Gehaltsabrechnung nur noch im Portal: Der Widerspruch der Verkäuferin genügte nicht
Die Gehaltsabrechnung kam plötzlich nicht mehr auf Papier. Stattdessen stellte der Arbeitgeber sie in ein passwortgeschütztes Mitarbeiterportal. Eine Verkäuferin widersprach und verlangte weiter eine Übersendung in Papierform. Mit ihrem grundsätzlichen Einwand gegen das digitale Postfach setzte sie sich beim Bundesarbeitsgericht nicht durch. Der Fall war damit aber noch nicht vollständig entschieden.
Ein neuer Ablageort für die monatliche Abrechnung
Im Konzern galt eine Betriebsvereinbarung über ein digitales Mitarbeiterpostfach. Personaldokumente und insbesondere Entgeltabrechnungen sollten über einen externen Anbieter bereitgestellt werden. Seit März 2022 nutzte der Arbeitgeber diesen Weg ausschließlich. Die Beschäftigten konnten über einen passwortgeschützten Onlinezugang auf ihre Unterlagen zugreifen.
Die Vereinbarung berücksichtigte auch Mitarbeiter ohne geeigneten privaten Zugang: Ihnen musste der Arbeitgeber ermöglichen, die Dokumente im Betrieb einzusehen und auszudrucken. Die Verkäuferin wollte sich dennoch nicht auf das Portal verweisen lassen. Vor dem Landesarbeitsgericht hatte sie zunächst Erfolg. Dieses behandelte die Abrechnung wie eine Erklärung, die dem Empfänger zugehen müsse; ein gegen dessen Willen eingerichtetes Postfach genüge dafür nicht.
Das BAG verstand die Pflicht als Bereitstellung
Der Neunte Senat hob diese Entscheidung mit Urteil vom 28. Januar 2025 auf. Nach § 108 Gewerbeordnung muss der Arbeitgeber bei Zahlung des Entgelts eine Abrechnung in Textform erteilen. Papier ist dafür nicht zwingend vorgeschrieben. Ein elektronisches Dokument in einem geschützten Mitarbeiterpostfach kann diese Form grundsätzlich erfüllen.
Entscheidend war außerdem die Einordnung als sogenannte Holschuld. Der Arbeitgeber muss die Abrechnung an einer geeigneten Ausgabestelle bereitstellen. Er muss nicht zusätzlich dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer das Dokument tatsächlich abruft. Deshalb scheiterte die digitale Lösung nicht schon daran, dass die Verkäuferin das Postfach für solche Erklärungen nicht akzeptieren wollte.
Ohne privaten Onlinezugang darf niemand ausgeschlossen werden
Aus dem Urteil folgt kein Recht des Arbeitgebers, sämtliche technischen Voraussetzungen auf die Beschäftigten abzuwälzen. Das BAG betonte deren berechtigte Interessen, wenn sie privat keine Möglichkeit zum Onlinezugriff haben. Im entschiedenen Modell war dafür die Einsicht und der Ausdruck im Betrieb vorgesehen.
Für die praktische Umsetzung ist das der wesentliche Unterschied zwischen einem funktionsfähigen Ausgabesystem und dem bloßen Hinweis, irgendwo liege eine Datei. Beschäftigte sollten fehlende Zugangsdaten oder tatsächliche Zugriffshindernisse konkret melden. Arbeitgeber sollten einen nachvollziehbaren Weg anbieten, auf dem auch diese Personen an ihre Abrechnungen gelangen.
Warum der Arbeitgeber trotzdem noch nicht endgültig gewonnen hatte
Die Einführung und Anwendung eines solchen Systems kann die Mitbestimmung des Betriebsrats berühren. Im konkreten Fall war eine Konzernbetriebsvereinbarung geschlossen worden. Es fehlten aber Feststellungen dazu, ob gerade der Konzernbetriebsrat für Einführung und Betrieb dieses Mitarbeiterpostfachs zuständig war. Deshalb verwies das BAG den Rechtsstreit zur weiteren Prüfung zurück.
Die Aussage des Urteils ist damit begrenzt: Die digitale Bereitstellung ist grundsätzlich zulässig und bedarf nicht schon deshalb der individuellen Zustimmung, weil die Abrechnung elektronisch abrufbar ist. Ob die konkrete betriebliche Regelung wirksam zustande gekommen ist, muss daneben geprüft werden.
Wer eine Umstellung plant oder keinen verlässlichen Zugriff auf seine Unterlagen erhält, sollte deshalb sowohl den technischen Zugang als auch die einschlägige Betriebsvereinbarung prüfen. Die Kanzlei Steinwachs berät im Arbeitsrecht zu diesen Fragen und zu fehlenden oder unklaren Entgeltabrechnungen.
Quelle: Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24; Pressemitteilung des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Januar 2025.