Funktion des Vorsteuerabzugs
Der Vorsteuerabzug ist ein wesentlicher Bestandteil des Umsatzsteuersystems. Er verhindert grundsätzlich, dass sich die Umsatzsteuer auf jeder unternehmerischen Leistungsstufe dauerhaft ansammelt. Ein Unternehmer kann abziehbare Steuerbeträge aus seinen Eingangsleistungen bei der eigenen Umsatzsteuerberechnung berücksichtigen. Übersteigen die abziehbaren Vorsteuerbeträge die geschuldete Umsatzsteuer, kann sich ein Erstattungsbetrag ergeben. Das Recht besteht jedoch nicht schon deshalb, weil auf einem Beleg Umsatzsteuer steht. Leistung, unternehmerische Verwendung, gesetzliche Steuerschuld und erforderliche Nachweise müssen im konkreten Vorgang zusammenpassen.
Gesetzliche Voraussetzungen
Nach § 15 Absatz 1 UStG betrifft der klassische Vorsteuerabzug die gesetzlich geschuldete Steuer für Leistungen eines anderen Unternehmers an das eigene Unternehmen. Für die Ausübung ist grundsätzlich eine Rechnung nach den §§ 14 und 14a UStG erforderlich. Bei Anzahlungen gelten zusätzliche Anforderungen, insbesondere die geleistete Zahlung. Andere Fallgruppen betreffen etwa Einfuhrumsatzsteuer, innergemeinschaftliche Erwerbe und die Steuerschuld des Leistungsempfängers. Diese Tatbestände haben unterschiedliche Voraussetzungen. Eine einheitliche Buchungsbezeichnung ersetzt deshalb nicht die Prüfung, welcher gesetzliche Abzugstatbestand tatsächlich einschlägig ist.
Welche Rechnung wird benötigt?
Die Rechnung muss die gesetzlich geforderten Angaben enthalten und den abgerechneten Umsatz nachvollziehbar beschreiben. Dazu gehören im Regelfall Angaben zu Aussteller und Empfänger, Leistungsgegenstand, Leistungszeitpunkt sowie Entgelt und Steuer. Für bestimmte Rechnungen gelten Erleichterungen oder besondere Vorgaben. Entscheidend ist außerdem, dass die Rechnung zum tatsächlichen Leistungsbezug gehört. Ein formal vollständiger Beleg für eine nicht ausgeführte Leistung eröffnet keinen Vorsteuerabzug. Umgekehrt sollten erkennbare Formfehler frühzeitig mit dem Rechnungsaussteller geklärt und die Korrekturen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Ausschlüsse und gemischte Verwendung
Eingangsleistungen für steuerfreie Ausgangsumsätze berechtigen grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug; das Gesetz enthält jedoch Ausnahmen. Auch die Verwendung außerhalb des Unternehmens kann den Abzug ausschließen. Werden Leistungen teilweise für abziehbare und teilweise für ausgeschlossene Umsätze eingesetzt, ist eine sachgerechte wirtschaftliche Zuordnung erforderlich. Für Grundstücke bestehen besondere Regeln. Die einkommensteuerliche Anerkennung als Betriebsausgabe beantwortet diese umsatzsteuerliche Frage nicht automatisch. Unternehmer sollten deshalb bereits beim Leistungsbezug festhalten, wofür ein Gegenstand oder eine Dienstleistung tatsächlich verwendet werden soll.
Zeitpunkt und spätere Änderungen
Der Vorsteuerabzug ist dem zutreffenden Besteuerungszeitraum zuzuordnen. Eine verspätet eingegangene Rechnung, eine Anzahlung oder eine Rechnungsberichtigung können dabei unterschiedliche Folgen haben. Ändert sich später die Verwendung eines Wirtschaftsguts, kann § 15a UStG eine Berichtigung des ursprünglich vorgenommenen Abzugs verlangen. Daneben können Änderungen des Entgelts nach § 17 UStG relevant werden. Solche Korrekturen sind keine beliebige Rücknahme einer früheren Buchung, sondern folgen eigenen gesetzlichen Tatbeständen. Besonders bei Immobilien und längerfristig genutzten Wirtschaftsgütern ist eine fortlaufende Dokumentation erforderlich.
Rechtsprechung zur Rechnungsberichtigung
Der EuGH entschied am 15. September 2016 in der Rechtssache C-518/14, Senatex, über die Ergänzung von Rechnungen um erforderliche Identifikationsangaben. Er verwarf eine nationale Regelung, die der Berichtigung insoweit jede Rückwirkung nahm. Daraus folgt jedoch keine allgemeine Entbehrlichkeit von Rechnungen. Ob eine berichtigungsfähige Ausgangsrechnung vorliegt und welche Angaben ergänzt werden können, bleibt im Einzelfall zu prüfen. Materielle Voraussetzungen, etwa die tatsächliche Leistung für das Unternehmen, lassen sich durch eine bloße nachträgliche Formulierung nicht ersetzen.
Vorgehen bei einer Versagung
Versagt das Finanzamt den Vorsteuerabzug, sollte zunächst der konkrete Ablehnungsgrund festgestellt werden. Fehlende Rechnungsangaben, Zweifel am Leistenden und eine steuerfreie Verwendung erfordern unterschiedliche Nachweise. Hilfreich sind Vertrag, Bestellung, Lieferschein, Abnahmeunterlagen, Zahlungsbelege und Schriftverkehr. Gleichzeitig müssen die betroffenen Bescheide und Rechtsbehelfsfristen geprüft werden. Eine vom Lieferanten angekündigte Rechnungskorrektur hält die Einspruchsfrist nicht an. Bei größeren Beträgen sollte zudem die Liquiditätswirkung berücksichtigt und geprüft werden, ob neben dem Einspruch ein Antrag auf Aussetzung der Vollziehung erforderlich ist.