Delegierte Verordnung (EU) Nr. 1042/2014 der Kommission vom 25. Juli 2014 zur Ergänzung der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 in Bezug auf die Benennung von zuständigen Behörden und ihre Verwaltungs- und Kontrollaufgaben sowie in Bezug auf den Status und die Verpflichtungen von Prüfbehörden

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ch die Union und den Höchstsatz für die Kofinanzierung der gesamten förderfähigen Kosten. (5) Die zuständige Behörde teilt ihre Entscheidung allen Antragstellern schriftlich mit. Sie übermittelt den nicht erfolgreichen Bewerbern die Gründe für ihre Ablehnung mit Verweis auf die Auswahl- und Vergabekriterien. Artikel 10 Dokumente des Finanzhilfevergabeverfahrens, wenn die zuständige Behörde als Vergabestelle fungiert (1) Wenn die zuständige Behörde als Vergabestelle fungiert, legt sie Projektverwaltungsverfahren fest, die zumindest Folgendes erfordern: a) die Unterzeichnung von Finanzhilfevereinbarungen mit Begünstigten und b) die Überwachung der Finanzhilfevereinbarungen einschließlich etwaiger Änderungen mit verwaltungstechnischen Mitteln wie Schriftwechseln oder schriftlichen Berichten. (2) In den Finanzhilfevereinbarungen wird Folgendes festgelegt oder angegeben: a) der Höchstbeitrag der Union, b) der Höchstsatz des Beitrags der Union entsprechend der betreffenden spezifischen Verordnung, c) eine ausführliche Beschreibung des Projekts mit Zeitplan, d) gegebenenfalls alle größeren Aufgaben, die der Begünstigte an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt, sowie die entsprechenden Kosten, e) der vereinbarte Kostenvoranschlag und Finanzierungsplan für das Projekt, einschließlich Ausgaben und Einnahmen entsprechend den festgelegten Förderfähigkeitsregeln, f) die Methode zur Berechnung der Höhe des Beitrags der Union nach dem Abschluss des Projekts, g) der Zeitplan und die Durchführungsbestimmungen der Vereinbarung, einschließlich der Bestimmungen über Berichterstattungspflichten, Änderungen der Vereinbarung und die Kündigung der Vereinbarung, h) die operativen Projektziele, einschließlich quantifizierter Ziele und der Indikatoren, über die Bericht zu erstatten ist, i) eine Bestimmung, der zufolge der Begünstigte zeitnah die erforderlichen Daten für die in der spezifischen Verordnung angegebenen gemeinsamen Indikatoren und für alle spezifischen Programmindikatoren erheben und diese Daten mindestens einmal jährlich melden muss, j) eine Definition der förderfähigen Kosten, gegebenenfalls einschließlich einer Beschreibung der Methode zur Festlegung von Stückkostensätzen, Pauschalbeträgen und Pauschalsätzen, k) die Buchführungsbestimmungen und die Bedingungen für die Zahlung der Finanzhilfe, l) die Bedingungen betreffend den Prüfpfad, m) die Datenschutzbestimmungen, n) die Publizitätsbestimmungen. (3) Grundsätzlich wird die Finanzhilfevereinbarung unterzeichnet, bevor die dem nationalen Programm zugerechneten Projekttätigkeiten beginnen. (4) In der Finanzhilfevereinbarung wird ausdrücklich festgehalten, dass die Kommission oder ihre Vertreter und der Rechnungshof über Prüfbefugnisse über alle Begünstigten, Auftragnehmer und Unterauftragnehmer verfügen, die im Rahmen des nationalen Programms Mittel der Union erhalten, und diese Befugnisse in Form von Dokumentenprüfungen und Vor-Ort-Kontrollen ausüben. Artikel 11 Dokumente des Finanzhilfevergabeverfahrens, wenn die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert (1) Wenn die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert, legt sie