertreter(s) der juristischen Person: Anschrift (bei juristischen Personen Sitz): Straße/Hausnummer/Postleitzahl/Ort/Land Informationen im Zusammenhang mit der Datei „Rechtsträger“: ☐ Diese juristische Person ist bereits in der Datei „Rechtsträger“ unter dem folgendem Schlüssel (den folgenden Schlüsseln) erfasst: 6 ☐ Der Antrag auf Validierung dieser juristischen Person in der Datei „Rechtsträger“ wurde bereits gestellt. Den Ausdruck des ABAC-Bildschirmauszugs des Antrags mit dem (normalerweise mit „ABC“ beginnenden) Schlüssel lege ich bei. Ein Beleg für die Validierung des Antrags ist beigefügt. ☐ Der Antrag betrifft eine juristische Person, die nicht in der Datei „Rechtsträger“ aufgeführt ist und für die Informationen von einer Vollzugsbehörde oder -einrichtung gemäß Artikel 108 Absätze 2 und 3 der Haushaltsordnung übermittelt wurden (siehe Anlage). 1. Ich beantrage die Eingabe der folgenden Warnmeldung: ☐ Prüfungswarnung aus folgenden Gründen: Referenz der Anfrage bei der GD BUDG und gegebenenfalls beim Juristischen Dienst (auf Anforderung anzuführen): ☐ Ausschluss gemäß der Haushaltsordnung (HO) ☐ Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe a HO ☐ Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe b HO Bezeichnung des Gerichts, welches das rechtskräftige Urteil erlassen hat: Datum des rechtskräftigen Urteils: TT/MM/JJJJ Referenz der Bewertung des Juristischen Dienstes und der GD BUDG: Referenz des kontradiktorischen Verfahrens: ☐ Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe c HO Referenz der Bewertung des Juristischen Dienstes und der GD BUDG: Referenz des kontradiktorischen Verfahrens: ☐ Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe d HO Referenz des kontradiktorischen Verfahrens: ☐ Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe e HO Referenz der Bewertung des Juristischen Dienstes und der GD BUDG: Referenz des kontradiktorischen Verfahrens: Bezeichnung des Gerichts, welches das rechtskräftige Urteil erlassen hat: Datum des rechtskräftigen Urteils: TT/MM/JJJJ ☐ Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe f HO (Sanktionen gemäß Artikel 109 Absatz 1 HO) Referenz der Bewertung des Juristischen Dienstes und der GD BUDG: Referenz des kontradiktorischen Verfahrens und Referenz des Beschlusses des verantwortlichen Anweisungsbefugten einschließlich Datum: 2. Beschreibung der Gründe für die Beantragung der Warnmeldung (3) : 3. Registrierungszeitraum (4) : Ich bestätige, dass diese Informationen nach Maßgabe der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz personenbezogener Daten festgestellt und übermittelt wurden. [Unterschrift der zur Beantragung der Eingabe, Löschung oder Änderung der Warnmeldung bevollmächtigten Person] Verteiler: (1) In diesem Fall sind die Abschnitte 1 bis 4 nicht auszufüllen. (2) In diesem Fall sind nicht nur der den Änderungsantrag betreffende Abschnitt, sondern alle Abschnitte auszufüllen. (3) Falls aus Gründen der Vertraulichkeit keine Beschreibung möglich ist, ist an dieser Stelle „nicht offengelegt“ zu vermerken. (4) Der Anweisungsbefugte hat im Sinne des Artikels 2 des Beschlusses über das Frühwarnsystem über die Ausschlussdauer gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben b, c, e und f der Haushaltsordnung zu entscheiden. Ein Ausschluss gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a und d der Haushaltsordnung wird höchstens 5 Jahre lang registriert.