Grundprinzip der Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer erfasst insbesondere Lieferungen und sonstige Leistungen, die Unternehmer gegen Entgelt im Inland im Rahmen ihres Unternehmens ausführen. Wirtschaftlich soll sie regelmäßig den Endverbrauch belasten. Unternehmen erheben sie über ihre Preise und führen sie nach den gesetzlichen Regeln an das Finanzamt ab. Zugleich können sie bestimmte Umsatzsteuerbeträge aus Eingangsleistungen als Vorsteuer abziehen. Dadurch wird grundsätzlich die jeweilige Wertschöpfungsstufe belastet. Umsatzsteuer und Einkommensteuer verfolgen unterschiedliche Ansätze; ein fehlender Gewinn beseitigt die Umsatzsteuerpflicht deshalb nicht.
Unternehmer und Leistungsaustausch
Unternehmer ist nach § 2 UStG, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Eine nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen genügt grundsätzlich; Gewinnerzielungsabsicht ist hierfür nicht zwingend. Ob eine Zahlung Entgelt für eine Leistung ist, hängt von ihrem wirtschaftlichen Zusammenhang ab. Echte Schadensersatzzahlungen können anders zu behandeln sein als Vergütungen für einen vereinbarten Verzicht. Die Bezeichnung einer Rechnung entscheidet diese Frage nicht. Auch Vereine, Vermieter und nebenberuflich Tätige können umsatzsteuerrechtlich Unternehmer sein.
Steuerbarkeit und Steuerbefreiung
Zunächst ist zu prüfen, ob ein Umsatz überhaupt unter das deutsche Umsatzsteuergesetz fällt. Dabei spielen Art und Ort der Leistung eine zentrale Rolle. Erst anschließend stellt sich die Frage einer Steuerbefreiung, etwa nach § 4 UStG. Eine Befreiung kann Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben. Ebenso muss geprüft werden, welcher Steuersatz für den konkreten Umsatz gilt. Grenzüberschreitende Lieferungen, digitale Leistungen und Leistungen an Unternehmer im Ausland unterliegen besonderen Regeln und lassen sich nicht allein anhand der Rechnungsanschrift beurteilen.
Vorsteuer und Rechnungsprüfung
Der Vorsteuerabzug soll unternehmerische Eingangsleistungen von einer endgültigen Umsatzsteuerbelastung entlasten. Er setzt jedoch die gesetzlichen Voraussetzungen des § 15 UStG voraus. Bei gewöhnlichen Eingangsleistungen gehören dazu insbesondere eine tatsächlich ausgeführte Leistung für das Unternehmen und eine ordnungsgemäße Rechnung. Nicht jede ausgewiesene Steuer ist gesetzlich geschuldet oder abziehbar. Steuerfreie Ausgangsumsätze, private Verwendung und gemischte Nutzung können den Abzug ausschließen oder begrenzen. Rechnung, Vertrag und tatsächlicher Leistungsempfänger sollten deshalb zusammenpassen; eine bloße Kostenübernahme genügt nicht in jeder Konstellation.
Erklärung und Zahlung
Unternehmen müssen abhängig von ihrer Situation Umsatzsteuervoranmeldungen und eine Jahreserklärung abgeben. Die Anmeldung enthält grundsätzlich eine eigene Steuerberechnung. Zu beachten sind Entstehungszeitpunkt, Voranmeldungszeitraum, Fälligkeit und mögliche Sonderregelungen. Die Kleinunternehmerregelung kann die Behandlung eigener Umsätze verändern, beseitigt aber nicht sämtliche denkbaren Umsatzsteuerpflichten. Beim Reverse-Charge-Verfahren kann die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergehen. Eine Rechnung ohne gesonderten Steuerausweis bedeutet daher nicht automatisch, dass der Vorgang steuerlich erledigt ist oder überhaupt keine Umsatzsteuer anfällt.
Rechtsprechung zur unternehmerischen Tätigkeit
Im Urteil vom 12. Februar 2020, XI R 24/18, befasste sich der BFH mit dem Vorsteuerabzug einer Holding. Für deren Unternehmereigenschaft verlangte er bei entgeltlichen Leistungen an Tochtergesellschaften keine besondere Eingriffsqualität. Zugleich mussten die tatsächlichen Leistungsbeziehungen geklärt werden; eine angenommene Dienstleistungskommission war nicht ausreichend festgestellt. Das Verfahren verdeutlicht die Bedeutung konkreter Verträge und Leistungen. Allein die Zugehörigkeit zu einer Unternehmensgruppe oder die Weiterberechnung von Kosten beantwortet die umsatzsteuerliche Einordnung eines Vorgangs noch nicht abschließend.
Praktische Fehler vermeiden
Für eine belastbare Prüfung sollten Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Verträge, Zahlungsnachweise und Angaben zum Leistungszeitpunkt vollständig vorliegen. Bei Auslandssachverhalten kommen Nachweise zum Unternehmerstatus und zum Warenweg hinzu. Fehler sind nach ihrer Ursache zu unterscheiden: Eine falsche Rechnung kann eine andere Korrektur erfordern als eine falsche Steueranmeldung. Entdeckte Unrichtigkeiten sollten zeitnah fachlich eingeordnet werden. Die nachträgliche Berichtigung eines Dokuments heilt nicht automatisch sämtliche materiellen Voraussetzungen oder Fristversäumnisse des Vorsteuerabzugs und kann zusätzliche steuerliche Folgen auslösen.