Projektverwaltungsverfahren fest, die zumindest Folgendes erfordern: a) die Formalisierung einer Verwaltungsentscheidung zur Kofinanzierung von Projekten und b) die Überwachung der Verwaltungsentscheidung und etwaiger Änderungen mit verwaltungstechnischen Mitteln wie Schriftwechseln oder schriftlichen Berichten. (2) In der Verwaltungsentscheidung wird Folgendes festgelegt oder angegeben: a) der Höchstbeitrag der Union, b) der Höchstsatz des Beitrags der Union entsprechend der betreffenden spezifischen Verordnung, c) eine ausführliche Beschreibung des Projekts mit Zeitplan, d) gegebenenfalls alle größeren Aufgaben, die der Begünstigte an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt, sowie die entsprechenden Kosten, e) der vereinbarte Kostenvoranschlag und Finanzierungsplan für das Projekt, einschließlich Ausgaben und Einnahmen entsprechend den festgelegten Förderfähigkeitsregeln, f) die Methode zur Berechnung der Höhe des Beitrags der Union nach dem Abschluss des Projekts, g) die operativen Projektziele, einschließlich quantifizierter Ziele und der zu verwendenden Indikatoren, h) eine Bestimmung, der zufolge die zuständige Behörde zeitnah die erforderlichen Daten für die in der spezifischen Verordnung angegebenen gemeinsamen Indikatoren und für alle spezifischen Programmindikatoren erheben und diese Daten mindestens einmal jährlich melden muss, i) eine Definition der förderfähigen Kosten, gegebenenfalls einschließlich einer Beschreibung der Methode zur Festlegung von Stückkostensätzen, Pauschalbeträgen und Pauschalsätzen, j) die Buchführungsbestimmungen und die Bedingungen für die Zahlung der Finanzhilfe, k) die Bedingungen betreffend den Prüfpfad, l) die Datenschutzbestimmungen, m) die Publizitätsbestimmungen. (3) Grundsätzlich wird die Verwaltungsentscheidung getroffen, bevor die dem nationalen Programm zugerechneten Projekttätigkeiten beginnen. (4) In der Verwaltungsentscheidung wird ausdrücklich festgehalten, dass die Kommission oder ihre Vertreter und der Rechnungshof über Prüfbefugnisse über alle Begünstigten, Auftragnehmer und Unterauftragnehmer verfügen, die im Rahmen des nationalen Programms Mittel der Union erhalten, und diese Befugnisse in Form von Dokumentenprüfungen und Vor-Ort-Kontrollen ausüben. KAPITEL III STATUS DER PRÜFBEHÖRDE UND PRÜFVERPFLICHTUNGEN Artikel 12 Status der Prüfbehörde (1) Gemäß Artikel 59 Absatz 5 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 ist die Prüfbehörde funktionell von der zuständigen Behörde unabhängig. Die funktionelle Unabhängigkeit gilt als gegeben, wenn kein direktes hierarchisches Verhältnis zwischen der Prüfbehörde und der zuständigen Behörde besteht und die Prüfbehörde bei ihren Bestätigungsvermerken und Erklärungen vollständige Autonomie genießt. (2) Sämtliche Prüftätigkeiten werden unter Beachtung international anerkannter Prüfstandards durchgeführt. Artikel 13 Auslagerung von Prüftätigkeiten Die Prüfbehörde kann einen Teil ihrer Prüftätigkeiten an eine andere Prüfstelle auslagern, sofern diese Stelle funktionell von der zuständigen Behörde unabhängig ist. Die Verantwortung für die Tätigkeiten, die die Prüfbehörde auslagert, liegt weiterhin bei der Prüfbehörde. Ausgelagerte Prüfungen werden unter Beachtung international anerkannter Prüfstandards und unter genauer Beobachtung und Beaufsichtigung durch die Prüfbehörde durchgeführt. Artikel 14 Prüfungen (1) Um den in Artikel 59 Absatz 5 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Bestätigungsvermerk vorlegen zu können, führt die Prüfbehörde System- und