Urlaub verfällt nicht automatisch: Was Arbeitgeber mitteilen müssen

Redaktioneller Kernsatz

Ein fehlender Urlaubsantrag genügt grundsätzlich nicht, damit gesetzlicher Urlaub verfällt. Das Bundesarbeitsgericht verlangt eine konkrete Information und eine echte Möglichkeit, Urlaub zu nehmen. Ob der Kläger deshalb eine Zahlung verlangen konnte, musste die Vorinstanz noch klären.

Redaktionelle Zusammenfassung · 831 Wörter

Die Entscheidung erklärt

Worum ging es in dem Verfahren?

Ein Wissenschaftler verlangte nach dem Ende seines Arbeitsverhältnisses die Abgeltung von 51 Urlaubstagen aus den Jahren 2012 und 2013. Sein Arbeitgeber hatte ihn zunächst durch eine allgemeine E-Mail auf einen angeblich automatischen Verfall nicht genommenen Urlaubs hingewiesen. Später bat er ihn schriftlich, die verbleibenden Urlaubstage bis zum Vertragsende einzubringen. Der Arbeitnehmer machte geltend, laufende Projekte hätten die Inanspruchnahme verhindert. Arbeitsgericht und Landesarbeitsgericht gaben seiner Zahlungsklage statt. Der Arbeitgeber verfolgte mit seiner Revision die Abweisung weiter. Damit standen sowohl der Fortbestand des Urlaubs als auch die rechtliche Grundlage einer Zahlung im Streit. Für die tatsächlichen Einzelheiten verweist das BAG auf den Tatbestand, Randnummern 1 bis 7.

Was hat das Bundesarbeitsgericht entschieden?

Das BAG hob das Berufungsurteil auf und verwies die Sache zurück. Es sprach dem Arbeitnehmer die Urlaubsabgeltung also nicht abschließend zu. Die Begründung der Vorinstanz trug das Ergebnis nicht: Eine Verpflichtung, Urlaub ohne vorherige Urlaubswünsche des Arbeitnehmers von sich aus verbindlich festzulegen, ließ sich dem Unionsrecht nicht entnehmen. Zugleich fehlten ausreichende Feststellungen dazu, ob der Arbeitgeber die erforderlichen Mitwirkungshandlungen vorgenommen hatte. Erst nach dieser Prüfung konnte feststehen, ob am Ende des Arbeitsverhältnisses noch abzugeltender Urlaub bestand. Die Entscheidung korrigiert damit die rechtliche Begründung der Vorinstanz und gibt einen Prüfungsmaßstab für die weitere Tatsachenaufklärung vor (BAG, Randnummern 8 bis 15 und 38 bis 47).

Warum reicht das Jahresende allein nicht aus?

Nach § 7 Absatz 3 BUrlG soll Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Diese Regelung liest das BAG jedoch im Zusammenhang mit § 7 Absatz 1 BUrlG und den unionsrechtlichen Vorgaben zum bezahlten Jahresurlaub. Der Arbeitgeber muss den Beschäftigten grundsätzlich erst in die Lage versetzen, seinen Anspruch wahrzunehmen, bevor sich der Arbeitgeber auf dessen Verfall berufen kann. Die bloße Tatsache, dass kein Urlaubsantrag vorliegt, ersetzt diese Mitwirkung nicht. Umgekehrt besteht kein schrankenloses Recht, Urlaub beliebig anzusammeln. Wer nach ordnungsgemäßer Information freiwillig auf die mögliche Inanspruchnahme verzichtet, kann seinen Anspruch nach den gesetzlichen Regeln verlieren (BAG, Randnummern 19 bis 33).

Welche Informationen muss der Arbeitgeber geben?

Die Mitteilung muss einen bestimmten Urlaubsanspruch und das zugehörige Urlaubsjahr erkennen lassen. Der Arbeitgeber soll erläutern, welcher Urlaub zusteht, zur rechtzeitigen Beantragung auffordern und die Folgen eines unterlassenen Antrags verständlich benennen. Die Information muss früh genug erfolgen, damit die verbleibende Zeit zur tatsächlichen Urlaubsnahme reicht. Das BAG nennt eine konkrete Mitteilung in Textform zu Jahresbeginn als regelmäßig geeignetes Beispiel. Eine allgemeine Vertragsklausel oder ein abstraktes Merkblatt genügt hingegen regelmäßig nicht. Eine laufende Neuberechnung mit erneuter Nachricht nach jeder Veränderung fordert das Gericht nicht generell. Entscheidend bleiben Inhalt, Zeitpunkt und Umstände der Unterrichtung. Eine feste, für jeden Betrieb identische Versandfrist legt das Urteil nicht fest (BAG, Randnummern 41 bis 44).

