Prozesskosten: Reisekosten zweier Behördenvertreter können im Disziplinarverfahren notwendig sein

Redaktioneller Kernsatz

Das Bundesverwaltungsgericht hat die Erstattung von Reisekosten zweier Behördenvertreterinnen in einem komplexen Disziplinarverfahren bestätigt. Neben der zuständigen Referentin durfte auch die abschließend weisungsbefugte Referatsleiterin persönlich an der Verhandlung teilnehmen. Ihre Mitwirkung war nach den konkreten Umständen für eine wirksame Prozessführung erforderlich. Das Gericht verwarf zugleich den Versuch, im Kostenfestsetzungsverfahren wegen fehlender finanzieller Mittel einen Zahlungsnachlass oder Ratenzahlung zu erreichen. Die Erinnerung dient der Kontrolle, ob erstattungsfähige Kosten entstanden sind und in welcher Höhe; Fragen der Zahlungserleichterung waren in diesem Verfahren nicht zu entscheiden.

Redaktionelle Zusammenfassung · 848 Wörter

Die Entscheidung erklärt

Das Bundesverwaltungsgericht hat die Erstattung von Reisekosten zweier Behördenvertreterinnen in einem komplexen Disziplinarverfahren bestätigt. Neben der zuständigen Referentin durfte auch die abschließend weisungsbefugte Referatsleiterin persönlich an der Verhandlung teilnehmen. Ihre Mitwirkung war nach den konkreten Umständen für eine wirksame Prozessführung erforderlich. Das Gericht verwarf zugleich den Versuch, im Kostenfestsetzungsverfahren wegen fehlender finanzieller Mittel einen Zahlungsnachlass oder Ratenzahlung zu erreichen. Die Erinnerung dient der Kontrolle, ob erstattungsfähige Kosten entstanden sind und in welcher Höhe; Fragen der Zahlungserleichterung waren in diesem Verfahren nicht zu entscheiden.

Im Ausgangsverfahren hatte das Bundesverwaltungsgericht den Beklagten durch Urteil vom November 2025 auf eine Disziplinarklage hin aus dem Beamtenverhältnis entfernt. Die Kosten des Verfahrens waren ihm auferlegt worden. Die klagende Behörde beantragte anschließend die Festsetzung der ihr zu erstattenden Aufwendungen. Dazu gehörten Fahrtkosten für vier Behördenvertreter, die an der mündlichen Verhandlung teilgenommen hatten. Die Urkundsbeamtin erkannte davon die Reisekosten der Referentin und ihrer weisungsbefugten Referatsleiterin als notwendig an. Insgesamt setzte sie einen Erstattungsbetrag von 658,54 Euro fest. Die Fahrtkosten sämtlicher vier Personen wurden also gerade nicht unterschiedslos zugelassen.

Der Beklagte wandte sich zunächst persönlich mit einem als Widerspruch bezeichneten Schreiben gegen die Kostenfestsetzung. Sein Prozessbevollmächtigter nahm innerhalb der maßgeblichen Frist auf dieses Schreiben Bezug. Das genügte dem vor dem Bundesverwaltungsgericht geltenden Vertretungserfordernis. Der Senat behandelte den Rechtsbehelf deshalb als zulässige Erinnerung nach § 165 Satz 2 in Verbindung mit § 151 VwGO. Die unzutreffende Bezeichnung allein verhinderte die gerichtliche Prüfung nicht. Die fristgerechte anwaltliche Erklärung war jedoch für die Einhaltung der Verfahrensanforderungen wesentlich; der Beschluss gibt keine allgemeine Befreiung vom Vertretungszwang.

In der Sache machte der Beklagte zunächst geltend, dass ihm ausreichende Mittel zur Begleichung der Kosten fehlten. Er begehrte deshalb einen Nachlass oder die Möglichkeit von Ratenzahlungen. Damit stellte er aber weder die Entstehung noch die konkrete Berechnung der erstattungsfähigen Prozesskosten infrage. Solche wirtschaftlichen Anliegen können im Erinnerungsverfahren gegen die Kostenfestsetzung nicht durchgesetzt werden. Der Senat verwies ihn darauf, sich außergerichtlich an die Klägerin zu wenden. Nach deren Mitteilung war dies bereits geschehen. Über einen Anspruch auf eine bestimmte Zahlungserleichterung entschied das Gericht damit nicht.