Finanzprüfungen durch. (2) Mit den Systemprüfungen wird überprüft, ob die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der zuständigen Behörde wirksam funktioniert haben, sodass sie eine angemessene Gewähr dafür bieten, dass die in der jährlichen Rechnungslegung ausgewiesenen Ausgaben rechtmäßig und ordnungsmäßig sind.Auf der Grundlage dieser Prüfungen entscheidet die Prüfbehörde, ob die zuständige Behörde die Benennungskriterien im Anhang nach wie vor erfüllt. (3) Finanzprüfungen werden durchgeführt, um eine angemessene Gewähr dafür zu bieten, dass die Angaben über die jährliche Rechnungslegung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der von der zuständigen Behörde geltend gemachten Ausgaben vermitteln. Um festzustellen, ob die Angaben über die Rechnungslegung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermitteln, überprüft die Prüfbehörde, ob alle bezahlten Ausgabenposten sowie alle erhaltenen und in der Rechnungslegung der zuständigen Behörde verbuchten öffentlichen Beiträge in dem Haushaltsjahr ordnungsgemäß im Rechnungslegungssystem erfasst wurden und den Buchführungsdaten der zuständigen Behörde entsprechen. Auf der Grundlage dieser Rechnungslegung macht die Prüfbehörde insbesondere Folgendes: a) Sie überprüft, ob der Gesamtbetrag der förderfähigen Ausgaben, der im bei der Kommission eingereichten Antrag auf Zahlung des Jahressaldos geltend gemacht wurde, den Ausgaben in der Rechnungslegung der zuständigen Behörde entspricht und ob im Falle von Abweichungen in der Rechnungslegung angemessene Erklärungen für den Abgleich der Beträge gegeben wurden. b) Sie überprüft, ob die am Ende des Haushaltsjahres einbehaltenen und wiedereingezogenen Beträge, die wiedereinzuziehenden Beträge und die nicht wiedereinziehbaren Beträge den in das Rechnungslegungssystem der zuständigen Behörde eingegebenen Beträgen entsprechen und durch dokumentierte Beschlüsse der zuständigen Behörde belegt werden. c) Sie vergewissert sich, dass die zuständige Behörde die Verwaltungskontrollen und Vor-Ort-Kontrollen gemäß Artikel 27 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 durchgeführt hat. Die unter a, b und c genannten Überprüfungen können anhand einer Stichprobe durchgeführt werden. (4) Im Rahmen ihrer System- und Finanzprüfungen wiederholt die Prüfbehörde einige der von der zuständigen Behörde durchgeführten Verwaltungskontrollen oder Vor-Ort-Kontrollen. Die Prüfbehörde bestimmt ausgehend von ihrer Risikobewertung, in welchem Maße die Prüftätigkeiten wiederholt werden. (5) Ergeben die System- und Finanzprüfungen der Prüfbehörde erhebliche Mängel beim wirksamen Funktionieren der Verwaltungs- und Kontrollsysteme der zuständigen Behörde, so macht die Prüfbehörde Folgendes: a) Sie bewertet die finanziellen und operationellen Auswirkungen dieser Mängel. b) Sie schlägt der zuständigen Behörde angemessene Abhilfe- und Präventivmaßnahmen vor. c) Sie überwacht die Umsetzung dieser Maßnahmen durch die zuständige Behörde und prüft, ob es einen Aktionsplan zur Wiederherstellung des wirksamen Funktionierens der Verwaltungs- und Kontrollsysteme gibt. (6) Nach dem Abschluss ihrer in den Absätzen 1 bis 3 genannten Prüftätigkeiten meldet die Prüfbehörde ihre Feststellungen der benennenden Behörde und teilt ihr mit, ob die zuständige Behörde nach ihrer Auffassung weiterhin die Benennungskriterien erfüllt. (7) Die Prüfbehörde stellt sicher, dass die zuständige Behörde sämtliche Informationen im Zusammenhang mit den in den Absätzen 1 bis 3 genannten Prüftätigkeiten der