Warum kommt es auch auf die betriebliche Wirklichkeit an?

Ein korrekt formulierter Hinweis hilft dem Arbeitgeber nicht, wenn er die Urlaubsnahme zugleich tatsächlich verhindert. Das Gericht verlangt eine Gesamtbetrachtung: Der Arbeitgeber darf Beschäftigte weder durch sein Verhalten von Urlaubsanträgen abhalten noch Anreize zum Verzicht setzen. Auch die Ablehnung von Anträgen außerhalb der in § 7 Absatz 1 BUrlG anerkannten Gründe kann einer Befristung entgegenstehen. Im konkreten Verfahren sollte das Landesarbeitsgericht deshalb auch untersuchen, ob laufende Projekte die Urlaubsnahme unmöglich machten. Der Arbeitgeber muss die Erfüllung seiner Mitwirkungsobliegenheiten darlegen und gegebenenfalls beweisen. Maßgeblich können daher die konkrete Nachricht, ihr Zugang und die tatsächliche Möglichkeit zur Freistellung sein (BAG, Randnummern 42, 44 und 47).

Was gilt für ältere Ansprüche und zusätzlichen Urlaub?

Unterbleibt die erforderliche Mitwirkung, tritt der nicht verfallene Urlaub grundsätzlich zum Urlaub des Folgejahres hinzu. Der Arbeitgeber kann die versäumte Information auch für zurückliegende Urlaubsjahre nachholen. Dann muss der Beschäftigte aber noch eine tatsächliche Möglichkeit erhalten, den angesammelten Urlaub zu nehmen. Ein rückwirkender Verlust allein durch eine verspätete Belehrung folgt daraus nicht. Für den tariflichen Mehrurlaub im damals maßgeblichen TVöD nahm das BAG hinsichtlich der Mitwirkung einen Gleichlauf mit dem gesetzlichen Urlaub an. Andere Tarifregelungen dürfen deshalb nicht ungeprüft gleichbehandelt werden. Zusätzlicher Urlaub kann eigenständig geregelt sein; im entschiedenen Tarifvertrag fehlten entsprechende Abweichungen gerade bei der Mitwirkung (BAG, Randnummern 34 bis 37 und 46).

Wann wird aus Urlaub ein Zahlungsanspruch?

§ 7 Absatz 4 BUrlG betrifft Urlaub, der wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr gewährt werden kann. Dafür muss bei der rechtlichen Beendigung noch ein Urlaubsanspruch bestehen. Solange das Arbeitsverhältnis fortbesteht, folgt aus einem fehlerhaften Arbeitgeberhinweis daher nicht bereits die hier verlangte Auszahlung. Das BAG stellte außerdem klar, dass auch die Abgeltung eines etwaigen Ersatzurlaubs den Vorgaben des § 7 Absatz 4 BUrlG folgt. Die von der Vorinstanz gewählte allgemeine schadensersatzrechtliche Begründung konnte die Entscheidung nicht tragen. Für die erneute Prüfung musste zwischen dem ursprünglichen Urlaubsanspruch, einem möglichen Ersatzurlaubsanspruch und der Abgeltung bei Vertragsende sauber unterschieden werden (BAG, Randnummern 9 bis 15 und 39).

Wie ist die Entscheidung heute einzuordnen?

Der besprochene Fall behandelt den Urlaubsverfall und die Mitwirkung des Arbeitgebers. Davon zu unterscheiden ist die Verjährung: Mit Urteil vom 20.12.2022 – 9 AZR 266/20 hat das BAG den Beginn der Verjährung des gesetzlichen Urlaubsanspruchs ebenfalls an die erforderliche Mitwirkung geknüpft. Für den nach Vertragsende entstandenen Geldanspruch auf Urlaubsabgeltung gelten wiederum eigene Maßstäbe, erläutert im Urteil vom 31.01.2023 – 9 AZR 456/20. Aus dem Urteil von 2019 folgt deshalb weder, dass sämtliche Urlaubsansprüche zeitlich unbegrenzt durchsetzbar bleiben, noch dass alle Geldforderungen von einem fehlenden Hinweis profitieren. Die konkrete Anspruchsart und die jeweils einschlägigen Verfalls- und Verjährungsregeln müssen gesondert geprüft werden.