Ein weiterer Einwand betraf die Zahl der Behördenvertreter. Nach Ansicht des Beklagten waren nur die Reisekosten einer einzigen Person erstattungsfähig. Das Bundesverwaltungsgericht stellte dem den gesetzlichen Maßstab des § 162 Absatz 1 VwGO gegenüber. Zu den erstattungsfähigen Kosten gehören notwendige Aufwendungen für eine zweckentsprechende Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung. Ob eine Ausgabe notwendig ist, beurteilt sich aus der Sicht einer verständigen Partei vor ihrer Entstehung. Gleichzeitig besteht die Pflicht, die Kosten so niedrig zu halten, wie es mit der angemessenen Wahrung berechtigter Interessen vereinbar ist.

Reisekosten eines Behördenvertreters für eine mündliche Verhandlung sind danach regelmäßig erstattungsfähig. Zwar mag grundsätzlich die Entsendung einer einzigen Person ausreichen. Eine starre zahlenmäßige Obergrenze folgt daraus jedoch nicht. In umfangreichen Verfahren mit zahlreichen tatsächlichen und rechtlichen Fragen kann die Teilnahme mehrerer sachkundiger Beschäftigter erforderlich sein. Der Senat verwies beispielhaft auf besonderen fachlichen Unterstützungsbedarf. Entscheidend bleibt stets eine konkrete Erklärung, weshalb die zusätzliche Person für die Prozessführung benötigt wurde. Die bloße Behördenzugehörigkeit oder die tatsächliche Teilnahme am Termin begründet für sich genommen noch keine Erstattung sämtlicher Kosten.

Im vorliegenden Fall hatte die Behörde nachvollziehbar erläutert, dass nur die Referatsleiterin über die Befugnis verfügte, im Termin abschließende Entscheidungen ohne weitere interne Rückfragen zu treffen. Ihre Funktion ergänzte damit diejenige der mit dem Verfahren befassten Referentin. Das Disziplinarverfahren war tatsächlich und rechtlich komplex. Zudem entschied das Bundesverwaltungsgericht nach § 50 Absatz 1 Nummer 4 VwGO im ersten und letzten Rechtszug. Vor diesem Hintergrund durfte die Behörde die persönliche Anwesenheit einer entscheidungsbefugten Vorgesetzten als sinnvoll und notwendig für eine effektive Führung der Disziplinarklage ansehen.

Die Klägerin musste sich nach Auffassung des Senats nicht auf telefonische Rückfragen der Referentin bei ihrer Vorgesetzten verweisen lassen. Eine abschließende Entscheidungskompetenz lässt sich nicht stets wirksam ausüben, wenn die zuständige Person den Verlauf der Verhandlung nur auszugsweise am Telefon vermittelt erhält. Die Referatsleiterin durfte sich ein eigenes umfassendes Bild machen und bei Bedarf unmittelbar auf Entwicklungen reagieren. Diese Begründung betrifft die konkrete Verhandlungssituation. Sie besagt nicht, dass telefonische Abstimmungen generell ungeeignet sind oder jede Behörde in jedem Verfahren die Kosten einer zusätzlichen Leitungsperson auf die Gegenseite abwälzen darf.

Der Senat hob außerdem die Bedeutung einer angemessenen Vertretung im gerichtlichen Termin hervor. Auch dieser Gesichtspunkt wurde in die konkrete Würdigung der notwendigen Aufwendungen eingebunden. Die Kostenfestsetzung blieb deshalb bestehen. Maßgeblich war das Zusammenwirken von Verfahrenskomplexität, Entscheidungszuständigkeit und der Möglichkeit unmittelbarer Reaktion. Der Einwand einer abstrakten Beschränkung auf eine einzige Behördenperson griff nicht durch. Ebenso wenig konnte die persönliche Zahlungsfähigkeit des Beklagten die sachlich begründete Festsetzung verändern. Die beiden von ihm verfolgten Anliegen waren deshalb aus unterschiedlichen Gründen erfolglos.

Der Beklagte trägt die Kosten des Erinnerungsverfahrens. Dieses Verfahren ist allerdings gerichtsgebührenfrei; eine Streitwertfestsetzung war nicht erforderlich. Daraus folgt nicht, dass die zuvor festgesetzten erstattungsfähigen Aufwendungen entfallen. Für die Praxis zeigt der Beschluss, wie die Erforderlichkeit zusätzlicher Reisekosten begründet werden muss: durch die Aufgaben und Befugnisse der Beteiligten sowie die konkreten Anforderungen des Termins. Wer sich gegen eine Kostenfestsetzung wendet, muss entsprechend deren rechtliche oder rechnerische Grundlage angreifen. Ein Anliegen zur späteren Zahlungsabwicklung gehört auf eine andere Ebene und wurde durch die hier zurückgewiesene Erinnerung nicht verbindlich geregelt.