Prüfbehörde angemessen der Europäischen Kommission mitteilt. KAPITEL IV SCHLUSSBESTIMMUNG Artikel 15 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt gemäß den Verträgen unmittelbar in den Mitgliedstaaten. Brüssel, den 25. Juli 2014 Für die Kommission Der Präsident José Manuel BARROSO (1) ABl. L 150 vom 20.5.2014, S. 112. (2) Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (ABl. L 298 vom 26.10.2012, S. 1). (3) Durchführungsverordnung (EU) Nr. 802/2014 der Kommission vom 24. Juli 2014 zur Festlegung der Muster für die nationalen Programme sowie der Vorschriften und Bedingungen für das System für den elektronischen Datenaustausch zwischen der Kommission und den Mitgliedstaaten im Rahmen der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Festlegung allgemeiner Bestimmungen für den Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds und das Instrument für die finanzielle Unterstützung der polizeilichen Zusammenarbeit, der Kriminalprävention und Kriminalitätsbekämpfung und des Krisenmanagements (ABl. L 219 vom 25.7.2014, S. 22). ANHANG Kriterien für die Benennung der zuständigen Behörde 1. Internes Umfeld A) Organisationsstruktur (1) Organisationsstruktur, die der zuständigen Behörde die Erfüllung ihrer in Artikel 4 genannten Aufgaben ermöglicht. (2) Darstellung der Organisationsstruktur in einem Organigramm, aus dem eine klare Zuweisung der Aufgaben und Zuständigkeiten hervorgeht. B) Personal (1) Geeignete personelle Mittel zur Erfüllung der in Artikel 4 genannten Aufgaben. (2) Aufgabentrennung, sodass ein Bediensteter jeweils nur für eine der drei Funktionen Genehmigung, Auszahlung oder Verbuchung der dem nationalen Programm zugerechneten Beiträge zuständig ist und kein Bediensteter eine dieser Funktionen ausübt, ohne dass seine Arbeit unter der Aufsicht eines zweiten Bediensteten steht. (3) Schriftliche Festlegung der Zuständigkeiten eines jeden Bediensteten einschließlich der Beschränkung seiner finanziellen Befugnisse. (4) Angemessene Schulung des Personals. (5) Verfahren zur Vermeidung von Interessenkonflikten, die sich unter anderem für verantwortliche Personen oder für an sensiblen Punkten eingesetzte Personen, die außerhalb der zuständigen Behörde noch andere Funktionen ausüben, hinsichtlich der Kontrolle, Genehmigung, Auszahlung und Verbuchung der Anträge ergeben könnten. 2. Kontrolltätigkeiten A) Auswahl der Projekte (1) Verfahren für die Auswahl und Vergabe von Finanzhilfen gemäß Artikel 9. (2) Verfahren betreffend den Inhalt und die Unterzeichnung von Finanzhilfevereinbarungen und Verwaltungsentscheidungen gemäß den Artikeln 10 und 11. B) Verfahren für Verwaltungskontrollen und Vor-Ort-Kontrollen (1) Verfahren, um die Verwaltung der zuständigen Behörde auf der geeigneten Ebene regelmäßig und rechtzeitig über die Ergebnisse der durchgeführten Kontrollen zu unterrichten, damit bei Feststellung systembedingter Mängel oder nach Bedarf eine Überprüfung der Kontrollstrategie und der internen Kontrollverfahren durchgeführt werden kann. (2) Beschreibung der Methode zur Stichprobenerhebung, die angewandt wird, wenn die Verwaltungskontrollen oder Vor-Ort-Kontrollen nicht erschöpfend sind, sondern auf der Grundlage von Stichproben durchgeführt werden, sowie ein Verfahren zur Meldung von Unstimmigkeiten und Unregelmäßigkeiten. (3) Wenn Unterlagen (auf Papier oder in elektronischer Form) zu den Kontrollen der Zahlungsanträge bei anderen Einrichtungen aufbewahrt werden, von diesen Einrichtungen und der zuständigen Behörde aufgestellte Verfahren, um sicherzustellen, dass die zuständige Behörde Zugang zu diesen Dokumenten hat. C) Verfahren für die Genehmigung von Zahlungsanträgen von Begünstigten (1) Verfahren, die die Überwachung der Durchführung von Finanzhilfevereinbarungen, Verwaltungsentscheidungen und Verträgen gemäß den vertraglichen Bedingungen gewährleisten. (2) Verfahren für die Entgegennahme, Erfassung und Bearbeitung der Zahlungsanträge von Begünstigten, durch die insbesondere die Beschreibung der zu verwendenden Unterlagen und die Verfahren für die Überprüfung der durchgeführten Arbeiten festgelegt werden. (3) Checkliste der erforderlichen Prüfungen für jeden für Genehmigungen zuständigen Bediensteten, einschließlich einer Überprüfung der durchgeführten Arbeiten. (4) Verfahren zur Genehmigung von Zahlungen, einschließlich einer Überprüfung der Einhaltung von EU-Vorschriften und nationalen Vorschriften und einschließlich der Kontrollen gemäß Artikel 5 Absatz 2 und Artikel 27 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014, um unter besonderer Berücksichtigung des vorhandenen Risikos Betrug und Unregelmäßigkeiten zu verhindern bzw. aufzudecken. D) Auszahlungsverfahren (1) Verfahren, die sicherstellen, dass die Zahlungen ausschließlich auf Bankkonten des Begünstigten geleistet werden und keine Barauszahlungen erfolgen. (2) Verfahren, die sicherstellen, dass die Zahlungsbeträge aller nicht ausgeführten Überweisungen wieder dem Haushalt des nationalen Programms gutgeschrieben werden. E) Buchführungsverfahren Buchführungsverfahren, die gewährleisten, dass die Jahresrechnungen vollständig und richtig sind und fristgerecht erfolgen und dass etwaige Fehler oder Auslassungen entdeckt und berichtigt werden, insbesondere durch regelmäßige Kontrollen und Abgleiche. F) Verfahren bei Vorauszahlungen (1) Verfahren, die sicherstellen, dass Vorauszahlungen an Begünstigte gesondert in der Buchführung ausgewiesen werden. (2) Verfahren, die gewährleisten, dass Vorschüsse innerhalb der vorgesehenen Fristen abgerechnet werden und Überschreitungen der Abrechnungsfrist festgestellt werden können. G) Verfahren für Außenstände (1) Verfahren, die gewährleisten, dass die Kriterien gemäß den Buchstaben (A) bis (D) entsprechend für die Beträge, die die zuständige Behörde nach Artikel 21 Buchstabe h der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 einziehen muss, gelten. (2) Verfahren, die angemessene Folgemaßnahmen in Bezug auf ausgestellte Einziehungsanordnungen und gegebenenfalls Verzugszinsen sicherstellen. (3) Verfahren, die, wenn keine Einziehung erfolgen kann, die Ermittlung der Ursache ermöglichen, damit bewertet werden kann, ob der Mitgliedstaat eine Rückerstattung an den Haushalt der Union leisten muss. (4) System, um alle Außenstände auszuweisen und sie bis zum Zahlungseingang in einem Debitorenbuch zu verzeichnen. (5) Verfahren, die sicherstellen, dass dieses Debitorenbuch in regelmäßigen Abständen überprüft wird, um die Verlässlichkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten. H) Verfahren zur Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten und zur Betrugsbekämpfung (1) Definitionen von Unregelmäßigkeiten entsprechend den Anforderungen der Union. (2) Mechanismen, die gewährleisten, dass Unregelmäßigkeiten rechtzeitig entdeckt und unverzüglich Abhilfemaßnahmen getroffen werden können. (3) Verfahren zum Ergreifen angemessener Betrugsbekämpfungsmaßnahmen. (4) Verfahren, die gewährleisten, dass die Kommission in den Jahresabschlüssen über die aufgedeckten Unregelmäßigkeiten und gegebenenfalls über die ergriffenen Abhilfemaßnahmen informiert wird. I) Prüfpfad Verfahren zur Gewährleistung eines angemessenen Prüfpfads gemäß der auf der Grundlage von Artikel 27 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 erlassenen Durchführungsverordnung durch Belege, die in den Räumlichkeiten der zuständigen Behörde aufbewahrt werden müssen, über die Auswahl der Projekte, die Genehmigung, Verbuchung und Auszahlung von Zahlungsanträgen der Begünstigten sowie den Umgang mit Vorschüssen und Forderungen. 3. Interne Kommunikation und Information A) Kommunikation (1) Verfahren, die sicherstellen, dass: (a) alle Änderungen der Rechtsvorschriften der Union erfasst werden, (b) Dienstanweisungen, Datenbanken und Checklisten entsprechend diesen Änderungen rechtzeitig aktualisiert werden und (c) alle interessierten Parteien, wie zum Beispiel die beauftragte Behörde, rechtzeitig über diese Änderungen unterrichtet werden. (2) Verfahren, die sicherstellen, dass alle Begünstigten über die zur Ausführung ihrer Aufgaben und Durchführung von Maßnahmen erforderlichen Informationen verfügen. (3) Verfahren, die sicherstellen, dass die Antragsteller nachträglich angemessen über die Ergebnisse des Auswahlverfahrens informiert werden. B) Sicherheit der Informationssysteme (1) Die Sicherheit der verwendeten Informationssysteme entspricht den aktuellen international anerkannten Normen. (2) Verfahren, die sicherstellen, dass finanzielle und technische Maßnahmen im Verhältnis zu den Risiken stehen. 4. Interne Überwachung und Berichterstattung A) Interne Dokumente und Berichte (1) Dokumentierte Verfahren und entsprechende auszufüllende Checklisten, um: (a) die Arbeit des in Artikel 12 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Monitoringausschusses zu unterstützen und diesem die Informationen zur Verfügung stellen, die er zur Ausführung seiner Aufgaben benötigt, insbesondere Daten zum Fortschritt des nationalen Programms beim Erreichen seiner Ziele, Finanzdaten und Daten zu Indikatoren und Etappenzielen, (b) jährliche und abschließende Durchführungsberichte zu erstellen und diese der Kommission vorzulegen, (c) die Dokumente für den Antrag auf Zahlung des Jahressaldos gemäß Artikel 44 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 zu erstellen, (d) zu gewährleisten, dass dem gehobenen Management alle Berichte und Informationen zur Verfügung gestellt werden, die für eine wirksame Überwachung der Durchführung der Programme in dessen Zuständigkeitsbereich erforderlich sind, und (e) zu gewährleisten, dass dem gehobenen Management die Berichte der unabhängigen Bewertungen oder Prüfungen des Funktionierens ihrer Systeme zur Verfügung gestellt werden. (2) Dokumentierte Verfahren zur Berichterstattung und Überwachung, wenn die zuständige Behörde die Ausführung von Aufgaben einer anderen Stelle übertragen hat. B) Überwachung anderer Aufgaben, die nicht von den Behörden selbst wahrgenommen werden (1) Wenn andere Stellen, ausgenommen beauftragte Behörden, unter der Verantwortung der zuständigen Behörde tätig sind, Verfahren, um zu gewährleisten, dass Überwachungsmechanismen vorhanden sind, die eine wirtschaftliche Haushaltsführung sicherstellen. (2) Wenn Kontrolltätigkeiten ausgelagert werden, Verfahren, um zu gewährleisten, dass Überwachungsmechanismen vorhanden sind, die eine gemeinsame Kontrollmethodik und Kohärenz der Arbeiten sicherstellen. (3) Wenn die zuständige Behörde Tätigkeiten überträgt, Verfahren, die die Einhaltung von Artikel 5 Absatz 4 dieser Verordnung sicherstellen.